Der har været gange, hvor jeg er startet et projekt med en kunde og forsikret dem om, at vores samtaler og arbejde ville forblive fortrolige. Men jeg har ofte spekuleret på, hvor sikre selve dokumenterne er, især når de bliver sendt. Med så mange sager om tab af tillid, er det vigtigt at tænke på, hvordan man kan holde følsomme oplysninger sikre.
Hvis du har dokumenter, som du vil holde hemmelige mellem dig og din kunde, og du ikke ønsker, at de falder i de forkerte hænder, er jeg her for at dele nogle effektive strategier. I denne artikel vil jeg guide dig gennem de bedste metoder til, hvordan du sikkert deler dokumenter, så de kun når frem til den tiltænkte modtager.
Brug WPS Office
Først på listen er en gratis kontorpakke: WPS Office, som lader dig dele dit arbejde med andre på en sikker og kontrolleret måde. For en, der ofte deler arbejde med kunder gennem dokumenter, foretrækker nogle online adgang, mens andre kan lide at modtage filer for at se dem offline senere. Jeg valgte WPS Office som min løsning. WPS Office tilbyder kontroller, der lader dig begrænse, hvem der kan redigere, se eller dele dine filer, så indholdet er sikkert, og dine arbejde, ideer eller forskning kan deles med tillid.
Med hensyn til den kontrollerede måde, gav WPS Office mig fleksibiliteten til at sætte begrænset adgang, når jeg delte mine filer, samt muligheden for at give forskellige adgangskoder til dem, der kan se eller ændre dokumentets indhold. Der er ingen begrænsninger – uanset om du vil dele et dokument online eller offline, tilbyder WPS Office løsninger, der dækker begge dine behov på en sikker og let måde.
Jeg ved, at du har ledt efter en tekstbehandler, der lader dig dele dine dokumenter sikkert, så hvorfor gå glip af det bedste tilbud, især når det er gratis? Lad os tage et kig på de kontroller i WPS Office, der gør det muligt for dig at sende filer på en sikker og privat måde.
Begræns redigering i filen
At begrænse redigering er en rigtig god funktion, der giver dig kontrol over, hvor meget andre kan ændre dine dokumenter, når de deles offline med WPS Office. Disse kontroller kan variere alt efter dine behov. For eksempel, hvis du arbejder på en opgave og ikke vil have, at dine kolleger foretager ændringer i "Overskrift 3"-afsnit, kan du nemt sætte det op ved at bruge "Begræns redigering" i WPS Office.
Lad os se, hvordan du kan få adgang til værktøjet "Begræns redigering" i WPS Office, så du sikkert kan dele dine dokumenter:
Trin 1: Åbn det dokument, du vil dele, i WPS Office.
Trin 2: I WPS Writer skal du blot gå til fanen "Gennemse" og klikke på knappen "Begræns redigering", som ligger i gennemse-båndet.
Nu vil du se panelet til begrænsning af redigering åbne i højre side af WPS Writer-grænsefladen. Her har du to hovedmuligheder at vælge imellem:
Begrænsningskontrol: Denne mulighed giver dig mulighed for at forhindre andre i at ændre specifikke formater. For eksempel kan du forhindre andre i at ændre "Overskrift 3"-stilen i dit dokument.
Indstil beskyttelse: Denne mulighed giver dig ekstra metoder til at beskytte dit dokument mod unødvendige ændringer. Du kan vælge at:
Gøre dokumentet skrivebeskyttet, så ingen kan ændre det.
Aktivere spor ændringer, så du senere kan acceptere eller afvise de ændringer, andre foretager.
Tillade andre at kommentere på dokumentet uden at ændre dets egentlige indhold.
Gøre det muligt for andre at udfylde formularer uden at ændre formatet eller indholdet.
Trin 3: Vælg den mulighed, der bedst opfylder dine sikkerhedsbehov for dokumentet, inden du deler det.
Bemærk: Hvis du vælger en beskyttelsesmulighed, skal du oprette en adgangskode for at aktivere beskyttelsen.
Når du har aktiveret tilstanden med begrænset redigering, kan du sikkert dele dit dokument med andre, velvidende at dit indhold er beskyttet.
Krypter filen
WPS Office giver dig også mulighed for at kryptere dine dokumenter, før du deler dem med andre. Dette forhindrer uautoriseret adgang, da andre skal bruge en adgangskode for at se dit dokument. Med de avancerede krypteringsmuligheder sikrer WPS Office, at dit dokument er sikkert, mens det deles. Her er, hvordan du nemt kan kryptere dine dokumenter med WPS Office:
Trin 1: Åbn dokumentet i WPS Office og klik på knappen "Menu" i øverste venstre hjørne af WPS Writer-grænsefladen.
Trin 2: Vælg "Dokumentkryptering" fra listen over muligheder, og klik derefter på "Kryptering" i undermenuen.
Trin 3: Krypteringsvinduet åbnes nu. Her kan du sætte en adgangskode for at se dokumentet og en anden adgangskode for at redigere det, så du får mere kontrol og fleksibilitet.
Trin 4: For flere avancerede krypteringsmuligheder skal du scrolle til højre og klikke på knappen "Avanceret".
Trin 5: Vælg den type kryptering, du ønsker for dit dokument, og klik derefter på "OK".
Trin 6: WPS Office tilbyder også nogle privatlivsindstillinger, såsom at skjule din identitet.
Trin 7: Når du har bekræftet krypteringen af dit dokument, skal du blot klikke på "OK".
Dit dokument er nu krypteret med hjælp fra WPS Office. Hvis du har valgt avanceret kryptering, bliver det svært for uautoriserede at tyde de krypterede data, hvilket hjælper med at beskytte følsomme oplysninger, når dokumenter deles offline.
Del dokumenter online
Ligesom andre online tekstbehandlere giver WPS Office dig også mulighed for at dele dine dokumenter online, men med ekstra funktioner såsom udløbsdatoer og muligheden for at deaktivere downloads. Disse funktioner giver dig bedre kontrol over dine dokumenter, når du deler dem med andre. Her er, hvordan du deler dine dokumenter online med WPS Office:
Trin 1: Åbn det dokument, du ønsker at dele, og klik derefter blot på knappen "Del" i øverste højre hjørne.
Trin 2: WPS Office tilbyder en række delingsmuligheder, men lad os for nu holde os til muligheden "Del som link", hvorigennem du kan dele dine dokumenter online.
Trin 3: I feltet "Enhver med linket" kan du styre adgangen til dine dokumenter. Hvis du vil tillade andre at redigere dokumentet, skal du vælge "Rediger" i rullemenuen, eller skifte til "Se" for kun at give visningsadgang.
Trin 4: Du kan også deaktivere downloads ved at bruge kontakten, så dine dokumenter ikke kan downloades.
Trin 5: Sæt en tidsgrænse! Ved at angive en udløbsdato for dit link kan du styre, hvor længe dokumentet deles, hvilket kan være nyttigt i visse situationer.
Det, jeg bedst kunne lide ved WPS Office, er at selvom jeg sætter en udløbsdato, kan jeg altid vælge at stoppe delingen af linket. Denne mulighed gør, at jeg kan afbryde adgangen til mit dokument, når jeg vil.
Og det bedste er, at når du stopper linket, bliver det ugyldigt. Når du vil dele dokumentet igen, bliver der genereret et nyt link. Dette er virkelig nyttigt i forhold til andre værktøjer, hvor linket forbliver det samme, hvilket betyder, at hvis du senere giver adgang igen, behøver du ikke at oprette et nyt dokument bare for at få et nyt link – du kan øjeblikkeligt generere et frisk link at dele med en ny gruppe.
Brug Google Docs
En anden god mulighed for at dele dokumenter online er Google Docs, et gratis, webbaseret værktøj, der lader dig arbejde på dine dokumenter fra hvor som helst. Med indbygget cloud-lagring, problemfrit samarbejde og realtids-samtidig redigering gør Google Docs det supernemt at dele dine filer. Derudover tilbyder det forskellige adgangskontrolfunktioner, så du kan styre, hvem der kan se eller redigere dine dokumenter.
Begræns adgangen
Når du deler dine filer online, er det ofte en stor bekymring at kontrollere, hvem der får adgang. Normalt, når jeg deler et link til mit arbejde, er der en risiko for, at linket bliver videresendt, hvilket giver mig ingen kontrol. Google Docs løser dette problem ved kun at give adgang til specifikke emailadresser eller en liste med emails. På den måde kan kun de personer, du har valgt, se dit dokument, så andre ikke får adgang, selvom de har linket.
Sådan deler du et dokument med bestemte personer ved hjælp af Google Docs:
Trin 1: I Google Docs skal du klikke på knappen "Del", som ligger i øverste højre hjørne af skærmen.
Trin 2: Delingsboksen åbnes. Indtast emailadressen på den person, du vil dele dokumentet med, i tekstfeltet.
Trin 3: Nu kan du vælge, hvilket adgangsniveau du ønsker at give denne email eller emailliste. Klik på rullemenuen og vælg mellem "Se", "Rediger" eller "Kommenter".
Trin 4: Du kan også tilføje en besked for at give instruktioner eller oplysninger om dokumentet.
Trin 5: Når du har sat adgangen, skal du klikke på link-ikonet for at kopiere og dele linket, eller klikke på "Send" for at dele dokumentet direkte.
Forhindre udskrivning, redigering og kopiering (3 adgangsniveauer)
Når du deler med Google Docs, kan du sætte begrænsninger for, hvordan andre får adgang til dine filer. Lad os se, hvordan du kan tilpasse disse adgangsniveauer, inden du deler dine dokumenter:
Trin 1: Klik på knappen "Del" i øverste højre hjørne af skærmen for at få adgang til Google Docs’ delingsmuligheder.
Trin 2: Under afsnittet "Generel adgang" skal du klikke på rullemenuen for at vælge mellem to muligheder:
Begrænset adgang: Dette giver dig fuld kontrol over dokumentet, og ved at dele linket med andre får de ikke adgang.
Enhver med linket: Med denne mulighed kan du vælge, hvilket adgangsniveau du vil give andre.
Trin 3: Hvis du vælger "Enhver med linket", skal du klikke på rullemenuen for at vælge det adgangsniveau, du ønsker at give:
Se: Andre kan kun se dokumentets indhold.
Rediger: Dette giver fuld beføjelse til alle med linket til at ændre dokumentet.
Kommenter: Dette giver andre mulighed for at skrive kommentarer i dit dokument, hvilket er nyttigt, hvis du for eksempel vil have feedback på en opgave.
Trin 4: Efter at have sat adgangsniveauet, skal du klikke på ikonet "Indstillinger" for at pålægge yderligere kontroller.
Trin 5: I Google Docs’ indstillinger har du to ekstra muligheder at vælge imellem:
Mulighed 1: Dette giver andre med "Rediger"-adgang mulighed for at styre delingstilladelser.
Mulighed 2: Denne mulighed giver dem med "Se" eller "Kommenter"-adgang mulighed for at downloade, udskrive eller kopiere dokumentet.
Trin 6: Når du har besluttet dig for adgangsniveauet, skal du blot klikke på "Kopier link" for at dele linket med andre, eller klikke på "Færdig" for at lukke delingsboksen.
Tilføj en udløbsdato
Når du deler filer med bestemte emailadresser, kan du også angive en udløbsdato for at begrænse, hvor længe din Google Doc kan tilgås. Denne funktion kan være meget nyttig, men i øjeblikket tilbyder Google Docs den kun for berettigede arbejds- eller skolekonti. Så hvis du har en arbejds- eller skolekonto, kan du sætte en udløbsdato ved at følge disse trin:
Trin 1: I delingsboksen skal du indtaste den emailadresse på den person, du ønsker at dele dokumentet med.
Trin 2: Klik nu blot på rullemenuen og vælg muligheden "Tilføj udløb".
Trin 3: Du vil se en dato og et tidspunkt under emailfeltet. Ændr dato og tidspunkt i henhold til den periode, du vil give adgang.
Trin 4: Klik nu blot på "Send" for at dele dokumentet via email, eller klik på "Kopier link" for at dele filen via et link.
Google Docs har været min foretrukne tekstbehandler til at dele filer med andre. Men selvom den tilbyder bekvemmeligheden ved at få adgang til mine dokumenter hvor som helst, har den nogle begrænsninger, såsom manglende kryptering, og visse funktioner – som udløbsdatoer – er kun tilgængelige for bestemte kontotyper.
Brug DRM-software til at forbedre sikkerheden
Google Docs har sikkerhedsudfordringer, fordi det ikke tilbyder en komplet løsning til deling af dokumenter; de kan nemt blive videresendt til uønskede modtagere. En mere sikker måde at dele dine dokumenter på er ved at bruge DRM-software som Locklizard Safeguard. Safeguard er en digital rettighedsstyringsløsning (DRM), der bruger kryptering, dokumentkontroller og en sikker visningsapplikation for at forhindre enhver form for uautoriseret deling. Grunden til, at jeg synes, Locklizard Safeguard er nyttigt, er dens avancerede sikkerhedsfunktioner, som muliggør en sikrere deling af dokumenter.
Brug Locklizard Safeguard til at beskytte
Locklizard Safeguards første metode til at give andre adgang indebærer, at man lagrer og uploader en fil i Locklizard Safeguard-systemet. Når dit dokument er lagret, kan det deles med andre. Sådan fungerer det:
Din beskyttede PDF-fil gemmes på din disk, og der oprettes en tilsvarende post i administrationssystemet.
For hver person, der skal have adgang til din beskyttede PDF, opretter du en brugerprofil.
Et link til visningsprogrammet sammen med deres licensfil vil automatisk blive sendt til brugeren via email.
Når visningsprogrammet er installeret og licensfilen aktiveret (bare ved at klikke på den), bliver den låst til netop den enhed og kan ikke aktiveres andre steder, medmindre du giver tilladelse.
Du har fuld kontrol over, hvilke beskyttede dokumenter hver bruger kan få adgang til via administrationssystemet.
Herefter kan du dele dine DRM-beskyttede dokumenter med Google Docs.
Trin 1: Åbn dit dokument i Google Docs, og klik på menuen "Fil" i øverste venstre hjørne.
Trin 2: Klik derefter på muligheden "Download", og vælg "PDF-dokument (.pdf)" for at downloade Google Doc som en PDF.
Trin 3: Find den downloadede PDF, højreklik på den, og vælg "Gør PDF'en sikker" blandt mulighederne.
Trin 4: Vælg herefter de DRM-kontroller, du vil anvende, ved hjælp af Safeguard Writer.
Bemærk: Hvis du vil have ekstra beskyttelse, kan du tilføje et dynamisk vandmærke, der viser brugerens navn – det afskrækker folk fra at tage billeder af skærmen med en anden enhed.
Trin 5: Klik på “Publicer” for at gemme den sikrede PDF på din computer. Dette krypterer filen og opretter automatisk en post i administrationssystemet.
Trin 6: Opret en brugerprofil for hver person, du ønsker skal se den beskyttede PDF. Gå blot til fanen "Kunder" i administrationssystemet og klik på "Tilføj".
Trin 7: Giv din kunde adgang ved at vælge dokumentet i administrationssystemet og tildele de tilladelser, du ønsker, de skal have.
Trin 8: For at dele PDF’en, upload den til Google Drive og klik på delingsikonet.
Se Locklizard-beskyttede dokumenter i browseren
Locklizard Safeguard til desktop er sikker, men en lang proces, og dens formål er at beskytte meget følsomme dokumenter. Men hvis du vil dele dine dokumenter med lidt mindre sikkerhed men med bedre kontrol end Google Docs, tilbyder Locklizard også en webbaseret løsning. Sådan fungerer det:
Trin 1: For at aktivere Locklizard Safeguard web-vieweren efter at have sikret dit dokument, skal du blot vælge “Beskyt til WEB…” i vinduet "Beskyttelsesstatus".
Trin 2: Alternativt, start web-udgiver-applikationen, vælg de dokumenter, du ønsker at uploade til den cloud-baserede web-viewer, og klik derefter på “Publicer alle”.
Trin 3: For at give en kunde adgang til web-vieweren skal du vælge de detaljerede pile ved siden af deres navn i fanen "Kunder" i din admin-portal.
Trin 4: Sæt derefter flueben ved “Aktiveret” under “Web Viewer” og send dem deres loginoplysninger.
Konverter til PDF med begrænsninger
En anden måde at dele dokumenter sikkert med andre på er ved at konvertere dem til PDF-filer. PDF'er anses generelt for at være mere sikre end Word-dokumenter, og en af nøglefunktionerne er deres adgangskodebeskyttelse, som hjælper med at forhindre uautoriseret adgang.
Mit foretrukne valg til denne opgave er WPS Office, fordi det gør det nemt at konvertere Word-dokumenter til PDF'er. Derudover har det en stærk PDF-editor, som giver dig mere kontrol over dine filer. Lad os se nærmere på WPS Offices PDF-funktioner og, hvordan de kan hjælpe dig med at dele dokumenter sikkert med andre.
Eksporter som PDF
Du kan eksportere din fil i PDF-format, hvilket er en fantastisk måde at dele dine dokumenter på, da det betydeligt reducerer chancerne for uautoriserede ændringer. Dog kan sikkerheden stadig være en bekymring. WPS Office giver ro i sindet med omfattende sikkerhedsfunktioner, der går ud over simpel deling. Her er, hvordan du nemt eksporterer dit dokument som en PDF:
Trin 1: Lad os først åbne Word-dokumentet i WPS Office.
Trin 2: Klik nu på knappen "Menu", som du finder øverst til venstre i WPS Writer-grænsefladen, og vælg muligheden "Eksporter til PDF" i menuen.
Trin 3: Dialogboksen "Eksporter til PDF" åbnes, hvor du kan justere indstillinger som filsti og sidetal, inden du fortsætter.
Trin 4: Når du har konfigureret de nødvendige indstillinger, skal du klikke på "Eksporter" for at afslutte konverteringsprocessen.
Når dokumentet er konverteret til en PDF, kan du dele det med øget sikkerhed. Men hvis du vil forbedre dokumentets sikkerhed yderligere, anbefaler jeg at bruge WPS PDF, som lader dig kryptere din PDF og opsætte en adgangskode for at begrænse adgangen, hvilket giver endnu bedre beskyttelse af dit dokument.
Du kan bruge funktionen for adgangskodebeskyttelse i WPS PDF til at låse din PDF, så kun autoriserede personer får adgang. Dette stærke værktøj lader dig sætte forskellige sikkerhedsniveauer. Du kan oprette én adgangskode til at se dokumentet og en anden til at redigere det.
Trin 1: Åbn PDF-dokumentet, som du netop har konverteret, med WPS PDF.
Trin 2: I WPS PDF skal du gå til fanen "Beskyt" og derefter vælge "Krypter" i Beskyt-båndet.
Trin 3: I krypteringsvinduet finder du to muligheder for at opsætte en adgangskode:
Sæt en adgangskode for åbning: Dette beskytter din PDF mod uautoriseret adgang. Den, du deler PDF'en med, skal bruge adgangskoden for at se indholdet.
Sæt en adgangskode for redigering og udtrækning: Dette begrænser adgangen til funktioner som udskrivning eller kopiering. Ved at sætte en adgangskode kan du forhindre, at dit indhold bliver delt videre.
Trin 4: Når du har sat din adgangskode, skal du klikke på "Bekræft" for at anvende krypteringen.
Bemærk: Sørg for at opbevare adgangskoden sikkert og lav kopier af den, fordi når du først har sat den, kan den ikke gendannes, da WPS Office ikke gemmer adgangskoder for en bedre sikkerhed.
Trin 5: Luk nu PDF’en og prøv at åbne den igen; du vil se, at der kræves en adgangskode for at få adgang til dokumentet.
Med denne metode kan du også begrænse specifikke funktioner, som forhindring af, at nogen udskriver eller kopierer indholdet. Dette giver dig fuld kontrol over, hvordan dit dokument deles og bruges, og giver dig den ultimative tryghed.
Brug vandmærker
At tilføje et vandmærke til din PDF for sikkerhed i WPS Office løfter dokumentbeskyttelsen til et helt nyt niveau. Mens adgangskodebeskyttelse sikrer, at ingen kan kopiere eller udskrive din PDF, tilføjer et vandmærke et ekstra forsvarslag. Vandmærker fungerer som en synlig afskrækkelse, der afskrækker folk fra at tage skærmbilleder eller fotografere dit indhold.
Trin 1: Åbn din PDF i WPS PDF og gå til fanen "Rediger".
Trin 2: Klik nu blot på knappen "Vandmærke" i Rediger-båndet for at se de tilgængelige vandmærke muligheder.
Trin 3: Vælg mellem de forudindstillede vandmærke muligheder, der er tilgængelige for direkte at tilføje et vandmærke til din PDF.
Trin 4: WPS PDF giver også mulighed for at tilføje et brugerdefineret vandmærke. Klik blot på "Tilføj" for at oprette et brugerdefineret vandmærke til din PDF.
Trin 5: I vinduet "Indsæt vandmærke" skal du oprette dit brugerdefinerede vandmærke ved at sætte skrifttypestil, farve, opacitet og andre indstillinger.
Trin 6: Når du har oprettet dit vandmærke, skal du klikke på "OK" for effektivt at indsætte det i din PDF.
Med et vandmærke kan du hævde ejerskab og bevare kontrollen over dit dokument, selv hvis nogen forsøger at omgå andre sikkerhedsforanstaltninger. Dette ekstra skridt sikrer, at dit indhold forbliver sikkert og utvetydigt tilhører dig.
Ofte stillede spørgsmål
1. Er Google Docs private?
Google Docs kan forblive private for andre brugere, så længe du ikke deler dem og bruger stærk kontosikkerhed. Men fordi de mangler end-to-end kryptering, har Google mulighed for at få adgang til dine dokumenter og kan videregive dem til retshåndhævende myndigheder, hvis det kræves. Derudover indsamler Google data til forbedring og analyse af tjenesten, hvilket kan påvirke dit privatliv.
2. Kan jeg bruge VPN'er til at beskytte mine data?
Ja, at bruge VPN'er er en effektiv måde at beskytte dine data på. Med stigningen af fjernarbejde er det vigtigt at sikre følsomme oplysninger mod usikre offentlige netværk. Ved at kræve, at medarbejdere får adgang til organisationens filer via en VPN, kan du beskytte data mod potentielle trusler. Denne tilgang giver et ekstra krypteringslag, der øger privatlivets fred og sikrer et trygt arbejdsmiljø.
3. Hvordan konverterer jeg Docs til PDF'er?
Du kan nemt konvertere dine dokumenter til PDF'er ved at bruge WPS Offices funktion "Eksporter til PDF". Følg blot disse trin:
Trin 1: Åbn Word-dokumentet i WPS Office.
Trin 2: Klik på knappen "Menu" i øverste venstre hjørne af WPS Writer-grænsefladen, og vælg derefter "Eksporter til PDF" i menuen.
Trin 3: Dialogboksen "Eksporter til PDF" åbnes, så du kan justere indstillinger som filsti og sidetal.
Trin 4: Når du har konfigureret de nødvendige indstillinger, skal du klikke på "Eksporter" for at fuldføre konverteringsprocessen.
Uovertruffen dokumentsikkerhed med WPS Office
Når det handler om at lære, hvordan man deler dokumenter sikkert, bliver det hurtigt en sag af kritisk betydning. Selv med forskellige metoder til rådighed, kan det ofte føles, som om du kun ridser overfladen af, hvad der er muligt for virkelig at beskytte dine filer. Det er her, WPS Office træder til og tilbyder en fuldstændig kompromisløs sikkerhedsplan.
Med indbyggede funktioner som dokumentkryptering, adgangskodebeskyttelse og både offline og online sikkerhedsvalg – alt sammen gratis – går WPS Office langt ud over det sædvanlige. Ingen anden kontorpakke tilbyder denne form for omfattende sikkerhed uden ekstra omkostninger, hvilket giver dig alle grunde til at vælge WPS Office til dine behov for dokumentsikkerhed.
