在日常生活中，我們經常需要與他人協同製作簡報。如果沒有正確的工具，這絕非易事。SharePoint 是一個強大的平台，可支援多人協作。不過，我們心中也常會冒出這樣的疑問：什麼是 SharePoint？它具備哪些功能？又該如何與 PowerPoint 配合使用？本文將為您介紹 SharePoint 的各項功能以及如何搭配 PowerPoint 使用。
什麼是 SharePoint？
SharePoint 是由微軟開發的一個基於網頁的協作平台，允許用戶建立並分享文件、試算表、簡報及其他檔案。此外，SharePoint 還具備管理任務、專案與日曆的功能。
雖然 SharePoint 與 PowerPoint 為兩款不同產品，但它們能夠完美結合，幫助用戶共同製作簡報。SharePoint 可用於儲存與分享 PowerPoint 簡報，而 PowerPoint 則用來創建儲存在 SharePoint 上的簡報。
SharePoint 的功能：
文件管理： SharePoint 允許用戶在一個集中位置內建立、編輯及分享文件。
專案管理： 它可以協助管理任務、專案以及時程安排。
行事曆功能： 內建日曆功能，方便用戶安排會議與活動。
通訊： 提供訊息功能，讓用戶能夠彼此溝通。
協作： 使得用戶可以在文件、試算表、簡報及其他檔案上進行協同作業。
對 SharePoint 的評價：
SharePoint 收到了用戶各異的評價。有些用戶讚揚它強大的功能以及在專案協作上的卓越表現；而另一些用戶則認為 SharePoint 較難上手，使用體驗不如其他協作平台那麼友善。
利用 SharePoint 搭配 PowerPoint
在這一部分，我們將以一個實例逐步引導您，展示如何利用 SharePoint 與 PowerPoint 製作、協作並優化簡報。
舉例來說，假設您正在為新產品發布會製作簡報。您可以在 PowerPoint 中創建簡報，不論是在本機電腦上或使用線上版本，接著再將 PowerPoint 簡報嵌入 SharePoint 中。
#1. 建立 PPT
第一步是建立 PPT。不論您是在已安裝的離線版本中使用，或是利用網頁版，請依照以下步驟操作：
步驟 1. 開啟 PowerPoint。
步驟 2. 為您的簡報選擇任一主題；或者您也可以選擇空白簡報從零開始製作。
步驟 3. 選定主題後，根據需求進行自訂，您可以加入任何想要的內容。
步驟 4. 完成 PPT 後，將檔案儲存至 SharePoint，這樣您就能與同事同步協作這份簡報。
#2. 與他人分享並協作 PPT
既然我們已經建立了 PPT 並儲存至 SharePoint，現在便可以與他人分享並協同編輯該檔案。
步驟 1. 開啟該 PPT。
步驟 2. 點擊左上角的「檔案」分頁。
步驟 3. 點擊「分享」。
步驟 4. 在「發送連結」對話框中，輸入您希望分享簡報對象的電子郵件地址；若已儲存其聯絡資訊，只需輸入姓名即可。並利用下拉選單設定對方是否具備編輯權限，或僅限於檢視。
如此一來，您的團隊與同事就能根據設定的權限，共同協作這份 PPT。
如何下載 SharePoint 上的 PowerPoint？
如果您需要將 SharePoint 上的 PowerPoint 下載到您的電腦，請依照以下步驟操作：
步驟 1. 前往 OneDrive 或 SharePoint 文件庫中，找到您所需的檔案。
步驟 2. 點選該檔案以進行選取。
步驟 3. 點擊「下載」。
步驟 4. 若瀏覽器提示，請選擇「儲存」或「另存新檔」，並指定本地硬碟中的儲存位置。
步驟 5. 點擊「儲存」開始下載。
部分瀏覽器可能會自動將檔案存入電腦的下載資料夾；若未見提示，請檢查下載資料夾確認檔案是否已成功儲存。
若要從 SharePoint 下載多個檔案或資料夾，先選取它們，再點擊「下載」。瀏覽器將下載一個 .zip 壓縮檔，內含所有選取的檔案與資料夾。如果您在資料夾中點擊「下載」而未選取特定項目，則該資料夾內所有內容都會被下載。
替代方案——WPS Office
WPS Office 是一款免費的辦公軟體套件，也是 Microsoft Office 的熱門替代選項。它包含文字處理器、試算表、簡報軟體以及 PDF 閱讀器，支援 Windows、macOS、Linux、Android 與 iOS 系統。WPS Office 因其與 Microsoft Office 檔案格式的無縫相容性及針對協作需求設計的強大功能而廣受好評。
WPS Office 的主要功能：
Writer： 類似於 Microsoft Word 的文字處理工具，讓您高效建立與編輯文件。
Spreadsheets： 類似 Excel 的試算表工具，可協助您進行資料分析與呈現。
Presentation： 與 PowerPoint 相似的簡報工具，能夠製作引人入勝的幻燈片。
PDF 閱讀器： 內建的 PDF 閱讀器讓您能輕鬆存取 PDF 檔案。
雲端儲存整合： 可無縫整合各大雲端儲存服務，方便存取與分享檔案。
WPS Office 的優點：
多人協作： 允許用戶即時共同編輯文件，對需要團隊合作的專案來說非常實用。
免費： 無論個人或商業用途皆免費，是預算有限使用者的理想選擇。
簡潔介面： 擁有直覺且友善的介面，即使是初學者也能輕鬆上手。
一站式服務： 提供完整的辦公應用套件，無需購買多款軟體即可滿足需求。
豐富範本： 各式範本可協助用戶製作出專業水準的文件。
常見問題
1. 如何在 PowerPoint 應用程式中開啟 SharePoint 上的 PowerPoint？
您可以在 PowerPoint 應用程式中開啟 SharePoint 檔案，只需在 OneDrive 或 SharePoint 中選取檔案，右鍵點擊後於下拉選單中將游標移至「開啟」，再選擇「以應用程式開啟」即可。
2. SharePoint 是否免費使用？
SharePoint 提供多種方案與選項，雖有部分免費功能，但進階功能通常需要訂閱付費。
3. Office 365 是否包含 SharePoint？
是的，SharePoint 包含於 Office 365 中。擁有 Office 365 訂閱的用戶可以使用 SharePoint Online，從而建立、儲存與協作文件、建站等。
總結
SharePoint 是一個基於網頁的協作平台，用於建立、儲存及分享文件、試算表、簡報與其他檔案；而 PowerPoint 則是一款用來製作與分享簡報的工具。兩者結合使用，可在雲端創建並分享簡報，讓團隊無論身處何地都能即時協同作業。
不過，這些工具的成本相對較高，個人使用可能難以負擔。但別擔心，我們還有另一個 100% 完全免費的替代方案 —— WPS Office。
WPS Office 是一款免費且開源的辦公套件，是 Microsoft Office 的熱門替代選項。它不僅包含文字處理器、試算表、簡報軟體及 PDF 閱讀器，還支援 Windows、macOS、Linux、Android 和 iOS。以其與 Microsoft Office 檔案格式的無縫相容性及專為協作設計的一系列功能而聞名。
如果您正在尋找一個免費且易於使用的替代方案，WPS Office 絕對是不錯的選擇。這款強大的工具能輕鬆幫助您製作並協作編輯簡報，而且內建完整的辦公功能，如上所述。
那麼，還等什麼呢？趕快下載 WPS Office，免費享受其眾多強大功能，完全無需訂閱付費。
