Er zijn momenten geweest waarop ik met een klant aan een project begon, waarbij ik beloofde dat alles wat we bespraken en creëerden vertrouwelijk zou blijven. Toch vroeg ik me vaak af hoe veilig de documenten zelf eigenlijk zijn – vooral tijdens het versturen. Met steeds meer voorbeelden van vertrouwensbreuken is het echt belangrijk om na te denken over hoe je gevoelige informatie veilig kunt houden.
Heb jij documenten die je alleen met je klant wilt delen, zonder dat ze in verkeerde handen vallen? Dan deel ik graag een paar handige strategieën. In dit artikel neem ik je stap voor stap mee langs de beste manieren om veilig documenten te delen – zodat ze écht alleen bij de juiste persoon terechtkomen.
Gebruik WPS Office
Eerst op de lijst staat een gratis kantoorpakket: WPS Office, waarmee je je werk veilig en gecontroleerd kunt delen met anderen. Als je vaak werk deelt met klanten via documenten, dan weet je dat sommigen liever online toegang hebben, terwijl anderen liever bestanden ontvangen om later offline te bekijken. Ik heb WPS Office gekozen als mijn vaste oplossing. WPS Office biedt opties waarmee je kunt bepalen wie je bestanden mag bewerken, bekijken of delen, zodat je zeker weet dat je inhoud veilig is en je je werk, ideeën of onderzoek met vertrouwen kunt delen.
Wat betreft die gecontroleerde manier: terwijl ik WPS Office gebruikte, kon ik eenvoudig beperkingen instellen voor toegang tot mijn bestanden en aparte wachtwoorden toewijzen aan mensen die het bestand alleen mogen bekijken of mogen bewerken. En het mooie is: jij zit nergens aan vast – of je nu online of offline wilt delen, WPS Office biedt voor beide veilige en gebruiksvriendelijke oplossingen.
Ik weet dat je op zoek bent naar een tekstverwerker waarmee je documenten veilig kunt delen, dus waarom het beste aanbod missen, zeker als het gratis is? Laten we kijken naar de instellingen in WPS Office waarmee je bestanden veilig en privé kunt versturen.
Bewerken beperken in een bestand
Het beperken van bewerken is een handige functie om controle te houden over je documenten wanneer je ze offline deelt via WPS Office. Deze instellingen kun je aanpassen naar jouw wensen. Bijvoorbeeld, als je aan een onderzoeksrapport werkt en je wilt niet dat collega’s iets aanpassen in kopjes van niveau 3, dan kun je dat eenvoudig instellen via de functie "Bewerken beperken" in WPS Office.
Zo gebruik je de functie Bewerken beperken in WPS Office:
Stap 1: Open het document dat je wilt delen in WPS Office.
Stap 2: Ga in WPS Writer naar het tabblad “Controleren” en klik op de knop “Bewerken beperken” in het lint.
Je ziet nu een zijpaneel openen aan de rechterkant van WPS Writer. Hier heb je twee hoofdopties:
Beperkingen instellen: Hiermee kun je anderen beperken in het wijzigen van bepaalde opmaakstijlen. Bijvoorbeeld: je kunt voorkomen dat iemand de stijl "Kop 3" aanpast.
Beveiliging instellen: Dit geeft extra opties om je document te beschermen tegen ongewenste aanpassingen. Je kunt:
Het document alleen-lezen maken.
Wijzigingen volgen inschakelen, zodat je ze later kunt goedkeuren of weigeren.
Anderen toestaan om opmerkingen toe te voegen, zonder de inhoud te wijzigen.
Formulieren laten invullen, zonder opmaak of inhoud te wijzigen.
Stap 3: Kies de optie die het beste past bij jouw beveiligingsbehoefte.
Let op: Als je een beveiligingsoptie kiest, moet je een wachtwoord instellen.
Zodra je "Bewerken beperken" hebt ingeschakeld, kun je het document veilig delen, wetende dat je inhoud beschermd is.
Versleutel het bestand
WPS Office laat je ook je documenten versleutelen voordat je ze met anderen deelt. Hierdoor kunnen onbevoegde personen je document niet zomaar openen—ze hebben een wachtwoord nodig. Met geavanceerde versleutelopties zorgt WPS Office voor maximale veiligheid. Zo kun je jouw documenten makkelijk versleutelen:
Stap 1: Open het document in WPS Office en klik op de knop "Menu" linksboven in het WPS Writer-venster.
Stap 2: Kies "Documentversleuteling" en klik daarna op "Versleutelen" in het uitklapmenu.
Stap 3: Er verschijnt een venster waarin je een wachtwoord kunt instellen om het document te bekijken en een apart wachtwoord om het te bewerken. Zo heb je meer controle.
Stap 4: Klik rechts op de knop "Geavanceerd" voor meer instellingen.
Stap 5: Kies het type versleuteling dat je wilt gebruiken en klik op "OK".
Stap 6: WPS Office biedt ook privacyopties, zoals je identiteit verbergen.
Stap 7: Klik op "OK" om de versleuteling te bevestigen.
Je document is nu versleuteld. Als je geavanceerde versleuteling gebruikt, is het bijna onmogelijk voor onbevoegden om je gegevens te lezen. Ideaal voor gevoelige info die je offline deelt.
Documenten online delen
Net als andere online tekstverwerkers biedt WPS Office ook de optie om je documenten online te delen, maar dan met extra functies zoals een vervaldatum en de mogelijkheid om downloaden uit te schakelen. Deze functies geven je meer controle over je documenten wanneer je ze met anderen deelt. Hier lees je hoe je je documenten online kunt delen met WPS Office:
Stap 1: Open het document dat je wilt delen en klik dan gewoon op de knop "Delen" in de rechterbovenhoek.
Stap 2: WPS Office biedt allerlei manieren om te delen, maar voor nu kiezen we de optie "Delen als link", waarmee je je documenten online kunt delen.
Stap 3: In het veld "Iedereen met de link" kun je de toegang tot je documenten beheren. Als je anderen toestemming wilt geven om het document te bewerken, kies dan "Bewerken" in het menu. Wil je dat mensen het alleen kunnen bekijken, kies dan voor "Bekijken".
Stap 4: Je kunt ook downloads uitschakelen met de schakelaar, zodat mensen je document niet kunnen downloaden.
Stap 5: Stel een tijdslimiet in! Door een vervaldatum voor je link te kiezen, bepaal je hoe lang je document gedeeld blijft. Dit kan handig zijn in bepaalde situaties.
Wat ik het fijnst vind aan WPS Office is dat, zelfs als ik een vervaldatum instel, ik altijd kan kiezen om de link te stoppen. Deze optie laat me de toegang tot mijn document op elk moment uitschakelen.
En het beste is: zodra je de link stopt, werkt hij niet meer. Als je het document later opnieuw wilt delen, wordt er automatisch een nieuwe link aangemaakt. Dit is super handig, vooral vergeleken met andere tools waarbij de link hetzelfde blijft. Zo hoef je geen nieuw document te maken om een nieuwe link te krijgen – je genereert gewoon direct een verse link voor een nieuwe groep.
Gebruik Google Docs
Een andere goede manier om documenten online te delen is via Google Docs, een gratis tool die je in je browser gebruikt. Je kunt hiermee overal aan je documenten werken. Dankzij cloudopslag, samenwerken in realtime, en tegelijk met anderen schrijven, is het delen van bestanden super eenvoudig. Er zijn ook handige opties om te bepalen wie je document mag bekijken of bewerken.
Toegang beperken
Wanneer je je bestanden online deelt, is het vaak een grote zorg om te bepalen wie er toegang krijgt.
Typisch, wanneer ik een link naar mijn werk deel, is er altijd het risico dat die link wordt doorgestuurd, waardoor ik de controle verlies. Google Docs pakt dit probleem aan door je de mogelijkheid te geven toegang alleen te verlenen aan specifieke e-mailadressen of een e-maillijst. Zo kunnen alleen de mensen die jij hebt gekozen je document bekijken, en kan niemand anders het openen, zelfs niet als ze de link hebben.
Hier is hoe je een document kunt delen met specifieke personen via Google Docs:
Stap 1: In Google Docs, klik op de knop "Delen" in de rechterbovenhoek van het scherm.
Stap 2: Het deelvenster wordt geopend. Voer het e-mailadres in van de persoon met wie je het document wilt delen in het tekstvak.
Stap 3: Je kunt nu het toegangsniveau kiezen dat je wilt geven aan dit e-mailadres of deze e-maillijst. Klik op het vervolgkeuzemenu en kies uit Bekijken, Bewerken, of Reageren.
Stap 4: Je kunt ook een bericht toevoegen om instructies te geven of meer details over het document te geven.
Stap 5: Zodra je de toegang hebt ingesteld, klik je op het "Link"-pictogram om de link te kopiëren en te delen, of klik je op de knop "Versturen" om het document direct te delen.
Voorkom Afdrukken, Bewerken & Kopiëren (3 Toegangsniveaus)
Delen via Google Docs stelt je in staat om bepaalde beperkingen in te stellen voor hoe anderen toegang krijgen tot je bestanden. Laten we eens kijken hoe je deze toegangsinstellingen kunt aanpassen voordat je je documenten deelt:
Stap 1: Klik op de knop "Delen" in de rechterbovenhoek van het scherm om de deelopties van Google Docs te openen.
Stap 2: Onder de sectie "Algemene Toegang", klik je op het vervolgkeuzemenu om uit twee opties te kiezen:
Beperkte Toegang: Hiermee behoud je volledige controle over het document, en het delen van de link geeft anderen geen toegang.
edereen met de Link: Met deze optie kun je het toegangsniveau kiezen dat je wilt bieden aan anderen.
Stap 3: Als je "Iedereen met de Link" selecteert, klik dan op het vervolgkeuzemenu om het toegangsniveau te kiezen:
Bekijken: Anderen kunnen alleen de inhoud van het document bekijken.
Bewerken: Hiermee krijgen anderen volledige autoriteit om wijzigingen aan te brengen in het document.
Reageren: Dit staat anderen toe om opmerkingen achter te laten op je document, wat handig is wanneer je bijvoorbeeld feedback wilt krijgen over een onderzoeksdocument.
Stap 4: Nadat je het toegangsniveau hebt ingesteld, klik je op het "Instellingen"-pictogram om verdere controles in te stellen.
Stap 5: In de Google Docs-instellingen heb je twee extra opties om uit te kiezen:
Optie 1: Dit staat anderen met "Bewerker"-toegang toe om de deelmachtigingen te beheren.
Optie 2: Hiermee kunnen degenen met "Kijker"- of "Reageerder"-toegang het document downloaden, afdrukken of kopiëren.
Stap 6: Zodra je het toegangsniveau hebt ingesteld, klik je simpelweg op "Kopieer Link" om de link met anderen te delen of klik je op "Gereed" om het deelvenster te sluiten.
Voeg een Vervaldatum Toe
Bij het delen van bestanden met specifieke e-mails kun je ook een vervaldatum instellen om de tijdslimiet voor de toegang tot je Google Doc te beperken. Deze functie is erg handig, maar op dit moment biedt Google Docs deze alleen voor werk- of schoolaccounts die hiervoor in aanmerking komen. Als je een werk- of schoolaccount hebt, kun je een vervaldatum instellen door de volgende stappen te volgen:
Stap 1: In het deelvenster voer je het e-mailadres in van de persoon met wie je het document wilt delen.
Stap 2: Klik nu gewoon op het vervolgkeuzemenu en selecteer de optie "Vervaldatum toevoegen".
Stap 3: Je ziet een datum en tijd onder het e-mailveld. Wijzig de datum en tijd volgens het tijdsbestek waarvoor je toegang wilt verlenen.
Stap 4: Klik nu simpelweg op "Versturen" om het document via e-mail te delen of klik op "Kopieer link" om het bestand via een link te delen.
Google Docs is mijn favoriete tekstverwerker voor het delen van bestanden met anderen. Hoewel het het gemak biedt om mijn documenten overal te openen, heeft het enkele beperkingen, zoals het ontbreken van encryptie en het feit dat sommige functies, zoals vervaldatums, beperkt zijn tot specifieke accounttypes.
Gebruik DRM-software om de beveiliging te verbeteren
Google Docs heeft beveiligingsproblemen omdat het geen volledige oplossing biedt voor het delen van documenten; ze kunnen gemakkelijk naar ongewenste ontvangers worden doorgestuurd. Een veiligere manier om je documenten te delen is door DRM-software te gebruiken, zoals Locklizard Safeguard. Safeguard is een digitale rechtenbeheer (DRM)-oplossing die encryptie, documentbeheer en een veilige viewer-toepassing gebruikt om alle vormen van ongeautoriseerd delen te voorkomen. De reden waarom ik de Locklizard Safeguard-software nuttig vind, is vanwege de geavanceerde beveiligingsfuncties die het mogelijk maken documenten veiliger te delen.
Gebruik Locklizard Safeguard voor bescherming
De eerste methode van Locklizard Safeguard om toegang te verlenen aan anderen is door een bestand op te slaan en te uploaden binnen het Locklizard Safeguard-systeem. Zodra je document is opgeslagen, kan het met anderen worden gedeeld. Zo werkt het:
Je beschermde PDF-bestand wordt op je schijf opgeslagen en een overeenkomstig record wordt aangemaakt in het Admin-systeem.
Voor elke persoon die toegang tot je beschermde PDF nodig heeft, stel je een gebruikersaccount in.
Een link naar de Viewer, samen met hun licentiebestand, wordt automatisch naar de gebruiker gemaild.
Nadat de Viewer is geïnstalleerd en het licentiebestand is geactiveerd (door erop te klikken), wordt het vergrendeld voor dat specifieke apparaat en kan het niet elders worden geactiveerd, tenzij je toestemming geeft.
Je hebt volledige controle over welke beschermde documenten elke gebruiker kan openen via het Admin-systeem.
Je kunt je DRM-beschermde documenten vervolgens delen via Google Docs.
Stap 1: Open je document in Google Docs en klik op het menu "Bestand" in de linkerbovenhoek.
Stap 2: Klik vervolgens op de optie "Downloaden" en selecteer "PDF-document (.pdf)" om het Google Doc als een PDF te downloaden.
Stap 3: Zoek de gedownloade PDF, klik er met de rechtermuisknop op en kies "Maak beveiligde PDF" uit de opties.
Stap 4: Selecteer vervolgens de DRM-beveiligingsinstellingen die je wilt toepassen met Safeguard Writer.
Opmerking: Als je extra bescherming wilt, kun je een dynamische watermerk toevoegen die de naam van de gebruiker toont – dit ontmoedigt mensen om foto’s van het scherm te maken met een ander apparaat.
Stap 5: Klik op "Publiceren" om de beveiligde PDF op je computer op te slaan. Dit versleutelt het bestand en maakt automatisch een record aan in het Admin-systeem.
Stap 6: Maak een gebruikersaccount voor elke persoon die je beschermde PDF wil bekijken. Ga eenvoudig naar het tabblad "Klanten" in het Admin-systeem en klik op "Toevoegen".
Stap 7: Verleen toegang aan je klant door het document in het Admin-systeem te selecteren en de toegangsrechten in te stellen die je hen wilt geven.
Stap 8: Om de PDF te delen, upload je het naar Google Drive en klik je op het deelicoon.
Bekijk Locklizard-beschermde documenten in de browser
De desktopversie van Locklizard Safeguard is beveiligd, maar een langdurig proces, en is bedoeld om zeer gevoelige documenten te beschermen. Als je echter je documenten met minder beveiliging wilt delen, maar meer controle wilt dan Google Docs biedt, biedt Locklizard ook een webgebaseerde oplossing. Zo werkt het:
Stap 1: Om de Locklizard Safeguard-webviewer te activeren nadat je je document hebt beveiligd, selecteer je eenvoudig "Bescherm naar WEB..." in het "Beveiligingsstatus"-venster.
Stap 2: Of, start de webuitgevertoepassing, selecteer de documenten die je naar de cloudgebaseerde webviewer wilt uploaden en klik vervolgens op "Alles publiceren".
Stap 3: Om een klant toegang tot de webviewer te verlenen, selecteer je de pijltjes voor meer details naast hun naam in het tabblad Klanten van je adminportaal.
Stap 4: Vink vervolgens "Ingeschakeld" aan onder "Webviewer" en stuur hen hun inloggegevens.
Converteer naar PDF met beperkingen
Een andere manier om documenten veilig te delen met anderen is door ze om te zetten naar PDF's. PDF's worden over het algemeen als veiliger beschouwd dan Word-documenten, met een belangrijke functie: hun wachtwoordbeveiliging, die helpt ongeautoriseerde toegang te voorkomen.
Mijn favoriete keuze voor deze taak is WPS Office, omdat het omzetten van Word-documenten naar PDF's eenvoudig maakt. Bovendien biedt het een krachtige PDF-editor, waarmee je meer controle hebt over je bestanden. Laten we de PDF-mogelijkheden van WPS Office eens nader bekijken en hoe het je kan helpen documenten veilig met anderen te delen.
Exporteer als PDF
Je kunt je bestand in PDF-indeling exporteren, wat een fantastische manier is om je documenten te delen, omdat het de kans op ongeautoriseerde bewerkingen aanzienlijk verkleint. Beveiliging kan echter soms nog steeds een zorg zijn. WPS Office biedt gemoedsrust door uitgebreide beveiligingsfuncties aan te bieden die verder gaan dan eenvoudig delen. Zo kun je je document eenvoudig als een PDF exporteren:
Stap 1: Open eerst het Word-document met WPS Office.
Stap 2: Klik nu op de knop "Menu", die je in de linkerbovenhoek van de WPS Writer-interface vindt, en selecteer de optie "Exporteer naar PDF" uit het menu.
Stap 3: Het dialoogvenster "Exporteer naar PDF" wordt geopend, waar je instellingen zoals het bestandspad en het paginabereik kunt aanpassen voordat je verdergaat.
Stap 4: Nadat je de noodzakelijke instellingen hebt geconfigureerd, klik je op "Exporteer" om het conversieproces te voltooien.
Nadat het document is omgezet naar een PDF, kun je het delen met verbeterde beveiliging. Als je de beveiliging van je document verder wilt verbeteren, raad ik aan WPS PDF te gebruiken, waarmee je je PDF kunt versleutelen en een wachtwoord kunt instellen om toegang te beperken, waardoor je document nog beter wordt beschermd.
Je kunt de wachtwoordbeveiligingsfunctie binnen WPS PDF gebruiken om je PDF feitelijk te vergrendelen, zodat alleen geautoriseerde personen toegang kunnen krijgen. Deze krachtige tool stelt je in staat verschillende beveiligingsniveaus in te stellen. Je kunt één wachtwoord voor het bekijken van het document instellen en een ander voor het bewerken.
Stap 1: Open het PDF-document dat je net hebt geconverteerd met WPS PDF.
Stap 2: Ga in WPS PDF naar het tabblad "Beveiligen" en selecteer "Versleutelen" uit de beschermingsbalk.
Stap 3: In het versleutelen-venster vind je twee opties om een wachtwoord in te stellen:
Stel het open wachtwoord in: Dit beschermt je PDF-document tegen ongeautoriseerde toegang. Degene met wie je de PDF deelt, heeft het wachtwoord nodig om de inhoud te bekijken.
Stel een wachtwoord voor bewerken en extraheren in: Dit beperkt de toegang tot functies zoals afdrukken of kopiëren. Door een wachtwoord in te stellen, kun je voorkomen dat je inhoud verder wordt verspreid.
Stap 4: Nadat je je wachtwoord hebt ingesteld, klik je op de knop "Bevestigen" om de versleuteling toe te passen.
Opmerking: Zorg ervoor dat je het wachtwoord op een veilige plaats bewaart en kopieën ervan maakt, want zodra je het wachtwoord hebt ingesteld, kan het niet worden hersteld, aangezien WPS Office geen wachtwoorden opslaat voor betere beveiliging.
Stap 5: Sluit nu de PDF en probeer deze opnieuw te openen, en je zult zien dat een wachtwoord nodig is om het document te openen.
Met deze methode kun je ook specifieke functies beperken, zoals het voorkomen dat iemand de inhoud afdrukt of kopieert. Dit geeft je volledige controle over hoe je document wordt gedeeld en gebruikt, en biedt ultieme gemoedsrust.
Gebruik watermerken
Het toevoegen van een watermerk aan je PDF voor beveiliging in WPS Office brengt documentbescherming naar een geheel nieuw niveau. Terwijl wachtwoordbeveiliging ervoor zorgt dat niemand je PDF kan kopiëren of afdrukken, voegt het toevoegen van een watermerk een extra laag bescherming toe. Watermerken fungeren als een zichtbare afschrikking, waardoor het moeilijker wordt voor iemand om screenshots of foto’s van je inhoud te maken.
Stap 1: Open je PDF in WPS PDF en ga naar het tabblad "Bewerken".
Stap 2: Klik nu op de knop "Watermerk" in de bewerkingsbalk om de beschikbare watermerkopties te bekijken.
Stap 3: Kies uit de vooraf ingestelde watermerkopties die beschikbaar zijn om direct een watermerk aan je PDF toe te voegen.
Stap 4: WPS PDF biedt ook de optie om een aangepast watermerk toe te voegen. Klik gewoon op "Toevoegen" om een aangepast watermerk voor je PDF te maken.
Stap 5: In het venster Watermerk invoegen maak je je aangepaste watermerk door de lettertype stijlen, kleur, opaciteit en andere instellingen in te stellen.
Stap 6: Zodra je je watermerk hebt gemaakt, klik je op "OK" om het watermerk effectief in je PDF in te voegen.
Met een watermerk kun je de eigendom claimen en controle houden over je document, zelfs in gevallen waar iemand mogelijk andere beveiligingsmaatregelen probeert te omzeilen. Deze extra stap zorgt ervoor dat je inhoud veilig en onmiskenbaar van jou blijft.
FAQ's
1. Zijn Google Docs privé?
Google Docs kunnen privé blijven voor andere gebruikers zolang je ze niet deelt en sterke accountbeveiliging gebruikt. Omdat ze echter geen end-to-end encryptie bieden, heeft Google de mogelijkheid om je documenten te openen en deze te verstrekken aan de wetshandhavingsinstanties indien nodig. Bovendien verzamelt Google gegevens voor serviceverbetering en analyse, wat invloed kan hebben op je privacy.
2. Kan ik VPN's gebruiken om mijn gegevens te beschermen?
Ja, het gebruik van VPN's is een effectieve manier om je gegevens te beschermen. Met de opkomst van thuiswerken is het belangrijk om gevoelige informatie te beveiligen tegen onveilige openbare netwerken. Door werknemers toegang te laten krijgen tot organisatorische bestanden via een VPN, kun je gegevens beschermen tegen mogelijke bedreigingen. Deze aanpak biedt een extra laag versleuteling, waardoor privacy wordt versterkt en een veilige werkomgeving wordt gegarandeerd.
3. Hoe zet ik Docs om naar PDF's?
Je kunt je documenten eenvoudig omzetten naar PDF-bestanden met de Exporteren naar PDF-functie van WPS Office. Volg gewoon deze stappen:
Stap 1: Open het Word-document met WPS Office.
Stap 2: Klik op de knop "Menu" in de linkerbovenhoek van de WPS Writer-interface, en selecteer de optie "Exporteer naar PDF" uit het menu.
Stap 3: Het dialoogvenster "Exporteer naar PDF" wordt geopend, waarmee je instellingen zoals het bestandspad en het paginabereik kunt aanpassen.
Stap 4: Nadat je de benodigde instellingen hebt geconfigureerd, klik je op "Exporteer" om het conversieproces te voltooien.
Onovertreffelijke documentbeveiliging met WPS Office
Als het gaat om leren hoe je documenten veilig kunt delen, wordt het al snel een kwestie van cruciaal belang. Zelfs met verschillende methoden tot je beschikking, voelt het vaak alsof je slechts de oppervlakte raakt van wat er mogelijk is om je bestanden echt te beschermen. Daar komt WPS Office in beeld, met een volledig compromisloze beveiligingsstrategie.
Met ingebouwde functies zoals documentencryptie, wachtwoordbeveiliging, en zowel offline als online beveiligingsopties—allemaal gratis—gaat WPS Office verder dan andere. Geen enkele andere kantoorsuite biedt dit niveau van uitgebreide beveiliging zonder extra kosten, waardoor je elke reden hebt om WPS Office te kiezen voor je documentbeveiligingsbehoeften.
