Često sam se pitao koliko su zapravo sigurni alati kojima svakodnevno povjeravamo povjerljive podatke i dokumente. Jedna pogreška može dovesti do ozbiljnih posljedica – od promjena politike do pravnih problema. Kao netko tko je više puta imao posla s osjetljivim informacijama, shvatio sam da je vrijeme da dublje istražim koliko su te platforme zaista pouzdane.
U ovom članku pokazat ću vam najbolje načine za dijeljenje osjetljivih dokumenata u Google Dokumentima bez straha od curenja informacija. Također ću podijeliti ključne savjete kako biste osigurali da vaši podaci ostanu potpuno privatni i sigurni.
Dijeljenje dokumenata s određenim osobama ili grupama
Google Dokumenti su izvrstan alat koji omogućuje jednostavno dijeljenje datoteka putem e-maila ili čak poruka – samo podijelite poveznicu na dokument. Bez obzira dijelite li s jednom osobom ili grupom, imate potpunu kontrolu nad tim tko ima pristup. Možete jednostavno upravljati dozvolama i odlučiti tko može pregledavati, komentirati ili uređivati dokument.
Savjet
Ako dijelite osjetljive ili povjerljive informacije s grupom, važno je obratiti pozornost s kojeg računa dijelite. Najbolje je koristiti osobni račun kad dijelite visoko osjetljive dokumente. Ako dijelite dokument s poslovnog ili školskog računa, možete nenamjerno omogućiti pristup administratorima, što može ugroziti privatnost. Ova jednostavna mjera može pomoći u zaštiti podataka unutar namijenjene grupe.
Ograničavanje pristupa
U Google Dokumentima možete vrlo jednostavno kontrolirati tko ima pristup dokumentu unošenjem e-mail adresa osoba kojima želite omogućiti pristup. Kao vlasnik i urednik dokumenta, vi ste odgovorni za upravljanje pristupom – tko može pregledavati, komentirati ili uređivati datoteku.
Ova opcija vam omogućuje da zaštitite dokument i osigurate da samo ovlaštene osobe imaju pristup, čime čuvate osjetljive informacije.
Korak 1: U Google Dokumentima kliknite gumb „Dijeli“ u gornjem desnom kutu ekrana.
Korak 2: Pojavit će se prozor za dijeljenje. Upišite e-mail adresu osobe s kojom želite podijeliti dokument.
Korak 3: Odaberite razinu pristupa za primatelja putem padajućeg izbornika.
Pregledatelj (Viewer) – može samo pregledavati dokument.
Urednik (Editor) – može uređivati dokument.
Komentator (Commenter) – može ostavljati komentare, ali ne može mijenjati sadržaj.
Korak 4: Po želji možete dodati i osobnu poruku s uputama ili objašnjenjem.
Korak 5: Kada ste postavili dozvole, kliknite na ikonu poveznice za kopiranje linka ili pritisnite „Pošalji“ kako biste poslali e-mail s dokumentom
Sprečavanje ispisa, uređivanja i kopiranja sadržaja
Za dodatnu sigurnost možete ograničiti pristup tako da korisnicima omogućite samo pregledavanje ili komentiranje. Obje opcije onemogućuju uređivanje, kopiranje i ispisivanje dokumenta, čime se osigurava da vaš sadržaj ostane netaknut.
Korak 1: Kliknite gumb „Dijeli“ u gornjem desnom kutu.
Korak 2: Pojavit će se prozor za dijeljenje. Unesite e-mail adresu osobe kojoj želite omogućiti pristup.
Korak 3: Iz padajućeg izbornika odaberite razinu pristupa:
Pregledatelj (Viewer) – može samo gledati, bez mogućnosti mijenjanja.
Urednik (Editor) – može potpuno uređivati dokument.
Komentator (Commenter) – može dodavati komentare, što je korisno za prikupljanje povratnih informacija.
Korak 4: Nakon što odaberete razinu pristupa, kliknite na ikonu "Postavke" kako biste uključili dodatne opcije dijeljenja.
Korak 5: U postavkama imate još dvije opcije koje možete uključiti:
Opcija 1: Omogućuje osobama s pristupom kao "Urednik" da mijenjaju postavke dijeljenja.
Opcija 2: Omogućuje korisnicima s pristupom kao "Pregledatelj" ili "Komentator" da preuzmu, ispisaju ili kopiraju dokument.
Korak 6: Kada ste odabrali željene postavke pristupa, kliknite na "Kopiraj poveznicu" kako biste ju podijelili s drugima ili na "Gotovo" za izlazak iz dijaloškog okvira za dijeljenje.
Ako korisniku dodijelite Pregledatelj, on može samo čitati sadržaj. Ako mu dodijelite ulogu Komentatora, može davati povratne informacije bez mijenjanja originalnog teksta. Ova razina kontrole omogućuje vam da dijelite svoj rad radi pregleda ili komentara bez rizika od neželjenih izmjena.
Dodavanje datuma isteka pristupa
Jedna od korisnih opcija je postavljanje datuma isteka pristupa. Time možete omogućiti nekome pristup dokumentu na određeno vremensko razdoblje, nakon čega više neće moći pristupiti sadržaju. Odlična opcija za zadržavanje kontrole nad povjerljivim informacijama.
Korak 1: U dijaloškom okviru za dijeljenje, unesite e-mail adresu osobe kojoj želite poslati dokument.
Korak 2: Zatim kliknite na padajući izbornik i odaberite opciju "Dodaj datum isteka".
Korak 3: Ispod e-mail polja pojavit će se datum i vrijeme. Prilagodite ih prema trajanju pristupa koje želite omogućiti.
Korak 4: Na kraju kliknite "Pošalji" kako biste poslali dokument putem e-maila ili odaberite "Kopiraj poveznicu" kako biste podijelili datoteku putem poveznice.
Napomena: Postavljanje datuma isteka moguće je samo s poslovnim ili školskim Google računima. Ako koristite osobni račun, ova opcija možda neće biti dostupna. Ako planirate dijeliti povjerljive informacije i želite ograničiti pristup u vremenskom okviru, provjerite koristite li odgovarajući račun.
Zaštita dokumenata lozinkom
Ako želite dodatno osigurati svoje osjetljive dokumente, zaštita lozinkom je izvrstan korak. Ipak, Google Docs ne nudi ugrađenu opciju za postavljanje lozinke. Stoga ćete morati učiniti nekoliko dodatnih koraka.
Preuzimanje Google dokumenta kao PDF datoteke
Prvo trebate preuzeti svoj Google dokument kako biste ga mogli zaštititi kao PDF.
Korak 1: Kliknite na izbornik "Datoteka", zatim odaberite "Preuzmi".
Korak 2: Zatim kliknite na opciju "PDF dokument (.pdf)" kako biste preuzeli PDF verziju svog dokumenta.
Sigurnost PDF-a pomoću lozinke
Nakon što preuzmete dokument, možete ga šifrirati i zaštititi lozinkom pomoću WPS Office-a, sveobuhvatnog softvera kojem možete vjerovati.
Korak 1: Otvorite PDF datoteku u WPS Office-u i idite na karticu "Zaštita" (Protect).
Korak 2: U izborniku Zaštita kliknite na "Šifriraj" (Encrypt) kako biste započeli zaštitu PDF-a.
Korak 3: Postavite lozinku za PDF, a zatim kliknite na "Potvrdi" (Confirm).
Prenošenje PDF-a zaštićenog lozinkom na Google Drive
Sada imam svoj Google dokument koji sam preuzeo kao PDF, a uz pomoć WPS Office-a postavio sam lozinku kako bih ga zaštitio. Posljednji korak je učitavanje zaštićenog PDF-a na Google Drive radi lakšeg pristupa.
Korak 1: U pregledniku otvorite Google Drive
Korak 2: Jednostavno povucite i ispustite PDF datoteku kako biste je prenijeli. Alternativno, kliknite na "Novo", a zatim odaberite "Prenesi datoteku" i odaberite svoj PDF.
Kada se dokument učita na Google Drive, neće biti moguće otvoriti PDF bez lozinke.
Ili jednostavno možete preskočiti sve te korake i koristiti WPS Office, gdje su vaši dokumenti već zaštićeni. Uz više sigurnosnih značajki na raspolaganju, WPS Office vam omogućuje da učinkovito povećate sigurnost svojih datoteka. Bilo da trebate šifrirati datoteke, dodati vodene žigove ili ograničiti uređivanje—WPS Office ima rješenje za vas.
Najsigurniji i najjednostavniji način dijeljenja: Korištenje WPS Office-a
WPS Office je moj omiljeni uredski paket iz mnogo razloga, ali najviše zbog sigurnosti bez kompromisa. Nudi više sigurnosnih funkcija na koje se često oslanjam, osobito kad radim s osjetljivim ili povjerljivim informacijama.
WPS Office omogućuje jednostavno i, što je najvažnije, sigurno dijeljenje dokumenata. Bilo da surađujete s timom ili šaljete privatnu datoteku, možete biti sigurni da su vaši podaci zaštićeni. Osim toga, potpuno je besplatan za preuzimanje i korištenje, što ga čini izvrsnom alternativom skupim uredskim alatima.
Od šifriranja do ograničavanja pristupa, WPS Office osigurava da vaši dokumenti ostanu sigurni na svakom koraku. Bilo da radite na računalu ili mobilnom uređaju, dijeljenje važnih datoteka nikad nije bilo lakše—ili sigurnije.
Online dijeljenje dokumenata putem WPS Office-a
Iako je WPS Office poznat kao izvrstan offline uredski paket, on također briljira u online dijeljenju, nudeći besprijekorno iskustvo dijeljenja dokumenata. Evo kako sigurno dijeliti dokumente online koristeći WPS Office:
Korak 1: Otvorite dokument koji želite podijeliti i kliknite na gumb "Dijeli" u gornjem desnom kutu zaslona.
Korak 2: WPS Office nudi različite opcije dijeljenja, ali fokusirajmo se na "Dijeli kao poveznicu". Ova opcija omogućuje vam jednostavno online dijeljenje dokumenata.
Korak 3: U polju "Svatko s poveznicom", možete odabrati tko ima pristup dokumentu.
Ako želite da drugi mogu uređivati, odaberite "Uredi".
Ako želite da dokument bude samo za pregled, odaberite "Pregledaj".
Korak 4: Za dodatnu sigurnost uključite opciju onemogućavanja preuzimanja, kako bi dokument ostao online i nije ga moguće spremiti lokalno.
Korak 5: Također možete postaviti datum isteka poveznice, čime kontrolirate trajanje dijeljenja. Ovo je savršeno za vremenski osjetljive projekte!
Dijeljenje dokumenata izvan mreže (Offline)
Online verzija WPS Office-a nudi niz sigurnosnih značajki koje vam daju mir kada dijelite ili pohranjujete dokumente. Ono što WPS čini još boljim jest to što odgovara svakome—bilo da koristite paket online ili offline.
Za korisnike koji rade offline, WPS Office također ne pravi kompromise kad je sigurnost u pitanju. Zapravo, nudi jednako snažnu zaštitu s još više opcija poput šifriranja, zaštite lozinkom i ograničavanja uređivanja. Bez obzira gdje i kako radim, moji dokumenti su uvijek sigurni. Evo kako WPS Office štiti moje dokumente:
Ograničavanje uređivanja u dokumentu
Jedan od prvih koraka koje poduzimam prilikom dijeljenja dokumenta je ograničavanje prava na uređivanje. S WPS Office-om lako mogu odlučiti tko smije mijenjati dokument. Ovo je posebno korisno kada dijelim dokumente koji se trebaju pregledati, ali ne i mijenjati, poput ugovora ili konačnih verzija izvještaja.
Korak 1: Otvorite dokument koji želite podijeliti u WPS Office-u.
Korak 2: Idite na karticu "Pregled" (Review) i kliknite na gumb "Ograniči uređivanje" (Restrict Editing) u alatnoj traci.
Pojavit će se nova ploča s desne strane. Ovdje imate dvije ključne opcije:
Ograniči oblikovanje: Zaključajte određene stilove, npr. naslove, tako da ih nitko ne može mijenjati.
Primijeni zaštitu:
Učinite dokument samo za čitanje
Omogućite praćenje promjena
Dozvolite komentare bez izmjena originalnog sadržaja
Omogućite ispunjavanje obrazaca bez ostalih izmjena
Korak 3: Odaberite razinu zaštite koja odgovara vašim potrebama.
Savjet: WPS Office će vas zatražiti da postavite lozinku kako biste zaključali ove postavke, osiguravajući da samo vi odlučujete kako će se vaš dokument koristiti.
S aktiviranom funkcijom ograničenog uređivanja, možete s povjerenjem dijeliti svoj dokument, znajući da je vaš sadržaj zaštićen onoliko koliko vi to želite.
Bez neželjenih izmjena, bez iznenađenja—samo mir i sigurnost!
Šifriranje dokumenta
WPS Office ide korak dalje sa značajkom Encrypt File, omogućujući vam da šifrirate dokumente izravno unutar aplikacije i tako spriječite neovlašteni pristup.
Korak 1: Otvorite dokument u WPS Office-u i kliknite na "Izbornik" (Menu) u gornjem lijevom kutu.
Korak 2: Pronađite "Šifriranje dokumenta" (Document Encryption) i kliknite na "Encryption".
Korak 3: Otvorit će se prozor u kojem možete postaviti lozinke za pregledavanje i/ili uređivanje dokumenta.
Korak 4: Za napredne opcije šifriranja kliknite na "Napredno" (Advanced).
Korak 5: Odaberite željeni tip šifriranja i kliknite "OK".
Korak 6: Po želji uključite dodatne opcije privatnosti (npr. sakrij svoj identitet).
Korak 7: Kliknite "OK" za potvrdu.
Ova funkcija je posebno korisna kad se radi o povjerljivim izvješćima, ugovorima ili osjetljivim informacijama.
Pretvorba u PDF s ograničenjima
PDF-ovi su teže izmjenjivi nego Word dokumenti, pa su idealni za dijeljenje važnih informacija.
1. Izvoz u PDF
Jednostavnim izvozom, vaš dokument postaje znatno sigurniji. PDF-ovi su teže izmjenjivi od drugih formata dokumenata, što ih čini idealnim za dijeljenje važnih informacija.
Korak 1: Otvorite Word dokument u WPS Office-u.
Korak 2: Kliknite na gumb "Izbornik" (Menu) u gornjem lijevom kutu, zatim odaberite "Izvoz u PDF" (Export to PDF).
Korak 3: Pojavit će se dijaloški okvir. Tu možete odabrati gdje spremiti dokument, koje stranice uključiti i slično.
Korak 4: Kada ste gotovi s postavkama, kliknite na "Izvoz" (Export) za završetak konverzije.
2. Primjena zaštite lozinkom
Značajka "Protect" u WPS PDF-u ide korak dalje, omogućujući vam postavljanje vlasničke lozinke koja ograničava ispisivanje i kopiranje PDF-a. Da biste to omogućili, odaberite opciju "Protect" unutar WPS Office-a i osigurajte da su dozvole za ispis i kopiranje onemogućene. Time osiguravate da, čak i ako netko može otvoriti vaš PDF, neće ga moći duplicirati ni ispisivati bez vašeg odobrenja.
Korak 1: Otvorite novokonvertirani PDF dokument pomoću WPS PDF-a.
Korak 2: Idite na karticu "Protect", zatim izaberite "Encrypt" iz ponuđenih opcija.
Korak 3: U prozoru "Encrypt", imate dvije mogućnosti za zaštitu dokumenta:
Postavite lozinku za otvaranje: Samo ovlašteni korisnici mogu vidjeti PDF jer je za otvaranje potrebna lozinka.
Postavite lozinku za uređivanje i izdvajanje: Ograničava radnje poput ispisivanja, kopiranja i izmjena, dajući vam veću kontrolu nad dijeljenjem sadržaja.
Korak 4: Nakon podešavanja lozinki, kliknite "Confirm" kako biste spremili postavke enkripcije.
Napomena: Lozinku pohranite na sigurno mjesto jer se ne može oporaviti zbog sigurnosne politike WPS Office-a koja ne sprema korisničke lozinke.
Korak 5: Zatvorite PDF. Prilikom sljedećeg otvaranja, PDF će tražiti lozinku – vaša je datoteka sada zaštićena.
Najčešća pitanja
1. Jesu li Google dokumenti s postavkom "svi koji imaju poveznicu" sigurni ako ne dijelim poveznicu?
Ne u potpunosti. Poveznica sadrži nasumični niz od 44 znaka, što ju čini teškom za pogoditi, no postoji rizik slučajnog dijeljenja, spremanja u povijesti preglednika, međuspremniku ili proširenjima. Za veću sigurnost, ograničite pristup isključivo korisnicima s vašeg Google računa.
2. Što odmah učiniti ako su moji podaci izloženi putem Google Dokumenata?
Promijenite dozvole: Provjerite postavke dijeljenja i uklonite pristup neovlaštenim korisnicima.
Utvrditi uzrok: Istražite kako je došlo do curenja podataka i implementirajte mjere zaštite.
Obavijestite pogođene osobe: Upozorite one čiji su podaci potencijalno izloženi i provjerite postojeće sigurnosne mjere.
3. Kako dijeliti više Google dokumenata odjednom?
Otvorite Google Drive i pomoću Ctrl ili Shift označite više dokumenata. Kliknite na gumb "Dijeli", prilagodite postavke i kliknite "Gotovo". Brža metoda je dijeljenje putem e-pošte, a možete i stvoriti mapu i dodati samo određene korisnike s pristupom.
Zaštitite svoje osjetljive podatke pomoću WPS Office-a
Rad s dokumentima koji sadrže povjerljive informacije velika je odgovornost. U digitalno doba, sigurnosne prijetnje su stvarne i često nepredvidive. Pravilne prakse pri dijeljenju osjetljivih dokumenata putem Google Dokumenata pomoći će vam da zadržite povjerljivost. No, WPS Office ide korak dalje nudeći čak tri snažne sigurnosne značajke koje osiguravaju da su vaši dokumenti maksimalno zaštićeni i da ih možete dijeliti u potpunoj tajnosti.
S WPS Office-om, možete se usredotočiti na svoj posao bez stalne brige o neovlaštenom pristupu. Njegove sigurnosne mjere čine ga pouzdanim izborom za sve koji rukuju osjetljivim informacijama. Preuzmite WPS Office već danas i radite s mirom – jer vaši osjetljivi podaci zaslužuju najvišu razinu zaštite!
