Olen usein pohtinut, kuinka turvallisia käyttämämme työkalut todella ovat, kun kyseessä on luottamuksellisten tietojen ja asiakirjojen käsittely. Yksi virhe voi johtaa kaikkeen mahdollisesta politiikkamuutoksista oikeudellisiin ongelmiin – ja se on vakava riski. Koska olen itse käsitellyt arkaluontoista tietoa useaan otteeseen, tajusin, että oli aika selvittää, ovatko käyttämämme alustat todella niin luotettavia kuin ne väittävät olevansa.
Tässä artikkelissa käyn läpi parhaat käytännöt, joilla voit jakaa arkaluonteisia asiakirjoja Google Docsissa ilman huolta tietovuodoista. Kerron myös olennaiset vinkit, joiden avulla voit varmistaa, että tietosi pysyvät täysin yksityisinä ja turvassa.
Jaa asiakirjoja tietyille henkilöille tai ryhmille
Google Docs on erinomainen työkalu, joka tekee tiedostojen jakamisesta helppoa verkon kautta. Voit jakaa asiakirjan sähköpostitse tai tekstiviestinä – pelkkä linkin jakaminen riittää. Olipa kyseessä yksittäinen henkilö tai kokonainen ryhmä, voit täysin hallita, kenellä on pääsy asiakirjaan. Voit määrittää oikeudet niin, että tietyt henkilöt voivat vain tarkastella, kommentoida tai muokata asiakirjaa.
Vinkki sinulle:
Kun jaat arkaluontoista tai luottamuksellista tietoa ryhmän kanssa, on tärkeää miettiä, mitä tiliä käytät. Hyödyllinen vinkki on käyttää omaa henkilökohtaista tiliäsi, kun käsittelet erittäin arkaluontoisia asiakirjoja. Jos jaat tiedoston esimerkiksi yrityksen tai koulun tunnuksilla, voit vahingossa antaa muille (esimerkiksi järjestelmänvalvojille) pääsyn asiakirjaan, mikä voi vaarantaa yksityisyyden. Tämä yksinkertainen varotoimi auttaa varmistamaan, että tietosi pysyvät vain oikean kohderyhmän nähtävillä.
Pääsyn rajoittaminen
Google Docsissa voit helposti hallita, kenellä on pääsy asiakirjaan lisäämällä heidän sähköpostiosoitteensa. Asiakirjan omistajana ja muokkaajana olet vastuussa siitä, kuka voi katsella, kommentoida tai muokata tiedostoa.
Näin voit varmistaa, että vain oikeat henkilöt saavat pääsyn asiakirjaan ja siten säilyttää arkaluonteisen tiedon hallinnassasi. Tämä on yksinkertainen mutta tehokas tapa jakaa asiakirjoja turvallisesti.
Vaihe 1:Avaa Google Docs ja klikkaa oikeassa yläkulmassa olevaa "Jaa"-painiketta.
Vaihe 2: Näyttöön avautuu jakamisikkuna. Kirjoita siihen henkilön sähköpostiosoite, jolle haluat jakaa asiakirjan.
Vaihe 3: Valitse vastaanottajalle sopiva käyttöoikeustaso (katsoja, muokkaaja tai kommentoija).
Vaihe 4: (Valinnainen) Voit lisätä henkilökohtaisen viestin antamaan ohjeita tai lisätietoa asiakirjasta.
Vaihe 5: Lopuksi voit kopioida jakolinkin tai lähettää asiakirjan suoraan sähköpostitse painamalla "Lähetä".
Tulostamisen, muokkauksen ja kopioinnin estäminen
Voit myös määrittää eri käyttäjille tarkat käyttöoikeudet, esimerkiksi vain katseluun tai kommentointiin. Näillä asetuksilla voidaan estää asiakirjan muokkaaminen, kopiointi ja jopa tulostaminen – näin varmistetaan, että asiakirja pysyy muuttumattomana ja turvassa.
Vaihe 1: Klikkaa oikeassa yläkulmassa olevaa "Jaa"-painiketta.
Vaihe 2: Syötä jakamisikkunaan sen henkilön sähköpostiosoite, jolle haluat antaa pääsyn.
Vaihe 3: Valitse pudotusvalikosta haluamasi käyttöoikeus:
Katsoja (Viewer): Henkilö voi vain katsella asiakirjaa.
Muokkaaja (Editor): Täydet muokkausoikeudet.
Kommentoija (Commenter): Saa jättää kommentteja, mutta ei voi muokata asiakirjaa.
Vaihe 4: Kun olet valinnut käyttöoikeustason, klikkaa "Asetukset"-kuvaketta lisäjakamisasetusten käyttöönottoa varten.
Vaihe 5: Asetuksista voit valita kaksi lisävaihtoehtoa:
Vaihtoehto 1: Sallii muokkausoikeuden omaaville henkilöille jakamisasetusten muuttamisen.
Vaihtoehto 2: Antaa katselijoille ja kommentoijille mahdollisuuden ladata, tulostaa tai kopioida asiakirjan sisällön
Vaihe 6: Kun olet tehnyt päätöksesi käyttöoikeuksista, klikkaa "Kopioi linkki" jakaaksesi sen muille tai paina "Valmis" poistuaksesi jakoruudusta.
Katsoja voi vain lukea asiakirjan sisällön, kun taas kommentoija voi antaa palautetta muuttamatta alkuperäistä tekstiä. Tämä hallinta antaa sinulle joustavuutta jakaa työsi tarkistettavaksi tai kommentoitavaksi ilman riskiä ei-toivotuista muokkauksista.
Aseta vanhenemispäivä
Toinen hyödyllinen ominaisuus on mahdollisuus määrittää pääsyoikeuksille vanhenemispäivämäärä. Tämän ansiosta voit jakaa asiakirjan tietyksi ajaksi, jonka jälkeen vastaanottajalla ei enää ole pääsyä siihen. Tämä on erinomainen tapa säilyttää hallinta arkaluontoisen tiedon yli – ja määräajan jälkeen vain sinulla on taas pääsy tiedostoon.
Vaihe 1: Kirjoita jaettavan henkilön sähköpostiosoite jakoruudun kenttään.
Vaihe 2: Klikkaa avattavaa valikkoa ja valitse "Lisää vanhenemispäivämäärä".
Vaihe 3: Päivämäärä ja kellonaika tulevat näkyviin sähköpostikentän alle. Säädä niitä määritelläksesi, kuinka pitkään haluat myöntää pääsyn.
Vaihe 4: Lopuksi klikkaa "Lähetä" jakaaksesi asiakirjan sähköpostitse tai valitse "Kopioi linkki", jos haluat jakaa sen linkkinä.
Huom: Vanhenemispäivämäärän määrittäminen asiakirjalle on saatavilla vain työ- tai koulutileillä. Jos käytät henkilökohtaista Google-tiliä, tämä toiminto ei välttämättä ole käytettävissä.
Jos siis suunnittelet jakavasi luottamuksellista tietoa ja haluat rajoittaa pääsyä aikarajoitteella, varmista, että käytössäsi on oikeanlainen Google-tili. Henkilökohtaisella tilillä tämä ei toimi ja asiakirja saattaa jäädä saataville pidempään kuin oli tarkoitus.
Salasanasuojaus asiakirjoille
Kun haluat suojata arkaluontoiset asiakirjasi, salasanasuojaus on luotettava ratkaisu. Valitettavasti Google Docs ei sisällä sisäänrakennettua mahdollisuutta tiedostojen salasanakoodaukseen. Jos siis haluat lisätä ylimääräisen suojakerroksen, sinun täytyy tehdä muutama lisävaihe.
Lataa Google Docs PDF-muodossa
Ensimmäiseksi meidän täytyy ladata Google Docs -asiakirja PDF-muodossa, jotta voimme suojata sen salasanalla.
Vaihe 1: Klikkaa Google Docsissa "Tiedosto"-valikkoa ja sitten "Lataa".
Vaihe 2: Valitse "PDF-dokumentti (.pdf)" ladataksesi asiakirjan PDF-muotoon.
Suojaa PDF-salasana WPS Officella
Kun asiakirja on ladattu PDF-tiedostona, voimme nyt salata sen ja asettaa salasanan käyttäen WPS Officea – monipuolista ohjelmaa, johon voit luottaa.
Vaihe 1: Avaa PDF-tiedosto WPS Officessa ja siirry "Suojaus"-välilehdelle.
Vaihe 2: Napsauta "Suojaus"-valikossa "Salaa", jotta voit salata PDF-tiedoston.
Vaihe 3: Aseta PDF-tiedostolle salasana ja napsauta "Vahvista".
Salasanasuojatun PDF-tiedoston lataaminen Google Driveen
Nyt minulla on Google Docs -asiakirja, jonka latasin PDF-muodossa, ja suojasin sen salasanalla WPS Officen avulla. Viimeinen vaihe on ladata tämä salasanasuojattu PDF Google Driveen, jotta siihen pääsee helposti käsiksi.
Vaihe 1: Siirry selaimessasi Google Driveen.
Vaihe 2: Voit yksinkertaisesti vetää ja pudottaa PDF-tiedoston ladataksesi sen. Vaihtoehtoisesti voit klikata "Uusi" ja valita "Lataa tiedosto" ladataksesi PDF:n.
Kun salasanasuojattu tiedosto on ladattu Google Driveen, sitä ei voi avata ilman salasanaa.
Tai voit ohittaa kaiken tämän vaivan ja käyttää suoraan WPS Officea, jossa asiakirjasi ovat turvallisesti suojattuja. Useiden suojausominaisuuksien ansiosta WPS Office tekee asiakirjojen suojaamisesta vaivatonta. Halusitpa salata tiedostoja, lisätä vesileimoja tai rajoittaa muokkausta, WPS Office hoitaa homman.
Tehokkain ja helpoin tapa jakaa turvallisesti: WPS Office
WPS Office on suosikkitoimistopakettini monestakin syystä, mutta yksi tärkeimmistä on sen tinkimätön tietoturva. Se tarjoaa useita suojausominaisuuksia, joihin olen luottanut kerta toisensa jälkeen – erityisesti silloin, kun käsittelen arkaluonteisia tai luottamuksellisia asiakirjoja.
WPS Officella voit jakaa asiakirjoja helposti ja mikä tärkeintä, turvallisesti. Olitpa tekemässä yhteistyötä tiimin kanssa tai lähettämässä yksityistä tiedostoa, voit olla rauhallisin mielin: tietosi ovat hyvin suojattuja. Lisäksi ohjelmisto on täysin ilmainen ladattava ja käytettävä, mikä tekee siitä loistavan vaihtoehdon kalliille toimisto-ohjelmille.
Salaus, pääsynrajoitukset ja muut suojauskeinot varmistavat, että asiakirjasi pysyvät turvassa kaikissa vaiheissa – olitpa sitten tietokoneella tai mobiililaitteella. Tärkeiden tiedostojen jakaminen ei ole koskaan ollut näin helppoa tai turvallista.
Asiakirjojen jakaminen verkossa
WPS Office tunnetaan loistavana offline-toimisto-ohjelmistona, joka antaa sinulle täyden pääsyn tuottavuustyökaluihin ilman internetyhteyttä. Mutta se toimii erinomaisesti myös verkossa, tarjoten saumattoman asiakirjojen jakokokemuksen. Näin jaat asiakirjat turvallisesti verkossa WPS Officen avulla:
Vaihe 1: Avaa asiakirja, jonka haluat jakaa, ja napsauta oikeasta yläkulmasta "Jaa"-painiketta.
Vaihe 2: WPS Office tarjoaa useita jakovaihtoehtoja, mutta keskitytään "Jaa linkkinä" -toimintoon. Tämän avulla voit jakaa asiakirjoja helposti verkossa.
Vaihe 3: "Kaikki, joilla on linkki" -kentässä voit määrittää, mitä käyttöoikeuksia vastaanottajat saavat. Haluatko sallia muokkauksen? Valitse "Muokkaa". Haluatko rajoittaa vain katseluun? Valitse "Katsele".
Vaihe 4: Jos haluat lisäturvaa, voit ottaa käyttöön lataamisen eston, jolloin asiakirjaa ei voi tallentaa tai ladata.
Vaihe 5: Voit myös määrittää vanhenemispäivän linkille. Näin hallitset jakamisen kestoa, ja varmistat, että asiakirja on saatavilla vain tarvittavan ajan – täydellinen aikarajoitettuihin projekteihin!
Asiakirjojen jakaminen offline-tilassa
WPS Officen verkkoversio tarjoaa hyvän valikoiman tietoturvaominaisuuksia, jotka antavat mielenrauhaa asiakirjojen jakamiseen ja tallentamiseen. Mutta mikä tekee WPS Officesta vielä paremman, on sen kyky palvella käyttäjiä sekä verkossa että offline-tilassa.
Offline-käyttäjille WPS Office ei tingi tietoturvasta lainkaan. Itse asiassa se tarjoaa yhtä vankan suojan – jopa enemmän ominaisuuksia valittavaksi, kuten salaus, salasanasuojaus ja muokkauksen rajoittaminen. Näin asiakirjani pysyvät turvassa riippumatta siitä, missä tai miten työskentelen. Tässä kurkistus siihen, miten WPS Office varmistaa asiakirjojeni turvallisuuden:
Muokkauksen rajoittaminen tiedostossa
Yksi ensimmäisistä toimenpiteistäni asiakirjaa jaettaessa on muokkausoikeuksien rajoittaminen. WPS Officella voin helposti määrittää, kuka voi tehdä muutoksia asiakirjaan. Tämä on erityisen hyödyllistä, kun jaetaan sisältöä, jota tulisi tarkastella mutta ei muokata, kuten sopimuksia tai lopullisia raportteja. Näin säilytän täydellisen hallinnan asiakirjan eheydestä.
Vaihe 1: Avaa jaettava asiakirja WPS Officessa.
Vaihe 2: Siirry "Tarkista"-välilehdelle WPS Writerissa ja napsauta työkalupalkista "Rajoita muokkausta".
Tämän jälkeen ruudun oikealle puolelle avautuu uusi paneeli, jossa voit hallita seuraavia suojausvaihtoehtoja:
Rajoita muotoilua: Lukitsee tietyt tyylit, jotta esimerkiksi otsikoiden asettelu pysyy muuttumattomana.
Käytä suojausta:
Tee asiakirjasta vain luku -muotoinen.
Ota muutosten seuranta käyttöön hyväksynnän helpottamiseksi.
Salli kommentointi ilman sisällön muokkausta.
Salli lomakkeiden täyttö ilman muun sisällön muuttamista.
Vaihe 3: Valitse haluamasi suojaustaso.
Vinkki: WPS Office pyytää asettamaan salasanan suojausasetusten lukitsemiseksi – näin vain sinä hallitset asiakirjan käyttöä.
Kun muokkausrajoitus on päällä, voit jakaa asiakirjan luottavaisin mielin – ei ei-toivottuja muokkauksia, ei yllätyksiä – vain mielenrauhaa.
Tiedoston salaaminen
WPS Office vie tietoturvan pidemmälle salausominaisuudellaan, joka suojaa arkaluonteista dataa tehokkaasti. Tämä sisäänrakennettu toiminto mahdollistaa tiedostojen salaamisen suoraan WPS Officessa ja estää asiattoman pääsyn.
Vaihe 1: Luo uusi asiakirja WPS Officessa ja napsauta vasemmasta yläkulmasta "Valikko".
Vaihe 2: Etsi "Asiakirjan salaus" ja valitse avautuvasta valikosta "Salaus".
Vaihe 3: Salausikkuna avautuu ja voit asettaa salasanan asiakirjan katselulle ja muokkaamiselle. Voit asettaa eri salasanat kumpaankin.
Vaihe 4: Saat lisävaihtoehdot napsauttamalla oikealta "Lisäasetukset".
Vaihe 5: Valitse haluamasi salaustyyppi ja napsauta "OK".
Vaihe 6: Voit myös ottaa käyttöön muita yksityisyysasetuksia, kuten henkilöllisyyden piilottamisen.
Vaihe 7: Vahvista asetukset napsauttamalla uudelleen "OK".
Tämä ominaisuus tarjoaa lisäsuojaa esimerkiksi luottamuksellisille raporteille, sopimuksille tai muulle arkaluontoiselle materiaalille. WPS Office tekee tietojen suojaamisesta helppoa ja varmistaa, että työsi pysyy yksityisenä ja turvassa.
Muunna PDF:ksi rajoituksilla
PDF on yksi turvallisimmista formaateista asiakirjojen jakamiseen, mutta ei täysin haavoittumaton. Oikeilla suojausmenetelmillä voit kuitenkin parantaa PDF-tiedostojesi tietoturvaa huomattavasti. Salasanasuojaus, salaus ja käyttöoikeuksien rajoittaminen varmistavat, että vain oikeat henkilöt pääsevät käsiksi sisältöön.Muista: Mikään tiedostomuoto ei ole 100 % murtamaton, mutta nämä toimet antavat sinulle mielenrauhaa ja parantavat asiakirjojasi turvallisuutta huomattavasti.
1. Vie PDF-muotoon
PDF-muoto tekee asiakirjasta automaattisesti turvallisemman, sillä sen muokkaaminen on huomattavasti hankalampaa kuin muiden tiedostomuotojen.
Vaihe 1: Avaa Word-asiakirja WPS Officessa.
Vaihe 2: Napsauta vasemmasta yläkulmasta "Valikko" ja valitse "Vie PDF-muotoon".
Vaihe 3: "Vie PDF-muotoon" -valintaikkuna avautuu. Täällä voit määrittää tallennuskohteen ja sivualueet.
Vaihe 4: Kun olet valmis, napsauta "Vie" viimeistelläksesi muunnoksen.
2. Ota käyttöön salasanasuojaus
WPS PDF:n "Suojaa"-ominaisuus menee askeleen pidemmälle tarjoamalla mahdollisuuden asettaa omistajasalasanan PDF-tiedostoillesi, mikä estää tulostamisen ja kopioinnin. Voit ottaa tämän käyttöön valitsemalla WPS Officessa "Suojaa"-toiminnon ja varmistamalla, että tulostus- ja kopiointioikeudet on poistettu käytöstä. Näin vaikka joku pääsisi katsomaan PDF-tiedostoa, hän ei voi kopioida tai tulostaa sitä ilman lupaa.
Vaihe 1: Avaa juuri PDF-muotoon muunnettu tiedosto WPS PDF:ssä.
Vaihe 2: Siirry välilehdelle "Suojaa" ja valitse sen alta "Salaa".
Vaihe 3: Salausikkunassa voit valita kaksi salasana-asetusta asiakirjan suojaamiseksi:
Aseta avaussalasana: Vain käyttäjät, joilla on salasana, voivat avata ja tarkastella PDF:ää.
Aseta muokkaus- ja vientisalasana: Estää tulostuksen, kopioinnin ja muokkauksen – sinä päätät, mitä voidaan tehdä.
Vaihe 4: Kun olet määrittänyt salasanat, napsauta "Vahvista" tallentaaksesi salausasetukset.
Huom: Muista säilyttää salasana turvallisessa paikassa, sillä WPS Office ei tallenna salasanoja käyttäjien turvallisuuden varmistamiseksi.
Vaihe 5: Sulje PDF-tiedosto. Kun yrität avata sen uudelleen, huomaat sen olevan salasanasuojattu.
Usein kysytyt kysymykset
1. Ovatko “jokainen, jolla on linkki” -asetuksella jaetut Google-dokumentit turvallisia, jos en jaa linkkiä?
Ei täysin. Linkki sisältää 44-merkkisen satunnaiskoodin, joten sitä on vaikea arvata. Suurin riski piilee kuitenkin siinä, että linkki jaetaan vahingossa tai tallentuu selaimen historiaan, leikepöydälle tai selainlaajennuksiin. Turvallisempi vaihtoehto on rajoittaa pääsy omaan Google-tiliisi.
2. Mitä tehdä heti, jos tietoni ovat paljastuneet Google Docsissa?
Muuta käyttöoikeuksia: Tarkista tiedostojen jakamisasetukset ja poista oikeudet tarpeettomilta käyttäjiltä.
Etsi syy: Selvitä, miten vuoto tapahtui, ja tee tarvittavat suojatoimet.
Ilmoita asianosaisille: Kerro henkilöille, joiden tiedot ovat mahdollisesti paljastuneet, ja arvioi tietoturvakäytäntösi uudelleen.
3. Kuinka jakaa useita Google-dokumentteja kerralla?
Mene Google Driveen ja valitse haluamasi asiakirjat Ctrl- tai Shift-painikkeella. Napsauta sen jälkeen "Jaa", säädä asetukset ja paina "Valmis". Nopeampi tapa on luoda jaettu kansio ja antaa pääsy vain tiettyjen sähköpostien haltijoille.
Suojaa arkaluontoiset tietosi WPS Officella
Työskentely asiakirjojen kanssa, jotka sisältävät luottamuksellista tietoa, on suuri vastuu. Nykyajan digitaalisessa ympäristössä tietovuodot voivat tapahtua yllättäen. Parhaat käytännöt Google Docsin turvalliseen jakamiseen auttavat säilyttämään asiakirjojen yksityisyyden.
Onneksi WPS Office helpottaa tätä huolta tarjoamalla kolme tehokasta suojausominaisuutta, jotka pitävät asiakirjasi turvassa ja mahdollistavat jakamisen täysin luottamuksellisesti:
Salasanasuojaus
Salaus ja käyttöoikeuksien rajoittaminen
Muokkaus- ja vientisuojaus PDF-muotoon
WPS Officella voit keskittyä työhösi ilman jatkuvaa huolta asiattomasta pääsystä. Sen tietoturvaominaisuudet tekevät siitä luotettavan valinnan kaikille, jotka käsittelevät arkaluontoista tietoa.
Lataa WPS Office jo tänään ja nauti mielenrauhasta työskentelyn aikana – arkaluontoiset tietosi ansaitsevat parhaan mahdollisen suojan!
