Často som sa zamýšľal nad bezpečnosťou nástrojov, ktoré s dôverou používame na spracovanie dôverných údajov a dokumentov. Jeden nesprávny krok môže viesť k čomukoľvek, od zmien politík až po právne problémy – a to je vážne riziko. Ako niekto, kto sa viackrát zaoberal citlivými informáciami, som si uvedomil, že je čas ísť do hĺbky a zistiť, či sú platformy, na ktorých závisíme, skutočne také dôveryhodné, ako tvrdia.
V tomto článku vás prevediem najlepšími postupmi pre zdieľanie citlivých dokumentov v Google Docs bez obáv z únikov informácií. Zdieľam aj nevyhnutné tipy, ktoré zabezpečia, že vaše údaje zostanú úplne súkromné a bezpečné.
Zdieľajte dokumenty s konkrétnymi osobami alebo skupinami
Google Docs je skvelý v tom, ako jednoducho umožňuje zdieľanie súborov. Môžete poslať dokumenty cez e-mail alebo dokonca ako textovú správu – stačí zdieľať odkaz na súbor. Či už ho posielate skupine alebo jednotlivcovi, máte úplnú kontrolu nad tým, kto má prístup k dokumentu. Môžete jednoducho spravovať povolenia a umožniť konkrétnym ľuďom zobraziť, komentovať alebo upravovať.
Tip pre vás
Pri zdieľaní citlivých alebo dôverných informácií s skupinou je dôležité zvážiť, aký účet používate. Užitečný tip je vždy používať svoj osobný účet pri práci s vysoko citlivými dokumentmi. Ak zdieľate dokument prostredníctvom firemného alebo školského ID, môžete neúmyselne umožniť iným (ako napríklad administrátorom) prístup k dokumentu, čo môže ohroziť dôvernosť. Tento jednoduchý krok pomáha zabezpečiť, že vaše údaje zostanú chránené v rámci požadovanej skupiny.
Obmedzenie prístupu
V Google Docs môžete ľahko kontrolovať prístup k svojmu dokumentu pridaním e-mailových adries tých, ktorí by mali mať prístup. Ako vlastník a editor dokumentu máte plnú zodpovednosť za správu toho, kto môže dokument zobraziť, komentovať alebo upravovať.
Týmto spôsobom môžete chrániť svoj dokument zabezpečením, že prístup bude udelený iba správnym ľuďom, čím sa zachová kontrola nad citlivými informáciami. Je to jednoduchý, ale silný spôsob, ako bezpečne zdieľať dokumenty.
Krok 1: V Google Docs kliknite na tlačidlo "Zdieľať" v pravom hornom rohu obrazovky.
Krok 2: Zobrazí sa okno pre zdieľanie. Do textového poľa zadajte e-mailovú adresu osoby, s ktorou chcete dokument zdieľať.
Krok 3: Rozhodnite o úrovni prístupu pre príjemcu. Pomocou rozbaľovacieho menu ho nastavte ako Diváka, Editora alebo Komentátora, podľa toho, aký prístup chcete udeliť.
Krok 4: Voliteľne môžete pridať personalizovanú správu, ktorá poskytne pokyny alebo kontext k dokumentu, ktorý zdieľate.
Krok 5: Po nastavení povolení kliknite buď na ikonu "Odkaz", aby ste skopírovali zdieľateľný odkaz, alebo kliknite na "Odoslať", aby ste dokument odoslali e-mailom.
Prevencia tlačenia, úpravy a kopírovania
Môžete tiež nastaviť špecifické úrovne prístupu pre každú osobu, určujúc, či bude Divák alebo Komentátor. Oba tieto režimy zabraňujú úpravám, kopírovaniu a dokonca aj tlačeniu, čím zabezpečia, že váš dokument zostane nezmenený a bezpečný.
Krok 1: Aby ste začali zdieľať v Google Docs, kliknite na tlačidlo "Zdieľať" v pravom hornom rohu obrazovky.
Krok 2: Zobrazí sa okno pre zdieľanie v Google Docs. Jednoducho zadajte e-mailovú adresu osoby, ktorej chcete poskytnúť prístup.
Krok 3: Po zadaní e-mailu môžete vybrať úroveň prístupu z rozbaľovacieho menu. Máte tri možnosti:
Divák: To umožní ostatným iba zobraziť dokument bez akýchkoľvek zmien.
Editor: To poskytne plné práva na úpravu komukoľvek, kto má odkaz, čím mu umožní upravovať dokument.
Komentátor: To umožní ostatným zanechať komentáre, čo môže byť užitočné pre získanie spätnej väzby na vašu prácu.
Krok 4: Po výbere úrovne prístupu kliknite na ikonu "Nastavenia" na implementáciu ďalších ovládacích prvkov zdieľania.
Krok 5: V nastaveniach máte ešte dve možnosti na výber:
Možnosť 1: Umožňuje osobám s prístupom "Editor" upraviť povolenia na zdieľanie.
Možnosť 2: Umožňuje osobám s prístupom "Viewer" alebo "Commenter" stiahnuť, vytlačiť alebo skopírovať dokument.
Krok 6: Po vykonaní rozhodnutí o úrovniach prístupu kliknite na "Skopírovať odkaz" na jeho zdieľanie s ostatnými alebo kliknite na "Hotovo" na zatvorenie okna pre zdieľanie.
Ako Viewer, osoba môže iba čítať obsah, zatiaľ čo ako Commenter, môže poskytovať spätnú väzbu bez toho, aby upravovala pôvodný text. Táto kontrola vám poskytuje flexibilitu zdieľať vašu prácu na prehľad alebo komentáre bez rizika nechcených zmien.
Pridať dátum vypršania platnosti
Ďalšou užitočnou funkciou je možnosť nastaviť dátum vypršania platnosti prístupu. Týmto spôsobom môžete zdieľať dokument s niekým na konkrétny čas, po ktorom dokument nebude pre danú osobu prístupný. Je to skvelý spôsob, ako udržať kontrolu nad citlivými informáciami a zabezpečiť, že po nastavenom čase bude mať prístup iba vy
Krok 1: V okne pre zdieľanie zadajte e-mailovú adresu osoby, ktorej chcete dokument poslať.
Krok 2: Následne kliknite na rozbaľovacie menu a vyberte možnosť "Pridať expiráciu".
Krok 3: Pod polom e-mailu sa zobrazí dátum a čas. Upravte dátum a čas podľa toho, ako dlho chcete udeliť prístup.
Krok 4:Nakoniec kliknite na "Odoslať" na zdieľanie dokumentu cez e-mail alebo vyberte "Skopírovať odkaz" na distribúciu súboru cez odkaz.
Je dôležité si uvedomiť, že nastavenie dátumu vypršania platnosti prístupu k dokumentu je k dispozícii iba pre pracovné alebo školské účty. Ak používate osobný účet Google, táto funkcia nemusí byť dostupná.
Takže ak plánujete zdieľať niečo dôverné a potrebujete obmedziť prístup na konkrétny čas, uistite sa, že používate vhodný účet. Pokus o nastavenie tejto funkcie s osobným účtom nebude fungovať a dokument môže zostať prístupný aj po vašom nastavenom čase.
Chránenie dokumentov heslom
Ak ide o ochranu citlivých dokumentov, ochrana heslom je skvelou voľbou. Google Docs však neponúka vstavanú šifrovanie heslom pre svoje súbory. Ak chcete pridať túto ďalšiu vrstvu bezpečnosti, budete musieť vykonať niekoľko ďalších krokov.
Stiahnutie Google Docs ako PDF
Na začiatok musíme stiahnuť náš Google Doc, ktorý chceme chrániť heslom, aby sme ho zabezpečili. Kroky:
Krok 1: Jednoducho kliknite na menu "Súbor" a potom kliknite na tlačidlo "Stiahnuť".
Krok 2: Teraz kliknite na "PDF dokument (.pdf)", aby ste stiahli verziu Google Doc vo formáte PDF.
Zabezpečenie PDF súboru heslom
Po stiahnutí Google Doc môžeme teraz šifrovať a nastaviť heslo pre náš PDF pomocou WPS Office, všestranného softvéru, na ktorý sa môžete spoľahnúť. Tu sú kroky:
Krok 1: Otvorte PDF súbor v WPS Office a prejdite na kartu "Chrániť".
Krok 2: V ribboni Chrániť kliknite na možnosť "Šifrovať" na šifrovanie vášho PDF súboru.
Krok 3: Nastavte heslo pre PDF a kliknite na "Potvrdiť".
Nahrávanie vášho PDF súboru chráneného heslom na Google Drive
Teraz mám svoj Google Doc, ktorý som stiahol ako PDF, a nastavil som heslo pomocou WPS Office na ochranu môjho PDF. Posledný krok zahŕňa nahranie PDF súboru chráneného heslom na Google Drive pre jednoduchší prístup.
Krok 1: Vo vašom prehliadači prejdite na Google Drive
Krok 2: Súbor PDF môžete jednoducho potiahnuť a vložiť na nahranie. Alternatívne môžete tiež nahrávať PDF kliknutím na "Nový" a potom vybrať "Nahranie súboru" na nahratie vášho PDF súboru.
Keď sa dokument otvorí na Google Drive, už sa k PDF nemôžete dostať bez hesla.
Alebo môžete preskočiť všetky tieto problémy a zvoliť WPS Office, kde sú vaše dokumenty bezpečné a chránené. S množstvom bezpečnostných funkcií, ktoré máte k dispozícii, vám WPS Office umožňuje jednoducho zvýšiť bezpečnosť vašich dokumentov. Či už potrebujete šifrovať súbory, pridávať vodoznaky alebo obmedziť úpravy, WPS Office vás pokryje.
Najúčinnejší a najjednoduchší spôsob bezpečného zdieľania: Použitie WPS Office
WPS Office je moja obľúbená kancelárska sada z mnohých dôvodov, ale jedným z najväčších je jeho nekompromisná bezpečnosť. Ponúka niekoľko bezpečnostných funkcií, na ktoré sa opakovane spolieham, vždy mi dávajú pokoj v duši—najmä keď pracujem s dokumentmi obsahujúcimi citlivé alebo dôverné informácie.
WPS Office vám umožňuje zdieľať dokumenty jednoducho a, čo je najdôležitejšie, bezpečne. Či už spolupracujete s tímom alebo posielate súkromný súbor, môžete si byť istí, že vaše údaje sú dobre chránené. Navyše je úplne zadarmo na stiahnutie a používanie, čo z neho robí vynikajúcu alternatívu k drahému kancelárskemu softvéru.
Od šifrovania po obmedzený prístup, WPS Office zabezpečuje, že vaše dokumenty sú v bezpečí na každom kroku. Či už pracujete na stolnom počítači alebo mobilnom zariadení, zdieľanie dôležitých súborov nikdy nebolo jednoduchšie—alebo bezpečnejšie.
Zdieľanie dokumentov online
WPS Office je známy ako vynikajúca offline kancelárska sada, ktorá vám poskytuje plný prístup k funkciám produktivity bez potreby internetového pripojenia. Avšak vyniká aj pri používaní online, ponúkajúc plynulý zážitok zo zdieľania dokumentov. Tu je návod, ako bezpečne zdieľať dokumenty online pomocou WPS Office:
Krok 1: Začnite otvorením dokumentu, ktorý chcete zdieľať, a potom nájdite a kliknite na tlačidlo "Zdieľať" v pravom hornom rohu obrazovky.
Krok 2: WPS Office ponúka rôzne možnosti zdieľania, ale zamerajme sa na funkciu "Zdieľať ako odkaz". Táto funkcia vám umožňuje jednoducho distribuovať vaše dokumenty online.
Krok 3: V poli "Každý s odkazom" budete mať možnosť určiť, kto bude mať prístup k vášmu dokumentu. Chcete, aby ostatní mohli upravovať dokument? Jednoducho vyberte "Upraviť" z rozbaľovacieho menu. Chcete ho nechať len na čítanie? Prepnite na "Zobraziť" a obmedzte prístup podľa potreby.
Krok 4: Ak chcete pridať ďalšiu vrstvu zabezpečenia, prepnite možnosť na zakázanie sťahovania, aby váš dokument zostal online a nebol uložený inde.
Krok 5: Môžete tiež nastaviť dátum vypršania platnosti pre váš odkaz, aby ste ovládali čas zdieľania, čím zabezpečíte, že dokument bude prístupný len tak dlho, ako je potrebné—ideálne pre časovo citlivé projekty!
Zdieľanie dokumentov offline
Online verzia WPS Office ponúka solídnu sadu bezpečnostných funkcií, ktoré vám poskytujú pokoj v duši pri zdieľaní alebo ukladaní dokumentov. Čo robí WPS ešte lepším, je to, že vyhovuje každému, bez ohľadu na to, či používate kancelársku sadu online alebo offline.
Pre offline používateľov WPS Office nekompromituje ani bezpečnosť. V skutočnosti poskytuje rovnako silnú ochranu s ešte viac funkciami na výber, vrátane šifrovania, ochrany heslom a obmedzenia úprav. Týmto spôsobom, nech už pracujem kdekoľvek, moje dokumenty sú vždy
Obmedzenie úprav v súbore
Jedným z prvých krokov, ktoré podnikám pri zdieľaní dokumentu, je obmedzenie práv na úpravy. S WPS Office môžem ľahko obmedziť, kto môže meniť dokument. Toto je obzvlášť užitočné, keď zdieľam niečo, čo je potrebné si prečítať, ale nie upravovať, napríklad zmluvy alebo konečné verzie správ. Týmto spôsobom mám úplnú kontrolu nad integritou dokumentu. Takto môžete obmedziť úpravy v súbore pomocou WPS Office:
Krok 1: Začnite otvorením dokumentu, ktorý chcete zdieľať v WPS Office.
Krok 2: Prejdite na kartu "Revize" v WPS Writer a kliknite na tlačidlo "Obmedziť úpravy" nachádzajúce sa na paneli nástrojov.
Ako náhle naň kliknete, na pravej strane obrazovky sa objaví nový panel. Teraz máte kontrolu. Budete mať dve silné možnosti na ochranu dokumentu:
Obmedziť formátovanie: Táto funkcia vám umožňuje zamknúť konkrétne štýly, čím zabezpečíte, že napríklad nikto nebude môcť upravit vaše starostlivo naformátované nadpisy.
Aplikovať ochranu: Tu sa deje tá pravá magia! Môžete sprísniť bezpečnosť tým, že:
Urobíte dokument len na čítanie, aby sa doň nevlúdili neželané úpravy.
Zapnete sledovanie zmien, ktoré vám umožní prehliadnuť a schváliť každú úpravu.
Povolenie komentárov bez zmeny pôvodného obsahu.
Povolenie vyplnenia formulárov, zatiaľ čo zvyšok dokumentu zostane nedotknutý.
Vyberte úroveň ochrany, ktorá zodpovedá vašim potrebám.
Tip: WPS Office vás požiada, aby ste nastavili heslo na uzamknutie týchto nastavení, čím zabezpečíte, že iba vy kontrolujete, ako sa dokument používa.
So zapnutým obmedzením úprav môžete s dôverou zdieľať dokument, pretože viete, že váš obsah je bezpečný presne tak, ako chcete. Žiadne neželané úpravy, žiadne prekvapenia—len pokoj v duši!
Šifrovanie súboru
WPS Office posúva bezpečnosť dokumentov na ďalšiu úroveň pomocou funkcie "Šifrovať súbor", ktorá zabezpečí, že vaše citlivé údaje zostanú chránené. Táto zabudovaná funkcia vám umožňuje šifrovať vaše súbory priamo v rámci kancelárskej sady WPS Office, čím pridáva ďalšiu vrstvu ochrany, ktorá zabráni neautorizovanému prístupu.
Krok 1: Vytvorte nový dokument v WPS Office a kliknite na “Menu” v ľavom hornom rohu rozhrania WPS.
Krok 2: Nájdite "Šifrovanie dokumentu" v zozname a prejdite na "Šifrovanie" z bočného menu.
Krok 3: Objaví sa okno šifrovania, ktoré vám umožní nastaviť heslo na zobrazenie dokumentu aj jeho úpravu. Môžete si nastaviť rôzne heslá pre každú z týchto akcií.
Krok 4: Pre pokročilé možnosti šifrovania prejdite vpravo a kliknite na tlačidlo "Pokročilé".
Krok 5: Vyberte "OK" po výbere typu šifrovania, ktorý preferujete.
Krok 6: Vyberte akékoľvek ďalšie nastavenie ochrany pre váš dokument, ako napríklad skrytie vašej identity.
Krok 7: Kliknite na "OK" po potvrdení možností šifrovania dokumentu.
Táto funkcia vám poskytne pokoj, najmä pri správe dôverných správ, zmlúv alebo akýchkoľvek citlivých materiálov. WPS Office uľahčuje ochranu vašich dokumentov a zaručuje, že vaša práca zostane súkromná a bezpečná.
Konverzia na PDF s obmedzeniami
PDF sú často jedným z najbezpečnejších formátov na zdieľanie dokumentov, ale ani oni nie sú úplne imúnne voči zneužitiu. Avšak použitím špecifických ochranných opatrení môžete výrazne zvýšiť bezpečnosť a ochranu vašich PDF dokumentov. Týmto spôsobom zostanú chránené pred neautorizovaným prístupom a úpravami. Implementovaním funkcií ako ochrana heslom, šifrovanie a obmedzenia oprávnení môžete zabezpečiť, že vaše cenné informácie budú dobre chránené a prístupné len tým, ktorí ich naozaj potrebujú. Pamätajte, že žiadny formát nie je úplne nepriestrelný, ale prijatím týchto krokov môžete získať pokoj pri zdieľaní vášho citlivého obsahu.
1. Export do PDF
Jednoduchým exportom sa váš dokument stáva oveľa bezpečnejším. PDF sú ťažšie upraviteľné ako iné formáty dokumentov, čo ich robí ideálnymi na zdieľanie dôležitých informácií.
Krok 1: Začnite otvorením vášho Word dokumentu v WPS Office.
Krok 2: Potom kliknite na tlačidlo "Menu" v ľavom hornom rohu WPS Writer a vyberte možnosť "Exportovať do PDF" zo zoznamu.
Krok 3: Objaví sa dialógové okno na export do PDF. Tu si môžete prispôsobiť možnosti ako umiestnenie súboru a rozsah strán pred pokračovaním.
Krok 4: Po vykonaní požadovaných úprav kliknite na "Exportovať", aby ste dokončili konverziu.
2. Aplikácia pre ochranu heslom
Funkcia „Chrániť“ v WPS PDF ide o krok ďalej tým, že vám umožňuje nastaviť vlastnícke heslo na vaše PDF dokumenty, ktoré obmedzujú tlač a kopírovanie. Ak chcete túto možnosť povoliť, vyberte možnosť „Chrániť“ v rámci WPS Office a uistite sa, že povolenia pre tlač a kopírovanie sú zakázané. Týmto spôsobom, aj keď niekto môže zobraziť vaše PDF, nebude ho môcť duplikovať alebo tlačiť bez vášho schválenia.
Krok 1: Otvorte novo konvertovaný PDF súbor pomocou WPS PDF.
Krok 2: Prejdite na kartu "Chrániť" a vyberte "Šifrovať" z dostupných možností v sekcii Chrániť
Krok 3: V okne "Šifrovať" budete mať dve možnosti hesla na zabezpečenie vášho dokumentu
Nastavte otvorené heslo: To zabezpečí, že dokument môže zobraziť iba oprávnený používateľ, pretože každý, kto sa pokúsi otvoriť súbor, bude potrebovať heslo.
Nastavte heslo pre úpravy a extrakciu: To obmedzuje prístup k činnostiam ako tlač, kopírovanie alebo vykonávanie zmien, čo vám dáva väčšiu kontrolu nad tým, ako sa obsah zdieľa.
Krok 4: Po nakonfigurovaní hesla kliknite na „Potvrdiť“, aby ste uzamkli nastavenia šifrovania.
Poznámka: Uistite sa, že heslo uchovávate bezpečne, pretože ho nie je možné obnoviť podľa zásad WPS Office, ktoré neukladajú heslá používateľov pre zvýšenú bezpečnosť.
Krok 5: Teraz zatvorte PDF a pri pokuse o jeho opätovné otvorenie si všimnete, že dokument je chránený heslom.
Často kladené otázky
1. Sú Google Docs s prístupom "kto má odkaz" bezpečné, ak nezdielite odkaz?
Google Docs s prístupom "kto má odkaz" nie sú úplne bezpečné. Odkaz obsahuje náhodnú časť s 44 znakmi, čo ho robí ťažko uhádnuteľným. Avšak riziko spočíva v tom, že ho môžete náhodne zdieľať alebo uložiť v histórii prehliadača, schránke alebo rozšíreniach. Pre lepšiu bezpečnosť obmedzte prístup len na svoj Google účet.
2. Čo mám robiť ihneď, ak sa moje údaje dostali na Google Docs?
Ak sa vaše údaje dostali na Google Docs, vykonajte tieto kroky:
Upraviť povolenia: Skontrolujte nastavenia zdieľania dokumentov a odstráňte prístup pre neautorizovaných používateľov. Uistite sa, že dôverné súbory nie sú otvorene prístupné.
Určte príčinu: Preskúmajte, ako došlo k úniku, aby ste stanovili potrebné ochranné opatrenia.
Informujte dotknuté osoby: Informujte každého, koho informácie mohli byť kompromitované, a vyhodnoťte svoje bezpečnostné opatrenia na predchádzanie budúcim problémom.
3. Ako zdieľať viacero Google Docs naraz?
Prejdite na svoj Google Drive a buď podržte Ctrl alebo Shift a kliknite na dokumenty, ktoré chcete zdieľať. Potom kliknite na tlačidlo zdieľania, vyberte požadované nastavenia a kliknite na „Hotovo“. Rýchlejšie je zdieľanie priamo s e-mailovým účtom ako zasielanie odkazov. Alternatívne môžete vytvoriť zdieľanú zložku a nastaviť ju tak, aby k nej mali prístup len osoby, ktorých e-maily pridáte.
Ochrana vašich citlivých údajov pomocou WPS Office
Práca s dokumentmi, ktoré obsahujú dôležité a dôverné informácie, je veľká zodpovednosť. Musíte byť ostražití, najmä v tomto digitálnom veku, keď môžu k únikom dôjsť bez varovania. Najlepšie postupy pre zdieľanie citlivých dokumentov v Google Docs vám pomôžu zachovať dôvernosť dokumentov. Našťastie WPS Office rieši tento problém tým, že ponúka nielen jednu, ale rovno tri robustné bezpečnostné funkcie na ochranu vašich dokumentov a zabezpečenie, aby ste ich mohli zdieľať v úplnej tajnosti.
S WPS Office sa môžete sústrediť na svoju prácu bez neustáleho strachu z neautorizovaného prístupu. Jeho bezpečnostné opatrenia ho robia dôveryhodnou voľbou pre každého, kto pracuje s citlivými informáciami. Stiahnite si WPS Office ešte dnes a zažite pokoj v duši pri práci – vaše citlivé údaje si zaslúžia najlepšiu bezpečnosť!
