De multe ori am început un proiect cu un client, asigurându-l că discuțiile și munca noastră vor rămâne confidențiale. Totuși, m-am întrebat adesea despre securitatea documentelor în sine, mai ales în timpul transferului. Având în vedere cazurile tot mai frecvente de încălcări ale încrederii, este esențial să ne gândim la cum putem proteja informațiile sensibile.
Dacă ai documente pe care vrei să le păstrezi secrete între tine și clientul tău, fără să ajungă în mâinile greșite, sunt aici să îți împărtășesc câteva strategii eficiente. În acest articol, te voi ghida prin cele mai bune practici pentru a împărtăși documente în siguranță, asigurându-te că ajung doar la persoana care trebuie.
Folosește WPS Office
Primul pe listă este o aplicație gratuită pentru birou: WPS Office, Acesta îți permite să împarți munca ta cu alții într-un mod sigur și controlat. Pentru cineva care trimite frecvent documente către clienți, unii preferă accesul online, iar alții vor să primească fișiere pentru a le revizui offline mai târziu. Eu am ales WPS Office ca soluția mea principală.
WPS Office îți oferă control asupra modului în care poți restricționa cine poate edita, vizualiza sau împărtăși fișierele tale. Astfel, munca ta, ideile și cercetările tale vor ajunge doar la cei care trebuie, fără să existe riscuri. În ceea ce privește controlul, folosind WPS Office, am avut flexibilitatea de a seta acces restricționat atunci când am împărtășit fișierele, și am putut să pun parole diferite pentru cei care aveau voie să vizualizeze sau să modifice documentul.
Mai mult, nu există limitări pentru tine – fie că vrei să împărtășești documentul online sau offline, WPS Office îți oferă soluții care se potrivesc în ambele cazuri, într-un mod sigur și ușor de utilizat. Știu că ai căutat un procesor de text care să-ți permită să împarți documentele în siguranță, așa că de ce să nu profiți de cea mai bună ofertă, mai ales că este gratuit? Hai să vedem cum poți să trimiti fișiere în siguranță folosind WPS Office.
Restricționează Editarea Fișierului
Restricționarea editării este o caracteristică grozavă pentru a controla nivelul de acces pe care îl dorești asupra documentelor tale atunci când sunt trimise offline prin WPS Office. Aceste controale pot varia în funcție de nevoile tale. De exemplu, dacă lucrezi la o lucrare de cercetare și nu vrei ca colegii tăi să modifice secțiunile „Heading 3”, poți să configurezi ușor acest lucru folosind funcția „Restricționează Editarea” din WPS Office.
Hai să vedem cum poți accesa funcția Restricționează Editarea în WPS Office pentru a împărtăși documentele în siguranță:
Pasul 1: Deschide documentul pe care vrei să-l împărtășești folosind WPS Office.
Pasul 2: În WPS Writer, mergi la tab-ul „Review” și apasă pe butonul „Restricționează Editarea” din panglica „Review”.
În acest moment, vei vedea panoul de Restricționare a Editării care se deschide pe partea dreaptă a interfeței WPS Writer. Aici vei avea două opțiuni principale:
Limitarea Controlului: Această opțiune îți permite să restricționezi accesul altora de a face modificări la anumite stiluri. De exemplu, poți preveni ca alții să modifice stilul „Heading 3” în documentul tău.
Setează Protecție: Această opțiune îți oferă metode suplimentare de a proteja documentul de modificări nepermise. Poți alege să:
Faci documentul doar în mod „citire”, împiedicând orice modificări.
Permi să se urmeze modificările, astfel încât să poți accepta sau respinge schimbările făcute de alții.
Permi altora să adauge comentarii la document fără a modifica conținutul efectiv.
Permi altora să completeze formulare fără a schimba formatul sau conținutul.
Pasul 3: Selectează opțiunea care se potrivește cel mai bine nevoilor tale de securitate a documentului înainte de a-l împărtăși.
Notă: Dacă alegi o opțiune de protecție, va trebui să setezi o parolă pentru a activa protecția.
După ce ai activat modul Restricționare a Editării, poți să împărtășești documentul în siguranță, știind că conținutul tău este protejat.
Criptarea Fișierului
WPS Office îți permite și să criptezi documentele înainte de a le împărtăși. Aceasta restricționează accesul neautorizat, deoarece alții vor avea nevoie de o parolă pentru a vizualiza documentul tău. Cu opțiuni avansate de criptare disponibile, WPS Office asigură securitatea documentului tău în timpul partajării. Iată cum poți cripta ușor documentele folosind WPS Office:
Pasul 1: Deschide documentul în WPS Office și apasă pe butonul „Meniu” în colțul stânga sus al interfeței WPS Writer.
Pasul 2: Din lista de opțiuni, selectează „Criptare Document” și apoi apasă pe „Criptare” din meniul derulant.
Pasul 3: Fereastra de criptare se va deschide acum. Aici poți seta o parolă pentru a vizualiza documentul și o parolă separată pentru a-l modifica, oferindu-ți mai mult control și flexibilitate.
Pasul 4: Pentru opțiuni avansate de criptare, derulează la dreapta și apasă pe butonul „Avansat”.
Pasul 5: Alege tipul de criptare pe care îl dorești pentru documentul tău, apoi apasă „OK”.
Pasul 6: WPS Office îți oferă și câteva opțiuni de confidențialitate, cum ar fi ascunderea identității tale.
Pasul 7: După ce ai confirmat criptarea documentului, apasă „OK”.
Documentul tău a fost acum criptat folosind WPS Office. Dacă ai activat criptarea avansată, documentul este protejat și va fi mult mai greu de accesat de către persoane neautorizate.
Partajează documente online
La fel ca și alte procesatoare de text online, WPS Office oferă și opțiunea de a partaja documentele tale online, dar cu funcții suplimentare, cum ar fi datele de expirare și posibilitatea de a dezactiva descărcările. Aceste funcții îți oferă mai mult control asupra documentelor tale atunci când le partajezi cu alții. Iată cum poți partaja documentele tale online folosind WPS Office:
Pasul 1: Deschide documentul pe care vrei să-l partajezi, apoi apasă pe butonul „Partajează” din colțul din dreapta sus.
Pasul 2: WPS Office oferă mai multe opțiuni de partajare, dar pentru acum, să rămânem cu opțiunea „Partajează ca link”, prin care poți partaja documentele tale online.
Pasul 3: În câmpul „Oricine are linkul”, controlează accesul la documentele tale. Dacă vrei să permiți altora să editeze documentul, selectează „Editare” din lista derulantă, sau schimbă-l în „Vizualizare” pentru a restricționa accesul doar la vizualizare.
Pasul 4: Poți, de asemenea, să dezactivezi descărcările folosind comutatorul pentru a împiedica descărcarea documentelor tale.
Pasul 5: Setează un termen limită! Setarea unei date de expirare pentru link-ul tău îți permite să controlezi cât timp va fi partajat documentul, ceea ce poate fi util în anumite situații.
Ceea ce mi-a plăcut cel mai mult la WPS Office este că, chiar dacă am setat o dată de expirare, pot alege oricând să opresc partajarea linkului. Această opțiune îmi permite să opresc accesul la documentul meu oricând doresc.
Și partea cea mai bună este că, odată ce oprești linkul, acesta devine invalid. Când vrei să partajezi din nou documentul, un nou link este generat. Asta este foarte util comparativ cu alte instrumente unde linkul rămâne același, ceea ce înseamnă că, dacă mai târziu permiți din nou accesul, nu trebuie să creezi un document nou doar pentru a obține un link nou — poți genera instantaneu un link nou pentru a-l partaja cu un grup nou.
Folosește Google Docs
O altă opțiune grozavă pentru a partaja documente online este Google Docs, un instrument gratuit bazat pe web care îți permite să lucrezi pe documentele tale de oriunde. Cu stocare în cloud integrată, colaborare fără întreruperi și editare în timp real, Google Docs face incredibil de ușor să partajezi fișierele tale. În plus, oferă diverse funcții de control al accesului pentru a te asigura că gestionezi cine poate vizualiza sau edita documentele tale.
Limitează Accesul
Atunci când îți partajezi fișierele online, controlul asupra persoanelor care pot avea acces este adesea o preocupare majoră. De obicei, când partajez un link către munca mea, există riscul ca acel link să fie trimis mai departe, lăsându-mă fără control. Google Docs rezolvă această problemă permițându-ți să acorzi acces doar anumitor adrese de email sau unei liste de emailuri. Astfel, doar persoanele pe care le-ai ales pot vizualiza documentul, asigurându-te că alții nu vor avea acces, chiar dacă au linkul.
Iată cum poți partaja un document cu persoane specifice folosind Google Docs:
Pasul 1: În Google Docs, apasă pe butonul „Partajează” situat în colțul din dreapta sus al ecranului.
Pasul 2: Se va deschide caseta de dialog de partajare. Introdu adresa de email a persoanei cu care vrei să partajezi documentul în câmpul de text.
Pasul 3: Acum poți selecta nivelul de acces pe care vrei să-l oferi acestei adrese de email sau listei de emailuri. Apasă pe meniul derulant și alege din opțiunile Vizualizator, Editor sau Comentator.
Pasul 4: Poți, de asemenea, să adaugi un mesaj pentru a oferi instrucțiuni sau a oferi detalii despre document.
Pasul 5: După ce ai setat accesul, apasă pe pictograma „Link” pentru a copia și partaja linkul, sau apasă pe butonul „Trimite” pentru a partaja documentul direct.
Prevenirea imprimării, editării și copiatului (3 niveluri de acces)
Partajarea documentelor în Google Docs îți permite să setezi anumite limite legate de cum pot alții accesa fișierele tale. Hai să vedem cum poți schimba aceste niveluri de acces înainte să împarți documentele:
Pasul 1: Dă click pe butonul „Partajare” din colțul dreapta sus al ecranului ca să intri în opțiunile de partajare din Google Docs.
Pasul 2: Sub secțiunea „Acces general”, dă click pe meniul derulant și alege una dintre cele două opțiuni:
Acces restricționat: Îți oferă control total asupra documentului, iar dacă trimiți linkul altora, ei nu vor putea intra.
Oricine are linkul: Cu această opțiune, poți alege ce fel de acces oferi celorlalți.
Pasul 3: Dacă alegi „Oricine are linkul”, dă click pe meniul derulant ca să alegi nivelul de acces:
Vizualizator: Ceilalți pot doar să vadă documentul.
Editor: Le dă tuturor cu linkul posibilitatea să facă modificări.
Comentator: Permite altora să lase comentarii în document, util dacă vrei păreri, de exemplu, pentru o lucrare de cercetare.
Pasul 4: După ce ai ales nivelul de acces, dă click pe pictograma „Setări” ca să adaugi mai mult control.
Pasul 5: În setările Google Docs, ai două opțiuni suplimentare din care poți alege:
Opțiunea 1: Le permite celor cu acces „Editor” să schimbe permisiunile de partajare.
Opțiunea 2: Le permite celor cu acces „Vizualizator” sau „Comentator” să descarce, imprime sau copieze documentul.
Pasul 6: După ce ai decis nivelul de acces, apasă pe „Copiere link” ca să trimiți linkul sau „Gata” ca să închizi fereastra de partajare.
Adaugă o dată de expirare
Când partajezi fișiere către adrese de email, poți seta și o dată de expirare, ca să limitezi perioada în care acel document poate fi accesat. E o funcție utilă, dar momentan e disponibilă doar pentru conturile de muncă sau școală eligibile. Dacă ai un astfel de cont, poți seta data de expirare așa:
Pasul 1: În fereastra de partajare, scrie adresa de email a persoanei cu care vrei să împărtășești documentul.
Pasul 2: Apoi, dă click pe meniul derulant și alege opțiunea „Adaugă dată de expirare”.
Pasul 3: Vei vedea o dată și o oră sub câmpul de email. Schimbă-le după perioada în care vrei ca persoana să aibă acces.
Pasul 4: Apoi dă click pe „Trimite” ca să trimiți documentul prin email sau pe „Copiază linkul” ca să îl trimiți prin link.
Google Docs a fost editorul meu de text preferat pentru a partaja fișiere cu alții. Totuși, deși îmi oferă comoditatea de a-mi accesa documentele de oriunde, are și câteva limite, cum ar fi lipsa criptării și anumite funcții, cum ar fi datele de expirare, care sunt disponibile doar pentru anumite tipuri de conturi.
Folosește software DRM pentru a îmbunătăți securitatea
Google Docs are probleme legate de securitate pentru că nu oferă o soluție completă pentru partajarea documentelor; ele pot fi trimise mai departe foarte ușor către persoane nedorite. O metodă mai sigură de a partaja documentele este să folosești un software DRM cum este Locklizard Safeguard. Safeguard este o soluție de gestionare a drepturilor digitale (DRM) care folosește criptare, controale asupra documentului și o aplicație specială pentru vizualizare pentru a opri orice formă de partajare neautorizată. Motivul pentru care consider util software-ul Locklizard Safeguard este că are funcții avansate de securitate care permit o partajare mult mai sigură a documentelor.
Folosește Locklizard Safeguard pentru protecție
Prima metodă prin care Locklizard Safeguard oferă acces altor persoane presupune salvarea și încărcarea unui fișier în sistemul Locklizard Safeguard. Odată ce documentul tău este salvat, el poate fi partajat cu alții. Uite cum funcționează:
Fișierul tău PDF protejat este salvat pe discul tău, și se creează un fișier corespondent în sistemul de administrare.
Pentru fiecare persoană care trebuie să aibă acces la PDF-ul tău protejat, vei crea un cont de utilizator.
Un link către aplicația Viewer, împreună cu fișierul lor de licență, va fi trimis automat prin email.
După ce aplicația Viewer este instalată și fișierul de licență este activat (doar printr-un clic), acesta va fi blocat pe acel dispozitiv specific și nu poate fi activat în altă parte decât dacă oferi tu permisiune.
Ai control total asupra documentelor protejate pe care fiecare utilizator le poate accesa, prin sistemul de administrare.
Apoi poți partaja documentele DRM-protejate folosind Google Docs.
Pasul 1: Deschide documentul tău în Google Docs și dă clic pe meniul „Fișier” din colțul din stânga sus.
Pasul 2: Apoi, dă clic pe opțiunea „Descarcă” și selectează „Document PDF (.pdf)” pentru a descărca documentul Google ca PDF.
Pasul 3: Găsește PDF-ul descărcat, dă clic dreapta pe el și alege opțiunea „Make Secure PDF”.
Pasul 4: Apoi, selectează controalele DRM pe care vrei să le aplici folosind Safeguard Writer.
Notă: Dacă vrei protecție suplimentară, poți adăuga un watermark dinamic care afișează numele utilizatorului – asta descurajează oamenii să facă poze la ecran cu alt dispozitiv.
Pasul 5: Dă clic pe „Publică” pentru a salva PDF-ul securizat pe calculatorul tău. Asta va cripta fișierul și va crea automat un fișier în sistemul de administrare.
Pasul 6: Creează un cont de utilizator pentru fiecare persoană care vrei să vadă PDF-ul protejat. Doar mergi la fila „Clienți” în sistemul de administrare și dă clic pe „Adaugă”.
Pasul 7: Acordă acces clientului tău selectând documentul în sistemul de administrare și atribuindu-i permisiunile dorite.
Pasul 8: Pentru a partaja PDF-ul, încarcă-l în Google Drive și dă clic pe iconița de partajare.
Vizualizează documente protejate cu Locklizard direct în browser
Versiunea desktop a Locklizard Safeguard este sigură, dar presupune un proces mai lung și e folosită în special pentru documente foarte sensibile. Totuși, dacă vrei să partajezi documente cu o securitate ceva mai redusă, dar cu mai mult control decât Google Docs, Locklizard oferă și o soluție direct în browser. Iată cum funcționează:
Pasul 1: Pentru a activa vizualizatorul web Locklizard Safeguard după ce ai securizat documentul, selectează pur și simplu „Protect to WEB…” din fereastra „Protection status”.
Pasul 2: Sau, poți lansa aplicația web publisher, alegi documentele pe care vrei să le urci în vizualizatorul web din cloud, apoi dai clic pe „Publish All”.
Pasul 3: Pentru a oferi acces unui client în vizualizatorul web, dă clic pe săgețile „mai multe detalii” de lângă numele lui, în tabul Customers din portalul tău de administrare.
Pasul 4: Apoi, bifează „Enabled” la „Web Viewer” și trimite-i datele de conectare.
Convertește în PDF cu restricții
O altă metodă prin care poți partaja documente în siguranță cu alte persoane este să le convertești în PDF-uri. În general, PDF-urile sunt considerate mai sigure decât documentele Word, având un avantaj important: protecția cu parolă, care ajută la prevenirea accesului neautorizat.
Alegerea mea preferată pentru această sarcină este WPS Office, pentru că face conversia documentelor Word în PDF-uri foarte ușoară. În plus, oferă și un editor PDF puternic, care îți oferă mai mult control asupra fișierelor tale. Hai să vedem mai de aproape ce poate face WPS Office cu PDF-urile și cum te poate ajuta să trimiți documente în siguranță.
Exportă ca PDF
Poți să exporți fișierul tău în format PDF, ceea ce este o metodă excelentă de a partaja documente, deoarece scade mult șansele ca cineva să le modifice fără permisiune. Totuși, uneori, securitatea poate fi încă o problemă. WPS Office îți oferă liniște sufletească prin funcții avansate de securitate, care merg mai departe de simpla partajare. Iată cum poți exporta ușor documentul ca PDF:
Pasul 1: Mai întâi, deschide documentul Word folosind WPS Office.
Pasul 2: Acum, dă click pe butonul „Meniu”, pe care îl găsești în colțul din stânga sus al interfeței WPS Writer, și alege opțiunea „Exportă ca PDF” din meniu.
Pasul 3: Se va deschide fereastra „Exportă ca PDF”, unde poți ajusta setări precum calea fișierului și intervalul de pagini înainte să continui.
Pasul 4: După ce ai configurat setările necesare, apasă „Exportă” ca să finalizezi procesul de conversie.
După ce documentul a fost convertit în PDF, îl poți partaja cu un nivel mai bun de securitate. Totuși, dacă vrei să îți protejezi documentul și mai bine, îți recomand să folosești WPS PDF, care îți permite să criptezi PDF-ul și să setezi o parolă pentru a restricționa accesul – oferind o protecție și mai mare.
Poți folosi funcția de protecție cu parolă din WPS PDF ca să pui, practic, un lacăt pe PDF-ul tău, astfel încât doar persoanele autorizate să-l poată deschide. Această unealtă puternică îți permite să setezi mai multe niveluri de securitate. Poți crea o parolă pentru vizualizarea documentului și una separată pentru modificare.
Pasul 1: Deschide documentul PDF pe care tocmai l-ai convertit, folosind WPS PDF.
Pasul 2: În WPS PDF, mergi la fila „Protejează”, apoi selectează „Criptează” din panglica de opțiuni.
Pasul 3: În fereastra Criptează, ai două opțiuni pentru a seta o parolă:
Setează parola de deschidere: Aceasta protejează documentul PDF împotriva accesului neautorizat. Oricine primește PDF-ul va avea nevoie de parolă pentru a-i vedea conținutul.
Setează o parolă pentru modificare și extragere: Aceasta blochează accesul la funcții precum tipărirea sau copierea. Setând o parolă, poți preveni ca materialul tău să fie distribuit mai departe.
Pasul 4: După ce ai setat parola, apasă butonul „Confirmă” ca să aplici criptarea.
Notă: Ai grijă să ții parola într-un loc sigur și să faci copii ale ei, pentru că odată setată, parola nu poate fi recuperată – WPS Office nu le salvează, tocmai pentru o securitate mai bună.
Pasul 5: Acum, închide și încearcă să redeschizi PDF-ul – vei vedea că ți se cere parolă pentru a accesa documentul.
Prin această metodă, poți limita și anumite funcții, cum ar fi tipărirea sau copierea conținutului. Astfel, ai control total asupra modului în care documentul tău este partajat și folosit, ceea ce îți oferă liniște deplină.
Folosește Watermark-uri
Adăugarea unui watermark în PDF-ul tău pentru siguranță, folosind WPS Office, duce protecția documentului la un nivel și mai înalt. În timp ce parola protejează împotriva copierii și tipăririi, watermark-ul adaugă un strat vizibil de apărare. Watermark-urile funcționează ca o descurajare vizuală – opresc pe cineva să facă capturi de ecran sau poze ale conținutului.
Pasul 1: Deschide PDF-ul tău în WPS PDF și mergi la fila „Editare”.
Pasul 2: Acum, dă click pe butonul „Watermark” din panglica de editare ca să vezi opțiunile disponibile.
Pasul 3: Alege una dintre opțiunile presetate pentru a adăuga direct un watermark în PDF.
Pasul 4: WPS PDF îți oferă și opțiunea de a adăuga un watermark personalizat. Dă click pe „Adaugă” ca să creezi unul propriu.
Pasul 5: În fereastra Introduce Watermark, poți crea watermark-ul tău alegând stilul fontului, culoarea, opacitatea și alte setări.
Pasul 6: După ce ai creat watermark-ul, apasă „OK” ca să-l inserezi în PDF.
Cu un watermark, îți poți revendica proprietatea și păstra controlul asupra documentului, chiar și în cazurile în care cineva încearcă să ocolească alte metode de securitate. Acest pas suplimentar asigură că materialul tău rămâne protejat și clar aparține ție.
Întrebări frecvente
1. Sunt Google Docs private?
Google Docs pot rămâne private față de alți utilizatori, atâta timp cât nu le distribui și ai o securitate bună a contului. Totuși, pentru că nu au criptare completă de tip capăt-la-capăt, Google poate accesa documentele tale și le poate furniza autorităților dacă este necesar. De asemenea, Google colectează date pentru a îmbunătăți serviciile și pentru analiză, ceea ce poate afecta intimitatea ta.
2. Pot folosi VPN-uri ca să-mi protejez datele?
Da, folosirea VPN-urilor este o metodă eficientă pentru protejarea datelor tale. Odată cu creșterea muncii de la distanță, este vital să protejezi informațiile sensibile de rețelele publice nesigure. Cerând angajaților să acceseze fișierele organizației printr-un VPN, îți protejezi datele de amenințări posibile. Acest lucru oferă un strat suplimentar de criptare, îmbunătățind confidențialitatea și asigurând un mediu de lucru sigur.
3. Cum convertesc documentele în PDF-uri?
Poți converti foarte ușor documentele tale în PDF-uri folosind funcția „Exportă ca PDF” din WPS Office. Urmează acești pași:
Pasul 1: Deschide documentul Word folosind WPS Office.
Pasul 2: Dă click pe butonul „Meniu” din colțul din stânga sus al interfeței WPS Writer, apoi alege opțiunea „Exportă ca PDF” din meniu.
Pasul 3: Se va deschide fereastra „Exportă ca PDF”, unde poți ajusta setările precum calea fișierului și intervalul de pagini.
Pasul 4: După ce ai configurat setările necesare, apasă „Exportă” ca să finalizezi procesul de conversie.
Securitate de neegalat a documentelor cu WPS Office
Când vine vorba de a învăța cum să partajezi documente în siguranță, devine rapid o chestiune foarte importantă. Chiar dacă ai mai multe metode la dispoziție, uneori ai senzația că abia zgârii suprafața în ceea ce privește protejarea reală a fișierelor. Aici intervine WPS Office, oferindu-ți un plan de securitate complet și fără compromisuri.
Cu funcții integrate precum criptarea documentelor, protecția prin parolă și opțiuni de siguranță atât offline cât și online – toate gratuite – WPS Office merge mai departe decât orice altă suită office. Nicio altă platformă nu oferă acest nivel de securitate completă fără costuri suplimentare, oferindu-ți toate motivele să alegi WPS Office pentru siguranța documentelor tale.
