Бували моменти, коли я починав проєкт з клієнтом, запевняючи їх, що наші обговорення та робота залишатимуться конфіденційними. Але я часто задумувався над безпекою самих документів, особливо під час передачі. Оскільки випадків порушення довіри стає все більше, важливо замислитися, як зберегти конфіденційну інформацію в безпеці.
Якщо у вас є документи, які ви хочете зберегти в секреті між вами та вашим клієнтом, і ви не хочете, щоб вони потрапили до чужих рук, я тут, щоб поділитися кількома ефективними стратегіями. У цій статті я проведу вас через найкращі практики того, як безпечно ділитися документами, щоб вони дійшли лише до призначеного отримувача.
Використовуйте WPS Office
Першим у списку є безкоштовне офісне програмне забезпечення: WPS Office, яке дозволяє ділитися вашою роботою з іншими в безпечний і контрольований спосіб. Для тих, хто часто ділиться роботою з клієнтами через документи, деякі віддають перевагу онлайн-доступу, а інші хочуть отримувати файли для перегляду в офлайн-режимі пізніше. Я вибрав WPS Office як своє основне рішення. WPS Office надає контролі, які дозволяють обмежити доступ до редагування, перегляду чи обміну вашими файлами, забезпечуючи безпеку вашого контенту, щоб ваша робота, ідеї чи дослідження можна було сміливо ділитися.
Щодо контрольованого способу, використовуючи WPS Office, я мав можливість налаштувати обмежений доступ при обміні моїми файлами, а також призначати різні паролі для того, хто може переглядати або змінювати зміст документа. Крім того, для вас немає жодних обмежень — чи хочете ви поділитися документом онлайн, чи офлайн, WPS Office надає рішення, які задовольняють обидва ваші запити в безпечний і зручний спосіб.
Я знаю, що ви шукаєте текстовий редактор, який дозволяє безпечно ділитися вашими документами, тому чому б не скористатися найкращою пропозицією, особливо коли вона безкоштовна? Давайте розглянемо інструменти в WPS Office, які дозволяють безпечно і приватно надсилати файли.
Обмеження редагування в файлі
Обмеження редагування — чудова функція для контролю рівня доступу до ваших документів, коли ви ділитеся ними офлайн через WPS Office. Ці контролі можуть змінюватися в залежності від ваших потреб. Наприклад, якщо ви працюєте над науковою роботою і не хочете, щоб ваші колеги змінювали розділи "Heading 3", ви можете легко налаштувати це через функцію "Обмеження редагування" в WPS Office.
Давайте пройдемо через те, як ви можете отримати доступ до інструменту обмеження редагування в WPS Office для безпечного обміну вашими документами:
Крок 1: Відкрийте документ, який ви хочете поділитися, використовуючи WPS Office.
Крок 2: У WPS Writer просто перейдіть на вкладку "Перевірка" та натисніть на кнопку “Обмеження редагування”, що знаходиться у стрічці перевірки.
На цьому етапі ви побачите панель обмеження редагування, що відкриється праворуч від інтерфейсу WPS Writer. Тут будуть два основних варіанти на вибір:
Обмеження контролю: Цей варіант дозволяє обмежити іншим можливість змінювати конкретні стилі. Наприклад, ви можете заборонити зміни стилю "Heading 3" у вашому документі.
Налаштування захисту: Цей варіант надає додаткові способи захисту вашого документа від непотрібних змін. Ви можете вибрати:
Зробити документ доступним тільки для перегляду, забороняючи будь-які зміни.
Увімкнути відслідковування змін, щоб пізніше приймати чи відхиляти зміни, зроблені іншими.
Дозволити іншим коментувати документ без зміни його вмісту.
Дозволити іншим заповнювати форми без зміни формату чи змісту.
Крок 3: Виберіть опцію, яка найбільше відповідає вашим потребам безпеки документа перед тим, як поділитися ним.
Примітка: Якщо ви вибираєте опцію захисту, вам потрібно буде встановити пароль для активації захисту.
Після того, як ви активуєте режим обмеженого редагування, ви зможете безпечно поділитися своїм документом з іншими, знаючи, що ваш контент захищений.
Шифрування файлу
WPS Office також дозволяє шифрувати ваші документи перед тим, як поділитися ними з іншими. Це обмежує несанкціонований доступ, оскільки інші повинні будуть ввести пароль, щоб переглянути ваш документ. Завдяки розширеним можливостям шифрування, WPS Office гарантує безпеку вашого документа при його обміні з іншими. Ось як ви можете легко зашифрувати свої документи за допомогою WPS Office:
Крок 1: Відкрийте документ у WPS Office та натисніть на кнопку "Меню" в лівому верхньому кутку інтерфейсу WPS Writer.
Крок 2: Виберіть "Шифрування документа" зі списку опцій, а потім натисніть "Шифрування" в меню, яке з'явиться.
Крок 3: Відкриється вікно шифрування. Тут ви можете встановити пароль для перегляду документа та окремий пароль для його редагування, що дає вам більший контроль і гнучкість.
Крок 4: Для більш розширених варіантів шифрування прокрутіть вправо та натисніть кнопку "Розширено".
Крок 5: Виберіть тип шифрування для вашого документа, а потім натисніть "OK".
Крок 6: WPS Office також надає кілька варіантів конфіденційності, таких як приховування вашої особистості.
Крок 7: Після підтвердження шифрування документа просто натисніть "OK".
Ваш документ тепер зашифровано за допомогою WPS Office. Якщо ви застосували розширене шифрування, це ускладнить несанкціонованим особам розшифровувати зашифровані дані, що допомагає забезпечити конфіденційність при обміні документами офлайн.
Обмін документами онлайн
Як і інші онлайн-редактори тексту, WPS Office також надає можливість ділитися документами онлайн, але з додатковими функціями, такими як дати закінчення терміну дії та можливість вимкнення завантажень. Ці функції надають вам більше контролю над вашими документами при їх обміні з іншими. Ось як можна поділитися вашими документами онлайн за допомогою WPS Office:
Крок 1: Відкрийте документ, яким ви хочете поділитися, потім просто натисніть кнопку "Поділитися" у верхньому правому кутку.
Крок 2: WPS Office надає різноманітні варіанти обміну, але наразі давайте зупинимось на опції "Поділитися як посилання", через яку можна поділитися документами онлайн.
Крок 3: У полі "Кожен, хто має посилання", налаштуйте доступ до ваших документів. Якщо ви хочете дозволити іншим редагувати документ, виберіть "Редагувати" у випадаючому меню, або змініть на "Перегляд", щоб обмежити доступ лише до перегляду.
Крок 4: Вимкнути завантаження
Крок 5: Встановіть ліміт часу! Встановлення дати закінчення терміну дії для вашого посилання дозволяє вам контролювати, як довго документ буде доступний для обміну, що може бути корисно в деяких ситуаціях.
Що мені найбільше сподобалося в WPS Office, так це те, що навіть якщо я встановлюю дату закінчення терміну, я завжди можу вибрати зупинити обмін посиланням. Ця опція дозволяє мені відключити доступ до документа в будь-який момент.
А найкраща частина в тому, що, як тільки ви зупините посилання, воно стане недійсним. Коли ви захочете знову поділитися документом, буде створене нове посилання. Це дуже корисно порівняно з іншими інструментами, де посилання залишається тим самим, і якщо ви пізніше дозволите доступ знову, вам не потрібно створювати новий документ, щоб отримати нове посилання — ви можете миттєво згенерувати нове посилання для обміну з новою групою.
Використовуйте Google Docs
Інший чудовий варіант для спільного використання документів онлайн — це Google Docs, безкоштовний інструмент на основі вебу, який дозволяє працювати з вашими документами з будь-якого місця. Завдяки вбудованому хмарному зберіганню, безшовній співпраці та редагуванню в реальному часі, Google Docs робить дуже простим обмін файлами. Крім того, він пропонує різноманітні функції контролю доступу, щоб ви могли управляти тим, хто може переглядати або редагувати ваші документи.
Обмеження доступу
Коли ви ділитесь своїми файлами онлайн, контроль за тим, хто отримає доступ, часто є важливим питанням. Зазвичай, коли я ділюсь посиланням на свою роботу, є ризик того, що це посилання буде передано, і я втратю контроль. Google Docs вирішує цю проблему, дозволяючи надавати доступ лише певним електронним адресам або списку адрес. Таким чином, лише ті, кого ви вибрали, зможуть переглядати ваш документ, і інші не зможуть отримати доступ до нього, навіть якщо у них є посилання.
Ось як ви можете поділитися документом з певними особами за допомогою Google Docs:
Крок 1: У Google Docs натисніть кнопку "Поділитися", розташовану у верхньому правому куті екрана.
Крок 2: Відкриється діалогове вікно для спільного доступу. Введіть електронну адресу людини, з якою ви хочете поділитися документом, у текстове поле.
Крок 3: Тепер ви можете вибрати рівень доступу, який хочете надати цій електронній адресі або списку електронних адрес. Натисніть на випадаюче меню та виберіть з варіантів: Переглядач, Редактор або Коментатор.
Крок 4: Ви також можете додати повідомлення з інструкціями або деталями про документ.
Крок 5: Після того як ви налаштуєте доступ, натисніть на іконку "Посилання", щоб скопіювати та поділитися посиланням, або натисніть кнопку "Надіслати", щоб поділитися документом безпосередньо.
Запобігання друкуванню, редагуванню та копіюванню (3 рівні доступу)
Обмін документами через Google Docs дозволяє встановити певні обмеження на те, як інші можуть отримати доступ до ваших файлів. Давайте подивимося, як ви можете налаштувати ці рівні доступу перед тим, як поділитися документами:
Крок 1: Натисніть на кнопку "Поділитися", розташовану у верхньому правому куті екрана, щоб отримати доступ до параметрів обміну Google Docs.
Крок 2: У розділі "Загальний доступ" натисніть на випадаюче меню, щоб вибрати один з двох варіантів:
Обмежений доступ: Це дає вам повний контроль над документом, і поділення посиланням з іншими не дасть їм доступу.
Хто має посилання: З цим варіантом ви можете вибрати рівень доступу, який хочете надати іншим.
Крок 3: Якщо ви вибираєте "Хто має посилання", натисніть на випадаюче меню, щоб вибрати рівень доступу, який хочете надати:
Переглядач: Інші можуть лише переглядати вміст документа.
Редактор: Це надає повні права кожному, хто має посилання, на редагування документа.
Коментатор: Це дозволяє іншим залишати коментарі на вашому документі, що корисно для отримання відгуків, наприклад, щодо наукової роботи.
Крок 4: Після налаштування рівня доступу натисніть на іконку "Налаштування", щоб застосувати додаткові обмеження.
Крок 5: У налаштуваннях Google Docs у вас є два додаткові варіанти для вибору:
Опція 1: Це дозволяє тим, хто має доступ "Редактор", управляти правами доступу.
Опція 2: Цей варіант дозволяє тим, хто має доступ "Переглядач" або "Коментатор", завантажувати, друкувати або копіювати документ.
Крок 6: Після того як ви визначили рівень доступу, просто натисніть "Копіювати посилання", щоб поділитися посиланням з іншими, або натисніть "Готово", щоб закрити діалогове вікно для поділу.
Додати дату закінчення терміну дії
При обміні файлами з конкретними електронними адресами ви також можете встановити дату закінчення терміну дії, щоб обмежити час доступу до вашого Google Документу. Ця функція може бути дуже корисною, але наразі Google Docs пропонує її лише для робочих або шкільних акаунтів. Тому, якщо у вас є робочий або шкільний акаунт, ви можете встановити дату закінчення терміну дії, слідуючи цим крокам:
Крок 1: У діалоговому вікні поділу введіть електронну адресу людини, з якою ви хочете поділитися вашим документом.
Крок 2: Тепер просто натисніть на випадаюче меню та виберіть опцію "Додати дату закінчення".
Крок 3: Під полем для електронної адреси з’явиться дата та час. Змініть дату та час відповідно до терміну, протягом якого ви хочете надати доступ.
Крок 4: Тепер просто натисніть "Надіслати", щоб поділитися документом через електронну пошту, або натисніть "Копіювати посилання", щоб поділитися файлом через посилання.
Google Docs був моїм основним текстовим процесором для обміну файлами з іншими. Однак, незважаючи на зручність доступу до моїх документів з будь-якого місця, є кілька обмежень, таких як відсутність шифрування та обмеження на деякі функції, як, наприклад, терміни дії, що доступні лише для певних типів акаунтів.
Використовуйте DRM програмне забезпечення для покращення безпеки
Google Docs має проблеми з безпекою, оскільки не надає повного рішення для обміну документами; вони можуть бути легко переслані небажаним отримувачам. Більш безпечним способом обміну документами є використання DRM програмного забезпечення, такого як Locklizard Safeguard. Safeguard — це рішення для управління цифровими правами (DRM), яке використовує шифрування, контроль доступу до документів та захищений додаток для перегляду, щоб запобігти всім формам несанкціонованого обміну. Тому я вважаю програмне забезпечення Locklizard Safeguard корисним завдяки його розширеним функціям безпеки, які дозволяють здійснювати більш безпечний обмін документами.
Використовуйте Locklizard Safeguard для захисту
Перший метод надання доступу до документів за допомогою Locklizard Safeguard полягає в зберіганні та завантаженні файлу в систему Locklizard Safeguard. Як це працює:
Ваш захищений PDF-файл зберігається на вашому диску, і відповідний запис створюється в Адміністративній системі.
Для кожної особи, якій потрібно надати доступ до вашого захищеного PDF, створюється обліковий запис користувача.
Посилання на переглядач разом з ліцензійним файлом автоматично надсилається користувачу.
Після того як переглядач встановлений, а ліцензійний файл активований (просто натисканням на нього), він блокується на конкретному пристрої та не може бути активований на іншому пристрої, якщо ви не надасте дозвіл.
Ви маєте повний контроль над тим, які захищені документи кожен користувач може переглядати через Адміністративну систему.
Потім ви можете поділитися своїми захищеними DRM-документами за допомогою Google Docs.
Крок 1: Відкрийте документ у Google Docs і натисніть на меню "Файл" у верхньому лівому куті.
Крок 2: Потім натисніть на опцію "Завантажити" і виберіть "PDF документ (.pdf)", щоб завантажити Google Документ як PDF.
Крок 3: Знайдіть завантажений PDF, клацніть правою кнопкою миші на ньому і виберіть опцію "Зробити PDF захищеним".
Крок 4: Далі виберіть DRM-контролі, які ви хочете застосувати за допомогою Safeguard Writer.
Примітка: Якщо ви хочете додатково захистити документ, ви можете додати динамічний водяний знак, який відображає ім’я користувача — це допомагає запобігти тому, щоб хтось робив фото екрану за допомогою іншого пристрою.
Крок 5: Натисніть "Опублікувати", щоб зберегти захищений PDF на вашому комп'ютері. Це зашифрує файл і автоматично створить запис в Адміністративній системі.
Крок 6: Додати клієнтів для створення акаунтів
Крок 7: Наддайте доступ до вашого документа, вибравши його в адміністративній системі і призначивши ті дозволи, які ви хочете надати користувачу.
Крок 8: Щоб поділитися PDF, завантажте його на Google Drive і натисніть іконку "Поділитися".
Перегляд документів, захищених Locklizard, через браузер
Робоча версія Locklizard Safeguard є захищеною, але це досить довгий процес, і її мета — захистити надзвичайно чутливі документи. Однак, якщо ви хочете поділитися своїми документами з меншою безпекою, але з кращим контролем, ніж у Google Docs, Locklizard також пропонує веб-рішення. Ось як це працює:
Крок 1: Щоб активувати веб-переглядач Locklizard Safeguard після захисту вашого документа, просто виберіть "Захистити для WEB..." у вікні "Статус захисту".
Крок 2: Альтернативно, запустіть програму веб-публікатора, виберіть документи, які ви хочете завантажити в хмарний веб-переглядач, і натисніть "Опублікувати все".
Крок 3: Щоб надати доступ клієнту до веб-переглядача, виберіть стрілки з додатковими деталями поруч з їх іменем на вкладці "Клієнти" вашого адміністративного порталу.
Крок 4: Потім поставте галочку "Увімкнено" під "Веб-переглядач" і надішліть їм їхні дані для входу.
Конвертуйте у PDF з обмеженнями
Інший спосіб безпечно поділитися документами з іншими — це конвертувати їх у PDF. PDF-файли зазвичай вважаються більш безпечними, ніж документи Word, і мають одну важливу особливість — захист паролем, що допомагає запобігти несанкціонованому доступу.
Мій улюблений вибір для цього завдання — WPS Office, оскільки він дозволяє легко конвертувати документи Word у PDF. Крім того, він надає потужний редактор PDF, що дає вам більше контролю над вашими файлами. Давайте детальніше розглянемо можливості PDF у WPS Office і як це може допомогти вам безпечно поділитися документами з іншими.
Експортуйте як PDF
Ви можете експортувати свій файл у формат PDF, що є чудовим способом поділитися документами, оскільки це значно знижує шанси на несанкціоновані зміни. Однак інколи безпека все ще може бути проблемою. WPS Office надає вам спокій, пропонуючи всебічні функції безпеки, які виходять за межі простого обміну. Ось як ви можете легко експортувати свій документ як PDF:
Крок 1: Спочатку відкрийте документ Word за допомогою WPS Office.
Крок 2: Тепер натисніть на кнопку "Меню", яку ви знайдете у верхньому лівому куті інтерфейсу WPS Writer, і виберіть опцію "Експортувати як PDF" з меню.
Крок 3: Відкриється діалогове вікно "Експортувати як PDF", де ви можете налаштувати параметри, такі як шлях до файлу та діапазон сторінок перед тим, як продовжити.
Крок 4: Після налаштування необхідних параметрів натисніть "Експортувати", щоб завершити процес конвертації.
Після того як документ буде конвертований у PDF, ви зможете поділитися ним з покращеною безпекою. Однак, якщо ви хочете ще більше покращити безпеку вашого документа, я рекомендую використовувати WPS PDF, яке дозволяє шифрувати ваш PDF та встановлювати пароль для обмеження доступу, що надає ще кращий захист вашому документу.
Ви можете скористатися функцією захисту паролем у WPS PDF, щоб фактично поставити замок на ваш PDF, гарантуючи, що доступ до нього матимуть тільки авторизовані особи. Цей потужний інструмент дозволяє налаштувати різні рівні безпеки. Ви можете створити один пароль для перегляду документа та окремий для редагування.
Крок 1: Відкрийте PDF-документ, який ви тільки що конвертували за допомогою WPS PDF.
Крок 2: У WPS PDF перейдіть на вкладку "Захист", а потім виберіть "Шифрувати" у стрічці Захист.
Крок 3: У вікні шифрування ви знайдете два варіанти для налаштування пароля:
Встановити пароль для відкриття: Це захищає ваш PDF-документ від несанкціонованого доступу. Той, кому ви передасте PDF, повинен буде ввести пароль, щоб переглянути його вміст.
Встановити пароль для редагування та витягування: Це обмежує доступ до таких функцій, як друк або копіювання. Встановивши пароль, ви можете запобігти подальшому розповсюдженню вашого контенту.
Крок 4: Після того як ви встановите пароль, натисніть кнопку "Підтвердити", щоб застосувати шифрування.
Примітка: Переконайтеся, що зберігаєте пароль в безпечному місці та робите його копії, тому що після встановлення пароля його неможливо відновити, оскільки WPS Office не зберігає паролі для кращої безпеки.
Крок 5: Тепер просто закрийте документ і спробуйте знову відкрити PDF, і ви побачите, що для доступу до документа потрібен пароль.
За допомогою цього методу ви також можете обмежити певні функції, такі як заборона друку або копіювання вмісту. Це дає вам повний контроль над тим, як ваш документ ділиться і використовується, забезпечуючи повний спокій.
Використовувати водяні знаки
Додавання водяного знаку до вашого PDF для безпеки в WPS Office виводить захист документа на новий рівень. Якщо захист паролем гарантує, що ніхто не зможе скопіювати або надрукувати ваш PDF, додавання водяного знаку додає ще один рівень захисту. Водяні знаки слугують видимим стримувальним фактором, заохочуючи людей уникати знімання скріншотів або фотографій вашого контенту.
Крок 1: Відкрийте ваш PDF у WPS PDF і перейдіть на вкладку "Редагувати".
Крок 2: Тепер просто натисніть кнопку "Водяний знак" на стрічці Редагування, щоб переглянути доступні варіанти водяного знака.
Крок 3: Виберіть з готових варіантів водяних знаків, щоб безпосередньо додати водяний знак до вашого PDF.
Крок 4: WPS PDF також надає можливість додавати власний водяний знак. Просто натисніть "Додати", щоб створити власний водяний знак для вашого PDF.
Крок 5: У вікні Вставити водяний знак створіть власний водяний знак, налаштувавши шрифт, колір, непрозорість та інші параметри.
Крок 6: Після того як ви створите водяний знак, натисніть "ОК", щоб ефективно вставити водяний знак у ваш PDF.
За допомогою водяного знака ви можете заявити права власності та зберегти контроль над вашим документом, навіть у випадках, коли хтось намагатиметься обійти інші заходи безпеки. Цей додатковий крок гарантує, що ваш контент залишатиметься захищеним і безсумнівно вашим.
FAQs
1. Чи є Google Docs приватними?
Google Docs можуть залишатися приватними для інших користувачів, якщо ви їх не поділитеся і використовуєте сильну безпеку облікового запису. Однак оскільки вони не мають шифрування кінця в кінець, Google має можливість отримати доступ до ваших документів і може розкрити їх правоохоронним органам, якщо це необхідно. Крім того, Google збирає дані для покращення сервісу та аналізу, що може впливати на вашу конфіденційність.
2. Чи можна використовувати VPN для захисту моїх даних?
Так, використання VPN є ефективним способом захисту ваших даних. Зі збільшенням віддаленої роботи важливо захищати чутливу інформацію від небезпечних публічних мереж. Вимагаючи від працівників доступу до організаційних файлів через VPN, ви можете захистити дані від потенційних загроз. Такий підхід забезпечує додатковий рівень шифрування, покращуючи конфіденційність і забезпечуючи безпечне робоче середовище.
3. Як конвертувати документи в PDF?
Ви можете легко конвертувати свої документи в PDF за допомогою функції "Експортувати в PDF" в WPS Office. Просто дотримуйтесь наступних кроків:
Крок 1: Відкрийте документ Word за допомогою WPS Office.
Крок 2: Натисніть кнопку "Меню" у верхньому лівому кутку інтерфейсу WPS Writer, а потім виберіть опцію "Експортувати в PDF" з меню.
Крок 3: Відкриється діалогове вікно "Експортувати в PDF", де ви зможете налаштувати параметри, такі як шлях до файлу і діапазон сторінок.
Крок 4: Після налаштування необхідних параметрів натисніть "Експортувати", щоб завершити процес конвертації.
Неперевершена безпека документів з WPS Office
Коли справа доходить до того, щоб навчитися безпечно ділитися документами, це стає питанням критичної важливості. Навіть з різними методами на вашому боці, часто може здатися, що ви тільки торкаєтесь поверхні того, що реально можливо для захисту ваших файлів. Ось де WPS Office приходить на допомогу, пропонуючи повністю неушкоджений план безпеки.
З вбудованими функціями, такими як шифрування документів, захист паролем та варіантами безпеки як для оффлайн, так і для онлайн-режиму — все це безкоштовно — WPS Office перевищує очікування. Жодна інша офісна програма не пропонує такого рівня комплексної безпеки без додаткових витрат, що дає вам всі підстави обирати WPS Office для забезпечення безпеки ваших документів.
