Često sam se pitao koliko su zapravo bezbedni alati koje svakodnevno koristimo za obradu poverljivih podataka i dokumenata. Jedan pogrešan potez može dovesti do svega – od promene pravila do pravnih problema – i to je ozbiljan rizik. Kao neko ko se više puta susretao sa poverljivim informacijama, shvatio sam da je vreme da detaljnije ispitam da li su platforme kojima verujemo zaista pouzdane koliko tvrde da jesu.
U ovom tekstu, vodiću vas kroz najbolje načine za bezbedno deljenje poverljivih dokumenata u Google Dokumentima – bez bojazni od curenja informacija. Takođe ću podeliti ključne savete kako biste obezbedili da vaši podaci ostanu potpuno privatni i zaštićeni.
Deljenje dokumenata sa određenim osobama ili grupama
Google Dokumenti su fenomenalni jer kao alat u oblaku omogućavaju izuzetno jednostavno deljenje fajlova. Možete ih poslati putem e-pošte ili čak kao poruku – jednostavno podelite link do fajla. Bez obzira da li šaljete dokument grupi ili pojedincu, imate potpunu kontrolu nad tim ko ima pristup dokumentu. Lako možete upravljati dozvolama i omogućiti određenim osobama da pregledaju, komentarišu ili uređuju dokument.
Saveta za vas:
Kada delite poverljive informacije sa grupom, važno je da obratite pažnju sa kog naloga delite. Preporučuje se da uvek koristite lični nalog za dokumente koji sadrže izuzetno osetljive podatke. Ako delite fajl preko školskog ili poslovnog naloga, moguće je da administratori imaju pristup dokumentu, što može ugroziti poverljivost. Ova jednostavna mera može značajno doprineti bezbednosti vaših podataka.
Ograničavanje pristupa
U Google Dokumentima lako možete kontrolisati pristup dokumentu dodavanjem e-mail adresa osoba kojima želite da omogućite pristup. Kao vlasnik i urednik dokumenta, vi ste odgovorni za upravljanje dozvolama – ko može da vidi, komentariše ili uređuje fajl.
Ovo vam omogućava da zaštitite dokument i osigurate da samo pravi ljudi imaju pristup, čime se čuva poverljivost informacija. Jednostavno, ali moćno rešenje za bezbedno deljenje.
Koraci 1: U Google Dokumentima, kliknite na dugme "Share" (Deli) u gornjem desnom uglu ekrana
Koraci 2: Pojaviće se prozor za deljenje. U polje za unos unesite e-mail adresu osobe sa kojom želite da podelite dokument.
Koraci 3: Izaberite nivo pristupa: pomoću padajućeg menija postavite osobu kao gledalac (Viewer), urednik (Editor) ili komentator (Commenter), u zavisnosti od toga kakav pristup želite da omogućite.
Koraci 4: Po želji, možete dodati i personalizovanu poruku sa uputstvima ili dodatnim informacijama o dokumentu.
Koraci 5: Nakon što podesite dozvole, kliknite na ikonicu "Link" da kopirate deljivi link ili pritisnite "Send" da odmah pošaljete e-mail sa dokumentom.
Sprečavanje štampanja, uređivanja i kopiranja
Takođe možete dodeliti poseban nivo pristupa svakom korisniku – npr. kao Gledalac (Viewer) ili Komentator (Commenter). Ove opcije onemogućavaju uređivanje, kopiranje i štampanje, čime se dodatno štiti sadržaj dokumenta.
Koraci 1: Kliknite na dugme "Share" u gornjem desnom uglu Google Dokumenata.
Koraci 2: U prozoru koji se pojavi, unesite e-mail adresu osobe kojoj želite da omogućite pristup.
Koraci 3: Nakon unosa e-maila, odaberite željeni nivo pristupa iz padajućeg menija:
Viewer (Gledalac): Može samo da pregleda dokument, bez izmene sadržaja.
Editor (Urednik): Ima potpunu dozvolu za uređivanje dokumenta.
Commenter (Komentator): Može ostavljati komentare, što je korisno za prikupljanje povratnih informacija bez izmene originalnog teksta.
Korak 4: Nakon što izaberete nivo pristupa, kliknite na ikonicu „Podešavanja“ kako biste primenili dodatne kontrole deljenja.
Korak 5: U okviru podešavanja imate još dve opcije koje možete odabrati:
Opcija 1: Dozvoljava korisnicima sa pristupom „Urednik“ da podešavaju dozvole deljenja.
Opcija 2: Omogućava korisnicima sa pristupom „Gledalac“ ili „Komentator“ da preuzmu, odštampaju ili kopiraju dokument.
Koraci 6: Kada završite sa podešavanjem nivoa pristupa, kliknite na „Kopiraj link“ da biste podelili dokument sa drugima, ili na „Gotovo“ da zatvorite prozor za deljenje.
Kao gledalac, osoba može samo da čita sadržaj, dok kao komentator, može da ostavlja komentare bez menjanja originalnog teksta. Ova kontrola vam daje fleksibilnost da delite svoj rad radi pregleda ili povratnih informacija, bez rizika od neželjenih izmena.
Dodavanje datuma isteka pristupa
Još jedna korisna funkcija jeste mogućnost postavljanja datuma isteka pristupa. Ovo vam omogućava da dokument podelite sa nekim samo na određeni vremenski period, nakon čega dokument postaje nedostupan toj osobi. To je odličan način da zadržite kontrolu nad poverljivim informacijama, obezbeđujući da nakon isteka roka samo vi ponovo imate pristup dokumentu.
Koraci 1: U dijalogu za deljenje, unesite e-mail adresu osobe kojoj želite da pošaljete dokument.
Koraci 2: Zatim kliknite na padajući meni i izaberite opciju „Dodaj datum isteka“ (Add expiration).
Koraci 3:Datum i vreme će se pojaviti ispod polja za e-mail. Podesite vremenski period tokom kojeg želite da omogućite pristup.
Koraci 4: Na kraju, kliknite na „Pošalji“ kako biste dokument poslali putem e-pošte, ili izaberite „Kopiraj link“ da ga podelite putem linka.
Postavljanje datuma isteka dostupno je samo za poslovne ili školske Google naloge. Ako koristite lični Google nalog, ova opcija možda neće biti dostupna.
Zato, ako planirate da podelite poverljive informacije i želite da ograničite pristup na određeno vreme, proverite da li koristite odgovarajući tip naloga. Ako pokušate da to uradite sa ličnim nalogom, podešavanje možda neće uspeti, i dokument može ostati dostupan duže nego što ste planirali.
Zaštita dokumenata lozinkom
Kada je reč o zaštiti poverljivih dokumenata, zaštita lozinkom je odlična praksa. Međutim, Google Dokumenti ne nude ugrađenu zaštitu lozinkom za svoje fajlove. Ako želite dodatni sloj sigurnosti, moraćete da preduzmete nekoliko dodatnih koraka.
Preuzimanje Google dokumenta kao PDF-a
Prvi korak je da preuzmete Google dokument koji želite da zaštitite lozinkom u formatu PDF-a.
Koraci 1: Kliknite na meni „Datoteka (File)“, zatim na „Preuzmi (Download)”.
Koraci 2: Izaberite opciju „PDF dokument (.pdf)” da biste preuzeli dokument u PDF formatu.
Zaštita PDF-a lozinkom
Kada preuzmete dokument kao PDF, možete ga enkriptovati i zaštititi lozinkom koristeći WPS Office, pouzdan softver za obradu dokumenata.
Koraci 1: Otvorite PDF fajl u WPS Office i idite na karticu „Protect (Zaštita)”.
Koraci 2: U traci sa alatkama „Protect“, kliknite na opciju „Encrypt (Enkriptuj)” da biste započeli proces zaštite fajla.
Alt text: Šifrujte PDF pomoću WPS Office-a
Koraci 3: Postavite lozinku za PDF i kliknite na „Potvrdi (Confirm)”.
Alt text: Postavite lozinku u WPS Office-u
Otpremanje PDF dokumenta zaštićenog lozinkom na Google Drive
Sada imam svoj Google dokument, koji sam preuzeo kao PDF i pomoću WPS Office zaštitio lozinkom. Poslednji korak je otpremanje tog PDF-a na Google Drive radi lakšeg pristupa.
Korak 1: U pretraživaču otvorite Google Drive.
Korak 2: Jednostavno prevucite i otpustite svoj PDF fajl da biste ga otpremili. Alternativno, kliknite na dugme „Novo (New)”, zatim izaberite „Otpremi datoteku (File Upload)” i pronađite svoj PDF dokument.
Kada se dokument otvori na Google Drive, neće moći da se pristupi bez lozinke koju ste prethodno postavili.
Ili možete preskočiti sve ove komplikacije i jednostavno koristiti WPS Office, gde su vaši dokumenti sigurni i zaštićeni. Sa više bezbednosnih opcija na raspolaganju, WPS Office vam omogućava da lako povećate sigurnost dokumenata—bilo da ih šifrujete, dodajete vodene žigove ili ograničavate uređivanje.
Najefikasniji i najlakši način da delite dokumente bezbedno: uz WPS Office
WPS Office je moja omiljena kancelarijska aplikacija iz mnogo razloga, ali najveći razlog je neuporediva bezbednost. Ima nekoliko bezbednosnih funkcija na koje se oslanjam iznova i iznova, jer mi pružaju sigurnost—posebno kada radim sa poverljivim dokumentima.
WPS Office vam omogućava lako i, što je najvažnije, bezbedno deljenje dokumenata. Bilo da sarađujete sa timom ili šaljete privatne fajlove, možete biti sigurni da su vaši podaci dobro zaštićeni. Uz to, aplikacija je potpuno besplatna za preuzimanje i korišćenje, što je čini odličnom alternativom skupim kancelarijskim softverima.
Od enkripcije do ograničenog pristupa, WPS Office osigurava da vaši dokumenti ostanu zaštićeni u svakom koraku. Bilo da radite na računaru ili mobilnom uređaju, deljenje važnih fajlova nikada nije bilo lakše—ni sigurnije.
Deljenje dokumenata putem interneta
WPS Office je poznat kao izvanredan offline kancelarijski paket, koji vam omogućava da produktivno radite i bez internetske veze. Ipak, on se podjednako ističe i u online radu, nudeći besprekorno iskustvo deljenja dokumenata.
Evo kako da bezbedno delite dokumente online uz WPS Office:
Korak 1: Otvorite dokument koji želite da delite, a zatim kliknite na dugme „Share (Podeli)” u gornjem desnom uglu ekrana.
Korak 2: WPS Office nudi više opcija za deljenje, ali fokusirajmo se na funkciju „Podeli kao link (Share as Link)”. Ova opcija vam omogućava da lako delite dokumente putem interneta.
Korak 3: U okviru opcije „Bilo ko sa linkom (Anyone with the link)” možete odabrati nivo pristupa:
Ako želite da drugi mogu da uređuju dokument, izaberite „Uređivanje (Edit)”.
Ako želite samo prikaz, promenite na „Pregled (View)” da biste ograničili pristup.
Korak 4: Ako želite dodatni sloj sigurnosti, isključite opciju za preuzimanje, tako da dokument ostane samo online i ne može se sačuvati na drugim uređajima.
Korak 5: Takođe možete postaviti datum isteka linka, čime kontrolišete koliko dugo je dokument dostupan—idealno za vremenski osetljive projekte!
Deljenje dokumenata van mreže
Online verzija WPS Office nudi solidan skup bezbednosnih funkcija koje vam pružaju mir kada delite ili čuvate dokumente. Ali ono što WPS čini još boljim jeste to što odgovara svima—bilo da koristite paket online ili offline.
Za korisnike van mreže, WPS Office ne pravi kompromise kada je u pitanju bezbednost. Zapravo, on nudi jednako snažnu zaštitu, sa još više funkcija među kojima su enkripcija, zaštita lozinkom i ograničavanje uređivanja. Na taj način, bez obzira kako ili gde radim, moji dokumenti su uvek sigurni i zaštićeni.
Evo kako WPS Office brine o bezbednosti mojih dokumenata
Ograničavanje uređivanja dokumenta
Jedan od prvih koraka koje preduzimam prilikom deljenja dokumenta jeste ograničavanje prava na uređivanje. Uz WPS Office, vrlo lako mogu odrediti ko može da menja dokument.
Ovo je posebno korisno kada delim dokument koji treba samo da se pregleda, ali ne i menja, kao što su ugovori ili završne verzije izveštaja. Na taj način imam punu kontrolu nad integritetom dokumenta.
Evo kako možete ograničiti uređivanje u WPS Office:
Korak 1: Otvorite dokument koji želite da delite u WPS Office.
Korak 2: Idite na karticu „Review (Recenzija)” u WPS Writer-u i kliknite na dugme „Restrict Editing (Ograniči uređivanje)” koje se nalazi u traci sa alatkama.
Čim kliknete, sa desne strane ekrana pojaviće se nova kontrolna tabla. Tu ste vi glavni! Imaćete dve moćne opcije za zaštitu vašeg dokumenta:
Limit Formatting (Ograniči formatiranje): Ova funkcija vam omogućava da „zaključate” određene stilove, tako da niko ne može da promeni, na primer, pažljivo oblikovane naslove.
Apply Protection (Primeni zaštitu): Ovde se dešava prava magija! Možete dodatno pojačati sigurnost tako što ćete:
Učiniti dokument samo za čitanje, kako bi se sprečile nepoželjne izmene.
Uključiti praćenje izmena (Track Changes), pa svaku izmenu možete pregledati i odobriti.
Dozvoliti komentare, bez mogućnosti menjanja originalnog sadržaja.
Omogućiti popunjavanje formulara, dok ostatak dokumenta ostaje netaknut.
Korak 3: Izaberite nivo zaštite koji odgovara vašim potrebama
Profesionalni savet: WPS Office će vas zatražiti da postavite lozinku kako biste zaključali ova podešavanja, čime osiguravate da samo vi kontrolišete kako se dokument koristi.
Kada je ograničeno uređivanje aktivirano, možete bezbrižno podeliti dokument, znajući da je vaš sadržaj zaštićen onako kako vi želite. Bez neželjenih izmena, bez iznenađenja — samo potpuna kontrola i mir!
Šifrujte dokument (Encrypt the File)
WPS Office podiže bezbednost dokumenata na viši nivo pomoću funkcije Šifrovanja fajla, koja osigurava da vaši osetljivi podaci ostanu zaštićeni. Ova ugrađena funkcija omogućava vam da šifrujete fajlove direktno unutar WPS Office paketa, dodajući dodatni sloj sigurnosti protiv neovlašćenog pristupa.
Korak 1: Kreirajte novi dokument u WPS Office-u i kliknite na „Menu (Meni)” u gornjem levom uglu interfejsa.
Korak 2: Pronađite „Document Encryption (Šifrovanje dokumenta)” u listi i idite na „Encryption (Šifrovanje)” u iskačućem meniju.
Korak 3: Pojaviće se prozor za šifrovanje gde možete postaviti lozinku za pregled dokumenta i za izmene. Možete postaviti različite lozinke za svaku opciju.
Korak 4: Za dodatne opcije šifrovanja, kliknite na dugme „Advanced (Napredno)” sa desne strane.
Korak 5: Izaberite željeni tip šifrovanja i kliknite na „OK”.
Korak 6: Po potrebi, izaberite dodatne funkcije privatnosti, poput sakrivanja identiteta.
Korak 7: Kliknite na „OK” da potvrdite podešavanja šifrovanja dokumenta.
Ova funkcija vam pruža mir i sigurnost, naročito kada radite sa poverljivim izveštajima, ugovorima ili bilo kojim osetljivim sadržajem. WPS Office vam omogućava da lako zaštitite svoje dokumente i garantuje da vaš rad ostaje privatan i bezbedan.
Konvertovanje u PDF sa ograničenjima
PDF fajlovi se često smatraju jednim od najsigurnijih formata za deljenje dokumenata, ali čak ni oni nisu potpuno otporni na zloupotrebu. Ipak, primenom određenih zaštitnih mera možete značajno poboljšati bezbednost svojih PDF dokumenata, tako da ostanu zaštićeni od neovlašćenog pristupa i izmena. Korišćenjem opcija poput zaštite lozinkom, šifrovanja i ograničenja dozvola, možete biti sigurni da su vaše informacije dobro zaštićene i dostupne samo onima kojima su namenjene. Iako nijedan format nije potpuno nepogrešiv, preduzimanje ovih koraka pruža vam dodatni mir prilikom deljenja poverljivog sadržaja.
1. Izvoz kao PDF
Jednostavnim izvozom vaš dokument postaje znatno sigurniji. PDF fajlovi su teži za izmenu u poređenju sa drugim formatima, što ih čini savršenim za deljenje važnih informacija.
Korak 1: Otvorite svoj Word dokument u WPS Office.
Korak 2: Kliknite na dugme „Menu (Meni)” u gornjem levom uglu, pa iz padajuće liste izaberite „Export to PDF (Izvoz u PDF)”.
Korak 3: Pojaviće se prozor za izvoz. Ovde možete podesiti lokaciju fajla, opseg stranica i druge opcije.
Korak 4: Kada sve podesite, kliknite na „Export (Izvezi)” da završite konverziju.
2. Primena zaštite lozinkom
Funkcija “Protect” u WPS PDF-u ide korak dalje tako što vam omogućava da postavite lozinku vlasnika na vaš PDF, čime se ograničava štampanje i kopiranje. Da biste ovo omogućili, izaberite opciju “Protect” unutar WPS Office-a i obavezno onemogućite dozvole za štampanje i kopiranje. Time se osigurava da čak i ako neko može da pregleda vaš PDF, neće moći da ga kopira ili odštampa bez vašeg odobrenja.
Korak 1: Otvorite novokonvertovani PDF fajl pomoću WPS PDF-a.
Korak 2: Idite na karticu "Protect", a zatim izaberite "Encrypt" iz dostupnih opcija u okviru Protect sekcije.
Korak 3: U prozoru "Encrypt" imaćete dve opcije lozinke za zaštitu vašeg dokumenta:
Postavite lozinku za otvaranje: Ovo osigurava da samo ovlašćeni korisnici mogu da pregledaju PDF, jer će svako ko pokuša da ga otvori morati da unese lozinku.
Postavite lozinku za uređivanje i izdvajanje: Ovo ograničava pristup radnjama kao što su štampanje, kopiranje ili izmene, pružajući vam veću kontrolu nad načinom na koji se sadržaj deli.
Korak 4: Nakon što podesite lozinku, kliknite na "Confirm" da biste zaključali podešavanja enkripcije.
Napomena: Obavezno sačuvajte lozinku na sigurnom mestu jer se, u skladu sa politikom WPS Office-a, lozinke ne čuvaju i ne mogu se povratiti radi poboljšane bezbednosti.
Korak 5: Sada zatvorite PDF, i kada pokušate ponovo da ga otvorite, primetićete da je dokument zaštićen lozinkom.
Često postavljana pitanja
1. Da li su Google dokumenti sa podešavanjem „svako ko ima link“ bezbedni ako ne delite link?
Google dokumenti sa opcijom "anyone with the link" nisu u potpunosti bezbedni. Link ima 44 karaktera i teško ga je pogoditi, ali rizik postoji zbog slučajnog deljenja, čuvanja u istoriji pretraživača, međuspremniku ili ekstenzijama. Za veću bezbednost, ograničite pristup samo na vaš Google nalog.
2. Šta da radim odmah ako su moji podaci izloženi na Google dokumentima?
Podesite dozvole: Pregledajte postavke deljenja i uklonite neovlašćene korisnike. Uverite se da poverljivi fajlovi nisu javno dostupni.
Utvrđivanje uzroka: Istražite kako je došlo do curenja podataka da biste preduzeli odgovarajuće mere zaštite.
Obavestite pogođene osobe: Upozorite sve čije su informacije možda bile kompromitovane i revidirajte bezbednosne protokole.
3. Kako podeliti više Google dokumenata odjednom?
Otvorite Google Drive i selektujte dokumente koje želite da delite uz pomoć Ctrl ili Shift tastera. Kliknite na dugme „Share“, podesite željene opcije i kliknite na „Done“. Deljenje putem e-mail adresa je brže nego slanje linkova. Alternativno, možete kreirati zajednički folder i podesiti pristup samo za određene korisnike.
Zaštita poverljivih podataka uz WPS Office
Rad sa dokumentima koji sadrže važne i poverljive informacije je ozbiljna odgovornost. Morate biti oprezni, posebno u digitalno doba kada bezbednosni propusti mogu nastupiti bez upozorenja. Najbolje prakse za deljenje poverljivih dokumenata putem Google dokumenata mogu pomoći u očuvanju njihove privatnosti. Srećom, WPS Office uklanja ovu brigu nudeći ne jednu, već tri snažne sigurnosne funkcije koje štite vaše dokumente i omogućavaju vam da ih delite potpuno bezbedno.
Uz WPS Office možete se fokusirati na svoj posao bez stalne brige o neovlašćenom pristupu. Njegove sigurnosne mere čine ga pouzdanim izborom za svakoga ko rukuje poverljivim podacima. Preuzmite WPS Office još danas i radite bez brige — vaši podaci zaslužuju najbolju zaštitu!
