Là một quản trị viên CNTT hoặc người quản lý nhiều hệ thống, bạn biết cảm giác khó chịu khi phải cài đặt và cấu hình các ứng dụng Office cho từng người dùng riêng lẻ. Những nhiệm vụ lặp đi lặp lại, cấu hình thủ công và hàng giờ download các gói ngôn ngữ hoặc ứng dụng riêng lẻ có thể nhanh chóng tích tụ, làm hao mòn cả thời gian và sự kiên nhẫn của bạn.
Tôi cũng đã trải qua điều đó, đó là lý do tôi muốn hướng dẫn bạn qua Office Deployment Tool 2021; một giải pháp được thiết kế để đơn giản hóa và tối ưu hóa toàn bộ quy trình này. Công cụ triển khai cho phép bạn tùy chỉnh, triển khai và quản lý việc cài đặt Office một cách hiệu quả, cho dù đó là định nghĩa các ứng dụng cụ thể, gói ngôn ngữ, hay các tùy chọn cập nhật. Trong hướng dẫn này, tôi sẽ chia sẻ toàn bộ quy trình từng bước, từ việc cấu hình gói triển khai của bạn đến việc tạo một thiết lập có thể sử dụng lại được trên nhiều hệ thống, giúp bạn tiết kiệm thời gian quý báu.
Tổng Quan về Công Cụ Triển Khai Office
Office Deployment Tool (ODT) là một công cụ dòng lệnh thực sự cho phép bạn kiểm soát khi triển khai Microsoft Office trên nhiều máy tính. Nó bao gồm hai file chính: setup.exe và configuration.xml. Ưu điểm của cài đặt này là file cấu hình cho phép bạn xác định phiên bản Office mà bạn muốn cài đặt — cho dù đó là Office 2019, Office 2021, hay thậm chí là các ứng dụng Microsoft 365. Bạn cũng có thể chỉ định ứng dụng nào cần bao gồm, chọn các gói ngôn ngữ phù hợp, và kiểm soát các kênh cập nhật, tất cả đều trong file cấu hình. Khi mọi thứ đã được cài đặt, bạn chỉ cần chạy setup.exe để bắt đầu quá trình cài đặt.
Điều tuyệt vời về ODT là nó không bị giới hạn chỉ với một phiên bản của Office. Nó là một công cụ linh hoạt hoạt động với các phiên bản Office khác nhau, làm cho nó trở thành một nguồn tài nguyên quan trọng nếu bạn đang quản lý các cài đặt trên một loạt các thiết bị hoặc người dùng. Sự linh hoạt này khiến nó đặc biệt hữu ích cho các doanh nghiệp cần triển khai Microsoft Office trên nhiều máy tính, đặc biệt là những doanh nghiệp có giấy phép số lượng lớn. Nó đảm bảo một quá trình triển khai nhất quán và hiệu quả được tùy chỉnh theo nhu cầu của tổ chức bạn, mang lại cho bạn sự kiểm soát cần thiết cho một quá trình cài đặt trôi chảy.
Cách Cấu Hình, Tải Về và Cài Đặt Công Cụ Triển Khai Microsoft Office 2021
Việc cấu hình và triển khai Microsoft Office Professional Plus 2021 sử dụng Office Deployment Tool 2021 ban đầu có thể trông phức tạp, nhưng với sự hiểu biết đúng, nó trở thành một quy trình có thể quản lý được. ODT là một tiện ích được thiết kế để cài đặt và cấu hình Microsoft Office trên nhiều hệ thống một cách hiệu quả. File XML đóng vai trò quan trọng khi nó xác định các chi tiết của quá trình cài đặt — chẳng hạn như phiên bản Office cần cài, các tùy chọn ngôn ngữ và các ứng dụng cần bao gồm. Command Prompt (CMD) là công cụ bạn sẽ sử dụng để chạy các lệnh thiết lập dựa trên cấu hình này.
Mặc dù quy trình bao gồm nhiều bước, nhưng khi đã hiểu được các khái niệm cơ bản, nó trở nên đơn giản theo từng bước. Trong phần này, tôi sẽ hướng dẫn bạn từng bước, phân chia toàn bộ quy trình thành các phần dễ quản lý để giúp bạn theo dõi dễ dàng hơn.
Tải Về Tệp XML
Bước 1: Bắt đầu bằng cách mở trình duyệt web của bạn và tìm kiếm “Office Customization Tool” trên Google.
Bước 2: Nhấp vào kết quả đầu tiên, nó sẽ đưa bạn đến Microsoft 365 Apps Admin Center.
Bước 3: Trong Admin Center, bạn sẽ thấy nhiều tùy chọn để cấu hình việc triển khai Office của bạn.
Phần đầu tiên, có tên là Products and Releases, cho phép bạn tùy chỉnh các trường như kiến trúc, sản phẩm, kênh cập nhật, và các ứng dụng. Hãy xem xét từng trường chi tiết:
Bước 4: Ở trường Architecture, chọn kiến trúc của hệ thống bạn — 32-bit hoặc 64-bit.
Chú ý: Bạn có thể xác nhận kiến trúc hệ thống của mình bằng cách vào Control Panel > System and Security > System.
Bước 5: Ở trường Office Suites, chọn Office LTSC Professional Plus 2021 – Volume License. Nếu bạn cần thêm sản phẩm khác, chẳng hạn như Visio, bạn có thể bao gồm chúng ở đây.
Bước 6: Ở mục Update Channel, để mặc định các cài đặt không thay đổi.
Bước 7: Chọn các ứng dụng Office mà bạn muốn bao gồm. Bạn có thể bật hoặc tắt các ứng dụng bằng cách sử dụng các nút chuyển đổi.
Bước 8: Sau khi bạn đã cấu hình xong phần Products and Releases, nhấp “Next” để chuyển sang phần Language.
Bước 9: Chọn ngôn ngữ chính cho bộ Office trong phần Language. Điều này đảm bảo rằng bộ Office bao gồm gói ngôn ngữ phù hợp.
Bước 10: Tuỳ chọn, bạn có thể thêm công cụ kiểm tra chính tả hoặc các ngôn ngữ bổ sung vào cấu hình. Khi hoàn tất, nhấp “Next”.
Bước 11: Ở phần Installation, chọn một tùy chọn cài đặt phù hợp nhất với nhu cầu của bạn.
Bước 12: Giữ nguyên các tùy chọn cài đặt mặc định và nhấp Next.
Bước 13: Ở phần Updates and Upgrades, giữ nguyên trường Updates như hiện tại.
Bước 14: Đối với trường Upgrades, quyết định có gỡ bỏ các phiên bản Office hiện có hay không. Khi hoàn tất, nhấp Next.
Bước 15: Chuyển sang phần Licensing and Activation. Ở trường Product Key, chọn “KMS” vì việc triển khai này không yêu cầu key sản phẩm.
Bước 16: Giữ nguyên trường Product Activation và nhấp “Next”.
Bước 17: Ở phần General, điền tên tổ chức của bạn hoặc tên cá nhân của bạn. Tuỳ chọn, thêm mô tả cho việc triển khai.
Bước 18: Khi hoàn tất, nhấp “Next” để tiếp tục.
Bước 19: Ở phần Application Preferences, nếu không có tùy chọn cụ thể nào cần thiết, hãy nhấp “Next” để hoàn tất cấu hình.
Bước 20: Sau khi tất cả các cài đặt đã được hoàn tất, nhấp “Export” để tạo file cấu hình. Lưu file với tên configuration.xml vào một thư mục mà bạn chọn.
Bước 21: Trong hộp thoại Export, chọn Office Open XML Formats làm loại file và nhấp “OK”.
Bước 22: Đồng ý với các điều khoản và điều kiện bằng cách đánh dấu vào ô kiểm.
Bước 23: Cuối cùng, nhấp vào nút “Export” để lưu file cấu hình ở định dạng XML.
Tải Về Công Cụ Triển Khai Office
Bây giờ bạn đã có file configuration.xml, đã đến lúc tải Office Deployment Tool..
Bước 1: Mở trình duyệt của bạn và tìm kiếm “Office Deployment Tool”.
Bước 2: Nhấp vào kết quả tìm kiếm đầu tiên để truy cập trang chính thức của Microsoft và tải công cụ về.
Bước 3: Trên trang Microsoft Office Deployment Tool, chọn ngôn ngữ ưa thích của bạn, sau đó nhấp “Download” để bắt đầu quá trình.
Giải Nén Các Tệp Triển Khai
Khi bạn đã tải công cụ về, hãy giải nén nó ra. Bạn có thể tạo một thư mục mới để giữ mọi thứ được sắp xếp nếu bạn muốn.
Bước 1: Nhấp chuột phải vào file “Office Deployment Tool” và chọn “Run as Administrator” từ menu ngữ cảnh.
Bước 2: Hộp thoại Microsoft Software License Terms sẽ xuất hiện. Cuộn qua tài liệu, đánh dấu vào ô để chấp nhận các điều khoản, và nhấp “Continue”.
Bước 3: Chọn một thư mục nơi bạn muốn giải nén các file và nhấp “OK”.
Bước 4: Sau khi việc giải nén hoàn tất, nhấp “OK” trên thông báo xác nhận để thoát.
Bây giờ, các file Office Deployment của bạn đã sẵn sàng trong thư mục đã chọn, và bạn đã sẵn sàng tiến tới bước tiếp theo!
Thực Thi Thiết Lập Qua Command Prompt
Tiếp theo, chúng ta sẽ sử dụng Command Prompt để bắt đầu cài đặt Microsoft Office từ các file mà bạn đã giải nén bằng Office Deployment Tool.
Bước 1: Mở thanh tìm kiếm trên thanh tác vụ, gõ “Command Prompt”, và nhấp vào “Run as Administrator”.
Bước 2: Trong Command Prompt, bạn cần sao chép đường dẫn của thư mục nơi bạn giải nén các file của công cụ. Vào “Address bar” của thư mục và nhấn “CTRL + C” để sao chép đường dẫn.
Bước 3: Quay lại Command Prompt, gõ “cd”, theo sau là một dấu cách, sau đó dán đường dẫn đã sao chép bằng “CTRL+V”, và nhấn “Enter”.
Bước 4: Bây giờ, để bắt đầu cài đặt, nhập lệnh sau:
setup.exe /configure configuration.xml
Chú ý: Nếu bạn đã đổi tên file XML trước đó, hãy đảm bảo sử dụng tên cập nhật trong lệnh.
Bước 5: Nhấn Enter, và quá trình cài đặt sẽ bắt đầu. Nó có thể mất vài phút để hoàn tất.
Xác Minh Việc Cài Đặt và Kích Hoạt
Sau khi cài đặt xong, hãy kiểm tra xem Office có được kích hoạt và sẵn sàng sử dụng hay không.
Bước 1: Mở bất kỳ ứng dụng Office nào, chẳng hạn như Word, và chuyển sang tab “Account”.
Bước 2: Trong tab Account, bạn nên thấy các thông tin sản phẩm, xác nhận rằng Office Professional Plus 2021 của bạn đã được kích hoạt.
Giờ đây, sau khi bạn đã thiết lập file cấu hình, bạn đã có một thiết lập sẵn sàng sử dụng mà với Office Deployment Tool 2021, có thể giúp bạn cài đặt Office Professional Plus 2021 trên nhiều hệ thống. Tin tốt là, các bước cấu hình và triển khai chỉ cần thực hiện một lần. Sau đó, bạn có thể chuyển các file triển khai sang bất kỳ PC nào và, sử dụng Command Prompt, cài đặt toàn bộ bộ Office với các cài đặt đã định sẵn mà không cần điều chỉnh thêm.
Giải Pháp Thay Thế Tốt Nhất Cho Microsoft Office 2021: WPS Office
Mặc dù Office Deployment Tool 2021 đơn giản hóa quá trình tải xuống và cài đặt Microsoft Office, nhưng quy trình này vẫn có thể rắc rối, đặc biệt là đối với việc cài đặt và phục vụ nhu cầu khác nhau của từng người dùng. Với ODT, bạn chủ yếu đang tối ưu hóa việc triển khai trên toàn bộ tổ chức, nhưng nó không cho phép tùy chỉnh nhiều để đáp ứng các sở thích cá nhân của người dùng cụ thể. Đó là lúc WPS Office trở thành một lựa chọn thay thế tuyệt vời.
WPS Office cung cấp một giải pháp tiết kiệm chi phí mà giao diện gần giống với Microsoft Office, nên những người đã quen với Office sẽ không cảm thấy lạc lõng. Nó không những dễ cài đặt hơn mà còn cho phép tùy chỉnh nhiều hơn. Ví dụ, nếu các thành viên trong nhóm của bạn có các tùy chọn ngôn ngữ khác nhau, họ có thể chuyển đổi giữa các ngôn ngữ chỉ với vài cú nhấp chuột — tất cả từ bên trong ứng dụng. Sự linh hoạt này làm cho nó trở thành lựa chọn nổi bật cho các doanh nghiệp đang tìm kiếm nhiều hơn chỉ một trải nghiệm bộ Office thông thường.
Điều thực sự làm nên sự khác biệt của WPS Office là cách tiếp cận tất cả trong một. Thay vì phải chuyển đổi giữa nhiều ứng dụng, WPS Office tích hợp mọi thứ bạn cần vào trong một cửa sổ — dù là xử lý văn bản, bảng tính, thuyết trình, hay thậm chí các công cụ PDF, đều được bao gồm trong bộ Office. Lợi ích thêm là WPS Office đi kèm với trợ lý AI thông minh được thiết kế để tăng năng suất, cùng với một trình chỉnh sửa ảnh tích hợp giúp cải thiện hình ảnh một cách dễ dàng trước khi chèn chúng vào tài liệu, bài thuyết trình, hoặc bảng tính của bạn.
Tóm lại, WPS Office mang lại một trải nghiệm trơn tru, hiệu quả hơn và có thể tùy chỉnh cao so với Microsoft Office, khiến nó trở thành một lựa chọn tuyệt vời cho các doanh nghiệp đang tìm kiếm một giải pháp đơn giản và linh hoạt hơn.
Cách Tải Về WPS Office
Hãy cùng xem WPS Office đã làm cho quá trình tải xuống trở nên đơn giản như thế nào. Cho dù bạn đang sử dụng Windows hay macOS, nó được thiết kế để nhanh chóng và không rắc rối. Đây là cách để tải về:
Bước 1: Truy cập trang web của WPS Office qua trình duyệt của bạn và nhấp vào nút "Download" nằm ở giữa trang.
Bước 2: Sau khi file tải về hoàn tất, nhấp đúp vào file để bắt đầu cài đặt bộ Office WPS.
Bước 3: Khi việc cài đặt hoàn tất, bạn đã sẵn sàng bắt đầu sử dụng WPS Office cho mọi nhu cầu văn phòng của bạn. Chỉ cần mở ứng dụng và nó sẽ sẵn sàng sử dụng; không cần cài đặt thêm.
Câu Hỏi Thường Gặp
1. Office deployment tool là gì?
Office Deployment Tool (ODT) là một tiện ích của Microsoft giúp triển khai các sản phẩm Office trên nhiều máy tính. Nó cho phép tùy chỉnh việc cài đặt, bao gồm việc lựa chọn ứng dụng, ngôn ngữ, và cài đặt cập nhật, làm cho nó trở nên lý tưởng cho các triển khai quy mô lớn trong tổ chức.
2. LTSC office là gì?
Microsoft Office LTSC (Long Term Servicing Channel) là một phiên bản của Office được thiết kế cho các tổ chức cần một giải pháp ổn định, dài hạn. Khác với Microsoft 365, LTSC cung cấp một bộ ứng dụng Office có giấy phép vĩnh viễn với năm năm hỗ trợ, làm cho nó lý tưởng cho những môi trường có hạn chế về kết nối internet hoặc không cần cập nhật tính năng. Nó được cung cấp thông qua các thỏa thuận cấp phép số lượng lớn.
3. Office nào là miễn phí?
Phiên bản web của Microsoft 365 có sẵn miễn phí, chỉ cần một tài khoản Microsoft. Tuy nhiên, nó chỉ có thể sử dụng trong trình duyệt, không có chức năng ngoại tuyến. Nếu bạn đang tìm kiếm một lựa chọn thay thế miễn phí cho Microsoft Office, WPS Office là lựa chọn tuyệt vời. Nó cung cấp một bộ Office đầy đủ chức năng mà không mất phí.
Triển Khai Office Hiệu Quả Hơn với WPS
Office Deployment Tool 2021 là một giải pháp mạnh mẽ để triển khai Microsoft Office trên nhiều thiết bị một cách hiệu quả, giúp dễ dàng quản lý việc cài đặt, cập nhật và cấu hình. Mặc dù nó cung cấp các tùy chọn tùy chỉnh, nhưng nó có thể mất thời gian và nói chung mang lại một cách tiếp cận tiêu chuẩn hơn thay vì cho phép tùy chỉnh chi tiết cho các người dùng khác nhau trong cùng một tổ chức.
Trong những trường hợp như vậy, các giải pháp thay thế như WPS Office là một lựa chọn tuyệt vời. Nó cung cấp việc cài đặt dễ dàng với toàn quyền kiểm soát cá nhân hóa. Người dùng có thể tùy chỉnh theo nhu cầu của mình, giảm bớt khối lượng công việc cho nhân viên CNTT và đáp ứng hiệu quả các sở thích đa dạng. Nếu bạn đang tìm cách đơn giản hóa việc triển khai bộ Office, hãy chuyển sang WPS Office và tự động hóa quá trình tùy chỉnh cũng như quản lý môi trường văn phòng của bạn.
