三大最佳 AI 辦公室套件—選擇你的辦公助手

辦公室套件從簡單的工具發展成為強大的生產力引擎，能夠滿足除了辦公工作以外的各種需求。如今，它們在個人專案、學術研究等領域中不可或缺。AI 技術的整合使這些套件徹底改變了我們的工作和娛樂方式，帶來了曾經看似科幻的功能。

在目前已經採用了 AI 整合的領先辦公室套件中，有 WPS Office, Microsoft Office，和Gemini。每一個平台都有其獨特的功能，使它們在 AI 增強生產力的領域中脫穎而出。在本文中，我將深入探討這些頂級辦公室套件提供的具體 AI 驅動功能，並解釋它們如何脫穎而出。

WPS AI

WPS Office  不僅僅是另一個辦公室套件；它是一個強大的多合一工具，設計來處理所有的生產力需求。透過 Writer、Presentation、Spreadsheet 和 PDF 工具整合於一個平台中，WPS Office 提供無縫的使用體驗，簡化了工作流程。雖然這個套件本身是免費的，但其高級功能的價格非常實惠，是學生和專業人士的首選。進一步整合的先進 AI 功能提升了它的效能，提供使任務更簡單、更高效的工具。

拼字檢查

WPS Office 中的 AI拼字檢查設計超越了基本的拼寫檢查功能。它使用先進的算法，不僅能識別常見的拼寫錯誤，還能發現誤用的單字，例如同音字或在語境中不恰當的單字。這意味著它能檢測到傳統拼字檢查器可能漏掉的錯誤。例如，如果你錯把 "their" 寫成了 "there"，AI 拼字檢查會標出這個錯誤並建議正確的用法。

它還提供改善寫作風格的建議，例如推薦替代字詞或句式改進，確保你的文檔不僅沒有拼寫錯誤，還顯得更加潤色和專業。這樣，你就可以免去使用第三方語法修正工具的麻煩，省去往返切換軟件的時間，也能避免在將文本從一個文字欄複製到寫作工具時出現的格式問題。

優點：

1. 提升準確度： 捕捉到傳統拼字檢查器可能漏掉的語境錯誤。

2. 節省時間： 無需切換工具，一切都在 WPS Office 中處理。

3. 一致的格式： 在同一平台上工作，避免格式問題。

4. 增強寫作： 提供更好的字詞選擇和句式建議，提升內容質量，無需額外工具。

AI Writer

我個人認為 AI Writer 對於克服寫作瓶頸和提升內容創作有很大幫助。它幫助用戶構思想法、構建內容和潤色寫作。無論你是在撰寫文章、報告，還是其他形式的內容，AI Writer 都會提供改善清晰度、連貫性和吸引力的建議。它可以根據你的初步輸入生成新想法，提供相關內容建議，甚至提出修改建議，以提升整體寫作質量。

藉由提供這些支持機制，AI Writer 有助於確保你按時完成任務並保持高標準的寫作。它使內容創作過程更加高效，提供有針對性的幫助，尤其在克服創意障礙時顯得特別有用，幫助你交付精心打磨、完美的內容。

AI Slides

AI Slides 的設計目的是簡化製作專業簡報的過程。它使用智能算法分析你的提示或現有文檔，並根據語境選擇適當的模板、圖片和內容。這大大減少了手動設計幻燈片所需的時間和精力。

內建的功能如主題顏色更改和幻燈片美化，讓你能輕鬆自訂簡報的外觀，符合你的審美需求。無論你是在準備公司簡報、學校專案，還是個人簡報，AI Slides 都能幫助確保你的幻燈片既視覺吸引又結構清晰。它簡化了設計過程，提升了簡報的效果，提供高品質的設計元素和內容組織。

Chat PDF

Chat PDF是一個旨在有效管理和研究大型文檔的工具。它通過生成結構化大綱、追蹤信息來源，並提供 PDF 內關鍵點的概述來幫助你。它運用了機器學習技術，因此可以持續回溯先前的對話，為你的問題提供更好、更個性化的答案。

結構化的概述和來源追蹤功能簡化了研究過程，使你能輕鬆瀏覽大量信息，並有效找到相關數據。這在處理需要詳細分析和參考的複雜或冗長文檔時，能大大提升生產力。

平行翻譯

平行翻譯 提供了一個強大的解決方案來處理多語言文檔。這個功能能將原文與翻譯文本並排顯示在同一文檔視窗中。這種佈局特別有助於保持語境，並確保翻譯的準確性，因為你可以輕鬆地進行原文和目標文本的交叉參照。

通過保持兩個版本並排顯示，Parallel Translate 幫助你發現翻譯中的任何不一致或需要改進的地方。對於翻譯複雜的文檔，尤其是語境和細微差別至關重要的法律文本、學術論文或詳細報告，這項功能尤為有用。

Photos 编辑

WPS Office 中集成的 Photos 编辑  提供一套照片增強功能，能直接在你的文檔中處理圖片。這也意味著你可以直接在文檔中打開照片編輯器，也可以單獨在 WPS Office 中打開它。

像 AI Enhancer 這樣的工具能通過調整亮度、對比度和清晰度來改善圖片質量。Background Removal 允許你通過去除不需要的背景來突出主題，這對於創建乾淨、專注的圖片非常有用。AI Eraser 工具可以去除照片中的特定元素，而 Watermarking 則能通過添加可識別的標記來保護你的圖片。

這些編輯功能確保你可以在不離開 WPS Office 環境的情況下對圖片進行修整和自訂，提升了生產力並改善了文檔中視覺內容的質量。

Microsoft Copilot

微軟的 Copilot 是一款集成於 Bing 的 AI 聊天機器人，因其多功能性而受到讚譽。它運行於 GPT-4 和 GPT-4 Turbo，提供三種模式：平衡、精確和創意模式。這使得它能夠生成準確、最新並具創意的回應，成為 AI 聊天機器人市場中的強勁競爭者。

Copilot 的關鍵功能包括語音識別、圖像生成和互聯網連接，讓它能夠提供有關各種主題的詳細且相關的信息，例如購物、研究、食譜、旅行和寫電子郵件。然而，它也有一些局限性，例如避免涉及爭議性話題，並需要切換模式來處理不同的任務。

Word

Copilot 在 Word 功能上與 WPS AI 整合於 WPS Writer 非常相似。它基本上通過提供先進的 AI 支援來增強寫作過程，正如 WPS AI 在 Writer 工具中所做的那樣。不同之處在於，WPS AI 還提供更多詳盡的工具來交付更細緻的成果，例如“使用 AI 創建和編輯”與“使用 Copilot 起草和重寫”相比。

Copilot 會提供即時的建議來完善你的寫作，確保文句清晰且風格一致。如果你卡住了，不知道如何表達某些內容，或者需要擴展一個想法，Copilot 可以根據你的提示生成文字，為你提供一個良好的起點。它甚至能幫助你總結冗長的文檔，或提供替代的表達方式，幫助你的內容保持吸引力和效果。不管你是在起草報告、小說還是簡單的備忘錄，Copilot 都能提升你的寫作體驗，使過程更加順暢和高效。

Excel

有了 Copilot 的智能輔助，你就不必手動篩查數據行，或者為了處理複雜的公式而苦惱。它簡化了像透視表創建和數據合併這樣的任務，將數據轉換為結構化、可操作的格式。無論你是在管理預算、跟蹤績效指標，還是創建有洞察力的報告，Copilot 都能提高你的生產力，幫你完成繁重的工作。

這讓你可以專注於做出明智的決策和戰略行動，充分利用你的數據，而不會被細節困住。Copilot 在 Excel 中的主要功能如下：

• 數據分析： Copilot 的分析能力讓它能迅速解析你的數據，自動化完成一些原本需要幾小時才能完成的複雜計算。需要發現模式或趨勢嗎？Copilot 可以生成精密的圖表和圖形，幫助你輕鬆視覺化和解讀你的數據。它還提供預測分析，根據歷史數據預測未來趨勢，這對於戰略規劃尤為寶貴。

• 數據轉換： Copilot 不僅能分析數據，還能將數據轉換為可操作的見解。它可以根據你的需求建議公式和功能，無論你是總結銷售數據、計算平均數，還是進行複雜的財務建模。Copilot 也會幫助清理和組織你的數據，突出不一致性或錯誤，確保你的數據集準確且可靠。

PowerPoint

創建簡報往往需要在設計和內容之間找到微妙的平衡。Microsoft Copilot 通過提供智能設計建議和內容生成來簡化這個過程。

• 智能設計： Copilot 提供佈局和設計建議，幫助確保你的幻燈片既視覺吸引又有效。它會幫助選擇顏色、字體和排列方式，保持專業外觀。

• 內容生成： 輸入你的主要想法，Copilot 可以根據內容生成幻燈片，簡化創建過程。它還會幫助你大綱式地組織簡報，確保信息有邏輯的流動。

• 高效幻燈片創建： Copilot 根據你的大綱生成幻燈片，讓創建過程更快、更高效。這樣你就能專注於傳遞訊息，而不會陷入設計細節。

Others

• Paint: 創意無界限，Microsoft Copilot 在 Paint 中發揮了作用。如果你正在處理圖片或藝術作品，Copilot 可以提供自動調色板，使用智能工具提升你的藝術作品，甚至生成創意元素來補充你的設計。它幫助你專注於藝術視野，而處理技術細節。

• Outlook: 電子郵件管理可能會讓人感到不堪重負，但 Copilot 在 Outlook 中就像是一個私人電子郵件助手。它會建議快速回覆，幫助你通過總結電子郵件對話來組織收件箱，甚至管理你的日程，安排會議並設置提醒。使用 Copilot，電子郵件通信變得更加順暢且可控，讓你有更多時間專注於工作核心。

• Teams: 協作是 Microsoft Teams 的核心，而 Copilot 使其更為高效。它通過建議會議議程、提供討論摘要和跟蹤行動項目來幫助組織會議。Copilot 確保每個人都在同一頁，促進高效且有組織的團隊互動。

Google Workspace 的 Gemini

Google 的 Gemini 是一款集成於 Chrome 瀏覽器和 Google Workspace 的 AI 聊天機器人，旨在幫助提高生產力。它可以總結文檔、整理檔案、追蹤相關信息並與電子郵件互動。然而，它目前存在一些局限性，比如在處理 Google Sheets 時會有些困難，並且偶爾會出現信息處理不準確的情況。預計 Google 在未來的更新中會解決這些問題。Gemini 集成進 Google Workspace，能夠訪問並與你的 Google Drive 和 Gmail 互動，根據你的文檔和電子郵件提供量身定制的協助。

AI Docs

隨著 Gemini 集成進 Google Docs，寫作過程變得更加直觀和高效。“幫我寫”功能是其中的亮點工具，旨在協助你創建和編輯文檔。當你開始撰寫新文檔時，可以使用 Gemini 根據你的提示生成內容，幫助你克服寫作障礙或快速草擬常規的通信。當草稿完成後，Gemini 的編輯功能可以幫助你改進文句，調整語氣、總結部分內容或將要點條列化。這種無縫的集成讓你能專注於完善你的想法，而不會被格式化和內容創建的問題困住。

AI Sheets

在 Google Sheets 中，Gemini 幫助你輕鬆創建電子表格。只需簡單的提示，你就能從零開始生成表格，這對於整理像預算或活動計劃這樣的信息非常有用。儘管它目前尚不支持高級功能如公式生成或複雜數據分析，但它在創建模板和組織基本數據方面表現出色。例如，如果你需要一個預算追蹤表或項目計劃，Gemini 可以迅速為你草擬一個結構化的模板。這樣可以節省時間，確保你的電子表格從一開始就井井有條。

AI Slides

在 Google Slides 中，Gemini 的角色主要集中在設計而非內容創建。它可以根據你的提示生成圖像，這在你需要幻燈片視覺元素時能大大節省時間。然而，與一些先進的 AI 工具，如 WPS AI for Presentation 和 Copilot for PowerPoint 不同，Gemini 目前並不提供創建整體簡報或組織幻燈片內容的功能。它的主要優勢在於提供現成的圖像，提升你的簡報視覺吸引力，使你能專注於精煉信息，而不會陷入設計細節。

Gmail

管理擁擠的收件箱可能會讓人感到不知所措，但 Gemini 在 Gmail 中幫助簡化了這一過程。它可以總結冗長的電子郵件，快速提取關鍵要點，幫助你更輕鬆地跟進重要信息。在回覆電子郵件時，Gemini 會根據對話的內容生成回覆，然後你可以編輯並發送。這一功能有助於減少在電子郵件通信中花費的時間，讓你更高效地處理通信。

其他

Gemini透過幫助您更有效地導航和管理檔案，提升您在Google Drive上的體驗。您可以向Gemini詢問有關檔案內容的問題，或請求文件摘要，而無需打開檔案。此外，如果您需要比較文件的不同版本，Gemini也可以幫助您，儘管此功能可能仍在開發中。這種整合使得檔案管理過程更加順暢，確保您能迅速找到並組織您的文件。

• Google Meet:

雖然Gemini與Google Meet的整合目前仍有限，但它提供了像是即時字幕和翻譯等有用功能。這些工具可以幫助讓會議更加無障礙和包容，特別是對於說不同語言或需要協助跟上對話的參與者。儘管目前尚未提供進階的會議支援，但這些功能代表著向更加全面的虛擬會議增強邁進的一步。

• Google Chat:

在Google Chat中，Gemini可以幫助您保持最新狀態，摘要您可能錯過的對話和重要訊息。這個功能確保即使您無法即時跟上每條聊天線索，依然能保持資訊更新。它幫助您保持參與正在進行的討論，並提供快速的回顧，讓您隨時掌握情況。

三大辦公套件比較

為了讓您更好地了解這三款最佳AI辦公套件的不同特色，我將每個工具的主要功能進行比較：

定價:

以下是各AI整合辦公套件工具的定價概覽：

安全性:

我已列出每個AI整合辦公套件的重要安全資訊，幫助您做出更有根據的選擇：

Microsoft Copilot:

• 強大的隱私保護：Microsoft Copilot具備企業級隱私保護措施，適合需要嚴格數據保護的大型組織使用。

• 高級安全工具：包括加密、威脅檢測及合規性管理，確保數據安全。

• 詳細的訪問控制：用戶可以精確控制誰能訪問、編輯和共享文件，確保團隊內的安全協作。

WPS Office AI:

• 可靠的隱私保護：WPS Office AI提供穩固的隱私保護，特別適合個人和小型企業使用，確保文件保密。

• 基本安全措施：提供如密碼保護和文件加密等基本功能，涵蓋日常文檔安全需求。

• 簡單的共享選項：儘管文件共享方便，WPS Office AI也提供基本的訪問控制功能，讓您管理誰可以查看或編輯您的文件。

Google Gemini:

• 集成Google隱私保護：Google Gemini受益於Google廣泛的隱私框架，確保您的數據在其生態系統中得到保護。

• 強大的內建安全性：包括雙重身份驗證、加密及定期的安全更新來保護您的資訊。

• 靈活的訪問控制：管理誰可以訪問和協作文件簡單直觀，並具備易於控制的共享和權限工具。

常見問題解答

1. 如何下載並啟動WPS AI？

請按照以下步驟下載並啟動WPS AI助手：

步驟 1：首先，打開您喜愛的瀏覽器並訪問WPS Office的官方網站。

步驟 2：接著，找到頁面中央顯眼的「免費下載」按鈕並點擊它開始下載。

步驟 3：下載完成後，找到「wps_wid.cid」文件並以管理員身份運行它以啟動安裝向導。

步驟 4：在安裝過程中，您會看到一個顯示使用條款的視窗。建議仔細閱讀條款，並在同意後選擇「立即安裝」繼續。

步驟 5：安裝過程可能需要幾分鐘時間，您可以在等待時瀏覽 WPS Blog，獲取更多教程和資源。
步驟 6：安裝完成後，WPS Office將啟動，您就可以開始使用這套辦公套件。

安裝完成後，啟動AI功能很簡單。只需在任何WPS Office應用中鍵入「@AI」並按回車，即可啟動WPS AI。

如果您想啟動WPS AI的其他功能，比如在WPS Writer中使用AI來編輯文件、在WPS Presentation中創建PowerPoint演示，或者簡單地與WPS PDF AI聊天，只需點擊工具欄中的「WPS AI」小工具。

2. 如何下載並啟動Microsoft Copilot？

請按照以下步驟下載並啟動Microsoft Copilot：

步驟 1：訪問Microsoft的官方網站或通過選單選擇Copilot頁面。

步驟 2：選擇適合您操作系統的Copilot版本，然後點擊“下載”按鈕以獲取安裝檔案。

步驟 3：下載完成後，打開安裝檔案並按照安裝指示完成安裝過程。

步驟 4：安裝完成後，您可以通過應用程式中的相關設置啟動Microsoft Copilot。例如，在Microsoft 365應用中，請轉到「應用程式」區域並選擇「Microsoft 365的Copilot」來啟用它。

3. 如何在Workspace中啟動Google Gemini？

以下是如何啟動Google Gemini免費版並開始在Workspace中使用的方法：

步驟 1：在瀏覽器中打開 Gemini AI.

步驟 2：在左側面板中點擊「設置」選項。

步驟 3：從彈出菜單中選擇「擴展」選項。

步驟 4：您將看到可以與Google整合的擴展，請確保選擇「Google Workspace」擴展並打開切換開關。

步驟 5：要啟動Google Workspace中的Gemini，請返回Gemini界面。在聊天框中輸入「@」，即可開啟所有可用選項。
步驟 6：如果您想在Google Doc中工作，從列表中選擇「Google Docs」，然後輸入指令。

選擇最適合您的AI辦公套件

AI確實已經席捲全球，並且它對我們日常生活的影響越來越顯著。隨著它進一步整合進辦公套件，可能性真的是無窮無盡。現在有三大主要的辦公套件提供AI整合，每個都有不同的特色，針對不同需求量身打造。如果您在尋找一個經濟實惠的工具來提升生產力，WPS Office是一個不錯的選擇，值得您下載來使用。