היו מצבים שבהם התחלתי פרויקט עם לקוח, והבטחתי לו שכל השיחות והעבודות שלנו יישמרו בסודיות. עם זאת, חשבתי לעיתים על האבטחה של המסמכים עצמם, במיוחד בזמן ההעברה. עם כל כך הרבה מקרים של הפרת אמון, חשוב לחשוב איך לשמור על המידע הרגיש שלנו בצורה בטוחה.
אם יש לכם מסמכים שאתם רוצים לשמור בסוד ביני לבין הלקוח, ואתם לא רוצים שהם ייפול לידיים הלא נכונות, אני כאן כדי לשתף אתכם בכמה אסטרטגיות יעילות. במאמר הזה, אני אעזור לכם ללמוד את הדרכים הטובות ביותר לשתף מסמכים בצורה בטוחה, כדי שהמסמכים יגיעו אך ורק ליעדם.
השתמשו ב-WPS Office
ברשימה הראשונה יש אפליקציית משרד חינמית: WPS Office, שמאפשרת לכם לשתף את העבודה שלכם עם אחרים בצורה בטוחה ומבוקרת. למי שמשתף עבודה עם לקוחות במסמכים, חלק מעדיפים גישה מקוונת ואחרים אוהבים לקבל קבצים לעיון גם כשהם לא מחוברים לאינטרנט. אני בחרתי ב-WPS Office כפתרון הבסיסי שלי. WPS Office מספקת בקרים שמאפשרים לכם להגביל מי יכול לערוך, לצפות או לשתף את הקבצים שלכם, כדי להבטיח את הבטיחות של התוכן שלכם וכך שהעבודה, הרעיונות או המחקרים שלכם יוכלו להיות משותפים בביטחון מלא.
בנוגע לאופן הבוקר, במהלך השימוש ב-WPS Office, הייתה לי הגמישות להגדיר גישה מוגבלת בעת שיתוף הקבצים שלי ואף להקצות סיסמאות שונות לאנשים שיכולים לצפות או לשנות את התוכן במסמך. בנוסף, אין הגבלות עליכם—בין אם אתם רוצים לשתף מסמך אונליין או אופליין, WPS Office מספקת פתרונות שמתאימים לשני הצרכים שלכם באופן בטוח וקל לשימוש.
אני יודע שחיפשתם מעבד תמלילים שמאפשר לשתף את המסמכים שלכם בצורה בטוחה, אז למה לוותר על הדיל הטוב ביותר, במיוחד כשזה חינמי? בואו נביט על הבקרים ב-WPS Office שמאפשרים לשלוח קבצים בצורה בטוחה ופרטית.
הגבלת עריכה בקובץ
הגבלת עריכה היא תכונה מצוינת לשלוט ברמת הגישה שברצונך שיהיה לך על המסמכים שלך כאשר אתה משתף אותם בצורה לא מקוונת דרך WPS Office. שליטה זו יכולה להשתנות בהתאם לצרכים שלך. לדוגמה, אם אתה עובד על עבודה מחקרית ואינך רוצה שהקולגות שלך יבצעו שינויים בחלקי כותרת 3, תוכל להגדיר את זה בקלות דרך תכונת "הגבלת עריכה" ב-WPS Office. בואו נעבור על איך אתה יכול לגשת לכלי הגבלת עריכה ב-WPS Office כדי לשתף את המסמכים שלך בצורה בטוחה: שלב 1: פתח את המסמך שברצונך לשתף באמצעות WPS Office.
שלב 2: ב-WPS Writer, פשוט עבור לכרטיסיית "סקירה" ולחץ על כפתור "הגבלת עריכה" שנמצא בסרגל הסקירה.
בשלב זה, תראה את לוח הגבלת העריכה נפתח בצד ימין של ממשק WPS Writer. כאן תוכל לבחור בין שתי אפשרויות עיקריות:
שליטה בהגבלה: אפשרות זו מאפשרת לך להגביל אחרים מלעשות שינויים בסגנונות ספציפיים. לדוגמה, תוכל למנוע מאחרים לשנות את סגנון כותרת 3 במסמך שלך.
הגדרת הגנה: אפשרות זו מציעה דרכים נוספות להגן על המסמך שלך מפני עריכות לא רצויות. תוכל לבחור בין האפשרויות הבאות:
הפוך את המסמך לקריאה בלבד, כך שלא ניתן יהיה לבצע שינויים.
אפשר מעקב אחרי שינויים כדי שתוכל מאוחר יותר לקבל או לדחות שינויים שנעשו על ידי אחרים.
אפשר לאחרים להוסיף הערות על המסמך מבלי לשנות את התוכן עצמו.
אפשר לאחרים למלא טפסים מבלי לשנות את העיצוב או התוכן.
שלב 3: בחר באופציה שמתאימה בצורה הטובה ביותר לצרכי האבטחה של המסמך שלך לפני שאתה משתף אותו.
הערה: אם תבחר באופציית הגנה, תצטרך להגדיר סיסמה כדי להפעיל את ההגנה.
ברגע שהפעלת מצב עריכה מוגבלת, תוכל לשתף את המסמך שלך בבטחה עם אחרים, בידיעה שהתוכן שלך מוגן.
הצפן את הקובץ
תוכנת WPS Office מאפשרת גם להצפין את המסמכים שלך לפני השיתוף עם אחרים. זה מונע גישה בלתי מורשית, כי אחרים יצטרכו סיסמה כדי לראות את המסמך שלך. עם אפשרויות הצפנה מתקדמות, WPS Office דואגת לכך שהמסמך שלך יהיה בטוח בזמן שהוא משותף עם אחרים. הנה איך תוכל להצפין בקלות את המסמכים שלך באמצעות WPS Office:
שלב 1: פתח את המסמך ב-WPS Office ולחץ על כפתור "תפריט" בפינה השמאלית העליונה של ממשק WPS Writer.
שלב 2: מרשימת האפשרויות, בחר ב"הצפנת מסמך" ולאחר מכן לחץ על "הצפנה" מהתפריט הנשלף.
שלב 3: חלון ההצפנה ייפתח כעת. כאן, תוכל להגדיר סיסמה לצפייה במסמך וסיסמה נפרדת לשינויים בו, מה שנותן לך יותר שליטה וגמישות.
שלב 4: לאפשרויות הצפנה מתקדמות יותר, גלול ימינה ולחץ על כפתור "מתקדם".
שלב 5: בחר את סוג ההצפנה שתרצה למסמך שלך, ולאחר מכן לחץ על "אישור".
שלב 6: WPS Office מציעה גם כמה אפשרויות פרטיות, כמו הסתרת הזהות שלך.
שלב 7: לאחר שאישרת את הצפנת המסמך שלך, פשוט לחץ על "אישור".
המסמך שלך עכשיו הוצפן בעזרת WPS Office. אם הגדרת הצפנה מתקדמת, יהיה קשה לגורמים בלתי מורשים לפענח את הנתונים המוצפנים, מה שעוזר להגן על מידע רגיש בזמן שיתוף מסמכים במצב לא מקוון.
שתף מסמכים באינטרנט
בדומה לעורכי טקסט מקוונים אחרים, גם WPS Office מציעה אפשרות לשתף את המסמכים שלך באינטרנט, אך עם תכונות נוספות כמו תאריכי תפוגה והיכולת להשבית הורדות. תכונות אלה נותנות לך יותר שליטה על המסמכים שלך בזמן שהם משותפים עם אחרים. הנה איך תוכל לשתף את המסמכים שלך באינטרנט באמצעות WPS Office:
שלב 1: פתח את המסמך שברצונך לשתף, ואז פשוט לחץ על כפתור "שיתוף" בפינה הימנית העליונה.
שלב 2: WPS Office מציעה מגוון אפשרויות שיתוף, אך לעכשיו, נשתמש באפשרות "שיתוף כלינק", שבאמצעותה תוכל לשתף את המסמכים שלך באינטרנט.
שלב 3: בשדה "כל מי שיש לו את הקישור", שלוט בגישה למסמכים שלך. אם אתה רוצה לאפשר לאחרים לערוך את המסמך, בחר ב"עריכה" מהתפריט הנפתח, או שנה ל"צפייה" כדי להגביל לצפייה בלבד.
שלב 4: תוכל גם להשבית הורדות באמצעות מתג, כדי למנוע מהמשתמשים להוריד את המסמכים שלך.
שלב 5: קבע תאריך תפוגה! הגדרת תאריך תפוגה לקישור מאפשרת לך לשלוט במשך הזמן שבו המסמך יהיה משותף, וזה יכול להיות שימושי במצבים מסוימים.
מה שאהבתי הכי הרבה ב-WPS Office הוא שאפילו אם אני מגדיר תאריך תפוגה, אני יכול תמיד לבחור להפסיק לשתף את הקישור. אפשרות זו מאפשרת לי לנתק את הגישה למסמך שלי בכל עת שאני רוצה.
והחלק הטוב ביותר הוא, שכאשר אתה מפסיק את השיתוף, הקישור הופך ללא תקף. כאשר תרצה לשתף את המסמך שוב, יווצר קישור חדש. זה מאוד עוזר לעומת כלים אחרים בהם הקישור נשאר קבוע, כלומר, שאם תאפשר גישה שוב בעתיד, אין צורך ליצור מסמך חדש רק כדי לקבל קישור חדש—תוכל ליצור קישור טרי מידי לשיתוף עם קבוצה חדשה.
השתמש ב-Google Docs
אופציה מצוינת נוספת לשיתוף מסמכים באינטרנט היא Google Docs, כלי חינמי מבוסס רשת שמאפשר לך לעבוד על המסמכים שלך מכל מקום. עם אחסון ענן מובנה, שיתוף פעולה חלק ועריכה בו-זמנית, Google Docs הופך את שיתוף הקבצים לקל במיוחד. בנוסף, הוא מציע אפשרויות בקרה על הגישה כדי לוודא שאתה מנהל מי יכול לצפות או לערוך את המסמכים שלך.
הגבלת הגישה
כשאתה משתף את הקבצים שלך באינטרנט, שליטה על מי שמקבל גישה היא לעיתים קרובות דאגה מרכזית. בדרך כלל, כאשר אני משתף קישור לעבודתי, קיים סיכון שהקישור יועבר הלאה, וכך אני מאבד שליטה. Google Docs מתמודדת עם הבעיה הזו בכך שהיא מאפשרת לתת גישה רק לכתובות דוא"ל מסוימות או לרשימת דוא"ל. בצורה כזו, רק האנשים שבחרת יוכלו לראות את המסמך שלך, ובכך להבטיח שאחרים לא יקבלו גישה, גם אם יש להם את הקישור.
הנה איך תוכל לשתף מסמך עם אנשים מסוימים באמצעות Google Docs:
שלב 1: ב-Google Docs, לחץ על כפתור "שיתוף" שנמצא בפינה הימנית העליונה של המסך.
שלב 2: תיבת השיתוף תיפתח. הכנס את כתובת הדוא"ל של האדם שאיתו אתה רוצה לשתף את המסמך בתיבת הטקסט.
שלב 3: כעת תוכל לבחור את רמת הגישה שברצונך להעניק לכתובת דוא"ל זו או לרשימת דוא"ל. לחץ על התפריט הנפתח ובחר בין "צופה", "עורך" או "מגיב".
שלב 4: תוכל גם להוסיף הודעה כדי לתת הוראות או לספק פרטים אודות המסמך.
שלב 5: לאחר שהגדרת את רמת הגישה, לחץ על סמל "קישור" כדי להעתיק ולשתף את הקישור, או לחץ על כפתור "שלח" כדי לשתף את המסמך ישירות.
מניעת הדפסה, עריכה והעתקה (3 רמות גישה)
שיתוף באמצעות Google Docs מאפשר לך לקבוע הגבלות מסוימות על איך אחרים יכולים לגשת לקבצים שלך. בוא נבחן איך תוכל להתאים את רמות הגישה הללו לפני שתשתף את המסמכים שלך:
שלב 1: לחץ על כפתור "שיתוף" שנמצא בפינה הימנית העליונה של המסך כדי לגשת לאפשרויות השיתוף של Google Docs.
שלב 2: תחת הסעיף "גישה כללית", לחץ על התפריט הנפתח כדי לבחור בין שתי אפשרויות:
גישה מוגבלת: אפשרות זו מעניקה לך שליטה מלאה במסמך, ושיתוף הקישור עם אחרים לא יעניק להם גישה.
כל מי שיש לו את הקישור: באפשרות זו, תוכל לבחור את רמת הגישה שברצונך להעניק לאחרים.
שלב 3: אם תבחר ב"כל מי שיש לו את הקישור", לחץ על התפריט הנפתח כדי לבחור את רמת הגישה שברצונך להעניק:
צופה: אחרים יכולים רק לצפות בתוכן המסמך.
עורך: אפשרות זו מעניקה סמכות מלאה לכל מי שיש לו את הקישור לבצע שינויים במסמך.
מגיב: אפשרות זו מאפשרת לאחרים להשאיר הערות במסמך שלך, דבר שיכול להיות מועיל בעת קבלת משוב, למשל, על מאמר מחקרי.
שלב 4: לאחר שהגדרת את רמת הגישה, לחץ על סמל "הגדרות" כדי להטיל בקרים נוספים.
שלב 5: בהגדרות של Google Docs, יש לך שתי אפשרויות נוספות לבחירה:
אפשרות 1: אפשרות זו מאפשרת לאנשים עם גישת "עורך" לנהל הרשאות שיתוף.
אפשרות 2: אפשרות זו מאפשרת לאנשים עם גישת "צופה" או "מגיב" להוריד, להדפיס או להעתיק את המסמך.
שלב 6: לאחר שהחלטת על רמת הגישה, פשוט לחץ על "העתק קישור" כדי לשתף את הקישור עם אחרים או לחץ על "סיום" כדי לסגור את תיבת השיתוף.
הוסף תאריך תפוגה
בזמן ששיתוף קבצים עם כתובות דוא"ל ספציפיות, תוכל גם להגדיר תאריך תפוגה כדי להגביל את פרק הזמן בו ניתן לגשת ל-Google Doc שלך. תכונה זו יכולה להיות מאוד מועילה, אך כיום, Google Docs מספקת אותה רק לחשבונות עבודה או לימודים זכאים. לכן, אם יש לך חשבון עבודה או לימודים, תוכל להגדיר תאריך תפוגה על ידי ביצוע השלבים הבאים:
שלב 1: בתיבת השיתוף, הכנס את כתובת הדוא"ל של האדם שאיתו ברצונך לשתף את המסמך.
שלב 2: כעת פשוט לחץ על התפריט הנפתח ובחר באפשרות "הוסף תאריך תפוגה".
שלב 3: תראה תאריך ושעה מוצגים מתחת לשדה הדוא"ל. שנה את התאריך והשעה בהתאם למשך הזמן שבו אתה רוצה להעניק גישה.
שלב 4: כעת פשוט לחץ על "שלח" כדי לשתף את המסמך בדוא"ל או לחץ על "העתק קישור" כדי לשתף את הקובץ באמצעות קישור.
Google Docs הוא עורך הטקסטים שבחרתי לשתף קבצים עם אחרים. עם זאת, למרות שהוא מציע את הנוחות של גישה למסמכים מכל מקום, יש לו כמה מגבלות, כמו העדר הצפנה ואפשרויות מסוימות, כמו תאריכי תפוגה, שמוגבלות לסוגי חשבונות ספציפיים.
השתמש בתוכנת DRM כדי לשפר את האבטחה
ל-Google Docs יש חששות אבטחה מכיוון שהוא לא מספק פתרון מלא לשיתוף מסמכים; אפשר להעביר אותם בקלות לגורמים לא רצויים. דרך בטוחה יותר לשתף את המסמכים שלך היא על ידי שימוש בתוכנת DRM כמו Locklizard Safeguard. Safeguard היא פתרון לניהול זכויות דיגיטליות (DRM) המשתמש בהצפנה, בבקרת מסמכים וביישום צפייה מאובטח כדי למנוע כל צורה של שיתוף בלתי מורשה. הסיבה שאני מוצא את תוכנת Locklizard Safeguard שימושית היא תכונות האבטחה המתקדמות שלה שמאפשרות שיתוף מסמכים בצורה מאובטחת יותר.
השתמש ב-Locklizard Safeguard להגנה
השיטה הראשונה של Locklizard Safeguard למתן גישה לאחרים כוללת אחסון והעלאת קובץ בתוך מערכת Locklizard Safeguard. ברגע שהמסמך שלך מאוחסן, ניתן לשתפו עם אחרים. הנה איך זה עובד:
קובץ ה-PDF המוגן שלך מאוחסן בדיסק שלך ונוצר רשומה תואמת במערכת הניהול.
לכל אדם שצריך גישה ל-PDF המוגן שלך, תיצור חשבון משתמש.
קישור ל-Viewer, יחד עם קובץ הרישיון שלהם, יישלח בדוא"ל אוטומטית למשתמש.
לאחר התקנת ה-Viewer והפעלת קובץ הרישיון (פשוט על ידי לחיצה עליו), הוא ננעל למכשיר המסוים הזה ולא יכול להיות מופעל במקום אחר אלא אם כן תעניק אישור.
יש לך שליטה מלאה על אילו מסמכים מוגנים כל משתמש יכול לגשת אליהם דרך מערכת הניהול.
לאחר מכן, תוכל לשתף את המסמכים המוגנים ב-DRM שלך באמצעות Google Docs.
שלב 1: פתח את המסמך שלך ב-Google Docs ולחץ על תפריט הקובץ בפינה השמאלית העליונה.
שלב 2: לאחר מכן, לחץ על אפשרות "הורדה" ובחר "קובץ PDF (.pdf)" כדי להוריד את ה-Google Doc כ-PDF.
שלב 3: אתר את קובץ ה-PDF שהורדת, לחץ עליו עם לחצן הימני ובחר "הפוך ל-PDF מאובטח" מהאפשרויות.
שלב 4: לאחר מכן, בחר את בקרות ה-DRM שברצונך להחיל באמצעות Safeguard Writer.
הערה: אם אתה רוצה הגנה נוספת, תוכל להוסיף סימן מים דינמי המציג את שם המשתמש—זה מונע מאנשים לצלם את המסך עם מכשיר אחר.
שלב 5: לחץ על "פרסם" כדי לשמור את קובץ ה-PDF המאובטח במחשב שלך. פעולה זו תצפין את הקובץ ותיצור באופן אוטומטי רשומה במערכת הניהול.
שלב 6: צור חשבון משתמש לכל אדם שברצונך שיצפה ב-PDF המוגן. פשוט עבור ללשונית "לקוחות" במערכת הניהול ולחץ על "הוסף".
שלב 7: הענק גישה ללקוח שלך על ידי בחירת המסמך במערכת הניהול והקצאת ההרשאות שברצונך שיקבל.
שלב 8: כדי לשתף את קובץ ה-PDF, העלה אותו ל-Google Drive ולחץ על סמל השיתוף.
צפה במסמכים המוגנים על ידי Locklizard בדפדפן
גרסת הדסקטופ של Locklizard Safeguard היא בטוחה אך תהליך ההתקנה ארוך, ומטרתה להגן על מסמכים רגישים מאוד. עם זאת, אם ברצונך לשתף את המסמכים שלך עם אבטחה פחותה אך עם שליטה טובה יותר מאשר ב-Google Docs, Locklizard מציעה גם פתרון מבוסס אינטרנט. הנה איך זה עובד:
שלב 1: כדי להפעיל את צופה הווב של Locklizard Safeguard לאחר שהגנת את המסמך שלך, פשוט בחר ב-“הגן לאינטרנט…” מתוך חלון "מצב הגנה".
שלב 2: לחלופין, פתח את אפליקציית המפרסם האינטרנטי, בחר את המסמכים שברצונך להעלות לצופה הווב בענן, ואז לחץ על “פרסם הכל”.
שלב 3: כדי להעניק ללקוח גישה לצופה הווב, בחר בחצים עם הפרטים הנוספים ליד שמו בלשונית "לקוחות" בפורטל הניהול שלך.
שלב 4: לאחר מכן, סמן “מופעל” תחת “צופה ווב” ושלח להם את פרטי הכניסה.
המר ל-PDF עם הגבלות
דרך נוספת לשתף מסמכים עם אחרים בבטחה היא על ידי המרתם ל-PDF. קבצי PDF נחשבים בדרך כלל לבטוחים יותר מאשר מסמכי Word, כאשר תכונה מרכזית היא ההגנה בסיסמה, אשר עוזרת למנוע גישה לא מורשית.
הבחירה המועדפת שלי למשימה זו היא WPS Office, כיוון שהיא מקלה על המרת מסמכי Word ל-PDF. בנוסף, היא מספקת עורך PDF חזק, שמעניק לך יותר שליטה על הקבצים שלך. בוא נביט מקרוב ביכולות ה-PDF של WPS Office ואיך היא יכולה לעזור לך לשתף מסמכים עם אחרים בצורה בטוחה.
ייצא כ-PDF
תוכל לייצא את הקובץ שלך בפורמט PDF, שהיא דרך נהדרת לשתף את המסמכים שלך, כיוון שהיא מצמצמת בצורה משמעותית את סיכויי השינויים הבלתי מורשים. עם זאת, אבטחה עדיין עשויה להיות נושא לדאגה. WPS Office מעניקה שקט נפשי על ידי הצעת תכונות אבטחה מקיפות שעוברות מעבר לשיתוף פשוט. הנה איך תוכל לייצא את המסמך שלך כ-PDF בקלות:
שלב 1: ראשית, בוא נפתח את מסמך ה-Word באמצעות WPS Office.
שלב 2: כעת, לחץ על כפתור "תפריט", שתמצא בפינה השמאלית העליונה של ממשק WPS Writer, ובחר באפשרות "ייצא ל-PDF" מהתפריט.
שלב 3: תיפתח תיבת דו-שיח "ייצא ל-PDF", שבה תוכל לכוון הגדרות כמו נתיב הקובץ וטווח העמודים לפני שתמשיך.
שלב 4: לאחר כוונון ההגדרות הנחוצות, לחץ על "ייצא" כדי לסיים את תהליך ההמרה.
לאחר שהמסמך הומר ל-PDF, תוכל לשתף אותו עם אבטחה מוגברת. עם זאת, אם ברצונך לשפר עוד יותר את אבטחת המסמך שלך, אני ממליץ להשתמש ב-WPS PDF, שמאפשרת לך להצפין את קובץ ה-PDF ולהגדיר סיסמה להגבלת הגישה, מה שמעניק הגנה עוד יותר טובה למסמך שלך.
תוכל להשתמש בתכונת ההגנה עם סיסמה בתוך WPS PDF, כדי למעשה לנעול את קובץ ה-PDF שלך, מה שמבטיח שרק אנשים מורשים יוכלו לגשת אליו. כלי חזק זה מאפשר לך להגדיר רמות שונות של אבטחה. תוכל ליצור סיסמה אחת לצפייה במסמך וסיסמה נפרדת לעריכה.
שלב 1: פתח את מסמך ה-PDF שהמרת זה עתה באמצעות WPS PDF.
שלב 2: בתוך WPS PDF, עבור ללשונית "הגנה", ואז בחר ב"הצפן" מתוך סרגל ההגנה.
שלב 3: בחלון ההצפנה, תמצא שתי אפשרויות להגדרת סיסמה:
הגדר את סיסמת הפתיחה: זה מגן על מסמך ה-PDF שלך מפני גישה בלתי מורשית. כל מי שתקבל את ה-PDF יצטרך את הסיסמה כדי לצפות בתוכן שלו.
הגדר סיסמה לעריכה ולהוצאה: אפשרות זו מגבילה גישה לתכונות כמו הדפסה או העתקה. על ידי הגדרת סיסמה, תוכל למנוע מהתוכן שלך להיות מופץ הלאה.
שלב 4: לאחר שהגדרת את הסיסמה שלך, לחץ על כפתור "אישור" כדי להחיל את ההצפנה.
הערה: ודא ששומר את הסיסמה במקום בטוח ועשה עותקים שלה, כי ברגע שהגדרת את הסיסמה, לא ניתן לשחזר אותה כיוון ש-WPS Office לא שומרת סיסמאות למען אבטחה טובה יותר.
שלב 5: כעת, פשוט סגור ונסה לפתוח את ה-PDF שוב, ותראה שסיסמה נדרשת כדי לגשת למסמך.
באמצעות שיטה זו, תוכל גם להגביל תכונות מסוימות, כמו למנוע מהאחרים להדפיס או להעתיק את התוכן. זה נותן לך שליטה מלאה על איך המסמך שלך משותף ומנוצל, ומעניק שקט נפשי מוחלט.
השתמש בסימני מים
הוספת סימן מים לקובץ ה-PDF שלך למען האבטחה ב-WPS Office מקפיצה את ההגנה על המסמך לרמה חדשה לגמרי. בזמן שהגנה עם סיסמה מבטיחה שאף אחד לא יוכל להעתיק או להדפיס את ה-PDF שלך, הוספת סימן מים מוסיפה שכבת הגנה נוספת. סימני מים משמשים כמניעה נראית לעין, ומעכבים אנשים מלצלם או לצלם את התוכן שלך.
שלב 1: פתח את קובץ ה-PDF שלך ב-WPS PDF ועבור ללשונית "עריכה".
שלב 2: כעת, פשוט לחץ על כפתור "סימן מים" בסרגל העריכה כדי לראות את אפשרויות סימן המים הזמינות.
שלב 3: בחר מאפשרויות סימן המים המוגדרות מראש הזמינות להוספת סימן מים ישירות ל-PDF שלך.
שלב 4: WPS PDF מציעה גם אפשרות להוסיף סימן מים מותאם אישית. פשוט לחץ על "הוסף" כדי ליצור סימן מים מותאם ל-PDF שלך.
שלב 5: בחלון "הוספת סימן מים", צור את סימן המים המותאם שלך על ידי הגדרת סגנונות הגופן, הצבע, השקיפות והגדרות אחרות.
שלב 6: לאחר שיצרת את סימן המים שלך, לחץ על "אישור" כדי להכניס את סימן המים לקובץ ה-PDF באופן יעיל.
עם סימן מים תוכל להצהיר על הבעלות ולשמור על השליטה במסמך שלך, אפילו במקרים שבהם מישהו ינסה לעקוף אמצעי אבטחה אחרים. צעד נוסף זה מבטיח שהתוכן שלך יישאר בטוח ובעל אופיין הבלעדי שלך.
שאלות נפוצות
1. האם Google Docs פרטיים?
Google Docs יכולים להישאר פרטיים למשתמשים אחרים כל עוד אינך משתף אותם ומשתמש באבטחת חשבון חזקה. עם זאת, כיוון שאין בהם הצפנה מקצה לקצה, לגוגל יש אפשרות לגשת למסמכים שלך ועלולה למסור אותם לגורמי אכיפת החוק במידת הצורך. בנוסף, גוגל אוספת נתונים לצורך שיפור השירות והניתוח, מה שעלול להשפיע על הפרטיות שלך.
2. האם ניתן להשתמש ב-VPN כדי להגן על הנתונים שלי?
כן, שימוש ב-VPN הוא דרך יעילה להגן על הנתונים שלך. עם העלייה בעבודת מרחוק, חשוב להגן על מידע רגיש מפני רשתות ציבוריות לא בטוחות. על ידי דרישה מהעובדים לגשת לקבצים הארגוניים דרך VPN, תוכל להגן על הנתונים מפני איומים אפשריים. גישה זו מספקת שכבת הצפנה נוספת, מה שמגביר את הפרטיות ומבטיח סביבה עבודה בטוחה.
3. איך אני ממיר מסמכים ל-PDF?
תוכל להמיר בקלות את המסמכים שלך לקובצי PDF באמצעות תכונת "ייצא ל-PDF" של WPS Office. פשוט בצע את השלבים הבאים:
שלב 1: פתח את מסמך ה-Word באמצעות WPS Office.
שלב 2: לחץ על כפתור "תפריט" בפינה השמאלית העליונה של ממשק WPS Writer, ואז בחר באפשרות "ייצא ל-PDF" מהתפריט.
שלב 3: תיבת השיח "ייצא ל-PDF" תיפתח, ותאפשר לך לכוון הגדרות כמו נתיב הקובץ וטווח העמודים.
שלב 4: לאחר כוונון ההגדרות הנחוצות, לחץ על "ייצא" כדי להשלים את תהליך ההמרה.
אבטחת מסמכים ללא תחרות עם WPS Office
כשמדובר בללמוד איך לשתף מסמכים בבטחה, זה הופך במהרה לנושא בעל חשיבות קריטית. גם עם שיטות שונות הזמינות לך, לעיתים נראה כאילו רק גרדת את פני השטח של מה שאפשר לעשות כדי להגן באמת על הקבצים שלך. זו הסיבה ש-WPS Office נכנסת לתמונה, ומציעה תוכנית אבטחה ללא פשרות.
עם תכונות מובנות כגון הצפנת מסמכים, הגנה עם סיסמה ואפשרויות בטיחות גם במצב לא מקוון וגם באינטרנט—כולם בחינם—WPS Office עולה על כל הציפיות. אף חבילת אופיס אחרת לא מציעה רמה כזו של אבטחה מקיפה ללא עלויות נוספות, מה שמספק לך כל סיבה לבחור ב-WPS Office לצורכי בטיחות המסמכים שלך.
