Συχνά αναρωτιέμαι πόσο ασφαλή είναι τα εργαλεία που χρησιμοποιούμε με σιγουριά για τη διαχείριση εμπιστευτικών δεδομένων και εγγράφων. Ένα λάθος μπορεί να οδηγήσει σε αλλαγές πολιτικής ή ακόμα και νομικά προβλήματα — και αυτό είναι σοβαρός κίνδυνος. Ως άτομο που έχει διαχειριστεί ευαίσθητες πληροφορίες πολλές φορές, συνειδητοποίησα ότι ήρθε η ώρα να ερευνήσω σε βάθος αν οι πλατφόρμες που χρησιμοποιούμε είναι πράγματι τόσο αξιόπιστες όσο υποστηρίζουν.
Σε αυτό το άρθρο, θα σας καθοδηγήσω στις βέλτιστες πρακτικές για το μοίρασμα ευαίσθητων εγγράφων στο Google Docs, χωρίς να ανησυχείτε για διαρροές πληροφοριών. Θα μοιραστώ επίσης σημαντικές συμβουλές για να διασφαλίσετε ότι τα δεδομένα σας παραμένουν πλήρως ιδιωτικά και ασφαλή.
Μοιραστείτε Έγγραφα με Συγκεκριμένα Άτομα ή Ομάδες
Το Google Docs είναι εξαιρετικό στο πώς —ως εργαλείο που βασίζεται στον ιστό— καθιστά το μοίρασμα αρχείων απίστευτα εύκολο. Μπορείτε να στείλετε έγγραφα μέσω email ή ακόμα και ως μήνυμα κειμένου—απλώς μοιραστείτε τον σύνδεσμο του αρχείου. Είτε το στέλνετε σε ομάδα είτε σε άτομο, έχετε πλήρη έλεγχο στο ποιος έχει πρόσβαση στο έγγραφο. Μπορείτε εύκολα να διαχειριστείτε τα δικαιώματα, επιτρέποντας σε συγκεκριμένα άτομα να βλέπουν, να σχολιάζουν ή να επεξεργάζονται.
Συμβουλή για Εσάς
Όταν μοιράζεστε ευαίσθητες ή εμπιστευτικές πληροφορίες με ομάδα, είναι σημαντικό να λάβετε υπόψη ποιον λογαριασμό χρησιμοποιείτε. Μια χρήσιμη συμβουλή είναι να χρησιμοποιείτε πάντα τον προσωπικό σας λογαριασμό όταν διαχειρίζεστε ιδιαίτερα ευαίσθητα έγγραφα. Αν χρησιμοποιήσετε εταιρικό ή σχολικό λογαριασμό, ενδέχεται κατά λάθος να δώσετε πρόσβαση και σε άλλους (όπως διαχειριστές), κάτι που μπορεί να θέσει σε κίνδυνο την εμπιστευτικότητα. Αυτή η απλή προφύλαξη βοηθά στη διασφάλιση ότι τα δεδομένα σας παραμένουν προστατευμένα εντός της επιθυμητής ομάδας.
Περιορισμός Πρόσβασης
Στο Google Docs, μπορείτε εύκολα να ελέγξετε την πρόσβαση στο έγγραφό σας προσθέτοντας τις διευθύνσεις email αυτών που θέλετε να έχουν πρόσβαση. Ως κάτοχος και συντάκτης του εγγράφου, φέρετε την πλήρη ευθύνη για το ποιος μπορεί να δει, να σχολιάσει ή να επεξεργαστεί το αρχείο.
Αυτό σας επιτρέπει να προστατεύετε το έγγραφό σας διασφαλίζοντας ότι μόνο τα σωστά άτομα έχουν πρόσβαση, διατηρώντας τον έλεγχο πάνω στις ευαίσθητες πληροφορίες. Είναι ένας απλός αλλά ισχυρός τρόπος για να μοιράζεστε έγγραφα με ασφάλεια.
Βήμα 1: Στο Google Docs, κάντε κλικ στο κουμπί "Κοινή χρήση" στην πάνω δεξιά γωνία της οθόνης σας.
Βήμα 2: Θα εμφανιστεί ένα παράθυρο κοινής χρήσης. Στο πεδίο κειμένου, πληκτρολογήστε τη διεύθυνση email του ατόμου με το οποίο θέλετε να μοιραστείτε το έγγραφο.
Βήμα 3: Επιλέξτε το επίπεδο πρόσβασης για τον παραλήπτη. Χρησιμοποιήστε το αναπτυσσόμενο μενού για να τον ορίσετε ως Θεατή (Viewer), Συντάκτη (Editor) ή Σχολιαστή (Commenter), ανάλογα με την πρόσβαση που επιθυμείτε να δώσετε.
Βήμα 4: Προαιρετικά, μπορείτε να προσθέσετε ένα εξατομικευμένο μήνυμα για να παρέχετε οδηγίες ή πλαίσιο για το έγγραφο που μοιράζεστε.
Βήμα 5: Αφού ορίσετε τα δικαιώματα, κάντε κλικ στο εικονίδιο "Σύνδεσμος" για να αντιγράψετε τον σύνδεσμο ή πατήστε "Αποστολή" για να σταλεί το έγγραφο μέσω email.
Πρόληψη Εκτύπωσης, Επεξεργασίας & Αντιγραφής
Μπορείτε επίσης να ορίσετε συγκεκριμένα επίπεδα πρόσβασης για κάθε άτομο, χαρακτηρίζοντάς τα ως Θεατές ή Σχολιαστές. Και οι δύο επιλογές εμποδίζουν την επεξεργασία, την αντιγραφή και την εκτύπωση, εξασφαλίζοντας ότι το έγγραφό σας παραμένει αναλλοίωτο και ασφαλές.
Βήμα 1: Για να ξεκινήσετε το μοίρασμα στο Google Docs, κάντε κλικ στο κουμπί "Κοινή χρήση" στην πάνω δεξιά γωνία της οθόνης.
Βήμα 2: Θα εμφανιστεί το παράθυρο κοινής χρήσης. Απλώς εισάγετε τη διεύθυνση email του ατόμου που θέλετε να δώσετε πρόσβαση.
Βήμα 3: Αφού εισαγάγετε το email, επιλέξτε το επίπεδο πρόσβασης από το αναπτυσσόμενο μενού. Έχετε τρεις επιλογές:
Θεατής (Viewer): Το άτομο μπορεί μόνο να βλέπει το έγγραφο χωρίς να κάνει αλλαγές.
Συντάκτης (Editor): Πλήρη δικαιώματα επεξεργασίας και δυνατότητα αλλαγής του εγγράφου.
Σχολιαστής (Commenter): Δυνατότητα να αφήνει σχόλια χωρίς να μπορεί να τροποποιήσει το περιεχόμενο.
Βήμα 4: Αφού επιλέξετε το επίπεδο πρόσβασης, κάντε κλικ στο εικονίδιο "Ρυθμίσεις" για να εφαρμόσετε πρόσθετους ελέγχους κοινής χρήσης.
Βήμα 5: Στις ρυθμίσεις, έχετε δύο επιπλέον επιλογές:
Επιλογή 1: Επιτρέπει σε άτομα με πρόσβαση "Συντάκτη" να αλλάζουν τα δικαιώματα κοινής χρήσης.
Επιλογή 2: Επιτρέπει σε άτομα με πρόσβαση "Θεατή" ή "Σχολιαστή" να κατεβάσουν, εκτυπώσουν ή αντιγράψουν το έγγραφο.
Βήμα 6: Αφού λάβετε τις αποφάσεις σας σχετικά με τα επίπεδα πρόσβασης, κάντε κλικ στο "Αντιγραφή συνδέσμου" για να το μοιραστείτε με άλλους ή πατήστε "Τέλος" για να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου κοινής χρήσης.
Ως Θεατής, το άτομο μπορεί μόνο να διαβάσει το περιεχόμενο, ενώ ως Σχολιαστής, μπορεί να παρέχει σχόλια χωρίς να αλλάξει το αρχικό κείμενο. Αυτός ο έλεγχος σας προσφέρει την ευελιξία να μοιράζεστε τη δουλειά σας για ανασκόπηση ή σχόλια χωρίς τον κίνδυνο ανεπιθύμητων τροποποιήσεων.
Προσθήκη Ημερομηνίας Λήξης Πρόσβασης
Μία ακόμα χρήσιμη δυνατότητα είναι η προσθήκη ημερομηνίας λήξης πρόσβασης. Αυτό σας επιτρέπει να μοιραστείτε το έγγραφό σας για συγκεκριμένο χρονικό διάστημα, μετά το οποίο το έγγραφο γίνεται μη προσβάσιμο από το άτομο. Είναι ένας πολύ καλός τρόπος να διατηρείτε τον έλεγχο ευαίσθητων πληροφοριών, εξασφαλίζοντας ότι μετά το καθορισμένο διάστημα, μόνο εσείς έχετε ξανά πρόσβαση.
Βήμα 1: Στο παράθυρο κοινής χρήσης, πληκτρολογήστε τη διεύθυνση email του ατόμου στο οποίο θέλετε να στείλετε το έγγραφο.
Βήμα 2: Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού και επιλέξτε την επιλογή "Προσθήκη ημερομηνίας λήξης".
Βήμα 3: Θα εμφανιστεί μία ημερομηνία και ώρα κάτω από το πεδίο email. Ρυθμίστε την ημερομηνία και ώρα για όσο διάστημα θέλετε να παρέχετε πρόσβαση.
Βήμα 4: Τέλος, κάντε κλικ στο "Αποστολή" για να μοιραστείτε το έγγραφο μέσω email ή επιλέξτε "Αντιγραφή συνδέσμου" για να διανείμετε το αρχείο μέσω συνδέσμου.
Σημείωση: Η προσθήκη ημερομηνίας λήξης για την πρόσβαση σε έγγραφο είναι διαθέσιμη μόνο σε εταιρικούς ή σχολικούς λογαριασμούς. Εάν χρησιμοποιείτε προσωπικό λογαριασμό Google, αυτή η δυνατότητα πιθανότατα δεν είναι διαθέσιμη.
Άρα, αν σκοπεύετε να μοιραστείτε κάτι εμπιστευτικό και θέλετε να περιορίσετε την πρόσβαση σε συγκεκριμένο χρονικό πλαίσιο, βεβαιωθείτε ότι χρησιμοποιείτε τον κατάλληλο λογαριασμό. Η προσπάθεια να το κάνετε αυτό από προσωπικό λογαριασμό δεν θα λειτουργήσει, και το έγγραφο ίσως παραμείνει προσβάσιμο πέρα από το επιθυμητό χρονικό όριο.
Προστασία Εγγράφων με Κωδικό Πρόσβασης
Όταν πρόκειται για την ασφάλεια των ευαίσθητων εγγράφων σας, η προστασία με κωδικό είναι μία αξιόπιστη επιλογή. Ωστόσο, το Google Docs δεν προσφέρει ενσωματωμένη κρυπτογράφηση με κωδικό για τα αρχεία του. Άρα, αν θέλετε να προσθέσετε ένα επιπλέον επίπεδο ασφαλείας, θα χρειαστεί να ακολουθήσετε μερικά επιπλέον βήματα.
Λήψη του Google Doc ως PDF
Πρώτα απ’ όλα, πρέπει να κατεβάσουμε το Google Doc που θέλουμε να προστατεύσουμε με κωδικό, για να το κάνουμε πιο ασφαλές.
Βήμα 1: Κάντε κλικ στο μενού "Αρχείο" και μετά στο "Λήψη".
Βήμα 2: Τώρα επιλέξτε "Έγγραφο PDF (.pdf)" για να κατεβάσετε μια έκδοση PDF του Google Doc.
Ασφάλιση του PDF με Κωδικό μέσω του WPS Office
Αφού κατεβάσετε το Google Doc, μπορείτε να το κρυπτογραφήσετε και να προσθέσετε κωδικό πρόσβασης στο PDF χρησιμοποιώντας το WPS Office, μια αξιόπιστη σουίτα λογισμικού. Δείτε πώς:
Βήμα 1: Ανοίξτε το αρχείο PDF στο WPS Office και μεταβείτε στην καρτέλα "Προστασία" (Protect).
Βήμα 2: Στην κορδέλα "Protect", κάντε κλικ στην επιλογή "Κρυπτογράφηση" (Encrypt) για να ξεκινήσετε τη διαδικασία.
Βήμα 3: Ορίστε έναν κωδικό πρόσβασης για το PDF και στη συνέχεια πατήστε "Επιβεβαίωση" (Confirm).
Ανέβασμα του Κωδικοπροστατευμένου PDF στο Google Drive
Τώρα έχω το έγγραφό μου από το Google Docs, το οποίο κατέβασα ως PDF και του έβαλα κωδικό πρόσβασης με τη βοήθεια του WPS Office για να το προστατέψω. Το τελευταίο βήμα είναι να ανεβάσω το προστατευμένο με κωδικό PDF στο Google Drive για ευκολότερη πρόσβαση.
Βήμα 1: Στον περιηγητή σας, μεταβείτε στο Google Drive.
Βήμα 2: Μπορείτε απλώς να σύρετε και να αφήσετε το αρχείο PDF για να το ανεβάσετε. Εναλλακτικά, μπορείτε να κάνετε κλικ στο κουμπί "Νέο" και στη συνέχεια να επιλέξετε "Μεταφόρτωση αρχείου", για να ανεβάσετε το PDF.
Μόλις ανοίξετε το έγγραφο στο Google Drive, δεν μπορείτε πλέον να το δείτε χωρίς να εισαγάγετε τον κωδικό πρόσβασης.
Ή μπορείτε να παρακάμψετε όλη αυτή τη διαδικασία και να χρησιμοποιήσετε απευθείας το WPS Office, όπου τα έγγραφά σας είναι ήδη ασφαλή και προστατευμένα.
Με πολλές δυνατότητες ασφαλείας στη διάθεσή σας, το WPS Office σας επιτρέπει να ενισχύσετε την ασφάλεια των εγγράφων σας χωρίς κόπο. Είτε θέλετε να κρυπτογραφήσετε αρχεία, να προσθέσετε υδατογραφήματα ή να περιορίσετε την επεξεργασία, το WPS Office έχει όλα τα εργαλεία που χρειάζεστε.
Ο Πιο Αποτελεσματικός και Εύκολος Τρόπος για Ασφαλή Κοινή Χρήση: Με το WPS Office
Το WPS Office είναι η αγαπημένη μου σουίτα γραφείου για πολλούς λόγους, αλλά ένας από τους σημαντικότερους είναι η ακλόνητη ασφάλειά του.
Προσφέρει πολλές δυνατότητες ασφαλείας στις οποίες βασίζομαι ξανά και ξανά, δίνοντάς μου πάντα σιγουριά—ειδικά όταν χειρίζομαι έγγραφα με ευαίσθητο ή εμπιστευτικό περιεχόμενο.
Το WPS Office σάς επιτρέπει να μοιράζεστε έγγραφα εύκολα και, το πιο σημαντικό, με ασφάλεια. Είτε συνεργάζεστε με μια ομάδα είτε στέλνετε ένα ιδιωτικό αρχείο, μπορείτε να είστε ήσυχοι ότι τα δεδομένα σας προστατεύονται. Επιπλέον, είναι εντελώς δωρεάν για λήψη και χρήση, καθιστώντας το μια εξαιρετική εναλλακτική σε ακριβές σουίτες γραφείου.
Από την κρυπτογράφηση μέχρι τον περιορισμό πρόσβασης, το WPS Office διασφαλίζει ότι τα έγγραφά σας παραμένουν ασφαλή σε κάθε στάδιο. Είτε εργάζεστε στον υπολογιστή είτε στο κινητό, η κοινή χρήση σημαντικών αρχείων δεν ήταν ποτέ πιο εύκολη—ή πιο ασφαλής.
Κοινή Χρήση Εγγράφων Online
Το WPS Office είναι γνωστό ως μια εξαιρετική offline σουίτα, προσφέροντάς σας πλήρη πρόσβαση στις δυνατότητες παραγωγικότητας χωρίς να απαιτείται σύνδεση στο διαδίκτυο. Ωστόσο, λάμπει και online, προσφέροντας μια ομαλή εμπειρία κοινής χρήσης εγγράφων. Δείτε πώς μπορείτε να μοιραστείτε αρχεία με ασφάλεια online:
Βήμα 1: Ανοίξτε το έγγραφο που θέλετε να μοιραστείτε και κάντε κλικ στο κουμπί "Κοινή χρήση" στην πάνω δεξιά γωνία της οθόνης.
Βήμα 2: Το WPS Office προσφέρει πολλές επιλογές κοινής χρήσης, αλλά ας επικεντρωθούμε στην επιλογή "Κοινή χρήση ως σύνδεσμος" (Share as Link).
Βήμα 3: Στο πεδίο "Όποιος έχει τον σύνδεσμο", μπορείτε να καθορίσετε ποιος θα έχει πρόσβαση στο έγγραφό σας. Θέλετε να το επεξεργαστούν; Επιλέξτε "Επεξεργασία" (Edit). Θέλετε μόνο ανάγνωση; Επιλέξτε "Προβολή" (View).
Βήμα 4: Αν θέλετε επιπλέον ασφάλεια, ενεργοποιήστε την επιλογή απενεργοποίησης των λήψεων, ώστε το έγγραφο να παραμείνει μόνο online.
Βήμα 5: Μπορείτε επίσης να ορίσετε ημερομηνία λήξης για τον σύνδεσμο, ελέγχοντας έτσι τη χρονική διάρκεια της κοινής χρήσης—ιδανικό για έργα με προθεσμίες!
Κοινή Χρήση Εγγράφων Εκτός Σύνδεσης
Η online έκδοση του WPS Office προσφέρει ένα καλό σύνολο χαρακτηριστικών ασφαλείας που σας προσφέρουν ηρεμία όταν μοιράζεστε ή αποθηκεύετε έγγραφα. Αυτό που κάνει το WPS ακόμα καλύτερο είναι ότι εξυπηρετεί όλους, είτε χρησιμοποιείτε τη σουίτα online είτε offline.
Για τους χρήστες offline, το WPS Office δεν κάνει συμβιβασμούς στην ασφάλεια. Στην πραγματικότητα, παρέχει εξίσου ισχυρή προστασία με ακόμα περισσότερες δυνατότητες επιλογής, όπως κρυπτογράφηση, προστασία με κωδικό πρόσβασης και περιορισμό επεξεργασίας. Έτσι, ανεξάρτητα από το πώς ή πού εργάζομαι, τα έγγραφά μου παραμένουν πάντα ασφαλή και προστατευμένα. Ας σας δώσω μια ιδέα για το πώς το WPS Office διασφαλίζει την ασφάλεια των εγγράφων μου.
Περιορισμός Επεξεργασίας στο Αρχείο
Ένα από τα πρώτα βήματα που κάνω όταν μοιράζομαι ένα έγγραφο είναι ο περιορισμός των δικαιωμάτων επεξεργασίας. Με το WPS Office, μπορώ εύκολα να περιορίσω ποιος μπορεί να κάνει αλλαγές στο έγγραφο. Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο όταν μοιράζομαι κάτι που πρέπει να προβληθεί, αλλά όχι να τροποποιηθεί, όπως συμβόλαια ή τελικές εκδόσεις αναφορών. Έτσι, έχω πλήρη έλεγχο για την ακεραιότητα του εγγράφου. Ακολουθήστε τα βήματα για να περιορίσετε την επεξεργασία στο WPS Office.
Βήμα 1: Ανοίξτε το έγγραφο που θέλετε να μοιραστείτε στο WPS Office.
Βήμα 2: Μεταβείτε στην καρτέλα "Αναθεώρηση" (Review) στο WPS Writer και κάντε κλικ στο κουμπί "Περιορισμός Επεξεργασίας" (Restrict Editing) που βρίσκεται στην εργαλειοθήκη.
Μόλις το κάνετε, θα εμφανιστεί ένα νέο πάνελ στην δεξιά πλευρά της οθόνης σας. Τώρα, είστε στον έλεγχο. Θα έχετε δύο ισχυρές επιλογές για να προστατέψετε το έγγραφό σας:
Περιορισμός Μορφοποίησης: Αυτή η δυνατότητα σας επιτρέπει να κλειδώσετε συγκεκριμένα στυλ, διασφαλίζοντας ότι, για παράδειγμα, κανείς δεν μπορεί να τροποποιήσει τους τίτλους σας που έχουν μορφοποιηθεί με προσοχή.
Εφαρμογή Προστασίας: Εδώ γίνεται η πραγματική μαγεία! Μπορείτε να ενισχύσετε την ασφάλεια με τις εξής επιλογές:
Να κάνετε το έγγραφο μόνο για ανάγνωση, ώστε να μην γίνουν ανεπιθύμητες αλλαγές.
Να ενεργοποιήσετε την παρακολούθηση αλλαγών, ώστε να μπορείτε να αναθεωρήσετε και να εγκρίνετε κάθε αλλαγή.
Να επιτρέψετε σχόλια χωρίς να τροποποιείται το αρχικό περιεχόμενο.
Να επιτρέψετε την συμπλήρωση φορμών, ενώ το υπόλοιπο του εγγράφου παραμένει αμετάβλητο.
Βήμα 3: Επιλέξτε το επίπεδο προστασίας που ταιριάζει στις ανάγκες σας.
Συμβουλή: Το WPS Office θα σας ζητήσει να ρυθμίσετε έναν κωδικό πρόσβασης για να κλειδώσετε αυτές τις ρυθμίσεις, διασφαλίζοντας ότι μόνο εσείς ελέγχετε πώς χρησιμοποιείται το έγγραφο.
Με τον περιορισμό επεξεργασίας ενεργοποιημένο, μπορείτε να μοιραστείτε το έγγραφό σας με σιγουριά, γνωρίζοντας ότι το περιεχόμενο είναι ασφαλές όπως το θέλετε. Κανείς δεν μπορεί να κάνει ανεπιθύμητες αλλαγές, κανείς δεν θα σας εκπλήξει—μόνο ηρεμία!
Κρυπτογράφηση του Αρχείου
Το WPS Office πηγαίνει την ασφάλεια των εγγράφων ένα βήμα παραπέρα με τη δυνατότητα Κρυπτογράφησης Αρχείων, διασφαλίζοντας ότι τα ευαίσθητα δεδομένα σας παραμένουν προστατευμένα. Αυτή η ενσωματωμένη δυνατότητα σας επιτρέπει να κρυπτογραφήσετε τα αρχεία σας απευθείας μέσα από τη σουίτα WPS Office, προσθέτοντας ένα επιπλέον επίπεδο ασφάλειας που αποτρέπει την μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση.
Βήμα 1: Δημιουργήστε ένα νέο έγγραφο στο WPS Office και κάντε κλικ στο "Μενού" στην επάνω αριστερή γωνία της διεπαφής του WPS.
Βήμα 2: Βρείτε την επιλογή "Κρυπτογράφηση Εγγράφου" στην λίστα και μεταβείτε στην "Κρυπτογράφηση" από το μενού που εμφανίζεται.
Βήμα 3: Θα εμφανιστεί το παράθυρο κρυπτογράφησης, το οποίο θα σας επιτρέψει να ρυθμίσετε έναν κωδικό πρόσβασης τόσο για την προβολή του εγγράφου όσο και για την τροποποίησή του. Μπορείτε να ορίσετε διαφορετικούς κωδικούς για κάθε περίπτωση.
Βήμα 4: Για πιο προχωρημένες επιλογές κρυπτογράφησης, μετακινηθείτε δεξιά και κάντε κλικ στο κουμπί "Προχωρημένο".
Βήμα 5: Επιλέξτε "Εντάξει" αφού επιλέξετε τον τύπο κρυπτογράφησης που προτιμάτε.
Βήμα 6: Επιλέξτε οποιαδήποτε άλλη δυνατότητα ιδιωτικότητας για το έγγραφό σας, όπως το να κρύψετε την ταυτότητά σας.
Βήμα 7: Κάντε κλικ στο "Εντάξει" αφού επιβεβαιώσετε τις επιλογές κρυπτογράφησης του εγγράφου σας.
Αυτή η δυνατότητα παρέχει ηρεμία, ειδικά όταν χειρίζεστε εμπιστευτικές αναφορές, συμβόλαια ή οποιοδήποτε ευαίσθητο υλικό. Το WPS Office καθιστά εύκολη την προστασία των εγγράφων σας και εγγυάται ότι η εργασία σας παραμένει ιδιωτική και ασφαλής.
Μετατροπή σε PDF με Περιορισμούς
Τα PDF είναι συχνά από τα πιο ασφαλή φορμά για την κοινή χρήση εγγράφων, αλλά και αυτά δεν είναι πλήρως ανθεκτικά σε εκμετάλλευση. Ωστόσο, χρησιμοποιώντας συγκεκριμένα μέτρα προστασίας, μπορείτε να ενισχύσετε σημαντικά την ασφάλεια και την προστασία των εγγράφων PDF σας. Με αυτόν τον τρόπο, παραμένουν προστατευμένα από μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση και τροποποιήσεις. Με την εφαρμογή χαρακτηριστικών όπως προστασία με κωδικό πρόσβασης, κρυπτογράφηση και περιορισμούς αδειών, μπορείτε να διασφαλίσετε ότι οι πολύτιμες πληροφορίες σας είναι καλά προστατευμένες και προσβάσιμες μόνο σε αυτούς που πραγματικά τις χρειάζονται. Να θυμάστε, ενώ κανένα φορμά δεν είναι εντελώς αδιάβλητο, αυτά τα βήματα μπορούν να σας προσφέρουν ηρεμία όταν μοιράζεστε το ευαίσθητο περιεχόμενό σας.
1. Εξαγωγή ως PDF
Με μια απλή εξαγωγή, το έγγραφό σας γίνεται πολύ πιο ασφαλές. Τα PDF είναι πιο δύσκολα να τροποποιηθούν από άλλες μορφές εγγράφων, καθιστώντας τα ιδανικά για την κοινή χρήση σημαντικών πληροφοριών.
Βήμα 1: Ξεκινήστε ανοίγοντας το έγγραφό σας στο WPS Office.
Βήμα 2: Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί "Μενού" στην επάνω αριστερή γωνία του WPS Writer και επιλέξτε την επιλογή "Εξαγωγή σε PDF" από το αναπτυσσόμενο μενού.
Βήμα 3: Θα εμφανιστεί το παράθυρο εξαγωγής σε PDF. Εδώ, μπορείτε να προσαρμόσετε επιλογές όπως η τοποθεσία του αρχείου και το εύρος σελίδων πριν προχωρήσετε.
Βήμα 4: Μόλις κάνετε τις επιθυμητές ρυθμίσεις, κάντε κλικ στο "Εξαγωγή" για να ολοκληρώσετε τη μετατροπή.
2. Εφαρμογή Προστασίας με Κωδικό Πρόσβασης
Η δυνατότητα "Προστασία" του WPS PDF πηγαίνει ένα βήμα παραπέρα, επιτρέποντάς σας να ορίσετε έναν κωδικό πρόσβασης για τον ιδιοκτήτη των PDF σας, ο οποίος περιορίζει την εκτύπωση και την αντιγραφή. Για να το ενεργοποιήσετε, επιλέξτε την επιλογή "Προστασία" μέσα στο WPS Office και βεβαιωθείτε ότι οι άδειες για εκτύπωση και αντιγραφή είναι απενεργοποιημένες. Αυτό διασφαλίζει ότι ακόμα και αν κάποιος μπορεί να δει το PDF σας, δεν θα μπορεί να το αντιγράψει ή να το εκτυπώσει χωρίς την έγκρισή σας.
Βήμα 1: Ανοίξτε το νέο μετατραπέν έγγραφο PDF χρησιμοποιώντας το WPS PDF.
Βήμα 2: Μεταβείτε στην καρτέλα "Προστασία" και επιλέξτε "Κρυπτογράφηση" από τις διαθέσιμες επιλογές στην ενότητα Προστασίας.
Βήμα 3: Στο παράθυρο "Κρυπτογράφηση", θα έχετε δύο επιλογές για την προστασία του εγγράφου σας:
Ορίστε έναν κωδικό πρόσβασης για άνοιγμα: Αυτό διασφαλίζει ότι μόνο οι εξουσιοδοτημένοι χρήστες μπορούν να δουν το PDF, καθώς όποιος προσπαθήσει να το ανοίξει θα χρειάζεται τον κωδικό πρόσβασης.
Ορίστε έναν κωδικό πρόσβασης για επεξεργασία και εξαγωγή: Αυτό περιορίζει την πρόσβαση σε ενέργειες όπως εκτύπωση, αντιγραφή ή τροποποίηση, δίνοντάς σας μεγαλύτερο έλεγχο για το πώς κοινοποιείται το περιεχόμενο.
Βήμα 4: Μετά τη ρύθμιση του κωδικού πρόσβασης, κάντε κλικ στο "Επιβεβαίωση" για να κλειδώσετε τις ρυθμίσεις κρυπτογράφησης.
Σημείωση: Βεβαιωθείτε ότι αποθηκεύετε τον κωδικό πρόσβασης με ασφάλεια, καθώς δεν μπορεί να ανακτηθεί λόγω της πολιτικής του WPS Office για μη αποθήκευση των κωδικών πρόσβασης των χρηστών για ενισχυμένη ασφάλεια.
Βήμα 5: Τώρα, κλείστε το PDF και όταν το ανοίξετε ξανά, θα δείτε ότι το έγγραφο είναι προστατευμένο με κωδικό πρόσβασης.
Συχνές Ερωτήσεις
1. Είναι τα Google Docs με πρόσβαση "οποιοσδήποτε με το σύνδεσμο" ασφαλή αν δεν μοιραστεί ο σύνδεσμος
Τα Google Docs με πρόσβαση "οποιοσδήποτε με το σύνδεσμο" δεν είναι πλήρως ασφαλή. Ο σύνδεσμος έχει ένα τυχαίο εξάρτημα 44 χαρακτήρων, κάνοντάς τον δύσκολο να τον μαντέψει κανείς. Ωστόσο, ο κίνδυνος έγκειται στο να μοιραστεί κατά λάθος ή να αποθηκευτεί στην ιστορία του προγράμματος περιήγησης, στο πρόχειρο ή στις επεκτάσεις. Για καλύτερη ασφάλεια, περιορίστε την πρόσβαση μόνο στο Google account σας.
2. Τι πρέπει να κάνω άμεσα αν τα δεδομένα μου εκτεθούν σε Google Docs;
Αν τα δεδομένα σας εκτεθούν σε Google Docs, ακολουθήστε τα εξής άμεσα βήματα:
Ρυθμίστε τις Άδειες Πρόσβασης: Ελέγξτε τις ρυθμίσεις κοινής χρήσης των εγγράφων σας και αφαιρέστε την πρόσβαση από μη εξουσιοδοτημένους χρήστες. Ελέγξτε ότι τα εμπιστευτικά αρχεία δεν είναι ανοιχτά και προσβάσιμα.
Καθορίστε την Αιτία: Ερευνήστε πώς συνέβη η έκθεση για να θεσπίσετε τις απαραίτητες προστασίες.
Ενημερώστε τα Αφοράμενα Άτομα: Ενημερώστε οποιονδήποτε αφορά η έκθεση και αξιολογήστε τα μέτρα ασφαλείας σας για να αποτρέψετε μελλοντικά προβλήματα.
3. Πώς να μοιραστείτε πολλαπλά Google Docs ταυτόχρονα;
Ανοίξτε το Google Drive σας και ελέγξτε ή πατήστε Shift + κλικ στα έγγραφα που θέλετε να μοιραστείτε. Στη συνέχεια, πατήστε το κουμπί "Κοινή χρήση", επιλέξτε τις ρυθμίσεις που προτιμάτε και κάντε κλικ στο "Τέλος". Η κοινή χρήση τους μέσω email είναι πιο γρήγορη από την αποστολή συνδέσμων. Εναλλακτικά, μπορείτε να δημιουργήσετε έναν κοινό φάκελο και να τον ρυθμίσετε ώστε μόνο άτομα που προσθέτετε μέσω email να μπορούν να αποκτούν πρόσβαση.
Προστασία των Ευαίσθητων Δεδομένων σας με το WPS Office
Η εργασία με έγγραφα που περιέχουν κρίσιμες και εμπιστευτικές πληροφορίες είναι μια βαριά ευθύνη. Πρέπει να παραμένετε σε εγρήγορση, ειδικά στην ψηφιακή εποχή όπου οι παραβιάσεις μπορούν να συμβούν χωρίς προειδοποίηση. Οι καλύτερες πρακτικές για την κοινή χρήση ευαίσθητων εγγράφων στο Google Docs θα σας βοηθήσουν να διατηρήσετε την εμπιστευτικότητα των εγγράφων. Ευτυχώς, το WPS Office διευκολύνει αυτή την ανησυχία, προσφέροντας όχι μία, ούτε δύο, αλλά τρεις ισχυρές δυνατότητες ασφαλείας για να διατηρήσετε τα έγγραφά σας ασφαλή και να μπορείτε να τα μοιράζεστε με απόλυτη μυστικότητα.
Με το WPS Office, μπορείτε να επικεντρωθείτε στη δουλειά σας χωρίς την συνεχή ανησυχία της μη εξουσιοδοτημένης πρόσβασης. Τα μέτρα ασφαλείας του το καθιστούν μια αξιόπιστη επιλογή για όποιον χειρίζεται ευαίσθητες πληροφορίες. Κατεβάστε το WPS Office σήμερα και απολαύστε την ηρεμία κατά τη διάρκεια της εργασίας σας—τα ευαίσθητα δεδομένα σας αξίζουν την καλύτερη ασφάλεια!
