我常常質疑我們自信使用的工具是否足夠安全來處理機密數據和文件。一步錯誤可能導致從政策改變到法律糾紛——這是一個嚴重的風險。作為一個經常處理敏感信息的人，我意識到是時候深入了解一下，看看我們依賴的平台是否真如它們所宣稱的那樣值得信賴。
在本文中，我將帶您了解在 Google Docs 中分享敏感文件的最佳實踐，讓您無需擔心信息洩露。我還會分享一些關鍵提示，確保您的資料保持 完全私密和安全。.
與特定人員或群組分享文件
Google Docs 是一個非常出色的網頁工具，它讓文件共享變得非常簡單。您可以通過電子郵件或短信發送文件—只需分享文件鏈接。不論是發送給群組還是單個人，您完全掌控誰能訪問該文件。您可以輕鬆管理權限，讓特定人員查看、評論或編輯。
給您的建議
當與群組分享敏感或機密信息時，重要的是要考慮您使用的帳戶。建議您在處理高度敏感的文件時，始終使用個人帳戶。如果您使用公司或學校帳號分享，您可能會無意中授予其他人（如管理員）訪問文件的權限，這樣可能會危及保密性。這個簡單的預防措施有助於確保您的資料保持在預定的群組內保護。
限制訪問
在 Google Docs 中，您可以輕鬆控制誰能訪問您的文件，方法是添加應該有訪問權限的電子郵件地址。作為文件的擁有者和編輯者，您有完全的責任管理誰可以查看、評論或編輯該文件。
這使您能夠通過確保只有正確的人獲得訪問權來保護您的文件，保持對敏感信息的控制。這是一種簡單但強大的方式來 安全地共享文件。.
步驟 1： 在 Google Docs 中，點擊右上角的「分享」按鈕。
步驟 2： 會顯示一個分享窗口。在文本框中，輸入您要分享文件的人的電子郵件地址。
步驟 3： 決定接收者的訪問級別。使用下拉菜單來分配查看者、編輯者或評論者，根據您希望授予的訪問權限來選擇。
步驟 4： 可選地，您可以添加個性化消息，提供指示或文件背景。
步驟 5： 設定好權限後，您可以點擊「鏈接」圖標複製可共享的鏈接，或點擊「發送」直接通過電子郵件發送文件。
防止打印、編輯和複製粘貼
您還可以為每個人設置特定的訪問級別，將其指定為查看者或評論者。這兩種選擇都防止編輯、複製粘貼，甚至打印，確保您的文件保持不變並保持安全。
步驟 1： 開始在 Google Docs 中分享時，點擊右上角的「分享」按鈕。
步驟 2： Google Docs 的分享窗口會顯示。只需在電子郵件欄中輸入您想要提供訪問權的人的電子郵件地址。
步驟 3： 輸入電子郵件後，您現在可以從下拉菜單中選擇訪問級別。您有三個選擇：
查看者： 這讓其他人只能查看文件，無法進行任何修改。
編輯者： 這賦予具有鏈接的人完整的編輯權限，可以修改文件。
評論者： 這允許其他人留下評論，對您的工作收集反饋會非常有用。
步驟 4： 選擇訪問級別後，點擊「設置」圖標以實施更多分享控制。
步驟 5： 在設置中，您可以選擇兩個額外的選項：
選項 1：允許擁有「編輯者」權限的人調整共享權限。
選項 2：允許擁有「查看者」或「評論者」權限的人下載、打印或複製文件。
步驟 6： 設定好權限後，點擊「複製鏈接」與他人共享，或點擊「完成」以退出分享對話框。
作為查看者，該人只能閱讀內容，而作為評論者，他們可以提供反饋而不改動原始文本。這樣，您可以靈活地分享您的工作進行審閱或提供意見，並且不必擔心不必要的修改。
設定過期日期
另一個有用的功能是設置訪問過期日期。這讓您可以在特定時間內與某人共享您的文件，之後該文件將對他們不可訪問。這是保持對敏感信息控制的一種絕佳方式，確保在設置的時間過後，只有您可以再次訪問該文件。
步驟 1： 在共享對話框中，輸入您要發送文件的人的電子郵件地址。
步驟 2： 然後，點擊下拉菜單並選擇「添加過期時間」選項。
步驟 3： 在電子郵件欄下方會顯示一個日期和時間，您可以調整日期和時間，設定您希望授予訪問權限的時間。
步驟 4： 最後，點擊「發送」以通過電子郵件共享文件，或選擇「複製鏈接」以通過鏈接分發文件。
需要注意的是，設置文件訪問過期日期僅適用於工作或學校帳戶。如果您使用的是個人 Google 帳戶，則此功能可能不可用。
所以，如果您計劃分享機密內容並需要將訪問限制在特定時間範圍內，請確保使用合適的帳戶。嘗試使用個人帳戶進行此操作將無法生效，並且該文件可能在您預定的時間範圍後仍可訪問。
密碼保護文件
當涉及到保護您的敏感文件時，密碼保護是一個非常有效的選擇。然而，Google Docs 本身不提供內建的密碼加密功能。因此，如果您想添加這一層安全防護，您需要採取一些額外步驟。
下載 Google Docs 為 PDF
首先，我們需要將要密碼保護的 Google Docs 文件下載為 PDF，以使其更安全。
步驟 1： 只需點擊「檔案」菜單，然後點擊「下載」按鈕。
步驟 2： 現在點擊「PDF 文件 (.pdf)」下載您的 Google Docs 文件為 PDF 格式。
使用 WPS Office 保護您的 PDF
下載完 PDF 文件後，我們可以使用 WPS Office 對其進行加密並設置密碼來保護 PDF。這裡是步驟：
步驟 1： 在 WPS Office 中打開 PDF 文件，並轉到「保護」選項卡。
步驟 2： 在「保護」功能區中，點擊「加密」選項以加密您的 PDF 文件。
步驟 3： 為 PDF 設置密碼，然後點擊「確認」。
將您的密碼保護 PDF 上傳到 Google 雲端硬碟
現在，我有了我的 Google Docs 文件，將其下載為 PDF，並使用 WPS Office 設置了密碼來保護我的 PDF。最後一步是將這個密碼保護的 PDF 上傳到 Google 雲端硬碟以便於訪問。
步驟 1： 在瀏覽器中，轉到 Google 雲端硬碟。
步驟 2： 您可以直接拖放 PDF 文件進行上傳，或者您也可以點擊「新增」並選擇「檔案上傳」來上傳您的 PDF 文件。
一旦文檔在 Google Drive 中打開，若沒有密碼，你將無法訪問 PDF。
或者你也可以跳過所有麻煩，選擇使用 WPS Office，這樣你的文檔就能夠保持安全並受保護。WPS Office 提供多種安全功能，讓你輕鬆加強文檔的安全性。無論是加密文件、添加水印，還是限制編輯，WPS Office 都能滿足你的需求。
最有效且簡單的安全共享方式：使用 WPS Office
WPS Office是我最喜愛的辦公軟件之一，原因有很多，其中最大的原因就是它無可挑剔的安全性。它提供了多種我多次依賴的安全功能，讓我總是能夠安心使用，尤其是當處理包含敏感或機密信息的文檔時。
WPS Office 讓你輕鬆且最重要的是安全地共享文檔。無論你是和團隊協作還是發送私人文件，你可以放心，你的數據將得到充分保護。而且，這完全是免費下載和使用，讓它成為昂貴辦公軟件的理想替代方案。
從加密到限制訪問，WPS Office 確保你的文檔在每一步都保持安全。無論你是在桌面還是移動設備上工作，文檔共享從未如此簡單——而且更安全。
在線共享文檔
WPS Office 以其出色的離線功能聞名，讓你無需網絡即可充分使用生產力功能。然而，當它用於在線時，它也表現得非常出色，提供無縫的文檔共享體驗。以下是你如何使用 WPS Office 安全地共享文檔：
步驟 1：首先打開你準備共享的文檔，然後在屏幕的右上角找到並點擊「共享」按鈕。
步驟 2：WPS Office 提供多種共享選項，但我們重點介紹「以鏈接共享」功能。這可以讓你輕鬆地在線分發文檔。
步驟 3：在「擁有鏈接的人」欄位中，你可以決定誰可以訪問你的文檔。想讓其他人編輯嗎？只需從下拉菜單中選擇「編輯」。如果只想讓他們查看，則選擇「查看」來限制訪問。
步驟 4：如果你想增加一層安全性，可以切換選項來禁用下載，確保你的文檔保持在線，而不會被保存到其他地方。
步驟 5：你還可以設置鏈接的到期日期，控制共享的持續時間，確保文檔僅在必要時可訪問——這對於那些時間敏感的項目非常有用！
離線共享文檔
WPS Office 的在線版本提供了一系列的安全功能，讓你在共享或存儲文檔時可以放心。而讓 WPS 更加出色的是，它還照顧到所有人，無論你是在在線還是離線使用套件。
對於離線用戶來說，WPS Office 同樣提供強大的保護，不僅如此，還有更多選擇功能，包括加密、密碼保護和限制編輯。這樣，不論我在何處或如何工作，我的文檔始終保持安全和保護。讓我來給你展示一下 WPS Office 如何確保我的文檔安全。
限制編輯權限
我分享文檔時的第一步之一就是限制編輯權限。使用 WPS Office，我可以輕鬆限制誰可以對文檔進行修改。這對於我分享需要查看但不需要修改的文檔特別有用，比如合同或報告的最終版本。這樣，我就能完全控制文檔的完整性。以下是你如何在 WPS Office 中限制文件的編輯：
步驟 1：首先在 WPS Office 中打開你想共享的文檔。
步驟 2：轉到 WPS Writer 中的「審閱」選項卡，並點擊工具欄中的「限制編輯」按鈕。
當你點擊後，右側會彈出一個新面板。現在，你可以掌控一切。你將擁有兩個強大的選項來保護你的文檔：
限制格式：這個功能可以鎖定特定樣式，確保例如沒有人能夠更改你精心設計的標題。
應用保護：這是最關鍵的部分！你可以加強安全性，例如：
使文檔只讀，防止任何不需要的修改。
打開「追蹤變更」功能，讓你審核並批准每一個修改。
允許評論而不改動原始內容。
允許填寫表單，同時保持文檔其他部分不被觸及。
步驟 3：選擇符合你需求的保護級別。
專業提示：WPS Office 會要求你設置密碼來鎖定這些設置，確保只有你能控制文檔的使用方式。
啟用限制編輯後，你可以放心共享文檔，知道你的內容將會像你所希望的那樣安全無虞。沒有不必要的修改，沒有驚喜——只有放心！
加密文件
WPS Office 透過其“加密文件”功能將文件安全提升到另一個層次，確保您的敏感資料得到保護。這個內建功能讓您可以直接在 WPS Office 套件中加密您的文件，為您的資料添加一層額外的安全保護，防止未經授權的存取。
步驟 1: 在 WPS Office 中建立一個新文件，並點選 WPS 介面左上角的“選單”。
步驟 2: 在列表中找到“文件加密”並從彈出菜單中選擇“加密”。
步驟 3: 加密視窗將出現，您可以為查看和修改文件設置密碼，並可以為兩者設置不同的密碼。
步驟 4: 若需要更多進階的加密選項，向右滾動並點選“進階”按鈕。
步驟 5: 選擇您偏好的加密類型後，點選“確定”。
步驟 6: 為您的文件選擇其他隱私功能，如隱藏身份。
步驟 7: 確認您的文件加密選項後，點選“確定”。
這個功能提供了更多的安全保障，特別是處理機密報告、合約或其他敏感資料時。WPS Office 讓保護您的文件變得更加容易，並保證您的工作保持私密與安全。
轉換為 PDF 並設置限制
PDF 是分享文件時最安全的格式之一，但它們並非完全無法被利用。然而，通過採用特定的保護措施，您可以大大增強 PDF 文件的安全性。這樣，它們就能防止未經授權的訪問和修改。通過設置密碼保護、加密和權限限制，您可以確保您的重要信息得到良好的保護，並且只有真正需要的人才能訪問。請記住，雖然沒有格式是百分之百無懈可擊的，但採取這些步驟將能讓您在分享敏感內容時感到安心。
1. 匯出為 PDF
只需簡單的匯出操作，您的文件就會變得更加安全。PDF 比其他文件格式更難修改，非常適合用來分享重要信息。
步驟 1: 首先，打開您的 Word 文件，在 WPS Office 中。
步驟 2: 然後，點擊 WPS Writer 左上角的“選單”按鈕，並從下拉選單中選擇“匯出為 PDF”選項。
步驟 3: 會彈出一個匯出為 PDF 的對話框。在這裡，您可以自定義文件位置和頁面範圍等選項，然後繼續操作。
步驟 4: 當您完成所需的調整後，點擊“匯出”以完成轉換。
2. 設置密碼保護
WPS PDF 的“保護”功能進一步加強了您的安全性，允許您在 PDF 上設置擁有者密碼，限制打印和複製。要啟用此功能，請在 WPS Office 中選擇“保護”選項，並確保禁用打印和複製的權限。這樣，即使有人能查看您的 PDF，他們也無法在未經您同意的情況下進行複製或打印。
步驟 1: 使用 WPS PDF 打開新轉換的 PDF 文件。
步驟 2: 進入“保護”標籤，然後從保護區域中選擇“加密”選項。
步驟 3: 在“加密”視窗中，您將有兩個設置密碼的選項來保護您的文件：
設置打開密碼：這樣確保只有授權用戶才能查看 PDF，因為任何試圖打開的人都需要密碼。
設置編輯和提取密碼：這將限制執行如打印、複製或修改等操作，讓您對文件的分享方式有更多控制。
步驟 4: 配置完密碼後，點擊“確認”來鎖定加密設置。
注意: 請確保將密碼安全存儲，因為根據 WPS Office 的政策，為了增強安全性，不會儲存用戶密碼。
步驟 5: 現在，關閉 PDF，再次打開時，您會發現文件已經設置了密碼保護。
常見問題解答
1. 如果 Google Docs 的“任何有連結的人”未分享連結，這樣的文件安全嗎？
Google Docs 的“任何有連結的人”功能並不完全安全。該連結有 44 個隨機字符，難以猜測，但風險在於意外分享或將其儲存在瀏覽器歷史、剪貼簿或擴展中。為了提高安全性，建議限制僅限您 Google 帳號的訪問。
2. 如果我的資料在 Google Docs 上被暴露，我應該立即做什麼？
如果您的資料在 Google Docs 上被暴露，請立即採取以下步驟：
調整權限：檢查文檔的分享設置，並取消未授權用戶的訪問。確保機密文件不會公開訪問。
找出原因：調查暴露的原因，並建立必要的防範措施。
通知受影響的人：告知任何可能受到影響的人，並評估您的安全措施以防止未來的問題。
3. 如何一次分享多個 Google Docs？
進入您的 Google Drive，並按住控制鍵或 Shift 鍵，點選您希望分享的文件。然後，點擊分享按鈕，選擇您的設置，並點擊“完成”。將它們直接與電子郵件帳號分享，比發送連結更快捷。或者，您可以創建一個共享資料夾，並設置僅限您添加電子郵件的人訪問。
保護您的敏感資料使用 WPS Office
處理包含關鍵機密資料的文件是一項重大責任，尤其是在這個數位時代，數據洩露隨時可能發生。遵循最佳實踐來分享敏感文件，能幫助您維護文件的機密性。幸好，WPS Office 解決了這個問題，提供了三大強大的安全功能來保護您的文件，並確保您可以在完全保密的情況下分享它們。
使用 WPS Office，您可以專心工作，而不必時刻擔心未經授權的存取。其安全措施使它成為任何處理敏感信息的人值得信賴的選擇。今天就下載 WPS Office，體驗無憂工作—您的敏感資料值得最好的保護！
