On ollut tilanteita, jolloin olen aloittanut projektin asiakkaan kanssa ja luvannut, että keskustelut ja työ pysyvät luottamuksellisina. Silti olen usein miettinyt, kuinka turvassa itse asiakirjat ovat, erityisesti siirron aikana. Koska tietovuotoja tapahtuu yhä enemmän, on todella tärkeää miettiä, miten suojata arkaluonteiset tiedot.
Jos sinulla on asiakirjoja, jotka haluat pitää salassa sinun ja asiakkaasi välillä — eikä niiden pitäisi päätyä vääriin käsiin — jaan tässä tehokkaita keinoja. Tässä artikkelissa käyn läpi parhaat käytännöt asiakirjojen turvalliseen jakamiseen, varmistaen, että ne päätyvät vain oikealle vastaanottajalle.
Käytä WPS Office -ohjelmaa
Ensimmäisenä listalla on ilmainen toimistosovellus: WPS Office, joka antaa sinun jakaa työsi muiden kanssa turvallisesti ja hallitusti. Kun jaat työsi asiakkaille dokumenttien kautta, osa voi suosia online-pääsyä, kun taas toiset voivat mieluummin vastaanottaa tiedostot tarkasteltavaksi offline-tilassa myöhemmin. Valitsin WPS Officen omaksi ratkaisukseni. WPS Office tarjoaa hallintaa, jonka avulla voit rajoittaa, kuka voi muokata, katsella tai jakaa tiedostojasi, varmistaen sisällön turvallisuuden, jotta työsi, ideasi tai tutkimuksesi voidaan jakaa luottavaisin mielin.
Hallinnan osalta, WPS Officea käyttäessäni sain joustavuutta asettaa rajoitetun pääsyn tiedostojeni jakamiseen ja määrittää eri salasanat sille, kuka voi katsoa tai muokata dokumentin sisältöä. Lisäksi ei ole rajoituksia – halusitpa jakaa dokumentin online tai offline, WPS Office tarjoaa ratkaisuja, jotka palvelevat molempia tarpeitasi turvallisesti ja helposti käytettävästi.
Tiedän, että olet etsinyt tekstinkäsittelyohjelmaa, joka mahdollistaa dokumenttien turvallisen jakamisen, joten miksi jättää paras tarjous käyttämättömäksi, varsinkin kun se on ilmainen? Katsotaanpa WPS Officen hallintatyökaluja, jotka mahdollistavat tiedostojen turvallisen ja yksityisen lähettämisen.
Rajoita muokkaamista tiedostossa
Muokkauksen rajoittaminen on loistava ominaisuus, jonka avulla voit hallita, kuinka paljon pääsyä haluat tiedostollesi, kun jaat sen offline-tilassa WPS Officen kautta. Nämä hallintatyökalut voivat vaihdella tarpeidesi mukaan. Esimerkiksi, jos työskentelet tutkimuspaperin parissa etkä halua, että kollegasi tekevät muutoksia Otsikko 3 -osioihin, voit helposti asettaa tämän WPS Officen "Rajoita muokkaamista" -ominaisuuden avulla.
Käydään läpi, kuinka voit käyttää Rajoita muokkaamista -työkalua WPS Officessa ja jakaa dokumenttisi turvallisesti:
Vaihe 1: Avaa dokumentti, jonka haluat jakaa WPS Officessa.
Vaihe 2: WPS Writerissa siirry "Arvostelu"-välilehdelle ja klikkaa "Rajoita muokkaamista" -painiketta, joka sijaitsee Arvostelu-välilehdellä.
Tässä vaiheessa näet "Rajoita muokkaamista" -paneelin aukeavan WPS Writerin oikealle puolelle. Tässä sinulla on kaksi päävaihtoehtoa valittavaksi:
Rajoitusohjaus: Tämä vaihtoehto antaa sinulle mahdollisuuden estää muita tekemästä muutoksia tiettyihin tyyleihin. Esimerkiksi voit estää muita muokkaamasta Otsikko 3 -tyyliä dokumentissasi.
Aseta suojaus: Tämä vaihtoehto tarjoaa lisätapoja suojata dokumenttiasi tarpeettomilta muokkauksilta. Voit valita:
Tehdä dokumentista vain luku -tilassa, estäen kaikki muutokset.
Otta käyttöön muutosten seuranta, jotta voit myöhemmin hyväksyä tai hylätä muiden tekemät muutokset.
Sallia muiden kommentoida dokumenttia ilman, että he muokkaavat sen sisältöä.
Sallia muiden täyttää lomakkeita ilman, että he voivat muuttaa muotoilua tai sisältöä.
Vaihe 3: Valitse vaihtoehto, joka parhaiten vastaa dokumenttisi turvallisuusvaatimuksia ennen sen jakamista.
Huom: Jos valitset suojauksen, sinun täytyy asettaa salasana suojauksen käyttöönottoa varten.
Kun olet ottanut käyttöön rajoitetun muokkauksen tilan, voit jakaa dokumenttisi turvallisesti muiden kanssa, tietäen, että sisältösi on turvassa.
Salakirjoita tiedosto
WPS Office mahdollistaa myös dokumenttien salakirjoittamisen ennen niiden jakamista. Tämä rajoittaa luvattoman pääsyn, sillä muiden täytyy tietää salasana nähdäksesi dokumentin. Edistyneet salakirjoitusvaihtoehdot takaavat dokumenttisi turvallisuuden sen ollessa jaettuna muiden kanssa. Näin voit salakirjoittaa dokumenttisi helposti WPS Officella:
Vaihe 1: Avaa dokumentti WPS Officessa ja klikkaa "Valikko"-painiketta WPS Writerin vasemmassa yläkulmassa.
Vaihe 2: Valitse "Dokumentin salakirjoitus" ja klikkaa "Salakirjoitus" avautuvasta valikosta.
Vaihe 3: Salakirjoitusikkuna avautuu. Tässä voit määrittää salasanan dokumentin katselua varten ja erillisen salasanan sen muokkaamista varten, antaen sinulle enemmän hallintaa ja joustavuutta.
Vaihe 4: Edistyneitä salakirjoitusvaihtoehtoja varten vieritä oikealle ja klikkaa "Edistyneet" -painiketta.
Vaihe 5: Valitse haluamasi salakirjoitustyyppi dokumentillesi ja klikkaa "OK".
Vaihe 6: WPS Office tarjoaa myös yksityisyysvaihtoehtoja, kuten identiteettisi piilottamisen.
Vaihe 7: Kun olet vahvistanut dokumentin salakirjoituksen, klikkaa yksinkertaisesti "OK".
Dokumenttisi on nyt salakirjoitettu WPS Officen avulla. Jos olet valinnut edistyneen salakirjoituksen, se tekee luvattomien tahojen vaikeaksi purkaa salakirjoitettua dataa, auttaen turvaamaan arkaluontoiset tiedot dokumenttien jakamisen aikana.
Jaa asiakirjat verkossa
Kuten muutkin verkkopohjaiset tekstinkäsittelyohjelmat, WPS Office tarjoaa myös mahdollisuuden jakaa asiakirjasi verkossa, mutta lisäominaisuuksilla, kuten vanhentumisajoilla ja latausten estämisellä. Nämä ominaisuudet antavat sinulle enemmän hallintaa asiakirjoihisi, kun jaat niitä muiden kanssa. Tässä on, kuinka voit jakaa asiakirjojasi verkossa käyttäen WPS Officea:
Vaihe 1: Avaa asiakirja, jonka haluat jakaa, ja klikkaa sitten "Jaa" -painiketta oikeassa yläkulmassa.
Vaihe 2: WPS Office tarjoaa monia jakamisvaihtoehtoja, mutta tällä kertaa pysytään "Jaa linkkinä" -vaihtoehdossa, jonka avulla voit jakaa asiakirjasi verkossa.
Vaihe 3: "Linkin saavat" -kentässä voit hallita asiakirjoihisi pääsyä. Jos haluat sallia muiden muokata asiakirjaa, valitse "Muokkaa" avattavasta valikosta, tai muuta se "Näyttö" -asetukseksi, jotta pääsy rajoittuu vain katseluun.
Vaihe 4: Voit myös estää lataukset kytkemällä sen päälle, jotta asiakirjojesi lataaminen estetään.
Vaihe 5: Aseta aikaraja! Linkin vanhentumispäivämäärän asettaminen antaa sinulle hallinnan asiakirjan jakamisen kestoon, mikä voi olla hyödyllistä tietyissä tilanteissa.
Se, mikä minua eniten viehättää WPS Officessa, on se, että vaikka asetan vanhentumispäivämäärän, voin aina valita linkin jakamisen lopettamisen. Tämä vaihtoehto antaa minun katkaista pääsyn asiakirjaani milloin tahansa.
Ja parasta on, että kun lopetat linkin, siitä tulee voimaton. Kun haluat jakaa asiakirjan uudelleen, luodaan uusi linkki. Tämä on todella hyödyllistä verrattuna muihin työkaluihin, joissa linkki pysyy samana, mikä tarkoittaa, että jos myöhemmin sallit pääsyn uudelleen, sinun ei tarvitse luoda uutta asiakirjaa saadaksesi uuden linkin—voit luoda uuden linkin heti ja jakaa sen uudelle ryhmälle.
Käytä Google Docsia
Toinen erinomainen vaihtoehto asiakirjojen jakamiseen verkossa on Google Docs, ilmainen, verkkopohjainen työkalu, joka antaa sinun työstää asiakirjojasi mistä tahansa. Sisäänrakennetun pilvitallennuksen, saumattoman yhteistyön ja reaaliaikaisen yhteismuokkaamisen ansiosta Google Docs tekee tiedostojen jakamisesta erittäin helppoa. Lisäksi se tarjoaa erilaisia pääsynhallintatoimintoja varmistaakseen, että hallitset, kuka voi katsella tai muokata asiakirjojasi.
Rajoita pääsyä
Kun jaat tiedostojasi verkossa, pääsyn hallinta on usein suuri huolenaihe. Yleensä, kun jaan linkin työhöni, on riski, että linkki eteenpäin jaettu ja minulla ei ole enää hallintaa. Google Docs ratkaisee tämän ongelman antamalla sinun myöntää pääsy vain tietyille sähköpostiosoitteille tai sähköpostilistoille. Näin vain ne henkilöt, jotka olet valinnut, voivat katsella asiakirjaasi, mikä varmistaa, että muut eivät pääse siihen, vaikka heillä olisi linkki.
Tässä on, kuinka voit jakaa asiakirjan tietyille henkilöille käyttäen Google Docsia:
Vaihe 1: Google Docsissa klikkaa "Jaa" -painiketta oikeassa yläkulmassa.
Vaihe 2: Jaa-valintaikkuna avautuu. Kirjoita sen henkilön sähköpostiosoite, jonka kanssa haluat jakaa asiakirjasi tekstikenttään.
Vaihe 3: Voit nyt valita, millaisen pääsyn haluat antaa tälle sähköpostille tai sähköpostilistalle. Klikkaa avattavaa valikkoa ja valitse katsoja, muokkaaja tai kommentoija.
Vaihe 4: Voit myös lisätä viestin antaaksesi ohjeita tai lisätietoja asiakirjasta.
Vaihe 5: Kun olet määrittänyt pääsyn, klikkaa "Linkki"-ikonia kopioidaksesi ja jakaaksesi linkin tai klikkaa "Lähetä"-painiketta jakaaksesi asiakirjan suoraan.
Estä tulostus, muokkaus ja kopiointi (3 pääsyn tasoa)
Google Docs -tiedostojen jakaminen antaa sinun asettaa rajoituksia sille, kuinka muut voivat käyttää tiedostojasi. Katsotaanpa, kuinka voit säätää näitä käyttöoikeuksia ennen asiakirjojesi jakamista:
Vaihe 1: Napsauta "Jaa"-painiketta, joka sijaitsee näytön oikeassa yläkulmassa, päästäksesi Google Docsin jakamisvaihtoehtoihin.
Vaihe 2: "Yleinen pääsy" -osiossa, napsauta alasvetovalikkoa valitaksesi kaksi vaihtoehtoa:
Rajoitettu pääsy: Tämä antaa sinulle täyden hallinnan asiakirjasta, eikä linkin jakaminen muille anna heille pääsyä siihen.
Linkin saaneet: Tällä vaihtoehdolla voit valita, minkälaista käyttöoikeutta haluat antaa muille.
Vaihe 3: Jos valitset "Linkin saaneet", napsauta alasvetovalikkoa valitaksesi pääsytyypin, jonka haluat antaa:
Katsoja: Muut voivat vain katsella asiakirjan sisältöä.
Muokkaaja: Tämä antaa täyden oikeuden kaikille linkin saaneille muokata asiakirjaa.
Kommentoija: Tämä antaa muille mahdollisuuden jättää kommentteja asiakirjaasi, mikä on hyödyllistä esimerkiksi palautteen saamisessa tutkimuspaperista.
Vaihe 4: Kun olet asettanut pääsyn tason, napsauta "Asetukset"-ikonia lisätäksesi lisävalvontaa.
Vaihe 5: Google Docsin asetuksissa on kaksi lisävalintaa, joista voit valita:
Vaihtoehto 1: Tämä antaa "Muokkaaja"-oikeuden omaaville henkilöille hallita jakamisvaltuuksia.
Vaihtoehto 2: Tämä antaa "Katsoja" tai "Kommentoija" -oikeuden omaaville henkilöille mahdollisuuden ladata, tulostaa tai kopioida asiakirjan.
Vaihe 6: Kun olet päättänyt pääsyn tason, napsauta "Kopioi linkki" jakaaksesi linkin muille tai napsauta "Valmis" sulkeaksesi jakamisdialogin.
Aseta vanhentumispäivämäärä
Kun jaat tiedostoja tietyille sähköpostiosoitteille, voit myös asettaa vanhentumispäivämäärän rajoittaaksesi sen ajan, jonka ajan Google Docsiin pääsee käsiksi. Tämä ominaisuus on erittäin hyödyllinen, mutta tällä hetkellä se on saatavilla vain kelvollisille työ- tai koulutilien käyttäjille. Jos sinulla on työ- tai koulutili, voit asettaa vanhentumispäivämäärän seuraamalla näitä vaiheita:
Vaihe 1: Syötä jakamisdialogiin henkilön sähköpostiosoite, jolle haluat jakaa asiakirjasi.
Vaihe 2: Napsauta alasvetovalikkoa ja valitse "Lisää vanhentumispäivämäärä" -vaihtoehto.
Vaihe 3: Näet päivämäärän ja kellonajan, jotka näkyvät sähköpostikentän alapuolella. Muuta päivämäärää ja kellonaikaa sen mukaan, kuinka kauan haluat antaa pääsyn.
Vaihe 4: Napsauta "Lähetä" jakaaksesi asiakirjan sähköpostitse tai "Kopioi linkki" jakaaksesi tiedoston linkin kautta.
Google Docs on ollut minun suosikkisanaeditorini tiedostojen jakamiseen muiden kanssa. Kuitenkin, vaikka se tarjoaa kätevän pääsyn asiakirjoihini mistä tahansa, sillä on joitain rajoituksia, kuten salauksen puute ja tietyt ominaisuudet, kuten vanhentumispäivämäärät, jotka ovat rajoitettuja tietyille tilityypeille.
Käytä DRM-ohjelmistoa parantaaksesi turvallisuutta
Google Docsissa on tietoturvaongelmia, koska se ei tarjoa täydellistä ratkaisua asiakirjojen jakamiseen; ne voidaan helposti välittää ei-toivotuille vastaanottajille. Toinen turvallisempi tapa jakaa asiakirjasi on käyttää DRM-ohjelmistoa, kuten Locklizard Safeguard. Safeguard on digitaalisten oikeuksien hallinnan (DRM) ratkaisu, joka käyttää salausta, asiakirjahallintaa ja turvallista katseluohjelmaa estääkseen kaikenlaisen luvattoman jakamisen. Syynä siihen, että pidän Locklizard Safeguard -ohjelmistoa hyödyllisenä, ovat sen edistyneet turvallisuusominaisuudet, jotka mahdollistavat turvallisemman asiakirjojen jakamisen.
Käytä Locklizard Safeguardia suojaamaan
Locklizard Safeguardin ensimmäinen tapa antaa pääsy muille on tallentaa ja ladata tiedosto Locklizard Safeguard -järjestelmään. Kun asiakirjasi on tallennettu, sitä voidaan jakaa muiden kanssa. Tässä selitetään, kuinka se toimii:
Suojattu PDF-tiedostosi on tallennettu levyllesi, ja vastaava tallenne luodaan Admin-järjestelmään.
Jokaiselle henkilölle, joka tarvitsee pääsyn suojattuun PDF:ään, luodaan käyttäjätili.
Linkki Viewerille yhdessä lisenssitiedoston kanssa lähetetään automaattisesti käyttäjälle.
Kun Viewer on asennettu ja lisenssitiedosto aktivoitu (pelkällä napsautuksella), se lukitaan tiettyyn laitteeseen eikä sitä voida aktivoida muualla, ellei sinä myönnä lupaa.
Sinulla on täydellinen hallinta siitä, mitkä suojatut asiakirjat kukin käyttäjä voi nähdä Admin-järjestelmän kautta.
Voit sitten jakaa DRM-suojattuja asiakirjojasi Google Docsin kautta.
Vaihe 1: Avaa asiakirjasi Google Docsissa ja napsauta "Tiedosto"-valikkoa vasemmassa yläkulmassa.
Vaihe 2: Napsauta sitten "Lataa" -vaihtoehtoa ja valitse "PDF-dokumentti (.pdf)", jotta voit ladata Google Docsin PDF-muodossa.
Vaihe 3: Etsi ladattu PDF, napsauta sitä oikealla hiirenpainikkeella ja valitse "Tee suojattu PDF" vaihtoehdoista.
Vaihe 4: Valitse seuraavaksi DRM-ohjaimet, jotka haluat ottaa käyttöön Safeguard Writerilla.
Huom: Jos haluat lisäsuojauksen, voit lisätä dynaamisen vesileiman, joka näyttää käyttäjän nimen—tämä estää henkilöitä ottamasta kuvia näytöstä toisen laitteen avulla.
Vaihe 5: Napsauta "Julkaise" tallentaaksesi suojatun PDF-tiedoston tietokoneellesi. Tämä salaa tiedoston ja luo automaattisesti tallenteen Admin-järjestelmässä.
Vaihe 6: Luo käyttäjätili jokaiselle henkilölle, jonka haluat katsovan suojattua PDF:ää. Mene vain "Asiakkaat"-välilehteen Admin-järjestelmässä ja napsauta "Lisää".
Vaihe 7: Myönnä pääsy asiakkaalle valitsemalla asiakirja Admin-järjestelmässä ja määrittämällä haluamasi käyttöoikeudet.
Vaihe 8: Jaa PDF:ää lataamalla se Google Driveen ja napsauttamalla jakopainiketta.
Katso Locklizard-suojatut asiakirjat selaimessa
Locklizard Safeguardin työpöytäversio on turvallinen mutta pitkä prosessi, ja sen tarkoitus on suojata erittäin arkaluontoisia asiakirjoja. Jos kuitenkin haluat jakaa asiakirjojasi vähemmän turvallisesti mutta paremmin hallittuna kuin Google Docsissa, Locklizard tarjoaa myös verkkopohjaisen ratkaisun. Tässä selitetään, kuinka se toimii:
Vaihe 1: Ota käyttöön Locklizard Safeguardin verkkokatselija suojaamalla asiakirjasi valitsemalla "Suojaa WEB:ksi…" "Suojaustilanne"-ikkunasta.
Vaihe 2: Vaihtoehtoisesti käynnistä verkkopublisher-sovellus, valitse asiakirjat, jotka haluat ladata pilvipohjaiseen verkkokatselijaan, ja napsauta "Julkaise kaikki".
Vaihe 3: Myönnä asiakkaalle verkkokatselijan käyttöoikeus valitsemalla lisätiedot nuoli heidän nimensä vieressä Asiakkaat-välilehdeltä Admin-portaalissasi.
Vaihe 4: Napsauta "Ota käyttöön" kohdassa "Verkkokatselija" ja lähetä heille kirjautumistiedot.
Muunna PDF:ksi rajoituksilla
Toinen tapa jakaa asiakirjoja turvallisesti on muuntaa ne PDF-muotoon. PDF:tä pidetään yleisesti turvallisempana kuin Word-dokumentteja, koska niiden tärkeä ominaisuus on salasanalla suojaaminen, joka estää luvattoman pääsyn.
Suosikkivalintani tähän tehtävään on WPS Office, sillä se tekee Word-asiakirjojen muuntamisesta PDF:ksi helppoa. Lisäksi se tarjoaa tehokkaan PDF-editorin, joka antaa enemmän hallintaa tiedostoillesi. Katsotaanpa tarkemmin WPS Officen PDF-ominaisuuksia ja miten se voi auttaa sinua jakamaan asiakirjoja turvallisesti.
Vie PDF:ksi
Voit viedä tiedostosi PDF-muotoon, mikä on loistava tapa jakaa asiakirjojasi, koska se vähentää merkittävästi luvattomien muokkausten mahdollisuuksia. Turvallisuus voi kuitenkin silti olla huolenaihe. WPS Office tarjoaa mielenrauhaa tarjoamalla kattavia turvallisuusominaisuuksia, jotka menevät yksinkertaisen jakamisen yli. Näin voit helposti viedä asiakirjasi PDF-muotoon:
Vaihe 1: Avaa Word-asiakirja WPS Officella.
Vaihe 2: Napsauta "Valikko"-painiketta, jonka löydät WPS Writerin vasemmasta yläkulmasta, ja valitse "Vie PDF:ksi" valikosta.
Vaihe 3: "Vie PDF:ksi" -valintaikkuna avautuu, jossa voit säätää asetuksia kuten tiedostopolun ja sivualueen ennen jatkamista.
Vaihe 4: Kun olet säätänyt tarvittavat asetukset, napsauta "Vie" viimeistelläksesi muunnosprosessin.
Kun asiakirja on muunnettu PDF-muotoon, voit jakaa sen parannetulla turvallisuudella. Jos kuitenkin haluat parantaa asiakirjan turvallisuutta edelleen, suosittelen käyttämään WPS PDF:tä, joka sallii PDF-tiedostosi salauksen ja salasanan asettamisen käyttöoikeuden rajoittamiseksi, tarjoten entistä paremman suojan asiakirjallesi.
Voit käyttää salasanan suojausominaisuutta WPS PDF:ssä, käytännössä lukitsemaan PDF:si, jotta vain valtuutetut henkilöt voivat käyttää sitä. Tämä tehokas työkalu antaa sinun asettaa erilaisia turvallisuustasoja. Voit luoda yhden salasanan asiakirjan katseluun ja erillisen salasanan muokkaamiseen.
Vaihe 1: Avaa juuri muuntamasi PDF-dokumentti WPS PDF:ssä.
Vaihe 2: WPS PDF:ssä mene "Suojaus"-välilehteen ja valitse "Salaus" Suojaus-ribbonista.
PDFVaihe 3: Salauksen ikkunassa löytyy kaksi vaihtoehtoa salasanan asettamiseksi:
Aseta avaus salasana: Tämä suojaa PDF-dokumenttisi luvattomalta käytöltä. Kenellä tahansa, jolle jaat PDF:n, täytyy olla salasana voidakseen katsella sen sisältöä.
Aseta salasana muokkaamiseen ja tietojen poistamiseen: Tämä rajoittaa pääsyä tulostus- ja kopiointitoimintoihin. Salasanan asettamalla voit estää sisältösi jakamisen eteenpäin.
Vaihe 4: Kun olet asettanut salasanan, napsauta "Vahvista"-painiketta ottaaksesi salauksen käyttöön.
Huom: Muista säilyttää salasana turvallisessa paikassa ja tehdä siitä kopioita, koska kun olet asettanut salasanan, sitä ei voida palauttaa, sillä WPS Office ei tallenna salasanoja paremman turvallisuuden takaamiseksi.
Vaihe 5: Nyt, sulje ja kokeile avata PDF uudelleen, ja näet, että salasana tarvitaan asiakirjan avaamiseen.
Tämän menetelmän avulla voit myös rajoittaa tiettyjä ominaisuuksia, kuten estää ketään tulostamasta tai kopioimasta sisältöä. Tämä antaa sinulle täyden hallinnan asiakirjasi jakamisessa ja käytössä, tarjoten mielenrauhaa.
Käytä vesileimoja
Vesileiman lisääminen PDF: ään WPS Officessa vie asiakirjan suojauksen uudelle tasolle. Vaikka salasanasuojaus estää ketään kopioimasta tai tulostamasta PDF:ääsi, vesileiman lisääminen tuo mukaan toisen suojakerroksen. Vesileimat toimivat näkyvänä pelotteena, joka estää ketään ottamasta kuvakaappauksia tai valokuvia sisällöstäsi.
Vaihe 1: Avaa PDF WPS PDF:ssä ja siirry "Muokkaa"-välilehteen.
Vaihe 2: Napsauta "Vesileima"-painiketta Muokkaa-riviltä nähdäksesi käytettävissä olevat vesileima-asetukset.
Vaihe 3: Valitse valmiit vesileima-asetukset, joita voidaan suoraan lisätä PDF:ään.
Vaihe 4: WPS PDF tarjoaa myös mahdollisuuden lisätä mukautetun vesileiman. Napsauta vain "Lisää" luodaksesi mukautetun vesileiman PDF-tiedostollesi.
Vaihe 5: Lisää vesileima -ikkunassa voit luoda oman vesileiman asettamalla sen fonttityylit, värin, läpinäkyvyyden ja muut asetukset.
Vaihe 6: Kun olet luonut vesileimasi, napsauta "OK", jotta vesileima lisätään tehokkaasti PDF-tiedostoon.
Vesileiman avulla voit väittää omistavasi ja säilyttämään hallinnan asiakirjasi yli, vaikka joku yrittäisi kiertää muita suojausmenetelmiä. Tämä lisäaskel varmistaa, että sisältösi pysyy suojattuna ja kiistattomasti omasi.
Usein kysytyt kysymykset (FAQ):
1. Ovatko Google Docs -asiakirjat yksityisiä?
Google Docs voi pysyä yksityisinä muilta käyttäjiltä niin kauan kuin et jaa niitä ja käytät vahvaa tilitietoturvaa. Koska niiltä puuttuu päästä päähän -salauksen, Google voi silti käyttää asiakirjojasi ja paljastaa ne viranomaisille tarvittaessa. Lisäksi Google kerää tietoja palvelun parantamiseksi ja analysoinniksi, mikä voi vaikuttaa yksityisyyteesi.
2. Voinko käyttää VPN:ää suojatakseni tietojani?
Kyllä, VPN:ien käyttö on tehokas tapa suojata tietojasi. Etätyön lisääntyessä on tärkeää suojata arkaluonteiset tiedot turvattomilta julkisilta verkoilta. Edellyttämällä työntekijöiden pääsyä organisaation tiedostoihin VPN:n kautta voit suojata tietoja mahdollisilta uhkilta. Tämä lähestymistapa tarjoaa lisäkerroksen salausta, parantaen yksityisyyttä ja varmistaen turvallisen työympäristön.
3. Miten muunnan Google Docs -asiakirjat PDF-muotoon?
Voit helposti muuntaa asiakirjat PDF-dokumenteiksi käyttämällä WPS Office -ohjelman "Vie PDF:ksi" -toimintoa. Noudata vain seuraavia vaiheita:
Vaihe 1: Avaa Word-asiakirja WPS Office -ohjelmalla.
Vaihe 2: Napsauta WPS Writer -käyttöliittymän vasemmassa yläkulmassa olevaa "Valikko" -painiketta ja valitse "Vie PDF:ksi" -vaihtoehto valikosta.
Vaihe 3: Aukeaa "Vie PDF:ksi" -valintaikkuna, jossa voit säätää asetuksia, kuten tiedostopolun ja sivuvälin.
Vaihe 4: Kun olet määrittänyt tarvittavat asetukset, napsauta "Vie" viimeistelläksesi muunnosprosessin.
WPS Office tarjoaa vertaansa vailla olevaa asiakirjaturvallisuutta
Kun kyse on asiakirjojen turvallisesta jakamisesta, siitä tulee nopeasti erittäin tärkeä asia. Vaikka käytettävissä on useita menetelmiä, voi usein tuntua, että vasta raapaisemme pintaa siitä, mitä todella tarvitaan tiedostojen suojaamiseksi. Tässä kohtaa WPS Office astuu kuvaan, tarjoten täysin aukottoman turvasuunnitelman.
Sisäänrakennetuilla ominaisuuksilla, kuten asiakirjasalauksella, salasanansuojauksella ja offline- sekä online-turvavaihtoehdoilla — kaikki ilmaiseksi — WPS Office menee pidemmälle kuin mikään muu toimistosovellus. Mikään muu toimistosovellus ei tarjoa tällaista kattavaa turvallisuutta ilman lisäkustannuksia, mikä antaa sinulle kaikki syyt valita WPS Office asiakirjojesi turvallisuuden takaamiseksi.
