Det har vært tider hvor jeg har startet et prosjekt med en klient og forsikret dem om at våre samtaler og vårt arbeid vil forbli konfidensielt. Men jeg har ofte lurt på sikkerheten til selve dokumentene, spesielt under overføringen. Med så mange tilfeller av brudd på tilliten, er det veldig viktig å tenke på hvordan man kan beskytte sensitiv informasjon.
Hvis du har dokumenter du vil holde hemmelige mellom deg og din klient, og du ikke vil at de skal havne i gale hender, er jeg her for å dele noen effektive strategier. I denne artikkelen skal jeg veilede deg gjennom de beste metodene for hvordan du deler dokumenter trygt, slik at de kun når den tiltenkte mottakeren.
Bruk WPS Office
Først på listen er en gratis kontorpakke-applikasjon: WPS Office, som lar deg dele arbeidet ditt med andre på en trygg og kontrollert måte. For noen som ofte deler arbeid med klienter via dokumenter, foretrekker noen online tilgang mens andre liker å motta filer for å se over dem offline senere. Jeg valgte WPS Office som min favorittløsning. WPS Office gir deg kontrollfunksjoner som lar deg begrense hvem som kan redigere, se eller dele filene dine, slik at innholdet ditt er trygt, og arbeidet, ideene eller forskningen din kan deles med selvtillit.
Når det gjelder den kontrollerte metoden, hadde jeg med WPS Office fleksibiliteten til å sette begrenset tilgang når jeg delte filene mine og også tildele forskjellige passord for hvem som kan se eller endre innholdet i dokumentet. I tillegg er det ingen begrensninger for deg – enten du vil dele et dokument online eller offline, så gir WPS Office løsninger som dekker begge behov på en trygg og brukervennlig måte.
Jeg vet at du har lett etter en tekstbehandler som lar deg dele dokumentene dine sikkert, så hvorfor gå glipp av det beste tilbudet, spesielt når det er gratis? La oss ta en titt på kontrollene i WPS Office som lar deg sende filer sikkert og privat.
Begrens redigering i filen
Å begrense redigering er en fin funksjon for å kontrollere nivået av tilgang du vil ha over dokumentene dine når de deles offline via WPS Office. Disse kontrollene kan variere avhengig av behovene dine. For eksempel, hvis du jobber med en forskningsoppgave og ikke vil at kollegene dine skal gjøre endringer i "Overskrift 3"-seksjonene, kan du enkelt sette opp dette gjennom funksjonen "Begrens redigering" i WPS Office.
La oss gå gjennom hvordan du får tilgang til verktøyet "Begrens redigering" i WPS Office for å dele dokumentene dine trygt:
Trinn 1: Åpne dokumentet du vil dele med WPS Office.
Trinn 2: I WPS Writer går du til fanen "Gjennomgang" og klikker på knappen “Begrens redigering” som ligger i Gjennomgang-verktøylinjen.
På dette tidspunktet vil du se panelet for "Begrens redigering" åpnes på høyre side av WPS Writer-grensesnittet. Her har du to hovedalternativer å velge mellom:
Begrensningskontroll: Dette alternativet lar deg hindre andre i å gjøre endringer i spesifikke stiler. For eksempel kan du forhindre andre fra å endre stilen for "Overskrift 3" i dokumentet ditt.
Angi beskyttelse: Dette alternativet gir ekstra måter å beskytte dokumentet ditt mot unødvendige endringer. Du kan velge å:
Gjøre dokumentet skrivebeskyttet, slik at ingen kan gjøre endringer.
Aktivere spor endringer, slik at du senere kan godta eller avvise endringer gjort av andre.
La andre kommentere i dokumentet uten å endre innholdet.
La andre fylle ut skjemaer uten å endre format eller innhold.
Trinn 3: Velg alternativet som passer best for dine dokumentbeskyttelsesbehov før du deler det.
Merk: Hvis du velger et beskyttelsesalternativ, må du opprette et passord for å aktivere beskyttelsen.
Når du har aktivert "Begrens redigering"-modus, kan du trygt dele dokumentet ditt med andre, med visshet om at innholdet ditt er sikkert.
Krypter filen
WPS Office lar deg også kryptere dokumentene dine før du deler dem med andre. Dette hindrer uautorisert tilgang, ettersom andre trenger et passord for å se dokumentet ditt. Med avanserte krypteringsalternativer sørger WPS Office for dokumentets sikkerhet mens det deles med andre. Slik kan du enkelt kryptere dokumentene dine med WPS Office:
Trinn 1: Åpne dokumentet i WPS Office og klikk på "Meny"-knappen øverst til venstre i WPS Writer-grensesnittet.
Trinn 2: Fra listen med alternativer velger du "Dokumentkryptering" og klikker deretter på "Kryptering" i undermenyen.
Trinn 3: Krypteringsvinduet åpnes nå. Her kan du sette et passord for å se dokumentet og et eget passord for å endre det, noe som gir deg bedre kontroll og fleksibilitet.
Trinn 4: For flere avanserte krypteringsalternativer, skroll til høyre og klikk på knappen "Avansert".
Trinn 5: Velg hvilken type kryptering du ønsker for dokumentet ditt, og klikk deretter "OK".
Trinn 6: WPS Office tilbyr også noen personvernalternativer, som å skjule identiteten din.
Trinn 7: Når du har bekreftet krypteringen av dokumentet, klikker du rett og slett på "OK".
Dokumentet ditt er nå kryptert med hjelp av WPS Office. Hvis du har satt avansert kryptering, blir det vanskelig for uautoriserte å tyde de krypterte dataene, noe som hjelper med å sikre sensitiv informasjon mens dokumentene deles offline.
Del dokumenter online
Akkurat som andre nettbaserte tekstbehandlere gir WPS Office deg muligheten til å dele dokumentene dine online, men med ekstra funksjoner som utløpsdatoer og muligheten til å deaktivere nedlastinger. Disse funksjonene gir deg bedre kontroll over dokumentene dine når du deler dem med andre. Slik kan du dele dokumentene dine online med WPS Office:
Trinn 1: Åpne dokumentet du ønsker å dele, og klikk deretter på "Del"-knappen øverst til høyre.
Trinn 2: WPS Office tilbyr ulike delingsalternativer, men for nå holder vi oss til alternativet "Del som lenke", hvor du kan dele dokumentene online.
Trinn 3: I feltet "Alle med lenken" kontrollerer du tilgangen til dokumentene dine. Hvis du vil gi andre muligheten til å redigere dokumentet, velger du "Rediger" fra rullegardinmenyen, eller bytter til "Vis" for kun visning.
Trinn 4: Du kan også deaktivere nedlastinger ved å bruke bryteren for å hindre at dokumentene dine lastes ned.
Trinn 5: Sett en tidsbegrensning! Ved å angi en utløpsdato for lenken, kan du kontrollere hvor lenge dokumentet skal deles, noe som kan være nyttig i visse situasjoner.
Det jeg likte best med WPS Office er at selv om jeg satte en utløpsdato, kan jeg alltid velge å stoppe delingen av lenken. Dette alternativet lar meg kutte tilgangen til dokumentet når jeg vil.
Og det beste er at når du stopper lenken, blir den ugyldig. Når du vil dele dokumentet på nytt, opprettes en ny lenke. Dette er veldig hjelpsomt sammenlignet med andre verktøy hvor lenken forblir den samme, noe som betyr at hvis du senere gir tilgang igjen, trenger du ikke å lage et nytt dokument bare for å få en ny lenke – du kan umiddelbart generere en ny lenke for å dele med en ny gruppe.
Bruk Google Docs
Et annet flott alternativ for å dele dokumenter online er Google Docs, et gratis, nettbasert verktøy som lar deg jobbe med dokumentene dine hvor som helst. Med innebygd skylagring, sømløst samarbeid og sanntidsredigering, gjør Google Docs det utrolig enkelt å dele filene dine. I tillegg tilbyr det ulike tilgangskontrollfunksjoner slik at du kan styre hvem som kan se eller redigere dokumentene dine.
Begrens tilgangen
Når du deler filene dine online, er det ofte en stor bekymring hvem som får tilgang. Vanligvis, når jeg deler en lenke til arbeidet mitt, er det en risiko for at lenken blir videresendt, noe som gir meg ingen kontroll. Google Docs løser dette problemet ved å la deg gi tilgang kun til bestemte e-postadresser eller en e-postliste. På denne måten er det bare de du har valgt som kan se dokumentet ditt, slik at andre ikke får tilgang selv om de har lenken.
Slik kan du dele et dokument med spesifikke personer ved å bruke Google Docs:
Trinn 1: I Google Docs klikker du på "Del"-knappen øverst til høyre på skjermen.
Trinn 2: Delingsdialogboksen åpnes. Skriv inn e-postadressen til den personen du vil dele dokumentet med i tekstboksen.
Trinn 3: Du kan nå velge nivået av tilgang du ønsker å gi denne e-posten eller e-postlisten. Klikk på rullegardinmenyen og velg mellom "Viser", "Redigerer" eller "Kommentator".
Trinn 4: Du kan også legge til en melding for å gi instruksjoner eller detaljer om dokumentet.
Trinn 5: Når du har satt opp tilgangen, klikker du på lenkeikonet for å kopiere og dele lenken, eller klikker på "Send"-knappen for å dele dokumentet direkte.
Forhindre utskrift, redigering og kopiering & liming (3 tilgangsnivåer)
Når du deler med Google Docs, lar det deg sette visse begrensninger på hvordan andre får tilgang til filene dine. La oss se på hvordan du kan justere disse tilgangsnivåene før du deler dokumentene dine:
Trinn 1: Klikk på "Del"-knappen øverst til høyre på skjermen for å få tilgang til delingsalternativene i Google Docs.
Trinn 2: Under "Generell tilgang" klikker du på rullegardinmenyen for å velge mellom to alternativer:
Begrenset tilgang: Dette gir deg full kontroll over dokumentet, og deling av lenken med andre vil ikke gi dem noen tilgang.
Alle med lenken: Med dette alternativet kan du velge hvilket tilgangsnivå du vil gi andre.
Trinn 3: Hvis du velger "Alle med lenken", klikker du på rullegardinmenyen for å velge hvilket tilgangsnivå du vil gi:
Viser: Andre kan bare se innholdet i dokumentet.
Redigerer: Dette gir full autorisasjon til alle med lenken til å gjøre endringer i dokumentet.
Kommentator: Dette lar andre legge igjen kommentarer på dokumentet ditt, noe som er nyttig for for eksempel tilbakemeldinger på en forskningsoppgave.
Trinn 4: Etter at du har satt tilgangsnivå, klikker du på "Innstillinger"-ikonet for å pålegge ytterligere kontroller.
Trinn 5: I Google Docs-innstillingene har du to ekstra alternativer å velge mellom:
Alternativ 1: Dette lar de med "Redigerer"-tilgang administrere delingstillatelser.
Alternativ 2: Dette alternativet lar de med "Viser" eller "Kommentator"-tilgang laste ned, skrive ut eller kopiere dokumentet.
Trinn 6: Når du har bestemt tilgangsnivået, klikker du rett og slett på "Kopier lenke" for å dele lenken med andre eller klikker på "Ferdig" for å lukke delingsdialogboksen.
Legg til en utløpsdato
Når du deler filer med spesifikke e-poster, kan du også sette en utløpsdato for å begrense tidsrammen dokumentet ditt kan nås. Denne funksjonen kan være veldig nyttig, men for øyeblikket tilbys den kun for kvalifiserte arbeids- eller skolekontoer. Så, hvis du har en arbeids- eller skolekonto, kan du sette en utløpsdato ved å følge disse stegene:
Trinn 1: I delingsdialogboksen skriver du inn e-postadressen til den personen du ønsker å dele dokumentet med.
Trinn 2: Klikk så på rullegardinmenyen og velg alternativet "Legg til utløpsdato".
Trinn 3: Du vil se en dato og klokkeslett under e-postfeltet. Endre dato og klokkeslett i henhold til hvor lenge du vil gi tilgang.
Trinn 4: Klikk så på "Send" for å dele dokumentet via e-post, eller klikk på "Kopier lenke" for å dele filen via en lenke.
Google Docs har vært min favoritt tekstbehandler for å dele filer med andre. Selv om det gir bekvemmeligheten med å få tilgang til dokumentene mine hvor som helst, har det noen begrensninger, som mangel på kryptering og visse funksjoner, for eksempel utløpsdatoer, som er begrenset til spesifikke kontotyper.
Bruk DRM-programvare for å forbedre sikkerheten
Google Docs har sikkerhetsbekymringer fordi det ikke gir en komplett løsning for å dele dokumenter; de kan lett videresendes til uønskede mottakere. En sikrere måte for deg å dele dokumentene dine på, er ved å bruke DRM-programvare som Locklizard Safeguard. Safeguard er en digital rettighetsstyringsløsning (DRM) som bruker kryptering, dokumentkontroller og en sikker visningsapplikasjon for å forhindre alle former for uautorisert deling. Grunnen til at jeg synes Locklizard Safeguard er nyttig er de avanserte sikkerhetsfunksjonene som lar deg dele dokumenter på en tryggere måte.
Bruk Locklizard Safeguard for å beskytte
Locklizard Safeguard sin første metode for å gi tilgang til andre innebærer at du lagrer og laster opp en fil innenfor Locklizard Safeguard-systemet. Når dokumentet ditt er lagret, kan det deles med andre. Slik fungerer det:
Din beskyttede PDF-fil lagres på disken din, og en tilsvarende post opprettes i administrasjonssystemet.
For hver person som trenger tilgang til din beskyttede PDF, oppretter du en brukerkonto.
En lenke til visningsprogrammet, sammen med lisensfilen deres, vil automatisk bli sendt til brukeren på e-post.
Etter at visningsprogrammet er installert og lisensfilen er aktivert (bare ved å klikke på den), blir den låst til den spesifikke enheten og kan ikke aktiveres på et annet sted med mindre du gir tillatelse.
Du har full kontroll over hvilke beskyttede dokumenter hver bruker kan få tilgang til gjennom administrasjonssystemet.
Deretter kan du dele dine DRM-beskyttede dokumenter ved å bruke Google Docs.
Trinn 1: Åpne dokumentet ditt i Google Docs og klikk på Fil-menyen øverst til venstre.
Trinn 2: Klikk deretter på alternativet "Last ned" og velg "PDF-dokument (.pdf)" for å laste ned Google Doc som en PDF.
Trinn 3: Finn den nedlastede PDF-en, høyreklikk på den, og velg "Gjør til sikker PDF" fra alternativene.
Trinn 4: Velg så DRM-kontrollene du vil bruke ved hjelp av Safeguard Writer.
Merk: Hvis du vil ha ekstra beskyttelse, kan du legge til et dynamisk vannmerke som viser brukerens navn – dette hindrer folk i å ta bilder av skjermen med en annen enhet.
Trinn 5: Klikk på “Publiser” for å lagre den sikre PDF-en på datamaskinen din. Dette vil kryptere filen og automatisk opprette en post i administrasjonssystemet.
Trinn 6: Opprett en brukerkonto for hver person du vil at skal se den beskyttede PDF-en. Gå enkelt til fanen "Kunder" i administrasjonssystemet og klikk "Legg til".
Trinn 7: Gi kunden tilgang ved å velge dokumentet i administrasjonssystemet og tildele de nødvendige tillatelsene du ønsker å gi.
Trinn 8: For å dele PDF-en, last den opp til Google Drive og klikk på delingsikonet.
Se Locklizard-beskyttede dokumenter i nettleseren
Locklizard Safeguard desktop-versjonen er sikker men en lang prosess, og formålet er å beskytte svært sensitive dokumenter. Men hvis du vil dele dokumentene dine med litt lavere sikkerhet, men med bedre kontroll enn Google Docs, tilbyr Locklizard også en nettbasert løsning. Slik fungerer det:
Trinn 1: For å aktivere Locklizard Safeguard nettleservisning etter at du har sikret dokumentet, velger du bare “Beskytt til WEB …” fra vinduet "Beskyttelsesstatus".
Trinn 2: Alternativt, start nettutgiver-applikasjonen, velg dokumentene du ønsker å laste opp til skybasert nettleservisning, og klikk deretter på “Publiser alle”.
Trinn 3: For å gi en kunde tilgang til nettleservisningen, velg de mer detaljerte pilene ved siden av navnet deres i fanen "Kunder" i administrasjonsportalen.
Trinn 4: Huk deretter av for “Aktivert” under “Nettleservisning” og send dem deres innloggingsinformasjon.
Konverter til PDF med begrensninger
En annen måte å dele dokumenter trygt med andre på, er ved å konvertere dem til PDF-er. PDF-er anses generelt som tryggere enn Word-dokumenter, med den viktige funksjonen at de kan være passordbeskyttet, noe som hindrer uautorisert tilgang.
Min favorittløsning for denne oppgaven er WPS Office, da den gjør det enkelt å konvertere Word-dokumenter til PDF-er. I tillegg tilbyr den en kraftig PDF-redigerer, som gir deg bedre kontroll over filene dine. La oss se nærmere på PDF-mulighetene i WPS Office og hvordan den kan hjelpe deg med å dele dokumenter trygt med andre.
Eksporter som PDF
Du kan eksportere filen din i PDF-format, noe som er en fantastisk måte å dele dokumentene dine på, ettersom det reduserer sjansene for uautoriserte endringer betraktelig. Men sikkerhet kan noen ganger fortsatt være en bekymring. WPS Office gir deg trygghet med omfattende sikkerhetsfunksjoner som går utover enkel deling. Slik kan du enkelt eksportere dokumentet ditt som en PDF:
Trinn 1: Først åpner vi Word-dokumentet med WPS Office.
Trinn 2: Klikk nå på "Meny"-knappen, som du finner øverst til venstre i WPS Writer-grensesnittet, og velg alternativet "Eksporter til PDF" fra menyen.
Trinn 3: Dialogboksen "Eksporter til PDF" åpnes, hvor du kan justere innstillinger som filsti og sideområde før du går videre.
Trinn 4: Etter at du har konfigurert de nødvendige innstillingene, klikker du på "Eksporter" for å fullføre konverteringsprosessen.
Når dokumentet har blitt konvertert til en PDF, kan du dele det med økt sikkerhet. Men hvis du vil forbedre dokumentets sikkerhet ytterligere, anbefaler jeg å bruke WPS PDF, som lar deg kryptere PDF-en og sette et passord for å begrense tilgangen, noe som gir enda bedre beskyttelse for dokumentet ditt.
Du kan bruke passordbeskyttelsesfunksjonen i WPS PDF for å i prinsippet sette en lås på PDF-en, slik at kun autoriserte personer kan få tilgang. Dette kraftige verktøyet lar deg sette forskjellige sikkerhetsnivåer. Du kan opprette ett passord for å åpne dokumentet og et eget passord for redigering.
Trinn 1: Åpne PDF-dokumentet du nettopp konverterte med WPS PDF.
Trinn 2: I WPS PDF går du til fanen "Beskytt" og velger "Krypter" fra Beskytt-verktøylinjen.
Trinn 3: I krypteringsvinduet finner du to alternativer for å sette opp et passord:
Sett et åpningspassord: Dette beskytter PDF-dokumentet ditt mot uautorisert tilgang. Den som får PDF-en, trenger passordet for å se innholdet.
Sett et passord for redigering og utvinning: Dette begrenser tilgangen til funksjoner som utskrift eller kopiering. Ved å sette et passord kan du hindre at innholdet ditt deles videre.
Trinn 4: Når du har satt passordene, klikker du på "Bekreft" for å aktivere krypteringen.
Merk: Sørg for å oppbevare passordet på et trygt sted og lagre kopier av det, for når først passordet er satt, kan det ikke gjenopprettes ettersom WPS Office ikke lagrer passord for bedre sikkerhet.
Trinn 5: Nå lukker du dokumentet og prøver å åpne PDF-en igjen, og du vil se at det kreves et passord for å få tilgang til dokumentet.
Gjennom denne metoden kan du også begrense spesifikke funksjoner, som å forhindre at noen skriver ut eller kopierer innholdet. Dette gir deg full kontroll over hvordan dokumentet deles og brukes, og gir deg den endelige tryggheten.
Bruk vannmerker
Å legge til et vannmerke i PDF-en din med WPS Office tar dokumentbeskyttelsen til et helt nytt nivå. Mens passordbeskyttelse sikrer at ingen kan kopiere eller skrive ut PDF-en din, legger et vannmerke til et ekstra lag med forsvar. Vannmerker fungerer som en synlig påminnelse og hindrer at noen tar skjermbilder eller bilder av innholdet ditt.
Trinn 1: Åpne PDF-en din i WPS PDF og gå til fanen "Rediger".
Trinn 2: Klikk nå på "Vannmerke"-knappen i Rediger-verktøylinjen for å se de tilgjengelige vannmerkene.
Trinn 3: Velg et av de forhåndsinnstilte vannmerkene som er tilgjengelige for å legge direkte til et vannmerke i PDF-en din.
Trinn 4: WPS PDF gir også muligheten til å legge til et egendefinert vannmerke. Klikk ganske enkelt på "Legg til" for å opprette et egendefinert vannmerke for PDF-en din.
Trinn 5: I vinduet "Sett inn vannmerke", opprett ditt egendefinerte vannmerke ved å sette skrifttype, farger, gjennomsiktighet og andre innstillinger.
Trinn 6: Når du har opprettet vannmerket ditt, klikker du på "OK" for å sette vannmerket inn i PDF-en din.
Med et vannmerke kan du vise eierskapet og ha kontroll over dokumentet ditt, selv i tilfeller hvor noen prøver å omgå andre sikkerhetstiltak. Dette ekstra steget sikrer at innholdet ditt forblir trygt og entydig ditt.
Ofte stilte spørsmål (FAQs)
1. Er Google Docs private?
Google Docs kan forbli private fra andre brukere så lenge du ikke deler dem og bruker sterk kontosikkerhet. Men siden de mangler ende-til-ende-kryptering, har Google muligheten til å få tilgang til dokumentene dine og kan utlevere dem til politimyndigheter hvis nødvendig. I tillegg samler Google data for å forbedre tjenestene og analyser, noe som kan påvirke personvernet ditt.
2. Kan jeg bruke VPN-er for å beskytte dataene mine?
Ja, bruk av VPN-er er en effektiv måte å beskytte dataene dine på. Med den økende bruken av fjernarbeid er det veldig viktig å beskytte sensitiv informasjon fra usikre offentlige nettverk. Ved å la ansatte få tilgang til bedriftsfiler gjennom en VPN, kan du beskytte data mot potensielle trusler. Denne metoden gir et ekstra lag av kryptering, som øker personvernet og sikrer et trygt arbeidsmiljø.
3. Hvordan konverterer jeg dokumenter til PDF-er?
Du kan enkelt konvertere dokumentene dine til PDF-er ved å bruke WPS Office sin "Eksporter til PDF"-funksjon. Følg disse trinnene:
Trinn 1: Åpne Word-dokumentet med WPS Office.
Trinn 2: Klikk på "Meny"-knappen øverst til venstre i WPS Writer-grensesnittet, og velg alternativet "Eksporter til PDF".
Trinn 3: Dialogboksen "Eksporter til PDF" åpnes, og du kan justere innstillinger som filsti og sideområde.
Trinn 4: Etter at du har konfigurert de nødvendige innstillingene, klikker du på "Eksporter" for å fullføre konverteringsprosessen.
Enestående dokumentsikkerhet med WPS Office
Når det gjelder å lære hvordan du deler dokumenter trygt, blir det raskt en kritisk sak. Selv med ulike metoder tilgjengelig, kan det ofte føles som om du bare skraper i overflaten av hva som virkelig er mulig for å beskytte filene dine. Det er her WPS Office trer inn, og tilbyr en helt kompromissløs sikkerhetsplan.
Med innebygde funksjoner som dokumentkryptering, passordbeskyttelse, samt både offline og online sikkerhetsalternativer – alt gratis – går WPS Office lenger enn noe annet kontorprogram som tilbyr denne omfattende sikkerheten uten ekstra kostnader. Dette gir deg alle grunner til å velge WPS Office for dine dokumentbeskyttelsesbehov.
