Имало е моменти, когато започвах проект с клиент, уверявайки го, че нашите разговори и работа ще останат конфиденциални. Въпреки това често съм се чудил за сигурността на самите документи, особено при прехвърляне. С нарастващия брой случаи на нарушаване на доверието, е изключително важно да се обмисли как да се запази сигурността на чувствителната информация.
Ако имате документи, които искате да останат тайни между вас и клиента ви, и не искате те да попаднат в неподходящи ръце, аз съм тук, за да споделя някои ефективни стратегии. В тази статия ще ви водя през най-добрите практики за безопасно споделяне на документи, осигурявайки, че те ще стигнат само до желания получател.
Използвайте WPS Office
Първото в списъка е безплатното офис приложение WPS Office, което ви позволява да споделяте работата си с други по безопасен и контролиран начин. За тези, които често споделят работа с клиенти чрез документи, някои предпочитат онлайн достъп, докато други предпочитат да получават файловете за преглед по-късно офлайн. Аз избрах WPS Office като предпочитаното си решение. WPS Office предлага контроли, които ви позволяват да ограничите кой може да редактира, разглежда или споделя вашите файлове, осигурявайки сигурността на съдържанието, така че вашата работа, идеи или изследвания да могат да бъдат споделени с увереност.
Що се отнася до контролирането на достъпа, използвайки WPS Office, имах гъвкавост да задавам ограничен достъп при споделяне на моите файлове и също така да задавам различни пароли за това, кой може да разглежда или променя съдържанието в документа. Освен това няма ограничения за вас—независимо дали искате да споделите документ онлайн или офлайн, WPS Office предлага решения, които отговарят на вашите нужди по безопасен и лесен за използване начин.
Знам, че търсите текстов процесор, който ви позволява да споделяте документите си сигурно, така че защо да пропускате най-добрата сделка, особено когато е безплатно? Нека разгледаме контролите в WPS Office, които ви позволяват да изпращате файлове безопасно и частно.
Ограничете редактирането в документа
Ограничаването на редактирането е отлична функция за контролиране на нивото на достъп, което искате да имате върху вашите документи, когато се споделят офлайн чрез WPS Office. Тези контроли могат да варират в зависимост от нуждите ви. Например, ако работите върху изследователска работа и не искате вашите колеги да правят промени в разделите "Heading 3", можете лесно да настроите това чрез функцията "Ограничаване на редактирането" в WPS Office.
Нека преминем през стъпките, за да получите достъп до инструмента "Ограничаване на редактирането" в WPS Office, за да споделите документите си безопасно:
Стъпка 1: Отворете документа, който искате да споделите, използвайки WPS Office.
Стъпка 2: В WPS Writer отидете в раздела "Преглед" и кликнете върху бутона "Ограничаване на редактирането", намиращ се в лентата с инструменти.
На този етап ще видите панела "Ограничаване на редактирането", който ще се отвори в дясната част на интерфейса на WPS Writer. Тук ще имате две основни опции за избор:
Ограничаване на контролите: Тази опция ви позволява да ограничите други от правенето на промени в определени стилове. Например, можете да предотвратите други да модифицират стил Heading 3 във вашия документ.
Настройване на защита: Тази опция предлага допълнителни начини да защитите документа си от ненужни редакции. Можете да изберете да:
Направите документа само за четене, което ще предотврати всякакви промени.
Активирате проследяване на промените, така че да можете по-късно да приемате или отхвърляте промени, направени от други.
Позволите на други да коментират документа, без да променят самото съдържание.
Позволите на други да попълват формуляри, без да променят формата или съдържанието.
Стъпка 3: Изберете опцията, която най-добре отговаря на нуждите ви за сигурност на документа, преди да го споделите.
Забележка: Ако изберете опция за защита, ще трябва да зададете парола, за да активирате защитата.
След като активирате режим "Ограничено редактиране", можете безопасно да споделите документа си с други, знаейки, че съдържанието ви е защитено.
Шифроване на файла
WPS Office също така ви позволява да шифровате документите си преди да ги споделите с други. Това ограничава неоторизиран достъп, тъй като другите ще трябва да имат парола, за да разгледат документа ви. С налични напреднали опции за шифроване, WPS Office осигурява сигурността на вашия документ, докато го споделяте с други. Ето как можете лесно да шифровате документите си с помощта на WPS Office:
Стъпка 1: Отворете документа в WPS Office и кликнете върху бутона "Меню" в горния ляв ъгъл на интерфейса на WPS Writer.
Стъпка 2: От списъка с опции изберете "Шифроване на документа" и след това кликнете върху "Шифроване" от падащото меню.
Стъпка 3: Ще се отвори прозорец за шифроване. Тук можете да зададете парола за разглеждане на документа и отделна парола за модифицирането му, което ви дава повече контрол и гъвкавост.
Стъпка 4: За допълнителни опции за шифроване, плъзнете надясно и кликнете върху бутона "Разширени".
Стъпка 5: Изберете типа шифроване, който искате за документа, след което кликнете "ОК".
Стъпка 6: WPS Office предлага и някои опции за конфиденциалност, като например скриване на вашата идентичност.
Стъпка 7: След като потвърдите шифроването на документа, просто кликнете "ОК".
Документът ви сега е шифрован с помощта на WPS Office. Ако сте избрали разширено шифроване, ще бъде трудно за неоторизирани лица да дешифрират данните, което помага да защитите чувствителната информация при споделяне на документи офлайн.
Споделяне на документи онлайн
Подобно на другите онлайн текстови процесори, WPS Office също предлага възможност за споделяне на вашите документи онлайн, но с допълнителни функции като дати на изтичане и възможност за деактивиране на сваляния. Тези функции ви дават повече контрол върху вашите документи, когато ги споделяте с други хора. Ето как можете да споделите вашите документи онлайн, използвайки WPS Office:
Стъпка 1: Отворете документа, който искате да споделите, след което просто кликнете върху бутона „Споделяне“ в горния десен ъгъл.
Стъпка 2: WPS Office предлага различни опции за споделяне, но за сега нека останем на опцията „Сподели като линк“, чрез която можете да споделяте вашите документи онлайн.
Стъпка 3: В полето „Всеки с линка“ контролирайте достъпа до вашите документи. Ако искате да позволите на другите да редактират документа, изберете „Редактиране“ от падащото меню, или го променете на „Преглед“, за да ограничите само до преглеждане.
Стъпка 4: Можете също да деактивирате свалянето, използвайки превключвателя, за да предотвратите свалянето на вашите документи.
Стъпка 5: Задайте времево ограничение! Задаването на дата на изтичане за вашия линк ви позволява да контролирате колко дълго ще бъде споделян документът, което може да бъде полезно в някои ситуации.
Това, което ми харесва най-много в WPS Office, е, че дори ако зададете дата на изтичане, винаги можете да изберете да спрете споделянето на линка. Тази опция ми позволява да прекратя достъпа до документа по всяко време.
А най-добрата част е, че след като спрете линка, той става невалиден. Когато искате да споделите документа отново, се генерира нов линк. Това е наистина полезно в сравнение с други инструменти, където линкът остава същият, което означава, че ако по-късно разрешите достъп отново, не е нужно да създавате нов документ, за да получите нов линк – можете незабавно да генерирате нов линк, за да го споделите с нова група.
Използвайте Google Docs
Друга страхотна опция за споделяне на документи онлайн е Google Docs, безплатен уеб-базиран инструмент, който ви позволява да работите с вашите документи от всяко място. С вграденото си облачно съхранение, безпроблемно сътрудничество и съвместно редактиране в реално време, Google Docs прави изключително лесно споделянето на вашите файлове. Освен това предлага различни функции за контрол на достъпа, за да гарантира, че управлявате кой може да преглежда или редактира вашите документи.
Ограничете достъпа
Когато споделяте файлове онлайн, контролът върху това кой получава достъп често е основен проблем. Обикновено, когато споделям линк към моята работа, има риск линкът да бъде препратен, оставяйки ме без контрол. Google Docs решава този проблем, като позволява да предоставите достъп само на определени имейл адреси или имейл списъци. Така само хората, които сте избрали, могат да преглеждат документа, което гарантира, че други не могат да получат достъп до него, дори ако имат линка.
Ето как можете да споделите документ с конкретни лица, използвайки Google Docs:
Стъпка 1: В Google Docs кликнете върху бутона „Споделяне“, който се намира в горния десен ъгъл на екрана.
Стъпка 2: Ще се отвори диалоговото окно за споделяне. Въведете имейл адреса на лицето, с което искате да споделите документа, в текстовото поле.
Стъпка 3: Сега можете да изберете нивото на достъп, което искате да предоставите на този имейл или имейл списък. Кликнете върху падащото меню и изберете от Viewer (Преглед), Editor (Редактиране) или Commenter (Коментатор).
Стъпка 4: Можете също така да добавите съобщение, за да дадете инструкции или да предоставите подробности за документа.
Стъпка 5: След като зададете достъпа, кликнете върху иконата на „Линк“, за да копирате и споделите линка, или натиснете бутона „Изпрати“, за да споделите документа директно.
Предотвратяване на печатане, редактиране и копиране (3 нива на достъп)
Споделянето с Google Docs ви позволява да зададете определени ограничения върху това как други могат да достъпват вашите файлове. Нека да разгледаме как можете да регулирате тези нива на достъп преди да споделите документите си:
Стъпка 1: Кликнете върху бутона „Споделяне“, който се намира в горния десен ъгъл на екрана, за да получите опциите за споделяне в Google Docs.
Стъпка 2: Под секцията „Общ достъп“ кликнете върху падащото меню, за да изберете между две опции:
Ограничен достъп: Това ви дава пълен контрол върху документа и споделянето на линка с други няма да им осигури достъп.
Всеки с линка: С тази опция можете да изберете нивото на достъп, което искате да предоставите на други.
Стъпка 3: Ако изберете „Всеки с линка“, кликнете върху падащото меню, за да изберете нивото на достъп, което искате да предоставите:
Преглед: Другите могат само да преглеждат съдържанието на документа.
Редактиране: Това предоставя пълен контрол на всеки с линка да прави промени в документа.
Коментатор: Това позволява на другите да оставят коментари по вашия документ, което е полезно при получаване на обратна връзка например от изследователски документ.
Стъпка 4: След като зададете нивото на достъп, кликнете върху иконата „Настройки“, за да наложите допълнителни контроли.
Стъпка 5: В настройките на Google Docs имате два допълнителни варианта за избор:
Опция 1: Това позволява на други с достъп „Редактор“ да управляват разрешенията за споделяне.
Опция 2: Тази опция позволява на тези с достъп „Преглеждащ“ или „Коментатор“ да изтеглят, отпечатват или копират документа.
Стъпка 6: След като решите за нивото на достъп, просто кликнете върху „Копирай връзка“, за да споделите връзката с други или кликнете върху „Готово“, за да затворите диалоговия прозорец за споделяне.
Добавете дата на изтичане
Когато споделяте файлове със специфични имейли, можете също да зададете дата на изтичане, за да ограничите времевия период, през който вашият Google Документ може да бъде достъпен. Тази функция може да бъде много полезна, но в момента Google Docs я предоставя само за работни или училищни акаунти. Така че, ако имате работен или училищен акаунт, можете да зададете дата на изтичане, като следвате тези стъпки:
Стъпка 1: В диалоговия прозорец за споделяне въведете имейл адреса на човека, с когото искате да споделите документа си.
Стъпка 2: Сега просто кликнете върху падащото меню и изберете опцията „Добавяне на изтичане“.
Стъпка 3: Ще видите дата и час, показани под полето за имейл. Променете датата и часа според времевия период, през който искате да предоставите достъп.
Стъпка 4: Сега просто кликнете върху „Изпрати“, за да споделите документа чрез имейл или кликнете върху „Копирай връзка“, за да споделите файла чрез линк.
Google Docs е моята предпочитана програма за споделяне на файлове с други. Въпреки това, въпреки че предлага удобството за достъп до моите документи навсякъде, има някои ограничения, като липса на криптиране и някои функции, като датите на изтичане, които са ограничени до специфични типове акаунти.
Използване на DRM софтуер за подобряване на сигурността
Google Docs има проблеми със сигурността, защото не предлага пълно решение за споделяне на документи; те могат лесно да бъдат препращани на нежелани получатели. Един по-сигурен начин за споделяне на документите ви е чрез използване на DRM софтуер като Locklizard Safeguard. Safeguard е решение за управление на цифрови права (DRM), което използва криптиране, контроли върху документите и сигурно приложение за преглеждане, за да предотврати всякакви форми на неоторизирано споделяне. Причината, поради която намирам софтуера Locklizard Safeguard за полезен, е неговите напреднали функции за сигурност, които позволяват по-сигурно споделяне на документи.
Използване на Locklizard Safeguard за защита
Първият метод на Locklizard Safeguard за предоставяне на достъп на други включва съхранение и качване на файл в системата Locklizard Safeguard. След като документът ви е съхранен, той може да бъде споделен с други. Ето как работи:
Вашият защитен PDF файл се съхранява на вашия диск, а съответният запис се създава в Административната система.
За всяко лице, което трябва да има достъп до вашия защитен PDF, ще създадете потребителски акаунт.
Линк към Viewer, заедно с лицензионния файл, ще бъде автоматично изпратен на потребителя.
След като Viewer е инсталиран и лицензионният файл е активиран (само с кликване върху него), той става заключен за това конкретно устройство и не може да бъде активиран другаде, освен ако не предоставите разрешение.
Имате пълен контрол върху това кои защитени документи може да достъпва всеки потребител чрез Административната система.
След това можете да споделите своите DRM-защитени документи чрез Google Docs.
Стъпка 1: Отворете документа си в Google Docs и кликнете върху менюто „Файл“ в горния ляв ъгъл.
Стъпка 2: След това кликнете върху опцията „Изтегляне“ и изберете „PDF документ (.pdf)“, за да изтеглите Google Docs като PDF.
Стъпка 3: Намерете изтегления PDF, щракнете с десния бутон върху него и изберете „Направете сигурен PDF“ от опциите.
Стъпка 4: След това изберете DRM контроли, които искате да приложите чрез Safeguard Writer.
Забележка: Ако искате допълнителна защита, можете да добавите динамична воден знак, който показва името на потребителя — това възпира хората да правят снимки на екрана с друго устройство.
Стъпка 5: Кликнете „Публикувай“, за да запазите защитения PDF на компютъра си. Това ще криптира файла и автоматично ще създаде запис в Административната система.
Стъпка 6: Създайте потребителски акаунт за всяко лице, което искате да преглежда защитения PDF. Просто отидете на раздела „Клиенти“ в административната система и кликнете върху „Добави“.
Стъпка 7: Предоставете достъп на вашия клиент, като изберете документа в административната система и зададете разрешенията, които искате те да имат.
Стъпка 8: За да споделите PDF, качете го в Google Drive и кликнете върху иконата за споделяне.
Прегледайте документи, защитени с Locklizard в браузъра
Десктоп версията на Locklizard Safeguard е сигурна, но е сложен процес и целта ѝ е да защитава много чувствителни документи. Въпреки това, ако искате да споделите документите си с по-малка сигурност, но с по-добър контрол отколкото в Google Docs, Locklizard предлага и уеб базирано решение. Ето как работи:
Стъпка 1: За да активирате уеб прегледача Locklizard Safeguard след като защитите документа си, просто изберете „Защита за WEB…“ от прозореца „Статус на защита“.
Стъпка 2: Алтернативно, стартирайте уеб приложението за публикуване, изберете документите, които искате да качите в облачния уеб прегледач, и след това кликнете върху „Публикувай всичко“.
Стъпка 3: За да предоставите достъп на клиент до уеб прегледача, изберете стрелките за повече детайли до тяхното име в таба „Клиенти“ на вашия администраторски портал.
Стъпка 4: След това, отметнете „Активиран“ под „Уеб прегледач“ и им изпратете техните данни за вход.
Конвертиране в PDF с ограничения
Друг начин да споделяте безопасно документи с други хора е като ги конвертирате в PDF файлове. PDF файловете обикновено се считат за по-сигурни от Word документите, като едно от основните им предимства е защита с парола, която помага да се предотврати неоторизиран достъп.
Моят предпочитан избор за тази задача е WPS Office, тъй като той прави конвертирането на Word документи в PDF лесно. Освен това предоставя мощен PDF редактор, който ви дава повече контрол върху вашите файлове. Нека да разгледаме по-задълбочено възможностите за работа с PDF в WPS Office и как те могат да ви помогнат да споделяте документи безопасно с други хора.
Експортиране като PDF
Можете да експортирате файла си в PDF формат, което е фантастичен начин да споделяте документите си, тъй като това значително намалява шансовете за неоторизирани промени. Въпреки това, сигурността понякога все още може да бъде проблем. WPS Office предоставя спокойствие, като предлага комплексни функции за сигурност, които надхвърлят обикновеното споделяне. Ето как можете лесно да експортирате документа си като PDF:
Стъпка 1: Първо, нека отворим Word документа с WPS Office.
Стъпка 2: Сега кликнете върху бутона "Меню", който ще намерите в горния ляв ъгъл на интерфейса на WPS Writer, и изберете опцията "Експортиране в PDF" от менюто.
Стъпка 3: Ще се отвори диалогов прозорец за "Експортиране в PDF", където можете да настроите параметри като пътя към файла и обхвата на страниците, преди да продължите.
Стъпка 4: След като конфигурирате необходимите настройки, кликнете върху "Експортиране", за да завършите процеса на конвертиране.
След като документът бъде конвертиран в PDF, можете да го споделите със засилена сигурност. Въпреки това, ако искате да подобрите още повече сигурността на документа, препоръчвам да използвате WPS PDF, което ви позволява да криптирате PDF файла си и да зададете парола за ограничаване на достъпа, осигурявайки още по-добра защита за вашия документ.
Можете да използвате функцията за защита с парола в WPS PDF, за да поставите буквално заключване на вашия PDF документ, като се уверите, че само упълномощени лица могат да имат достъп до него. Този мощен инструмент ви позволява да зададете различни нива на сигурност. Можете да създадете една парола за разглеждане на документа и отделна за редактиране.
Стъпка 1: Отворете PDF документа, който току-що конвертирахте, с WPS PDF.
Стъпка 2: В WPS PDF отидете в таба "Защита", след това изберете "Криптиране" от лентата "Защита".
Стъпка 3: В прозореца за криптиране ще намерите две опции за настройване на парола:
Задайте парола за отваряне: Това защитава вашия PDF документ от неоторизиран достъп. Когато споделяте PDF файла, ще бъде необходима парола, за да се разгледа съдържанието му.
Задайте парола за редактиране и извличане: Това ограничава достъпа до функции като печат или копиране. Като зададете парола, можете да предотвратите по-нататъшно разпространение на съдържанието ви.
Стъпка 4: След като зададете паролата, кликнете върху бутона "Потвърдете", за да приложите криптирането.
Забележка: Уверете се, че пазите паролата на сигурно място и направете копия от нея, защото след като сте задали паролата, тя не може да бъде възстановена, тъй като WPS Office не съхранява пароли за по-добра сигурност.
Стъпка 5: Сега просто затворете и опитайте да отворите PDF файла отново, и ще видите, че е необходима парола за достъп до документа.
Чрез този метод можете също така да ограничите специфични функции, като например да предотвратите някой да отпечата или копира съдържанието. Това ви дава пълен контрол върху начина, по който вашият документ се споделя и използва, осигурявайки ви спокойствие.
Използване на водни знаци
Добавянето на воден знак в PDF файла ви за сигурност в WPS Office повишава защитата на документа на ново ниво. Докато защита с парола гарантира, че никой не може да копира или отпечата вашия PDF, добавянето на воден знак добавя още един слой защита. Водните знаци служат като видимо възпиране, което отблъсква хората от правенето на екранни снимки или снимки на съдържанието ви.
Стъпка 1: Отворете PDF файла си в WPS PDF и отидете на таба "Редактиране".
Стъпка 2: Сега просто кликнете върху бутона "Воден знак" в лентата за редактиране, за да видите наличните опции за водни знаци.
Стъпка 3: Изберете от предварително зададени опции за водни знаци, за да добавите директно воден знак към вашия PDF.
Стъпка 4: WPS PDF също така предоставя опция за добавяне на персонализиран воден знак. Просто кликнете върху "Добави", за да създадете персонализиран воден знак за вашия PDF.
Стъпка 5: В прозореца "Вмъкване на воден знак" създайте персонализиран воден знак, като зададете стилове на шрифта, цвят, непрозрачност и други настройки.
Стъпка 6: След като създадете водния знак, кликнете върху "ОК", за да вмъкнете ефективно водния знак във вашия PDF.
С водния знак можете да претендирате за собственост и да поддържате контрол върху документа си, дори в случаи, когато някой се опита да заобиколи другите мерки за сигурност. Тази допълнителна стъпка осигурява, че съдържанието ви остава сигурно и недвусмислено ваше.
Често задавани въпроси
1. Google Docs ли са частни?
Google Docs могат да останат частни от други потребители, стига да не ги споделяте и да използвате силна защита на акаунта. Въпреки това, тъй като те нямат криптиране край до край, Google има възможност да получи достъп до вашите документи и да ги разкрие на органите на реда, ако е необходимо. Освен това, Google събира данни за подобряване на услугите и анализи, което може да повлияе на вашата лична сигурност.
2. Мога ли да използвам VPN за защита на данните ми?
Да, използването на VPN е ефективен начин за защита на данните ви. С нарастващото значение на дистанционната работа е важно да се защити чувствителната информация от ненадеждни публични мрежи. Изисквайки от служителите да достъпват организационни файлове чрез VPN, можете да осигурите данни от потенциални заплахи. Този подход предлага допълнителен слой криптиране, подобрявайки личната сигурност и осигурявайки безопасна работна среда.
3. Как да конвертирам документи в PDF?
Можете лесно да конвертирате вашите документи в PDF документи, като използвате функцията "Експортиране в PDF" на WPS Office. Просто следвайте тези стъпки:
Стъпка 1: Отворете Word документа с WPS Office.
Стъпка 2: Кликнете върху бутона "Меню" в горния ляв ъгъл на интерфейса на WPS Writer, след което изберете опцията "Експортиране в PDF" от менюто.
Стъпка 3: Ще се отвори диалогов прозорец за "Експортиране в PDF", където можете да настройвате параметри като пътя към файла и обхвата на страниците.
Стъпка 4: След като конфигурирате необходимите настройки, кликнете върху "Експортиране", за да завършите процеса на конвертиране.
Неоткриваема сигурност на документи с WPS Office
Когато става въпрос за научаване как безопасно да споделяте документи, бързо се оказва въпрос с критична важност. Дори с различни методи на разположение, често може да изглежда, че просто надрасквате повърхността на това, което наистина можете да направите, за да защитите файловете си. Това е мястото, където WPS Office влиза в действие, предлагащ напълно безкомпромисен план за сигурност.
С вградени функции като криптиране на документи, защита с парола и опции за безопасност както офлайн, така и онлайн — всичко това безплатно — WPS Office надминава всички очаквания. Няма друга офис програма, която да предлага този ниво на комплексна сигурност без допълнителни разходи, давайки ви всички причини да изберете WPS Office за вашите нужди по защита на документи.
