3 beste AI-kontorsuiter— Velg din kontorassistent

Kontorpakker har utviklet seg fra enkle verktøy til kraftige produktivitetsmotorer som dekker et bredt spekter av behov utover bare kontorarbeid. I dag er de uunnværlige for personlige prosjekter, akademisk forskning og mer. Integreringen av AI i disse suitene har revolusjonert måten vi jobber og spiller på, og har introdusert funksjoner som en gang virket som science fiction.

Blant de ledende kontorpakkene som har omfavnet AI-integrasjon er WPS Office, Microsoft Office, og Tvillingene. Hver av disse plattformene tilbyr unike funksjoner som skiller dem fra riket med AI-forbedret produktivitet. I denne artikkelen vil jeg utforske de spesifikke AI-drevne funksjonene som tilbys av disse toppkontorpakkene og forklare hva som får dem til å skille seg ut.

WPS AI

WPS Office er ikke bare en annen kontorpakke; det er et kraftig alt-i-ett-verktøy designet for å håndtere alle produktivitetsbehovene dine. Med Writer, Presentation, Spreadsheet og PDF-verktøy integrert i én enkelt plattform, gir WPS Office en sømløs brukeropplevelse som forenkler arbeidsflyten din. Selv om selve suiten er tilgjengelig gratis, kommer premiumfunksjonene til en svært rimelig pris, noe som gjør den til et toppvalg for både studenter og profesjonelle. Integreringen av avanserte AI-funksjoner hever funksjonaliteten ytterligere, og tilbyr verktøy som gjør oppgaver enklere og mer effektive.

Stavekontroll

AI stavekontroll i WPS Office er designet for å gå langt utover grunnleggende stavekontrollfunksjoner. Den bruker avanserte algoritmer for å identifisere ikke bare vanlige skrivefeil, men også misbrukte ord, for eksempel homofoner eller ord som er kontekstuelt upassende. Dette betyr at verktøyet kan fange opp feil som tradisjonelle stavekontrollere kan gå glipp av. For eksempel, hvis du feilaktig skriver "deres" i stedet for "der", kan AI Stavekontroll flagge denne feilen og foreslå riktig bruk.

Den gir forslag for å forbedre skrivestilen din, for eksempel å anbefale alternative ordvalg eller formuleringsforbedringer. Dette sikrer at dokumentet ditt ikke bare er fritt for stavefeil, men også polert og profesjonelt. Dette sparer deg for bryet med å bruke tredjeparts grammatikkkorrigerende verktøy, og sparer deg for tid og behovet for å gå frem og tilbake til en annen programvare. Du skåner deg også for formateringsproblemene du er nødt til å gå gjennom når du limer inn tekst fra én tekstlinje på skriveverktøyet.

Fordeler:

1. Forbedret nøyaktighet: Fanger opp kontekstspesifikke feil som grunnleggende stavekontrollere savner.

2. Tidsbesparende: Du trenger ikke å bytte verktøy; alt håndteres i WPS Office.

3. Konsekvent formatering: Unngår formateringsproblemer når du arbeider innenfor samme plattform.

4. Forbedret skriving: Foreslår bedre ordvalg og frasering, og forbedrer innholdet ditt uten ekstra verktøy.

AI-forfatter

Jeg personlig krediterer AI-forfatter for å hjelpe til med å takle skribentblokkering og forbedre innholdsutviklingen. Den hjelper brukere med å brainstorme ideer, strukturere innhold og avgrense skrivingen. Enten du utarbeider en artikkel, en rapport eller annen form for innhold, gir AI Writer forslag for å forbedre klarhet, sammenheng og engasjement. Det kan bidra til å generere nye ideer basert på dine første innspill, gi relevante innholdsforslag og til og med foreslå revisjoner for å forbedre den generelle kvaliteten på skrivingen din.

Ved å tilby disse støttemekanismene bidrar AI Writer til å sikre at du overholder tidsfrister og opprettholder høye skrivestandarder. Det gjør innholdsskapingsprosessen mer effektiv ved å gi målrettet assistanse, noe som kan være spesielt gunstig for å overvinne kreative hindringer og sikre levering av godt utformet, polert innhold.

AI Slides

AI Slides er designet for å effektivisere prosessen med å lage profesjonelle presentasjoner. Den bruker intelligente algoritmer for å analysere forespørsler eller eksisterende dokumenter og velger passende maler, bilder og innhold basert på konteksten. Dette reduserer tiden og innsatsen som trengs for å designe lysbilder manuelt.

Funksjoner som temafargeendringer og lysbildeforskjønnelse er innebygd, noe som gjør det enkelt å tilpasse presentasjoner for å tilpasse seg ønsket estetikk. Enten du forbereder en bedriftspitch, et skoleprosjekt eller en personlig presentasjon, hjelper AI Slides med å sikre at lysbildene dine er visuelt tiltalende og godt organisert. Det forenkler designprosessen og forbedrer den generelle effektiviteten til presentasjonene dine ved å tilby designelementer og innholdsorganisering av høy kvalitet.

Chat PDF

Chat PDF er et verktøy utviklet for å administrere og undersøke store dokumenter effektivt. Det hjelper ved å generere strukturerte konturer, spore informasjonskilder og gi en oversikt over nøkkelpunkter i en PDF. Den bruker maskinlæring, slik at den fortsetter å spore tilbake til eldre samtaler for å bidra til bedre og mer tilpassede resultater for dine bekymringer.

Den strukturerte oversikten og kildesporingsfunksjonene forenkler forskningsprosessen, noe som gjør det enklere å navigere gjennom store mengder informasjon og finne relevante data effektivt. Dette kan øke produktiviteten betraktelig, spesielt når du arbeider med komplekse eller lange dokumenter som krever detaljert analyse og referanse.

Parallell oversettelse

Parallell oversettelse tilbyr en robust løsning for håndtering av flerspråklige dokumenter. Denne funksjonen gir side-ved-side sammenligninger av originalteksten og dens oversettelse i samme dokumentvindu. Dette oppsettet er spesielt nyttig for å opprettholde konteksten og sikre nøyaktigheten av oversettelser, siden du enkelt kan krysshenvise til kilde- og måltekstene.

Ved å holde begge versjonene synlige hjelper Parallel Translate deg med å identifisere eventuelle avvik eller områder som trenger forbedring i oversettelsen. Det er spesielt gunstig for å oversette komplekse dokumenter der kontekst og nyanser er avgjørende, for eksempel juridiske tekster, akademiske artikler eller detaljerte rapporter.

Fotoredigering

Fotoredigering integrert i WPS Office tilbyr en rekke funksjoner for bildeforbedring direkte i dokumentene dine. Dette betyr også at du kan åpne bilderedigeringsprogrammet direkte på dokumenter samt åpne det separat på WPS Office.

Verktøy som AI Enhancer forbedrer bildekvaliteten ved å justere lysstyrke, kontrast og skarphet. Bakgrunnsfjerning lar deg isolere motiver ved å fjerne uønskede bakgrunner, noe som er nyttig for å lage rene og fokuserte bilder. AI Eraser-verktøyet kan fjerne spesifikke elementer fra et bilde, mens vannmerking hjelper til med å beskytte bildene dine ved å legge til identifiserbare merker.

Disse redigeringsmulighetene sikrer at du kan avgrense og tilpasse bilder etter behov uten å forlate WPS Office-miljøet, noe som forbedrer både produktiviteten og kvaliteten på det visuelle innholdet i dokumentene dine.

Microsoft Copilot

Microsofts Copilot, en omdøpt AI-chatbot integrert i Bing, får ros for sin allsidighet. Den opererer på GPT-4 og GPT-4 Turbo, og tilbyr tre moduser: balansert, presis og kreativ. Dette lar den generere svar som er nøyaktige, oppdaterte og kreativt syntetiserte, noe som gjør den til en sterk konkurrent i AI-chatbot-markedet.

Copilots nøkkelfunksjoner inkluderer stemmegjenkjenning, bildegenerering og internett-tilkobling, som gjør det mulig å gi detaljert og relevant informasjon på tvers av ulike emner, som shopping, forskning, oppskrifter, reiser og skriving av e-poster. Det har imidlertid begrensninger, som å unngå kontroversielle emner og behovet for å bytte modus for forskjellige oppgaver.

Ord

Copilot for Word er utrolig lik hvordan WPS AI integreres med WPS Writer. Det forbedrer i utgangspunktet skriveprosessen ved å tilby avansert AI-drevet assistanse på samme måte som WPS AI gjør for skriveverktøyet. Unntaket her er at WPS AI også tilbyr verktøy som gir mer detaljerte resultater som "opprett og rediger med AI" sammenlignet med "utkast og omskriv med Copilot".

Copilot tilbyr sanntidsforslag for å avgrense skrivingen din, for å sikre klarhet og stil. Hvis du står fast på hvordan du skal formulere noe eller trenger å utvide en idé, kan Copilot generere tekst basert på spørsmålene dine, noe som gir deg et solid utgangspunkt. Det hjelper til og med med å oppsummere lange dokumenter eller foreslå alternative formuleringer for å holde innholdet ditt engasjerende og effektivt. Enten du utarbeider en rapport, en roman eller et enkelt notat, forbedrer Copilot skriveopplevelsen din ved å gjøre den jevnere og mer effektiv.

Excel

Med Copilots intelligente assistanse trenger du ikke manuelt å gå gjennom rader med data eller kjempe med intrikate formler. Det forenkler oppgaver som opprettelse av pivottabeller og datakonsolidering, og gjør data til et godt organisert, handlingsvennlig format. Enten du administrerer budsjetter, sporer ytelsesberegninger eller lager innsiktsfulle rapporter, forbedrer Copilot produktiviteten din ved å ta de tunge løftene.

Dette lar deg fokusere på å ta informerte beslutninger og strategiske grep, og utnytte kraften til dataene dine uten å gå fast i detaljene. Hovedfunksjonene til Copilot i Excel er som:

• Dataanalyse: Copilots analytiske dyktighet spiller inn når den raskt analyserer dataene dine, og automatiserer komplekse beregninger som ellers ville tatt timer å fullføre. Trenger du å avdekke mønstre eller trender? Copilot kan generere sofistikerte diagrammer og grafer, noe som gjør det enkelt å visualisere og tolke dataene dine. Den tilbyr også prediktiv analyse, prognoser for fremtidige trender basert på historiske data, noe som kan være uvurderlig for strategisk planlegging.

• Datatransformasjon: Copilot handler ikke bare om å analysere; den utmerker seg ved å transformere dataene dine til handlingsdyktig innsikt. Den kan foreslå formler og funksjoner som er skreddersydd for dine behov, enten du summerer salgstall, beregner gjennomsnitt eller utfører kompleks økonomisk modellering. Copilot hjelper også med å rense og organisere dataene dine ved å fremheve inkonsekvenser eller feil, og sikre at datasettet ditt er nøyaktig og pålitelig.

PowerPoint

Å lage presentasjoner kan være en hårfin balanse mellom design og innhold. Microsoft Copilot forenkler denne prosessen ved å tilby intelligente designforslag og innholdsgenerering.

• Smart design: Copilot gir layout- og designanbefalinger for å sikre at lysbildene dine er både visuelt tiltalende og effektive. Det hjelper å velge farger, fonter og arrangementer, og opprettholder et profesjonelt utseende.

• Innholdsgenerering: Legg inn hovedideene dine, og Copilot kan lage lysbilder med relevant innhold, og effektivisere opprettelsesprosessen. Det hjelper også med å skissere og organisere presentasjonen din, og sikre en logisk flyt av informasjon.

• Effektiv lysbildeoppretting: Copilot hjelper deg med å generere lysbilder basert på disposisjonen din, noe som gjør prosessen raskere og mer effektiv. Dette lar deg fokusere på å levere budskapet ditt uten å gå fast i designdetaljer.

Andre

• Maling: Kreativiteten kjenner ingen grenser med Microsoft Copilot i Paint. Hvis du jobber med et bilde eller kunstverk, kan Copilot tilby automatiske fargepaletter, forbedre kunstverket ditt med smarte verktøy og til og med generere kreative elementer for å komplettere designene dine. Det hjelper deg med å fokusere på din kunstneriske visjon mens du tar vare på de tekniske detaljene.

• Outlook: E-postbehandling kan bli overveldende, men Copilot i Outlook er som å ha en personlig e-postassistent. Den foreslår raske svar, hjelper deg med å organisere innboksen din ved å oppsummere e-posttråder, og administrerer til og med kalenderen din ved å planlegge møter og stille inn påminnelser. Med Copilot blir e-postkommunikasjonen din mer strømlinjeformet og håndterbar, og frigjør deg til å fokusere på kjerneaspektene ved arbeidet ditt.

• Lag: Samarbeid er kjernen i Microsoft Teams, og Copilot gjør det enda mer effektivt. Den hjelper til med å organisere møter ved å foreslå agendaer, gi oppsummeringer av diskusjoner og spore handlingspunkter. Copilot sikrer at alle er på samme side, og bidrar til å drive produktive og velorganiserte teaminteraksjoner.

Gemini for Google Workspace

Googles Gemini er en AI chatbot integrert i Chrome-nettleseren og Google Workspace, designet for å hjelpe til med produktivitetsoppgaver. Den kan oppsummere dokumenter, organisere filer, spore relevant informasjon og samhandle med e-poster. Imidlertid har den for øyeblikket begrensninger, for eksempel problemer med å forstå og jobbe med Google Sheets, og sporadiske unøyaktigheter i behandlingen av informasjon. Google forventes å ta tak i disse problemene i fremtidige oppdateringer. Geminis integrering i Google Workspace lar den få tilgang til og samhandle med Google Disk og Gmail, og gir skreddersydd hjelp basert på dokumentene og e-postene dine.

AI-dokumenter

Med Gemini integrert i Google Dokumenter blir skriveprosessen langt mer intuitiv og produktiv. «Hjelp meg å skrive»-funksjonen er et enestående verktøy, designet for å hjelpe deg med både å lage og redigere dokumenter. Når du starter et nytt dokument, kan du bruke Gemini til å generere innhold fra bunnen av basert på spørsmålene dine, noe som gjør det lettere å overvinne skribentblokkering eller raskt utarbeide rutinekommunikasjon. Når utkastet ditt er klart, lar Geminis redigeringsfunksjoner deg avgrense teksten ved å justere tonen, oppsummere seksjoner eller punktliste nøkkelpunkter. Denne sømløse integrasjonen betyr at du kan fokusere på å avgrense ideene dine i stedet for å gå fast i formatering og innholdsskaping.

AI-ark

I Google Sheets tar Gemini bryet med å lage regneark. Den lar deg generere tabeller fra bunnen av med en enkel melding, som er perfekt for å organisere informasjon som budsjetter eller arrangementsplanleggere. Selv om den for øyeblikket ikke støtter avanserte funksjoner som formelgenerering eller kompleks dataanalyse, utmerker den seg i å lage maler og organisere grunnleggende data. Hvis du for eksempel trenger en budsjettsporing eller en prosjektplan, kan Gemini raskt utarbeide en strukturert mal for deg. Dette sparer deg for tid og sikrer at regnearkene dine er godt organisert fra starten av.

AI Slides

Geminis rolle i Google Slides er fokusert på design i stedet for innholdsskaping. Den kan generere bilder basert på forespørslene dine, noe som kan være en stor tidsbesparelse når du trenger grafikk til lysbildene dine. I motsetning til noen avanserte AI-verktøy som WPS AI for Presentation og Copilot for PowerPoint, tilbyr imidlertid ikke Gemini funksjonalitet for å lage hele presentasjoner eller organisere lysbildeinnhold. Dens primære styrke ligger i å tilby ferdiglagde bilder som forbedrer den visuelle appellen til presentasjonene dine, slik at du kan fokusere på å lage budskapet ditt uten å gå deg vill i designdetaljer.

Gmail

Å administrere en overfylt innboks kan være overveldende, men Gemini hjelper til med å strømlinjeforme denne prosessen i Gmail. Den kan oppsummere lange e-poster for raskt å trekke ut viktige punkter, noe som gjør det lettere å holde seg oppdatert på viktig informasjon. Når du svarer på e-poster, kan Gemini lage utkast til svar basert på konteksten til samtalen, som du deretter kan redigere og sende. Denne funksjonen bidrar til å redusere tiden brukt på e-postkorrespondanse, slik at du kan håndtere kommunikasjonen mer effektivt.

Andre

Gemini forbedrer opplevelsen din med Google Disk ved å hjelpe deg med å navigere og administrere filene dine mer effektivt. Du kan stille Gemini spørsmål om innholdet i filene dine eller be om sammendrag av dokumenter uten å åpne dem. I tillegg, hvis du trenger å sammenligne forskjellige versjoner av et dokument, kan Gemini hjelpe med det, selv om denne funksjonen fortsatt er under utvikling. Denne integrasjonen gir mulighet for en mer strømlinjeformet filbehandlingsprosess, og sikrer at du raskt kan finne og organisere dokumentene dine.

• Google Meet:

Selv om Geminis integrasjon med Google Meet for øyeblikket er begrenset, gir den nyttige funksjoner som direkte teksting og oversettelse. Disse verktøyene kan bidra til å gjøre møter mer tilgjengelige og inkluderende, spesielt for deltakere som snakker forskjellige språk eller trenger hjelp etter samtalen. Selv om den ennå ikke tilbyr avansert møtestøtte, representerer disse funksjonene et skritt mot mer omfattende forbedringer av virtuelle møter.

• Google Chat:

I Google Chat kan Gemini hjelpe deg med å holde deg oppdatert ved å oppsummere samtaler og viktige meldinger du kanskje har gått glipp av. Denne funksjonen sikrer at du alltid er informert, selv om du ikke kunne holde tritt med hver chattråd i sanntid. Det hjelper deg å holde deg engasjert i pågående diskusjoner og gir raske oppsummeringer for å holde deg oppdatert.

Sammenligning av de tre beste kontorsuitene

For å gi deg et bedre perspektiv på de forskjellige tilbudene til disse tre beste AI Office-pakkene, har jeg sammenlignet hovedfunksjonene til hvert verktøy som:

Priser:

Her er en rask oversikt over de forskjellige prisalternativene du har for hvert AI-integrert Office Suite-verktøy:

Sikkerhet:

Jeg har nevnt nøkkelinformasjonen du må være klar over for hver AI-integrert Office Suite for å hjelpe deg med å ta en mer informert beslutning om hva Office Suite best passer for deg:

Microsoft Copilot:

• Robust personvern: Microsoft Copilot er bygget med personverntiltak i bedriftsklasse, noe som gjør det til et pålitelig valg for store organisasjoner som krever streng databeskyttelse.

• Avanserte sikkerhetsverktøy: Den inkluderer sofistikerte sikkerhetsfunksjoner som kryptering, trusseldeteksjon og compliance management for å sikre at dataene dine er ivaretatt.

• Granulær tilgangskontroll: Brukere har detaljert kontroll over hvem som kan få tilgang til, redigere og dele dokumenter, noe som muliggjør sikkert samarbeid innen team.

WPS Office AI:

• Pålitelig personvern: WPS Office AI gir solid personvernbeskyttelse, spesielt godt egnet for personlig og småbedriftsbruk. Det sikrer at dokumentene dine forblir konfidensielle.

• Viktige sikkerhetsfunksjoner: Plattformen tilbyr grunnleggende sikkerhetstiltak som passordbeskyttelse og filkryptering, som dekker daglige dokumentsikkerhetsbehov uten å være altfor komplisert.

• Enkle delingsalternativer: Selv om det er enkelt og praktisk å dele dokumenter, inkluderer WPS Office AI også grunnleggende tilgangskontroller, slik at du kan administrere hvem som kan se eller redigere filene dine.

Google Gemini:

• Integrert personvern med Google-tjenester: Google Gemini drar nytte av Googles omfattende personvernramme, som sikrer at dataene dine er beskyttet innenfor deres økosystem.

• Sterk innebygd sikkerhet: Den inkluderer avanserte sikkerhetsfunksjoner som tofaktorautentisering, kryptering og regelmessige sikkerhetsoppdateringer for å beskytte informasjonen din.

• Fleksibel tilgangskontroll: Det er enkelt å administrere hvem som har tilgang til og samarbeide om dokumentene dine, med intuitive verktøy for å kontrollere deling og tillatelser.

Vanlige spørsmål

1. Hvordan laste ned og aktivere WPS AI?

Her er trinnene for å få WPS AI-assistenten til alle produktivitetsoppgavene dine:

Trinn 1: Gå først til tjenestemannen WPS Office nettstedet ved å bruke din foretrukne nettleser.

Trinn 2: Deretter finner du fremtredende "Gratis nedlasting" -knappen i midten av siden og klikk på den for å starte nedlastingen.

Trinn 3: Etter at nedlastingen er fullført, finn "wps_wid.cid" filen i nedlastingsmappen og kjør den som administrator for å starte installasjonsveiviseren.

Trinn 4: Under installasjonen vil du bli presentert med et vindu som beskriver vilkårene for bruk. Det er lurt å gjennomgå dem nøye. Når du godtar vilkårene, velg "Installer nå" for å fortsette.

Trinn 5: Installasjonen kan ta noen få øyeblikk. Mens du venter, kan du utforske WPS-bloggen for ytterligere opplæringsprogrammer og ressurser.

Trinn 6: Når installasjonen er fullført, åpnes WPS Office, og du vil være klar til å utforske suiten.

Med WPS Office installert er det enkelt å aktivere og bruke AI-funksjonen. Bare skriv "@AI" og trykk enter i en hvilken som helst WPS Office-applikasjon, som WPS Writer, for å aktivere WPS AI.

Men hvis du ønsker å aktivere WPS AIs andre funksjoner, som å bruke AI til å redigere dokumentene dine i WPS Writer, lage en PowerPoint-presentasjon med AI i WPS Presentation, eller bare chatte med WPS PDF AI, klikker du bare på "WPS AI"-widgeten i verktøylinjen.

2. Hvordan laste ned Microsoft Copilot og aktivere den?

Trinn 1: Besøk Microsofts offisielle nettsted eller finn Copilot-siden gjennom menyalternativene.

Trinn 2: Velg versjonen av Copilot som samsvarer med operativsystemet ditt, og klikk på "Last ned" knappen for å hente oppsettfilen.

Trinn 3: Etter at nedlastingen er fullført, åpner du installasjonsfilen og følger installasjonsinstruksjonene for å konfigurere Microsoft Copilot.

Trinn 4: Når den er installert, aktiverer du Microsoft Copilot ved å få tilgang til de relevante innstillingene i applikasjonene dine. For eksempel, i Microsoft 365-applikasjoner, gå til "Apper" seksjon og velg "Microsoft Copilot for Microsoft 365" for å aktivere det.

3. Hvordan aktiverer jeg Google Gemini i Workspace?

Slik kan brukere aktivere og begynne å bruke gratisversjonen av Gemini Google Workspace som enkeltperson:

Trinn 1: Naviger til i nettleseren din Gemini AI.

Trinn 2: På venstre panel klikker du på "Innstillinger" alternativ.

Trinn 3: Fra hurtigmenyen klikker du på "Utvidelse" alternativ.

Trinn 4: Du vil se utvidelsene som kan integreres med Google. Sørg for at «Google Workspace» utvidelse velges ved hjelp av bryteren.

Trinn 5: For å aktivere Gemini Google Workspace, gå tilbake til Geminis grensesnitt. I chatboksen skriver du ganske enkelt "@" for å åpne alle tilgjengelige alternativer.

Trinn 6: Hvis du vil jobbe med et Google-dokument, velger du "Google Dokumenter" fra listen og skriv inn en kommando.

Velge den beste AI Office Suite for dine behov

AI har virkelig tatt verden med storm, og dens innvirkning på våre daglige liv blir stadig tydeligere. Med sin integrering i kontorsuiter er mulighetene virkelig fenomenale. Det er tre store kontorpakker som tilbyr AI-integrasjon, hver med unike funksjoner skreddersydd for ulike behov. Hvis du ser etter et kostnadseffektivt verktøy som gir førsteklasses resultater for produktiviteten din, bør du vurdere å laste ned WPS Office i dag.