Volt már olyan, hogy egy projektet kezdtem egy ügyféllel, biztosítva őket, hogy a beszélgetéseink és munkánk titokban maradnak. Azonban gyakran elgondolkodtam a dokumentumok biztonságán is, különösen azok átvitele során. Mivel egyre több bizalommal kapcsolatos problémát hallani, elengedhetetlen, hogy figyelembe vegyük, hogyan védhetjük meg az érzékeny információkat.
Ha olyan dokumentumai vannak, amelyeket titokban szeretne tartani az ügyfelével, és nem szeretné, hogy rossz kezekbe kerüljenek, itt vagyok, hogy néhány hatékony stratégiát osszak meg Önnel. Ebben a cikkben a dokumentumok biztonságos megosztásának legjobb gyakorlatait mutatom be, hogy biztosítsuk, hogy csak a kívánt címzettekhez érjenek el.
Használja a WPS Office-t
Az első a listán egy ingyenes irodai alkalmazás: a WPS Office, amely lehetővé teszi, hogy munkáját biztonságosan és ellenőrzött módon ossza meg másokkal. Ha valaki, aki gyakran oszt meg munkát ügyfelekkel dokumentumokon keresztül, egyesek az online hozzáférést részesítik előnyben, míg mások inkább offline áttekintéshez kérik a fájlokat. Én a WPS Office-t választottam, mint alapértelmezett megoldásomat. A WPS Office biztosítja azokat az eszközöket, amelyek lehetővé teszik a fájlok szerkesztésének, megtekintésének vagy megosztásának korlátozását, biztosítva ezzel a tartalom biztonságát, hogy munkáját, ötleteit vagy kutatásait bizalommal ossza meg.
A kontrollált mód tekintetében a WPS Office használata során rugalmasan beállíthattam a korlátozott hozzáférést a fájlok megosztásakor, és különböző jelszavakat rendelhettem a dokumentumban szereplő tartalom megtekintéséhez vagy módosításához. Ráadásul nincsenek korlátozások – akár online, akár offline szeretné megosztani a dokumentumot, a WPS Office mindkét igényére biztonságos és könnyen használható megoldásokat kínál.
Tudom, hogy olyan szövegszerkesztőt keres, amely lehetővé teszi a dokumentumok biztonságos megosztását, szóval miért hagyná ki a legjobb ajánlatot, különösen, ha ingyenes? Nézzük meg a WPS Office-ben található kontrollokat, amelyek lehetővé teszik a fájlok biztonságos és privát küldését.
Korlátozza a szerkesztést a fájlban
A szerkesztés korlátozása nagyszerű funkció a dokumentumok megosztásakor offline, mivel ez lehetővé teszi, hogy szabályozza, ki mit módosíthat a fájlban. Ezek a beállítások az Ön igényeihez igazíthatók. Például, ha egy kutatási dolgozaton dolgozik, és nem szeretné, hogy kollégái bármit módosítsanak a Heading 3 szekciókban, egyszerűen beállíthatja ezt a WPS Office "Szerkesztés korlátozása" funkcióján keresztül.
Lépjünk végig azon, hogyan érheti el a Szerkesztés korlátozása eszközt a WPS Office-ban, hogy biztonságosan megoszthassa dokumentumait:
1. lépés: Nyissa meg a megosztani kívánt dokumentumot a WPS Office-ban.
2. lépés: A WPS Writer-ben egyszerűen kattintson a "Felülvizsgálat" fülre, és kattintson a "Szerkesztés korlátozása" gombra a Felülvizsgálat szalagmenüben.
Ezen a ponton a Szerkesztés korlátozása panel a WPS Writer felületének jobb oldalán jelenik meg. Itt két fő opció közül választhat:
Korlátozott vezérlés: Ez az opció lehetővé teszi, hogy mások ne módosíthassák a dokumentumban szereplő stílusokat. Például megakadályozhatja, hogy mások módosítsák a Heading 3 stílust a dokumentumban.
Védelem beállítása: Ez az opció további lehetőségeket kínál a dokumentum védelme érdekében a nem kívánt módosításokkal szemben. Az alábbi lehetőségek közül választhat:
Tegye a dokumentumot csak olvashatóvá, hogy megakadályozza a módosításokat.
Engedélyezze a változtatások nyomon követését, hogy később elfogadhassa vagy elutasíthassa azokat.
Engedélyezze mások számára, hogy hozzászóljanak a dokumentumhoz anélkül, hogy módosítanák a tényleges tartalmat.
Engedélyezze másoknak, hogy kitöltsenek űrlapokat, anélkül, hogy megváltoztatnák a formát vagy a tartalmat.
3. lépés: Válassza ki a legmegfelelőbb lehetőséget a dokumentuma biztonsági igényei alapján, mielőtt megosztja.
Megjegyzés: Ha védelmi lehetőséget választ, be kell állítania egy jelszót a védelem engedélyezéséhez.
Miután engedélyezte a Szerkesztés korlátozása módot, biztonságosan megoszthatja dokumentumát másokkal, tudva, hogy a tartalom védett.
Titkosítsa a fájlt
A WPS Office lehetőséget biztosít a dokumentumok titkosítására, mielőtt megosztaná őket másokkal. Ez korlátozza az illetéktelen hozzáférést, mivel másoknak jelszóra lesz szükségük a dokumentum megtekintéséhez. A WPS Office fejlett titkosítási lehetőségeivel biztosítja a dokumentum védelmét, miközben azt másokkal osztja meg. Így titkosíthatja könnyedén a dokumentumait a WPS Office használatával:
1. lépés: Nyissa meg a dokumentumot a WPS Office-ban, majd kattintson a "Menü" gombra a WPS Writer felületének bal felső sarkában.
2. lépés: A lehetőségek listájából válassza a "Dokumentum titkosítása" opciót, majd kattintson a "Titkosítás" gombra a felugró menüből.
3. lépés: Most megnyílik a titkosítási ablak. Itt beállíthat egy jelszót a dokumentum megtekintéséhez, és külön jelszót a módosításhoz, így több irányítást és rugalmasságot biztosítva.
4. lépés: A fejlettebb titkosítási lehetőségekhez görgessen jobbra, és kattintson az "Haladó" gombra.
5. lépés: Válassza ki a kívánt titkosítás típusát a dokumentumhoz, majd kattintson az "OK" gombra.
6. lépés: A WPS Office néhány adatvédelmi lehetőséget is kínál, mint például az identitás elrejtése.
7. lépés: Miután megerősítette a dokumentum titkosítását, egyszerűen kattintson az "OK" gombra.
A dokumentum most már titkosítva van a WPS Office segítségével. Ha fejlettebb titkosítást állított be, akkor az megnehezíti az illetéktelenek számára a titkosított adatok megfejtését, segítve ezzel a bizalmas információk védelmét offline dokumentumok megosztásakor.
Dokumentumok megosztása online
A többi online szövegszerkesztőhöz hasonlóan a WPS Office is lehetőséget biztosít a dokumentumok online megosztására, de extra funkciókkal, mint például lejárati időpontok és a letöltések letiltása. Ezek a funkciók nagyobb kontrollt adnak a dokumentumok felett, amikor megosztja őket másokkal. Így oszthatja meg online dokumentumait a WPS Office használatával:
1. lépés: Nyissa meg a megosztani kívánt dokumentumot, majd kattintson a "Megosztás" gombra a képernyő jobb felső sarkában.
2. lépés: A WPS Office különféle megosztási lehetőségeket kínál, de most maradjunk a "Linkként megosztás" opcióval, amivel online oszthatja meg a dokumentumait.
3. lépés: Az "Mindenki, aki a linken van" mezőben szabályozza a dokumentumhoz való hozzáférést. Ha szeretné, hogy mások szerkeszthessék a dokumentumot, válassza az "Szerkesztés" opciót a legördülő menüből, vagy változtassa "Megtekintés"-re, hogy csak megtekintésre korlátozza.
4. lépés: A letöltések letiltásához használja a kapcsolót, hogy megakadályozza a dokumentum letöltését.
5. lépés: Állítson be egy időkorlátot! A link lejárati dátumának beállítása lehetővé teszi, hogy szabályozza, mennyi ideig lesz megosztva a dokumentum, ami bizonyos helyzetekben hasznos lehet.
Ami a legjobban tetszik a WPS Office-ban, az az, hogy még akkor is, ha beállítok egy lejárati dátumot, mindig választhatom a link megosztásának leállítását. Ez az opció lehetővé teszi számomra, hogy bármikor megszakítsam a hozzáférést a dokumentumhoz.
És a legjobb rész, hogy miután leállítom a linket, az érvénytelenné válik. Amikor újra meg szeretném osztani a dokumentumot, egy új link jön létre. Ez tényleg hasznos más eszközökhöz képest, ahol a link változatlan marad, tehát ha később engedélyezem újra a hozzáférést, nem kell új dokumentumot készíteni az új linkhez—azonnal létrehozhatok egy friss linket, amit egy új csoporttal megoszthatok.
Használja a Google Docs-ot
Egy másik nagyszerű lehetőség a dokumentumok online megosztására a Google Docs, egy ingyenes, webalapú eszköz, amely lehetővé teszi, hogy bárhonnan dolgozzon a dokumentumaikon. Beépített felhőalapú tárolással, zökkenőmentes együttműködéssel és valós idejű közös szerkesztéssel a Google Docs rendkívül egyszerűvé teszi a fájlok megosztását. Ezen kívül különböző hozzáférés-ellenőrző funkciókat kínál, hogy biztosítsa, ki nézheti vagy szerkesztheti a dokumentumokat.
Hozzáférés korlátozása
A fájlok online megosztásakor a hozzáférés szabályozása gyakran nagy aggodalomra ad okot. Általában, amikor megosztok egy linket a munkámról, fennáll annak a kockázata, hogy ezt a linket továbbítják, és én már nem tudom kontrollálni. A Google Docs ezt a problémát úgy oldja meg, hogy lehetővé teszi, hogy csak meghatározott e-mail címeknek vagy egy e-mail listának adjon hozzáférést. Így csak azok a személyek férhetnek hozzá a dokumentumához, akiket Ön választott ki, biztosítva, hogy mások ne férhessenek hozzá, még akkor sem, ha megvan a link.
Íme, hogyan oszthat meg dokumentumot meghatározott személyekkel a Google Docs használatával:
1. lépés: A Google Docs-ban kattintson a "Megosztás" gombra, amely a képernyő jobb felső sarkában található.
2. lépés: Megnyílik a megosztási párbeszédablak. Írja be annak a személynek az e-mail címét, akivel meg szeretné osztani a dokumentumot a szövegdobozba.
3. lépés: Most kiválaszthatja a hozzáférés szintjét, amelyet biztosítani szeretne az adott e-mail címhez vagy e-mail listához. Kattintson a legördülő menüre, és válasszon a Megtekintő, Szerkesztő vagy Kommentátor lehetőségek közül.
4. lépés: Üzenetet is hozzáadhat, hogy utasításokat adjon vagy részletezze a dokumentumot.
5. lépés: Miután beállította a hozzáférést, kattintson a "Link" ikonra a link másolásához és megosztásához, vagy kattintson a "Küldés" gombra, hogy közvetlenül megossza a dokumentumot.
Nyomtatás, szerkesztés és másolás megakadályozása (3 hozzáférési szint)
A Google Docs használata lehetővé teszi, hogy bizonyos korlátozásokat állítson be arra, hogyan férhetnek hozzá mások a fájljaihoz. Nézzük meg, hogyan állíthatja be ezeket a hozzáférési szinteket, mielőtt megosztja a dokumentumait:
1. lépés: Kattintson a "Megosztás" gombra, amely a képernyő jobb felső sarkában található, hogy hozzáférjen a Google Docs megosztási lehetőségeihez.
2. lépés: A "Általános hozzáférés" rész alatt kattintson a legördülő menüre, hogy válasszon két lehetőség közül:
Korlátozott hozzáférés: Ez teljes ellenőrzést biztosít a dokumentum felett, és a link megosztása másokkal nem ad hozzáférést számukra.
Mindenki, aki rendelkezik a linkkel: Ezzel a lehetőséggel választhatja meg, hogy milyen hozzáférést biztosít mások számára.
3. lépés: Ha az "Egy linkkel bárki" lehetőséget választod, kattints a legördülő menüre, és válaszd ki a kívánt hozzáférési szintet:
Megtekintő: Mások csak a dokumentum tartalmát tekinthetik meg.
Szerkesztő: Ez teljes hozzáférést biztosít bárkinek, aki rendelkezik a linkkel, hogy módosítsa a dokumentumot.
Hozzászóló: Ez lehetővé teszi mások számára, hogy megjegyzéseket fűzzenek a dokumentumhoz, ami hasznos lehet például egy kutatási dolgozat visszajelzéseinek megszerzésében.
4. lépés: Miután beállítottad a hozzáférési szintet, kattints a "Beállítások" ikonra, hogy további szabályozásokat alkalmazz.
5. lépés: A Google Docs beállításaiban két további lehetőség közül választhatsz:
1. lehetőség: Ez lehetővé teszi, hogy a "Szerkesztő" jogosultsággal rendelkező személyek kezeljék a megosztási engedélyeket.
2. lehetőség: Ez a lehetőség lehetővé teszi azok számára, akik "Megtekintő" vagy "Hozzászóló" jogosultsággal rendelkeznek, hogy letöltsék, kinyomtassák vagy lemásolják a dokumentumot.
6. lépés: Miután eldöntötted a hozzáférési szintet, egyszerűen kattints a "Link másolása" gombra, hogy megoszd a linket másokkal, vagy kattints a "Kész" gombra a megosztás ablak bezárásához.
Lejárati idő hozzáadása
A fájlok megosztásakor, ha konkrét e-mailekhez osztod meg a dokumentumot, lehetőséged van lejárati időt beállítani, hogy korlátozd, meddig érhetik el a Google Dokumentumot. Ez a funkció nagyon hasznos lehet, de jelenleg a Google Docs csak a megfelelő munkaköri vagy iskolai fiókok számára biztosítja. Ha van munkaköri vagy iskolai fiókod, a lejárati idő beállításához kövesd az alábbi lépéseket:
1. lépés: A megosztási ablakban add meg annak a személynek az e-mail címét, akivel meg szeretnéd osztani a dokumentumot.
2. lépés: Most egyszerűen kattints a legördülő menüre, és válaszd az "Lejárat hozzáadása" lehetőséget.
3. lépés: Az e-mail mező alatt megjelenik egy dátum és időpont. Állítsd be a kívánt időpontot és időt, amely alatt hozzáférést kívánsz biztosítani.
4. lépés: Most egyszerűen kattints a "Küldés" gombra, hogy e-mailben megoszd a dokumentumot, vagy kattints a "Link másolása" gombra, hogy link formájában oszd meg a fájlt.
A Google Docs a dokumentumok megosztására használt kedvenc szövegszerkesztőm. Azonban bár lehetővé teszi a dokumentumaim bárhonnan való elérését, van néhány korlátozása, például a titkosítás hiánya, és bizonyos funkciók, mint például a lejárati idő, csak specifikus fióktípusok számára elérhetők.
Használj DRM szoftvert a biztonság javításához
A Google Docs biztonsági aggályokat vethet fel, mivel nem biztosít teljes megoldást a dokumentumok megosztására; azok könnyen továbbküldhetők nem kívánt címzetteknek. A dokumentumok biztonságosabb megosztásának módja, ha DRM szoftvert használsz, például a Locklizard Safeguard-ot. A Safeguard egy digitális jogkezelő (DRM) megoldás, amely titkosítást, dokumentum-ellenőrzéseket és egy biztonságos néző alkalmazást használ arra, hogy megakadályozza az illetéktelen megosztásokat. Azért találom hasznosnak a Locklizard Safeguard szoftvert, mert fejlett biztonsági funkciókat biztosít, amelyek lehetővé teszik a dokumentumok biztonságosabb megosztását.
Használj Locklizard Safeguard-ot a védelemhez
A Locklizard Safeguard első módszere, hogy hozzáférést biztosítson másoknak, az, hogy fájlt tárolunk és töltsünk fel a Locklizard Safeguard rendszerébe. Miután a dokumentumod tárolva van, megosztható másokkal. Íme, hogyan működik:
A védett PDF fájl a lemezen van tárolva, és egy megfelelő rekord kerül létrehozásra az Adminisztrációs Rendszerben.
Minden egyes személyhez, akinek hozzáférést kell biztosítani a védett PDF-hez, felhasználói fiókot kell létrehozni.
A nézőhöz tartozó licencfájlt automatikusan e-mailben küldjük el a felhasználónak.
Miután a néző telepítve van és a licencfájl aktiválva van (csak rákattintva), az rögzítve lesz az adott eszközhöz, és nem aktiválható másutt, hacsak nem adsz engedélyt.
Teljes mértékben irányíthatod, hogy mely védett dokumentumokhoz férhetnek hozzá az egyes felhasználók az Adminisztrációs Rendszeren keresztül.
Ezután megoszthatod a DRM védett dokumentumaidat Google Docs segítségével.
1. lépés: Nyisd meg a dokumentumot a Google Docs-ban, és kattints a Fájl menüre a bal felső sarokban.
2. lépés: Ezután kattints a "Letöltés" lehetőségre, és válaszd a "PDF dokumentum (.pdf)" lehetőséget, hogy letöltsd a Google Doc-ot PDF formátumban.
3. lépés: Keresd meg a letöltött PDF-et, kattints rá jobb gombbal, és válaszd a "Biztonságos PDF készítése" lehetőséget.
4. lépés: Ezután válaszd ki a DRM-ellenőrzéseket, amelyeket alkalmazni szeretnél a Safeguard Writer segítségével.
Megjegyzés: Ha extra védelmet szeretnél, hozzáadhatsz egy dinamikus vízjelet, amely megjeleníti a felhasználó nevét—ez elriasztja az embereket attól, hogy más eszközzel fényképezzék le a képernyőt.
5. lépés: Kattints a "Közzététel" gombra, hogy elmentsd a biztosított PDF-et a számítógépedre. Ez titkosítja a fájlt, és automatikusan létrehoz egy rekordot az Adminisztrációs Rendszerben.
6. lépés: Hozz létre felhasználói fiókot minden egyes személy számára, aki meg szeretné nézni a védett PDF-et. Egyszerűen menj a "Vásárlók" fülre az admin rendszerben, és kattints a "Hozzáadás" gombra.
7. lépés: Adj hozzáférést a vásárlódnak úgy, hogy kiválasztod a dokumentumot az admin rendszerben, és hozzárendeled a kívánt jogosultságokat.
8. lépés: A PDF megosztásához töltsd fel a Google Drive-ra, és kattints a megosztás ikonra.
2. Locklizard által védett dokumentumok megtekintése a böngészőben
A Locklizard Safeguard asztali verziója biztonságos, de hosszadalmas folyamatot igényel, és célja a rendkívül érzékeny dokumentumok védelme. Azonban, ha kevésbé biztonságos módon szeretnéd megosztani a dokumentumaidat, de jobb ellenőrzést biztosít, mint a Google Docs, a Locklizard egy webalapú megoldást is kínál. Íme, hogyan működik:
1. lépés: A Locklizard Safeguard webes megjelenítőjének aktiválásához, miután biztonságossá tetted a dokumentumot, egyszerűen válaszd a „Protect to WEB…” lehetőséget a „Protection status” ablakból.
2. lépés: Alternatívaként indítsd el a webes publikáló alkalmazást, válaszd ki a dokumentumokat, amelyeket fel szeretnél tölteni a felhőalapú webes megjelenítőbe, majd kattints a „Publish All” gombra.
3. lépés: A webes megjelenítő hozzáférés engedélyezéséhez válaszd ki a „több részlet” nyilakat az ügyfél neve mellett az adminisztrációs portál ügyfelek fülén.
4. lépés: Ezután jelöld be az „Enabled” lehetőséget a „Web Viewer” alatt, és küldd el nekik a bejelentkezési információikat.
PDF fájl korlátozásokkal való konvertálása
A dokumentumok biztonságos megosztásának másik módja, ha PDF formátumba konvertálod őket. A PDF-eket általában biztonságosabbnak tartják, mint a Word dokumentumokat, mivel egyik fő jellemzőjük a jelszóvédelem, amely segít megakadályozni az illetéktelen hozzáférést.
Az én kedvenc választásom ehhez a feladathoz a WPS Office, mivel egyszerűen lehetővé teszi a Word dokumentumok PDF formátumba történő konvertálását. Emellett egy erőteljes PDF szerkesztőt is biztosít, amely nagyobb kontrollt ad a fájljaid felett. Nézzük meg közelebbről a WPS Office PDF képességeit, és hogyan segíthet biztonságosan megosztani a dokumentumokat másokkal.
PDF exportálása
A fájl PDF formátumba történő exportálása nagyszerű módja a dokumentumok megosztásának, mivel jelentősen csökkenti a nem kívánt módosítások esélyét. Azonban a biztonság néha még mindig aggályos lehet. A WPS Office nyugalmat biztosít, mivel átfogó biztonsági funkciókat kínál, amelyek túlmutatnak az egyszerű megosztáson. Íme, hogyan exportálhatod könnyedén a dokumentumot PDF formátumba:
1. lépés: Először is nyisd meg a Word dokumentumot a WPS Office segítségével.
2. lépés: Most kattints a "Menu" gombra, amelyet a WPS Writer felületének bal felső sarkában találsz, és válaszd az "Export to PDF" lehetőséget a menüből.
3. lépés: Megnyílik az „Export to PDF” párbeszédablak, ahol beállíthatod az olyan paramétereket, mint a fájl elérési útja és az oldaltartomány, mielőtt folytatnád.
4. lépés: A szükséges beállítások konfigurálása után kattints az „Export” gombra a konvertálási folyamat befejezéséhez.
Miután a dokumentumot PDF formátumba konvertáltad, biztonságosabban megoszthatod. Ha azonban tovább szeretnéd növelni a dokumentum biztonságát, ajánlom a WPS PDF használatát, amely lehetővé teszi a PDF titkosítását és egy jelszó beállítását, hogy korlátozd a hozzáférést, így még jobb védelmet biztosítva a dokumentumodnak.
A WPS PDF jelszóvédelmi funkcióját használhatod arra, hogy gyakorlatilag lezárd a PDF dokumentumot, biztosítva, hogy csak az arra jogosult személyek férhessenek hozzá. Ez az erőteljes eszköz lehetővé teszi, hogy különböző biztonsági szinteket állíts be. Készíthetsz egy jelszót a dokumentum megtekintéséhez, és egy másikat a szerkesztéshez.
1. lépés: Nyisd meg a PDF dokumentumot, amelyet éppen most konvertáltál a WPS PDF segítségével.
2. lépés: A WPS PDF-ben menj a „Protect” fülre, majd válaszd az „Encrypt” lehetőséget a védelem szalagmenüjéből.
3. lépés: Az Encrypt ablakban két lehetőség közül választhatsz a jelszó beállításához:
A megnyitási jelszó beállítása: Ez védi a PDF dokumentumot az illetéktelen hozzáféréstől. Akivel megosztod a PDF-et, annak szüksége lesz a jelszóra a tartalom megtekintéséhez.
Jelszó beállítása a szerkesztéshez és a kinyeréshez: Ez korlátozza az olyan funkciók hozzáférhetőségét, mint a nyomtatás vagy a másolás. A jelszó beállításával megakadályozhatod a tartalom további terjesztését.
4. lépés: Miután beállítottad a jelszót, kattints a „Confirm” gombra a titkosítás alkalmazásához.
Megjegyzés: Ügyelj arra, hogy a jelszót biztonságos helyen tartsd, és készíts róla másolatokat, mert ha egyszer beállítod, a jelszó nem állítható vissza, mivel a WPS Office nem tárolja a jelszavakat a jobb biztonság érdekében.
5. lépés: Most zárd be a dokumentumot, és próbáld újra megnyitni a PDF-et, és látni fogod, hogy jelszó szükséges a dokumentum eléréséhez.
Ezen a módon korlátozhatod bizonyos funkciók elérését is, például megakadályozhatod, hogy bárki nyomtassa vagy másolja a tartalmat. Ez teljes körű kontrollt ad a dokumentum megosztásának és használatának felett, biztosítva a teljes nyugalmat.
Vízjelek használata
A vízjel hozzáadása a PDF dokumentumhoz a WPS Office-ban egy teljesen új szintre emeli a dokumentum védelmét. Míg a jelszóvédelem biztosítja, hogy senki ne másolhassa vagy nyomtathassa a PDF-et, a vízjel hozzáadása egy újabb védelmi réteget jelent. A vízjelek látható elrettentő hatásúak, és elriasztják az embereket attól, hogy képernyőképeket készítsenek vagy fényképeket készítsenek a tartalomról.
1. lépés: Nyisd meg a PDF-et a WPS PDF-ben, és lépj a „Edit” fülre.
2. lépés: Most kattints a "Watermark" gombra az Edit szalagmenüben, hogy megtekinthesd a vízjel lehetőségeit.
3. lépés: Válassz a rendelkezésre álló előre beállított vízjelek közül, hogy közvetlenül hozzáadd őket a PDF-hez.
4. lépés: A WPS PDF egyéni vízjel hozzáadását is lehetővé teszi. Kattints az „Add” gombra, hogy saját vízjelet készíts a PDF-hez.
5. lépés: Az Insert Watermark ablakban hozd létre a saját vízjelemet, beállítva a betűtípusokat, színeket, átlátszóságot és egyéb beállításokat.
6. lépés: Miután elkészítetted a vízjelet, kattints az „OK” gombra, hogy hatékonyan hozzáadd a vízjelet a PDF-hez.
A vízjellel érvényesítheted a tulajdonjogot, és fenntarthatod az irányítást a dokumentumod felett, még akkor is, ha valaki megpróbálja megkerülni a többi biztonsági intézkedést. Ez a további lépés biztosítja, hogy a tartalmad biztonságban maradjon, és egyértelműen a tiéd maradjon.
Gyakran Ismételt Kérdések
1. A Google Docs privát?
A Google Docs privát maradhat más felhasználók elől, ha nem osztod meg őket, és erős fiók biztonságot használsz. Azonban mivel nincs végpontok közötti titkosításuk, a Google hozzáférhet a dokumentumaidhoz, és szükség esetén átadhatja őket a hatóságoknak. Ezen kívül a Google adatokat gyűjt a szolgáltatás javítása és elemzése céljából, ami befolyásolhatja a magánéletedet.
2. Használhatok VPN-eket az adataim védelmére?
Igen, a VPN-ek használata hatékony módja az adatok védelmének. A távoli munkavégzés elterjedésével létfontosságú az érzékeny információk védelme a nem biztonságos nyilvános hálózatokon. Ha arra kéred az alkalmazottakat, hogy VPN-en keresztül férjenek hozzá a szervezeti fájlokhoz, megvédheted az adatokat a lehetséges fenyegetésektől. Ez egy extra titkosítási réteget biztosít, javítva a magánélet védelmét és biztosítva a biztonságos munkakörnyezetet.
3. Hogyan konvertálhatom a dokumentumokat PDF-be?
A dokumentumok PDF formátumba történő konvertálása könnyen elvégezhető a WPS Office Export to PDF funkciójával. Egyszerűen kövesd az alábbi lépéseket:
1. lépés: Nyisd meg a Word dokumentumot a WPS Office segítségével.
2. lépés: Kattints a "Menu" gombra a WPS Writer felületének bal felső sarkában, majd válaszd az "Export to PDF" lehetőséget a menüből.
3. lépés: Megnyílik az "Export to PDF" párbeszédablak, amelyben beállíthatod az olyan paramétereket, mint a fájl elérési útja és az oldaltartomány.
4. lépés: A szükséges beállítások után kattints az „Export” gombra a konvertálási folyamat befejezéséhez.
Páratlan dokumentum biztonság a WPS Office-szal
Amikor a dokumentumok biztonságos megosztásáról van szó, az gyorsan kulcsfontosságúvá válik. Még ha különböző módszerek is rendelkezésre állnak, gyakran úgy érezhetjük, hogy csak a felszínt kapargatjuk, amikor arról van szó, hogy valóban megvédjük a fájljainkat. Itt lép közbe a WPS Office, amely teljesen kompromisszumok nélküli biztonsági tervet kínál.
Beépített funkciókkal, mint a dokumentum titkosítás, jelszóvédelem, valamint offline és online biztonsági lehetőségek – mindez ingyenesen – a WPS Office messze túlszárnyalja a várakozásokat. Egyetlen más irodai csomag sem kínál ilyen szintű átfogó biztonságot további költségek nélkül, így minden okunk megvan arra, hogy a WPS Office-ot válasszuk dokumentumaink védelméhez.
