Det har funnits tillfällen när jag har startat ett projekt med en kund och lovat dem att våra diskussioner och vårt arbete skulle vara konfidentiella. Men jag har ofta funderat på säkerheten för själva dokumenten, speciellt under överföring. Med så många fall av förlorat förtroende är det viktigt att tänka på hur känslig information kan hållas säker.
Om du har dokument som du vill hålla hemliga mellan dig och din kund, och du inte vill att de hamnar i fel händer, är jag här för att dela med mig av några effektiva strategier. I denna artikel guidar jag dig genom de bästa metoderna för hur man delar dokument säkert, så att de endast når den avsedda mottagaren.
Använd WPS Office
Först på listan är en gratis kontorssvit-applikation: WPS Office, som gör att du kan dela ditt arbete med andra på ett säkert och kontrollerat sätt. För någon som ofta delar arbete med kunder via dokument, föredrar vissa att få onlineåtkomst medan andra gillar att få filer att granska offline senare. Jag valde WPS Office som min lösning. WPS Office erbjuder kontroller som låter dig begränsa vem som kan redigera, se eller dela dina filer, vilket säkerställer att ditt innehåll skyddas så att ditt arbete, dina idéer eller din forskning kan delas med förtroende.
När det gäller den kontrollerade metoden hade jag flexibiliteten att ställa in begränsad åtkomst när jag delade mina filer med WPS Office och kunde även tilldela olika lösenord för vem som kan se eller ändra innehållet i dokumentet. Dessutom finns det inga begränsningar för dig – oavsett om du vill dela ett dokument online eller offline, så erbjuder WPS Office lösningar som passar båda dina behov på ett säkert och användarvänligt sätt.
Jag vet att du har letat efter ett ordbehandlingsprogram som låter dig dela dina dokument säkert, så varför missa det bästa erbjudandet, särskilt när det är gratis? Låt oss titta närmare på de kontroller i WPS Office som gör att du kan skicka filer säkert och privat.
Begränsa redigering i filen
Att begränsa redigering är en bra funktion för att styra vilken åtkomstnivå du vill ha över dina dokument när de delas offline via WPS Office. Dessa kontroller kan variera beroende på dina behov. Till exempel, om du arbetar på ett forskningspapper och inte vill att dina kollegor ska göra några ändringar i rubrik 3-avsnitt, kan du enkelt ställa in detta genom funktionen "Begränsa redigering" i WPS Office.
Låt oss gå igenom hur du kan komma åt verktyget Begränsa redigering i WPS Office för att dela dina dokument säkert:
Steg 1: Öppna dokumentet du vill dela med WPS Office.
Steg 2: I WPS Writer går du helt enkelt till fliken "Granska" och klickar på knappen “Begränsa redigering” som finns i Granska-menyn.
Vid det här laget ser du panelen för Begränsa redigering öppen på högra sidan av WPS Writer-gränssnittet. Här har du två huvudsakliga alternativ att välja mellan:
Begränsad kontroll: Detta alternativ låter dig förhindra att andra gör ändringar i specifika stilar. Till exempel kan du förhindra att andra ändrar rubrik 3-stilen i ditt dokument.
Ställ in skydd: Detta alternativ erbjuder ytterligare sätt att skydda ditt dokument från onödiga ändringar. Du kan välja att:
Göra dokumentet skrivskyddat så att inga ändringar kan göras.
Aktivera spårändringar så att du senare kan acceptera eller avslå ändringar som gjorts av andra.
Låta andra kommentera i dokumentet utan att ändra det faktiska innehållet.
Låta andra fylla i formulär utan att ändra format eller innehåll.
Steg 3: Välj det alternativ som bäst passar dina dokument-säkerhetsbehov innan du delar det.
Obs: Om du väljer ett skyddsalternativ måste du ställa in ett lösenord för att aktivera skyddet.
När du har aktiverat läget för Begränsad redigering kan du säkert dela ditt dokument med andra, med vetskapen om att ditt innehåll är säkert.
Kryptera filen
WPS Office låter dig också kryptera dina dokument innan du delar dem med andra. Detta begränsar obehörig åtkomst, eftersom andra måste ha ett lösenord för att se dokumentet. Med avancerade krypteringsalternativ säkerställer WPS Office dokumentets säkerhet medan det delas med andra. Så här kan du enkelt kryptera dina dokument med WPS Office:
Steg 1: Öppna dokumentet i WPS Office och klicka på "Meny"-knappen längst upp till vänster i WPS Writer-gränssnittet.
Steg 2: Från listan med alternativ väljer du "Dokumentkryptering" och klickar sedan på "Kryptering" från menyn som visas.
Steg 3: Krypteringsfönstret öppnas nu. Här kan du ställa in ett lösenord för att se dokumentet och ett separat lösenord för att redigera det, vilket ger dig mer kontroll och flexibilitet.
Steg 4: För fler avancerade krypteringsalternativ, scrolla till höger och klicka på knappen "Avancerat".
Steg 5: Välj vilken typ av kryptering du vill ha för ditt dokument och klicka sedan på "OK".
Steg 6: WPS Office erbjuder även några integritetsalternativ, såsom att dölja din identitet.
Steg 7: När du har bekräftat dokumentkrypteringen klickar du helt enkelt på "OK".
Ditt dokument har nu blivit krypterat med hjälp av WPS Office. Om du har ställt in avancerad kryptering gör det svårt för obehöriga att dechiffrera den krypterade datan, vilket hjälper till att skydda känslig information när du delar dokument offline.
Dela dokument online
Precis som andra online-ordbehandlare erbjuder WPS Office också möjligheten att dela dina dokument online, men med ytterligare funktioner som utgångsdatum och möjligheten att inaktivera nedladdningar. Dessa funktioner ger dig större kontroll över dina dokument när du delar dem med andra. Så här kan du dela dina dokument online med WPS Office:
Steg 1: Öppna dokumentet du vill dela och klicka sedan på knappen "Dela" uppe till höger.
Steg 2: WPS Office erbjuder en rad olika delningsalternativ, men för nu väljer vi alternativet "Dela som länk", genom vilket du kan dela dina dokument online.
Steg 3: I fältet "Alla med länken" kan du kontrollera åtkomsten till dina dokument. Om du vill låta andra redigera dokumentet väljer du "Redigera" från rullgardinsmenyn, eller byter du det till "Visa" för att begränsa det till endast visning.
Steg 4: Du kan också inaktivera nedladdningar genom att använda växlingsknappen för att förhindra att dina dokument laddas ner.
Steg 5: Sätt en tidsgräns! Att ställa in ett utgångsdatum för din länk låter dig kontrollera hur länge dokumentet delas, vilket kan vara användbart i vissa situationer.
Det jag gillade mest med WPS Office är att även om jag sätter ett utgångsdatum kan jag alltid välja att sluta dela länken. Detta alternativ låter mig stänga av åtkomsten till mitt dokument när jag vill.
Och det bästa är att när du stänger av länken, blir den ogiltig. När du vill dela dokumentet igen genereras en ny länk. Detta är verkligen hjälpsamt jämfört med andra verktyg där länken förblir densamma, vilket betyder att om du senare låter åtkomsten bli aktiv igen, behöver du inte skapa ett nytt dokument bara för att få en ny länk – du kan direkt generera en ny fräsch länk att dela med en ny grupp.
Använd Google Docs
Ett annat bra alternativ för att dela dokument online är Google Docs, ett gratis webbaserat verktyg som låter dig arbeta med dina dokument var som helst. Med inbyggd molnlagring, sömlöst samarbete och realtidsredigering gör Google Docs det otroligt enkelt att dela dina filer. Dessutom erbjuder det olika åtkomstkontroller så att du kan styra vem som kan se eller redigera dina dokument.
Begränsa åtkomsten
När du delar dina filer online är det ofta en stor fråga att kontrollera vem som får åtkomst. Vanligtvis, när jag delar en länk till mitt arbete, finns det en risk att länken vidarebefordras vilket gör att jag förlorar kontrollen. Google Docs löser detta problem genom att låta dig ge åtkomst endast till specifika e-postadresser eller en e-postlista. På så sätt är det bara de personer du valt som kan se dokumentet, vilket säkerställer att andra inte kan komma åt det även om de har länken.
Så här kan du dela ett dokument med specifika individer med Google Docs:
Steg 1: I Google Docs klickar du på knappen "Dela" längst upp till höger på skärmen.
Steg 2: Delningsdialogrutan öppnas. Ange e-postadressen för den person du vill dela ditt dokument med i textfältet.
Steg 3: Du kan nu välja den åtkomstnivå du vill ge denna e-post eller e-postlista. Klicka på rullgardinsmenyn och välj mellan "Visare", "Redigerare" eller "Kommentator".
Steg 4: Du kan även lägga till ett meddelande för att ge instruktioner eller information om dokumentet.
Steg 5: När du har ställt in åtkomsten klickar du på "Länk"-ikonen för att kopiera och dela länken, eller klickar på "Skicka" för att dela dokumentet direkt.
Förhindra utskrift, redigering & kopiering (3 åtkomstnivåer)
Med Google Docs kan du ställa in vissa begränsningar för hur andra får åtkomst till dina filer. Låt oss titta på hur du kan justera dessa åtkomstnivåer innan du delar dina dokument:
Steg 1: Klicka på knappen "Dela" längst upp till höger på skärmen för att komma åt Google Docs delningsalternativ.
Steg 2: Under avsnittet "Allmän åtkomst" klickar du på rullgardinsmenyn för att välja mellan två alternativ:
Begränsad åtkomst: Detta ger dig full kontroll över dokumentet, och att dela länken med andra ger dem ingen åtkomst.
Alla med länken: Med det här alternativet kan du välja vilken åtkomstnivå du vill ge till andra.
Steg 3: Om du väljer "Alla med länken", klicka på rullgardinsmenyn för att välja vilken åtkomstnivå du vill ge:
Visare: Andra kan bara titta på innehållet i dokumentet.
Redigerare: Detta ger full behörighet till alla med länken att göra ändringar i dokumentet.
Kommentator: Detta låter andra lämna kommentarer i ditt dokument, vilket är användbart när du vill ha feedback, till exempel på en forskningsrapport.
Steg 4: Efter att du har ställt in åtkomstnivån, klicka på ikonen "Inställningar" för att lägga till fler kontroller.
Steg 5: I inställningarna för Google Dokument har du två ytterligare alternativ att välja mellan:
Alternativ 1: Detta låter andra med "Redigerare"-åtkomst hantera delningsbehörigheter.
Alternativ 2: Det här alternativet låter dem med "Visare" eller "Kommentator"-åtkomst ladda ner, skriva ut eller kopiera dokumentet.
Steg 6: När du har bestämt åtkomstnivån klickar du bara på "Kopiera länk" för att dela länken med andra, eller klickar på "Klar" för att stänga delningsrutan.
Lägg till ett utgångsdatum
När du delar filer med specifika e-postadresser kan du också ställa in ett utgångsdatum för att begränsa hur länge ditt Google-dokument kan nås. Den här funktionen kan vara väldigt användbar, men just nu erbjuder Google Dokument den bara för berättigade arbets- eller skolkonton. Så, om du har ett arbets- eller skolkonto, kan du ställa in ett utgångsdatum genom att följa dessa steg:
Steg 1: I delningsrutan, skriv in e-postadressen till personen du vill dela dokumentet med.
Steg 2: Klicka nu helt enkelt på rullgardinsmenyn och välj alternativet ”Lägg till utgångsdatum”.
Steg 3: Du kommer att se ett datum och en tid visas under e-postfältet. Ändra datum och tid beroende på hur länge du vill ge tillgång.
Steg 4: Klicka nu helt enkelt på ”Skicka” för att dela dokumentet via e-post eller klicka på ”Kopiera länk” för att dela filen via en länk.
Google Dokument har varit mitt förstahandsval när det gäller att dela filer med andra. Men även om det är smidigt att komma åt mina dokument var som helst, har det några begränsningar, som att det saknar kryptering och att vissa funktioner, som utgångsdatum, bara är tillgängliga för vissa kontotyper.
Använd DRM-programvara för att förbättra säkerheten
Google Dokument har säkerhetsbrister eftersom det inte erbjuder en komplett lösning för att dela dokument; de kan enkelt vidarebefordras till oönskade mottagare. Ett säkrare sätt för dig att dela dokument är att använda DRM-programvara som Locklizard Safeguard. Safeguard är en lösning för digital rättighetshantering (DRM) som använder kryptering, dokumentkontroller och en säker visningsapp för att förhindra alla former av obehörig delning. Anledningen till att jag tycker Locklizard Safeguard är användbar är dess avancerade säkerhetsfunktioner som gör dokumentdelning mycket säkrare.
Använd Locklizard Safeguard för att skydda
Locklizard Safeguards första metod för att ge tillgång till andra innebär att spara och ladda upp en fil i Locklizard Safeguards system. När ditt dokument är sparat, kan det delas med andra. Så här funkar det:
Din skyddade PDF-fil sparas på din dator, och en motsvarande post skapas i administratörssystemet.
För varje person som behöver tillgång till din skyddade PDF, skapar du ett användarkonto.
En länk till Visningsprogrammet, tillsammans med deras licensfil, skickas automatiskt via e-post till användaren.
När Visningsprogrammet är installerat och licensfilen aktiverats (bara genom att klicka på den), låses den till just den enheten och kan inte aktiveras någon annanstans om du inte ger tillåtelse.
Du har full kontroll över vilka skyddade dokument varje användare får tillgång till via administratörssystemet.
Du kan sen dela dina DRM-skyddade dokument med hjälp av Google Dokument.
Steg 1: Öppna ditt dokument i Google Dokument och klicka på Arkiv-menyn uppe till vänster.
Steg 2: Klicka sedan på alternativet ”Ladda ner” och välj ”PDF-dokument (.pdf)” för att ladda ner Google-dokumentet som PDF.
Steg 3: Leta upp den nedladdade PDF-filen, högerklicka på den och välj ”Gör säker PDF” från alternativen.
Steg 4: Välj sedan de DRM-kontroller du vill använda med Safeguard Writer.
Obs: Om du vill ha extra skydd kan du lägga till ett dynamiskt vattenmärke som visar användarens namn – detta avskräcker folk från att fota skärmen med en annan enhet.
Steg 5: Klicka på ”Publicera” för att spara den säkrade PDF-filen till din dator. Det här krypterar filen och skapar automatiskt en post i administratörssystemet.
Steg 6: Skapa ett användarkonto för varje person du vill ge tillgång till den skyddade PDF-filen. Gå helt enkelt till fliken ”Kunder” i adminsystemet och klicka på ”Lägg till”.
Steg 7: Ge tillgång till din kund genom att välja dokumentet i adminsystemet och tilldela de rättigheter du vill att de ska ha.
Steg 8: För att dela PDF-filen, ladda upp den till Google Drive och klicka på delningsikonen.
Visa Locklizard-skyddade dokument i webbläsaren
Locklizard Safeguard-skrivbordsversionen är säker men en lång process, och den är till för att skydda mycket känsliga dokument. Men om du vill dela dina dokument med lite mindre säkerhet men bättre kontroll än Google Docs, erbjuder Locklizard också en webbaserad lösning. Så här fungerar det:
Steg 1: För att aktivera Locklizard Safeguard webbläsarvisaren efter att du har säkrat ditt dokument, välj bara "Skydda till WEBB…" från fönstret "Skyddsstatus".
Steg 2: Alternativt kan du starta webbpubliceringsprogrammet, välja dokumenten du vill ladda upp till den molnbaserade webbläsarvisaren och sedan klicka på "Publicera alla".
Steg 3: För att ge en kund åtkomst till webbläsarvisaren, välj pilarna för fler detaljer bredvid deras namn i fliken Kunder i din administratörsportal.
Steg 4: Kryssa sedan i "Aktiverad" under "Web Viewer" och skicka dem deras inloggningsinformation.
Konvertera till PDF med begränsningar
Ett annat sätt att dela dokument säkert med andra är att konvertera dem till PDF-filer. PDF:er anses generellt vara säkrare än Word-dokument, tack vare en viktig funktion – lösenordsskydd – som hjälper till att förhindra obehörig åtkomst.
Mitt förstahandsval för detta är WPS Office, eftersom det gör det enkelt att konvertera Word-dokument till PDF. Dessutom har det en kraftfull PDF-redigerare, vilket ger dig mer kontroll över dina filer. Låt oss titta närmare på WPS Offices PDF-funktioner och hur det kan hjälpa dig att dela dokument säkert med andra.
Exportera som PDF
Du kan exportera din fil i PDF-format, vilket är ett toppenbra sätt att dela dokument, eftersom det minskar risken för obehöriga ändringar. Men ibland kan säkerheten ändå vara ett bekymmer. WPS Office ger dig sinnesro genom att erbjuda omfattande säkerhetsfunktioner som går längre än bara enkel delning. Så här exporterar du enkelt ditt dokument som PDF:
Steg 1: Börja med att öppna Word-dokumentet med WPS Office.
Steg 2: Klicka nu på knappen "Meny" som du hittar i det övre vänstra hörnet av WPS Writer-gränssnittet, och välj alternativet "Exportera till PDF" i menyn.
Steg 3: Dialogrutan "Exportera till PDF" öppnas, där du kan justera inställningar som filsökväg och sidintervall innan du går vidare.
Steg 4: När du har ställt in allt du behöver, klicka på "Exportera" för att slutföra konverteringen.
När dokumentet har konverterats till en PDF kan du dela det med förbättrad säkerhet. Men om du vill höja säkerheten ännu mer, rekommenderar jag att använda WPS PDF, som låter dig kryptera din PDF och ställa in ett lösenord för att begränsa åtkomsten – och på så sätt ge ännu bättre skydd för ditt dokument.
Du kan använda funktionen för lösenordsskydd i WPS PDF för att i princip sätta ett lås på din PDF så att bara auktoriserade personer kan öppna den. Det här kraftfulla verktyget låter dig ställa in olika nivåer av säkerhet. Du kan skapa ett lösenord för att visa dokumentet och ett annat för att kunna redigera det.
Steg 1: Öppna PDF-dokumentet som du precis konverterat, i WPS PDF.
Steg 2: I WPS PDF, gå till fliken "Skydda" och välj sedan "Kryptera" från Skyddsmenyn.
Steg 3: I fönstret för kryptering finns två alternativ för att ställa in lösenord:
Ställ in öppningslösenord: Det här skyddar din PDF från obehörig åtkomst. Den du delar den med måste ha lösenordet för att se innehållet.
Ställ in lösenord för redigering och extrahering: Detta begränsar funktioner som utskrift och kopiering. Med ett lösenord kan du förhindra att innehållet sprids vidare.
Steg 4: När du har valt lösenord, klicka på "Bekräfta" för att genomföra krypteringen.
Obs: Kom ihåg att spara lösenordet på ett säkert ställe och ha kopior, eftersom det inte kan återställas – WPS Office sparar inte lösenord för extra säkerhet.
Steg 5: Stäng nu filen och testa att öppna den igen. Du kommer att se att ett lösenord krävs för åtkomst.
Med den här metoden kan du även begränsa specifika funktioner, som att förhindra utskrift eller kopiering. På så sätt har du full kontroll över hur ditt dokument delas och används, vilket ger dig total sinnesro.
Använd vattenstämplar
Att lägga till en vattenstämpel i din PDF för säkerhet i WPS Office tar dokumentskydd till en helt ny nivå. Medan lösenordsskydd hindrar någon från att kopiera eller skriva ut, ger vattenstämplar ett extra lager av försvar. Vattenstämplar fungerar som en synlig varning och avskräcker folk från att ta skärmdumpar eller fota innehållet.
Steg 1: Öppna din PDF i WPS PDF och gå till fliken "Redigera".
Steg 2: Klicka nu på knappen "Vattenstämpel" i Redigeringsmenyn för att se tillgängliga vattenstämpelsalternativ.
Steg 3: Välj från förinställda vattenstämplar som du kan lägga till direkt i din PDF.
Steg 4: WPS PDF låter dig också skapa en egen vattenstämpel. Klicka bara på "Lägg till" för att skapa en anpassad vattenstämpel.
Steg 5: I fönstret "Infoga vattenstämpel", skapa din egen stämpel genom att ställa in typsnitt, färg, genomskinlighet och andra inställningar.
Steg 6: När du har gjort din vattenstämpel, klicka på "OK" för att lägga in den i din PDF.
Med en vattenstämpel kan du visa ägarskap och behålla kontrollen över ditt dokument, även om någon försöker kringgå andra säkerhetsåtgärder. Det här extra steget ser till att ditt innehåll är säkert och tydligt tillhör dig.
Vanliga frågor (FAQs)
1. Är Google Docs privata?
Google Docs kan vara privata från andra användare så länge du inte delar dem och använder stark kontosäkerhet. Men eftersom de inte har kryptering från ände till ände kan Google fortfarande komma åt dina dokument och lämna ut dem till myndigheter om det behövs. Dessutom samlar Google in data för att förbättra sina tjänster, vilket kan påverka din integritet.
2. Kan jag använda VPN för att skydda mina data?
Ja, att använda VPN är ett effektivt sätt att skydda dina data. När distansarbete ökar är det viktigt att skydda känslig information från osäkra offentliga nätverk. Genom att kräva att anställda använder VPN för att nå företagets filer, kan du skydda data från hot. Detta ger ett extra lager av kryptering och skapar en säker arbetsmiljö.
3. Hur konverterar jag Docs till PDF?
Du kan enkelt konvertera dina dokument till PDF med funktionen "Exportera till PDF" i WPS Office. Följ bara dessa steg:
Steg 1: Öppna Word-dokumentet med WPS Office.
Steg 2: Klicka på knappen "Meny" i det övre vänstra hörnet av WPS Writer-gränssnittet, välj sedan alternativet "Exportera till PDF".
Steg 3: Dialogrutan "Exportera till PDF" öppnas, där du kan justera inställningar som filsökväg och sidintervall.
Steg 4: När du är klar med inställningarna, klicka på "Exportera" för att genomföra konverteringen.
Oöverträffad dokumentsäkerhet med WPS Office
När du lär dig hur du delar dokument säkert, inser du snabbt att det är en mycket viktig fråga. Även med flera metoder till hands känns det ofta som att man bara skrapar på ytan när det gäller att verkligen skydda sina filer. Här kommer WPS Office in i bilden, med en säkerhetsplan utan kompromisser.
Med inbyggda funktioner som dokumentkryptering, lösenordsskydd och både offline- och onlineskydd – helt gratis – går WPS Office steget längre. Ingen annan kontorssvit erbjuder så omfattande säkerhet utan extra kostnad, vilket ger dig alla skäl att välja WPS Office för att skydda dina dokument.
