Якщо ви схожі на мене, ви витратили години на створення цієї таблиці Excel, очищення даних і точне налаштування розрахунків, лише щоб зрозуміти, що іноді не ідеально ділитися файлом XLSX, який можна редагувати. І саме тут стає в нагоді конвертація вашого XLSX у PDF. PDF — це універсальний, професійний формат, який зберігає ваші дані незмінними, а також структуру та форматування на будь-якій платформі. У цій статті я покажу вам різні способи конвертації XLSX у PDF у Excel, Google Sheets або сторонньому програмному забезпеченні, такому як WPS Office. Дотримуйтесь цих простих кроків з корисними порадами, щоб почати.
Чому конвертувати XLSX у PDF?
На перший погляд може здатися неочевидним, навіщо комусь може знадобитися перетворення файлу XLSX у формат PDF. Але хоча XLSX дуже зручний для роботи з даними, PDF має низку переваг, коли мова йде про обмін вашими таблицями з такими функціями:
Універсальна сумісність: Вони легко відкриваються на майже всіх пристроях і уникнення можливої проблеми, коли одержувачі не мають Excel або подібних встановлених додатків.
Збереження формату: З PDF-файлами ви гарантовано отримуєте, що навіть на n-ній системі макет, шрифти та дизайн залишаються незмінними.
Безпека та конфіденційність: Конвертуючи ваш XLSX-файл у PDF, ви забезпечуєте безпеку. Ніхто не зможе редагувати вміст документа, що є корисним при обміні чутливими даними.
Конвертація XLSX у PDF підвищує професійність та безпеку, незалежно від того, чи ви надсилаєте звіт колезі, подаєте фінансову звітність або просто друкуєте чисту версію своєї роботи.
Різні способи конвертації XLSX у PDF
Існує кілька способів перетворення файлу XLSX у PDF; кожен має свої переваги. У цьому розділі ми розглянемо методи, які ви можете використовувати для конвертації. Ці методи будуть простими у використанні та дозволять швидко завершити процес перетворення. Давайте детально розглянемо, як працює кожен варіант.
1. Перетворення XLSX у PDF за допомогою WPS Office
WPS Office є хорошою альтернативою, якщо ви хочете перетворити XLSX у PDF більш надійно та безпечно. Це повноцінний офісний пакет із інструментом для роботи з електронними таблицями, який багато в чому схожий на Excel і дозволяє користувачам конвертувати таблиці у формат PDF без зайвих складнощів. Ось як це можна зробити:
Крок 1: Відкрийте ваш файл XLSX у WPS Spreadsheet у складі офісного пакету WPS Office.
Крок 2: Очистіть форматування, щоб представити ваші дані так, як ви бажаєте.
Крок 3: Натисніть вкладку "Файл", потім виберіть "Експорт у PDF" зі списку.
Крок 4: З’явиться вікно налаштувань PDF, де ви можете змінити якість PDF, розмір сторінки та орієнтацію.
Крок 5: Після того, як ви встановили всі необхідні налаштування, натисніть "Експорт" та оберіть місце для збереження нового PDF-файлу.
Однак, на відміну від Google Sheets, WPS Office має розширені опції форматування та повний набір інструментів офісного пакету. Крім того, WPS Office доступний для різних платформ, таких як Windows, Mac, Android та iOS.
2. Використання Microsoft Excel
За замовчуванням файли XLSX відкриваються у Microsoft Excel. У ньому є вбудована опція для збереження електронної таблиці у форматі PDF. Ось як це зробити:
Крок 1: Спочатку відкрийте ваш XLSX файл у Microsoft Excel.
Крок 2: Відформатуйте вашу таблицю: Якщо ви ще цього не зробили, внесіть необхідні зміни до макету, такі як зміна розміру стовпців, налаштування шрифтів та додавання меж для презентаційних цілей.
Крок 3: Після того, як ваша таблиця виглядатиме так, як ви хочете, натисніть меню "Файл" та оберіть "Зберегти як".
Крок 4: Виберіть PDF у випадаючому меню "Зберегти як тип".
Крок 5: Виберіть місце для збереження файлу, потім натисніть "Зберегти".
Excel також надає опції для оптимізації PDF для стандартного друку або меншого розміру файлу. Ви навіть можете вибрати конкретні діапазони аркуша для конвертації, що робить процес дуже гнучким.
3. Використання Google Sheets
Google Sheets – це ще один чудовий інструмент для роботи з електронними таблицями, особливо якщо вам потрібен доступ до редагування файлів з будь-якого місця. Конвертація файлу XLSX у PDF тут не становить жодних труднощів. Ось кроки, які вам потрібно виконати:
Крок 1: Завантажте ваш файл XLSX на Google Drive.
Крок 2: Відкрийте файл у Google Таблицях.
Крок 3: За потреби відформатуйте дані для кращого відображення.
Крок 4: Натисніть пункт меню Файл >> Завантажити >> Документ PDF.
Крок 5: Відкривається спливаюче вікно, де ви можете змінити розмір сторінки, поля, орієнтацію та інше.
Крок 6: У цьому вікні ви можете змінити будь-що. Натисніть "Експорт", і ваш файл XLSX буде перетворено у PDF.
Хоча безкоштовний веб-версія Google Sheets має набагато обмеженіші можливості форматування — принаймні порівняно з Excel, особливо для складніших таблиць.
Чому WPS Office є найкращим варіантом для перетворення XLSX у PDF
Серед альтернатив для конвертації XLSX у PDF, WPS Office вирізняється з кількох причин. Ось вони:
1. Сумісність із різними платформами
WPS Office безперешкодно працює на всіх основних платформах. Це означає, що ви можете конвертувати свої файли без проблем, незалежно від того, чи використовуєте ПК з Windows, Mac або мобільний пристрій.
2. Розширена функціональність
WPS Office дійсно має багато розширених функцій, які допоможуть вам довести до досконалості ваш XLSX-файл перед конвертацією. Ви можете налаштувати шрифти, стовпці, рядки та параметри макета сторінки. Ви навіть можете вставляти зображення, графіки та інші елементи, щоб покращити вашу таблицю.
3. Безпека та конфіденційність
На відміну від деяких онлайн-конвертерів, WPS Office не вимагає завантаження ваших файлів на сторонні сервери. Це означає, що ваші дані є приватним і захищеними, особливо для конфіденційної інформації.
4. Функції на основі ШІ
Розширений ШІ інструменти, інтегровані в WPS Office, автоматично вирівнюють макет, розміри шрифтів та інтервали, щоб зробити вашу таблицю читабельною та професійно виглядаючою. ШІ також допомагає оптимізувати ваш документ для конвертації в PDF, зменшуючи проблеми з форматуванням.
Поширені запитання
1. Як змінити XLSX на PDF на мобільному пристрої?
Ви можете відкрити свій XLSX файл через додаток WPS Office на Android або iOS та конвертувати його у PDF. Кроки аналогічні до тих, що на комп'ютері: відкрийте файл, відформатуйте його та оберіть опцію експорту у PDF.
2. Як конвертувати лише певний діапазон комірок у PDF?
Так, і в Excel, і в WPS Office ви можете вибрати кілька комірок і експортувати лише ваш вибір у формат PDF. Це досить корисно, коли вам не потрібно конвертувати весь табличний документ.
3. Чи існує безкоштовний спосіб конвертувати XLSX у PDF?
Звичайно, Microsoft Excel і Google Sheets пропонують безкоштовне перетворення XLSX у PDF. Крім того, хоча WPS Office дозволяє безкоштовно створювати PDF-файли, інші розширені функції доступні лише в преміум-версії.
Підсумок
У цій статті розглянуто кілька способів перетворення XLSX у PDF за допомогою Microsoft Excel, Google Sheets та WPS Office. Кожен із них має свої переваги, але WPS Office пропонує відмінний інтерфейс та практичні інструменти для конвертації PDF-документів. Перетворення PDF-документів може бути швидким і легким за допомогою десктопної або мобільної версії WPS Office. WPS Office підтримує функціональність на основі штучного інтелекту, що забезпечує повну плавність, роблячи перетворення файлів точними та безпроблемними, а також економить час для підвищення загальної продуктивності.
