Υπήρξαν φορές που ξεκίνησα ένα έργο με έναν πελάτη, διαβεβαιώνοντάς τον ότι οι συζητήσεις και η εργασία μας θα παραμείνουν εμπιστευτικές. Ωστόσο, συχνά αναρωτιόμουν για την ασφάλεια των εγγράφων, ειδικά κατά τη μεταφορά τους. Με τόσες αυξανόμενες περιπτώσεις παραβιάσεων εμπιστοσύνης, είναι κρίσιμο να εξετάσουμε πώς να διατηρήσουμε τις ευαίσθητες πληροφορίες ασφαλείς.
Αν έχετε έγγραφα που θέλετε να διατηρήσετε μυστικά μεταξύ εσάς και του πελάτη σας, και δεν θέλετε να πέσουν στα λάθος χέρια, είμαι εδώ για να μοιραστώ μερικές αποτελεσματικές στρατηγικές. Σε αυτό το άρθρο, θα σας καθοδηγήσω στις καλύτερες πρακτικές για το πώς να μοιράζεστε τα έγγραφα με ασφάλεια, διασφαλίζοντας ότι θα φτάσουν μόνο στον προορισμένο παραλήπτη.
Χρησιμοποιήστε το WPS Office
Πρώτο στη λίστα είναι μια δωρεάν εφαρμογή σουίτας γραφείου: το WPS Office, που σας επιτρέπει να μοιράζεστε την εργασία σας με άλλους με ασφαλή και ελεγχόμενο τρόπο. Για κάποιον που μοιράζεται συχνά την εργασία του με πελάτες μέσω εγγράφων, ορισμένοι προτιμούν την online πρόσβαση ενώ άλλοι θέλουν να λαμβάνουν αρχεία για να τα ελέγξουν εκτός σύνδεσης αργότερα. Επέλεξα το WPS Office ως την βασική λύση μου. Το WPS Office παρέχει ελέγχους που σας επιτρέπουν να περιορίσετε ποιος μπορεί να επεξεργαστεί, να δει ή να μοιραστεί τα αρχεία σας, εξασφαλίζοντας την ασφάλεια του περιεχομένου σας, έτσι ώστε η εργασία, οι ιδέες ή η έρευνά σας να μπορούν να κοινοποιηθούν με εμπιστοσύνη.
Όσον αφορά τον ελεγχόμενο τρόπο, ενώ χρησιμοποιούσα το WPS Office, είχα την ευχέρεια να ρυθμίσω περιορισμένη πρόσβαση κατά την κοινή χρήση των αρχείων μου και να αναθέσω διαφορετικούς κωδικούς πρόσβασης για το ποιος μπορεί να δει ή να τροποποιήσει το περιεχόμενο του εγγράφου. Επίσης, δεν υπάρχουν περιορισμοί για εσάς—αν θέλετε να μοιραστείτε ένα έγγραφο online ή offline, το WPS Office παρέχει λύσεις που καλύπτουν και τις δύο ανάγκες με ασφαλή και εύχρηστο τρόπο.
Ξέρω ότι ψάχνετε για έναν επεξεργαστή κειμένου που να σας επιτρέπει να μοιράζεστε τα έγγραφά σας με ασφάλεια, οπότε γιατί να χάσετε την καλύτερη συμφωνία, ειδικά όταν είναι δωρεάν; Ας ρίξουμε μια ματιά στους ελέγχους του WPS Office που επιτρέπουν την ασφαλή και ιδιωτική αποστολή αρχείων.
Περιορισμός Επεξεργασίας στο Αρχείο
Ο περιορισμός της επεξεργασίας είναι μια εξαιρετική δυνατότητα για να ελέγξετε το επίπεδο πρόσβασης που θέλετε να έχετε στα έγγραφά σας όταν τα μοιράζεστε εκτός σύνδεσης μέσω του WPS Office. Αυτοί οι έλεγχοι μπορεί να διαφέρουν ανάλογα με τις ανάγκες σας. Για παράδειγμα, αν δουλεύετε πάνω σε μια ερευνητική εργασία και δεν θέλετε οι συνάδελφοί σας να κάνουν αλλαγές στις ενότητες Επικεφαλίδα 3, μπορείτε να το ρυθμίσετε εύκολα μέσω της δυνατότητας "Περιορισμός Επεξεργασίας" στο WPS Office.
Ας δούμε πώς μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση στο εργαλείο Περιορισμός Επεξεργασίας στο WPS Office για να μοιράζεστε τα έγγραφά σας με ασφάλεια:
Βήμα 1: Ανοίξτε το έγγραφο που θέλετε να μοιραστείτε χρησιμοποιώντας το WPS Office.
Βήμα 2: Στο WPS Writer, μεταβείτε στην καρτέλα "Ανασκόπηση" και κάντε κλικ στο κουμπί “Περιορισμός Επεξεργασίας” που βρίσκεται στη κορδέλα Ανασκόπησης.
Αυτή τη στιγμή, θα δείτε το πάνελ Περιορισμός Επεξεργασίας να ανοίγει στη δεξιά πλευρά της διεπαφής του WPS Writer. Εδώ, θα έχετε δύο κύριες επιλογές για να επιλέξετε:
Περιορισμός Ελέγχου: Αυτή η επιλογή σας επιτρέπει να περιορίσετε άλλους από το να κάνουν αλλαγές σε συγκεκριμένα στυλ. Για παράδειγμα, μπορείτε να εμποδίσετε άλλους να τροποποιήσουν το στυλ Επικεφαλίδα 3 στο έγγραφό σας.
Ρύθμιση Προστασίας: Αυτή η επιλογή προσφέρει επιπλέον τρόπους για να προστατέψετε το έγγραφό σας από περιττές τροποποιήσεις. Μπορείτε να επιλέξετε να:
Κάνετε το έγγραφο μόνο για ανάγνωση, αποτρέποντας οποιεσδήποτε αλλαγές.
Ενεργοποιήσετε την παρακολούθηση αλλαγών για να μπορείτε αργότερα να αποδεχτείτε ή να απορρίψετε τις αλλαγές που έγιναν από άλλους.
Επιτρέψετε στους άλλους να σχολιάζουν το έγγραφο χωρίς να τροποποιούν το περιεχόμενο.
Επιτρέψετε στους άλλους να συμπληρώνουν φόρμες χωρίς να τροποποιούν τη μορφή ή το περιεχόμενο.
Βήμα 3: Επιλέξτε την επιλογή που ταιριάζει καλύτερα στις ανάγκες ασφαλείας του εγγράφου σας πριν το μοιραστείτε.
Σημείωση: Αν επιλέξετε μια επιλογή προστασίας, θα χρειαστεί να ρυθμίσετε έναν κωδικό πρόσβασης για να ενεργοποιήσετε την προστασία.
Αφού ενεργοποιήσετε τη λειτουργία Περιορισμένης Επεξεργασίας, μπορείτε να μοιραστείτε με ασφάλεια το έγγραφό σας με άλλους, γνωρίζοντας ότι το περιεχόμενο σας είναι ασφαλές.
Κρυπτογράφηση του Αρχείου
Το WPS Office σας επιτρέπει επίσης να κρυπτογραφήσετε τα έγγραφά σας πριν τα μοιραστείτε με άλλους. Αυτό περιορίζει την ανεξέλεγκτη πρόσβαση, καθώς οι άλλοι θα χρειάζονται έναν κωδικό πρόσβασης για να δουν το έγγραφό σας. Με τις προηγμένες επιλογές κρυπτογράφησης που παρέχονται, το WPS Office εξασφαλίζει την ασφάλεια του εγγράφου σας ενώ το μοιράζεστε με άλλους. Δείτε πώς μπορείτε εύκολα να κρυπτογραφήσετε τα έγγραφά σας χρησιμοποιώντας το WPS Office:
Βήμα 1: Ανοίξτε το έγγραφο στο WPS Office και κάντε κλικ στο κουμπί "Μενού" στην πάνω αριστερή γωνία της διεπαφής του WPS Writer.
Βήμα 2: Από τη λίστα επιλογών, επιλέξτε "Κρυπτογράφηση Εγγράφου" και στη συνέχεια κάντε κλικ στην "Κρυπτογράφηση" από το μενού.
Βήμα 3: Το παράθυρο κρυπτογράφησης θα ανοίξει. Εδώ, μπορείτε να ρυθμίσετε έναν κωδικό πρόσβασης για να δείτε το έγγραφο και έναν ξεχωριστό κωδικό για να το τροποποιήσετε, δίνοντάς σας περισσότερο έλεγχο και ευελιξία.
Βήμα 4: Για πιο προηγμένες επιλογές κρυπτογράφησης, μεταβείτε δεξιά και κάντε κλικ στο κουμπί "Προηγμένο".
Βήμα 5: Επιλέξτε τον τύπο κρυπτογράφησης που θέλετε για το έγγραφό σας, στη συνέχεια κάντε κλικ στο "OK".
Βήμα 6: Το WPS Office παρέχει επίσης κάποιες επιλογές απορρήτου, όπως η απόκρυψη της ταυτότητάς σας.
Βήμα 7: Μόλις επιβεβαιώσετε την κρυπτογράφηση του εγγράφου σας, απλώς κάντε κλικ στο "OK".
Το έγγραφό σας έχει τώρα κρυπτογραφηθεί με τη βοήθεια του WPS Office. Αν έχετε ενεργοποιήσει προηγμένη κρυπτογράφηση, θα είναι δύσκολο για μη εξουσιοδοτημένα άτομα να αποκωδικοποιήσουν τα δεδομένα, βοηθώντας στην ασφάλεια ευαίσθητων πληροφοριών ενώ μοιράζεστε έγγραφα εκτός σύνδεσης.
Μοιραστείτε έγγραφα Online
Ακριβώς όπως οι άλλοι επεξεργαστές κειμένου online, το WPS Office παρέχει επίσης την επιλογή να μοιραστείτε τα έγγραφά σας online, αλλά με επιπλέον δυνατότητες όπως ημερομηνίες λήξης και η δυνατότητα απενεργοποίησης των λήψεων. Αυτές οι δυνατότητες σας δίνουν μεγαλύτερο έλεγχο πάνω στα έγγραφά σας όταν τα μοιράζεστε με άλλους. Δείτε πώς μπορείτε να μοιραστείτε τα έγγραφά σας online χρησιμοποιώντας το WPS Office:
Βήμα 1: Ανοίξτε το έγγραφο που θέλετε να μοιραστείτε, και στη συνέχεια απλώς κάντε κλικ στο κουμπί "Μοιραστείτε" στην επάνω δεξιά γωνία.
Βήμα 2: Το WPS Office παρέχει διάφορες επιλογές για το μοίρασμα, αλλά για τώρα, ας παραμείνουμε στην επιλογή "Μοιραστείτε ως Σύνδεσμος", μέσω της οποίας μπορείτε να μοιραστείτε τα έγγραφά σας online.
Βήμα 3: Στο πεδίο "Οποιοσδήποτε με τον σύνδεσμο", ελέγξτε την πρόσβαση στα έγγραφά σας. Αν θέλετε να επιτρέψετε σε άλλους να επεξεργαστούν το έγγραφο, επιλέξτε "Επεξεργασία" από το αναδυόμενο μενού, ή αλλάξτε το σε "Αναγνωσμός" για να περιορίσετε την πρόσβαση μόνο στην προβολή.
Βήμα 4: Μπορείτε επίσης να απενεργοποιήσετε τις λήψεις χρησιμοποιώντας το διακόπτη για να αποτρέψετε τη λήψη των εγγράφων σας.
Βήμα 5: Ορίστε χρονικό όριο! Ορίζοντας ημερομηνία λήξης για τον σύνδεσμο σας επιτρέπει να ελέγχετε πόσο καιρό θα είναι διαθέσιμο το έγγραφο – κάτι πολύ χρήσιμο σε ορισμένες περιπτώσεις.
Αυτό που μου άρεσε περισσότερο στο WPS Office είναι ότι, ακόμα κι αν ορίσω ημερομηνία λήξης, μπορώ πάντα να σταματήσω την κοινή χρήση του συνδέσμου. Αυτή η επιλογή μου δίνει τον πλήρη έλεγχο να διακόψω την πρόσβαση στο έγγραφο όποτε θέλω.
Και το καλύτερο; Όταν σταματήσετε τον σύνδεσμο, γίνεται άκυρος. Αν θέλετε να μοιραστείτε ξανά το έγγραφο, δημιουργείται ένας νέος σύνδεσμος. Αυτό είναι πολύ πιο βολικό από άλλα εργαλεία, όπου ο σύνδεσμος μένει ίδιος, κι αν επιτρέψετε ξανά την πρόσβαση, δεν χρειάζεται να φτιάξετε νέο έγγραφο — μπορείτε άμεσα να δημιουργήσετε νέο σύνδεσμο για διαφορετική ομάδα.
Χρησιμοποιήστε το Google Docs
Μια άλλη εξαιρετική επιλογή για κοινή χρήση εγγράφων είναι το Google Docs, ένα δωρεάν, διαδικτυακό εργαλείο που σας επιτρέπει να εργάζεστε στα έγγραφά σας από οπουδήποτε. Με ενσωματωμένη αποθήκευση στο cloud, συνεργασία σε πραγματικό χρόνο και δυνατότητα ταυτόχρονης επεξεργασίας, το Google Docs κάνει την κοινή χρήση πανεύκολη. Επιπλέον, διαθέτει ρυθμίσεις ελέγχου πρόσβασης για να διαχειρίζεστε ποιος μπορεί να δει ή να επεξεργαστεί τα έγγραφά σας.
Περιορίστε την Πρόσβαση
Όταν μοιράζεστε αρχεία online, ο έλεγχος του ποιος έχει πρόσβαση είναι συνήθως βασική ανησυχία. Όταν δίνω ένα σύνδεσμο για τη δουλειά μου, υπάρχει πάντα ο κίνδυνος να προωθηθεί, χάνοντας τον έλεγχο.
Το Google Docs λύνει αυτό το πρόβλημα επιτρέποντας πρόσβαση μόνο σε συγκεκριμένες διευθύνσεις email ή λίστα email. Έτσι, μόνο τα άτομα που έχετε επιλέξει μπορούν να δουν το έγγραφο – ακόμα κι αν κάποιος άλλος πάρει τον σύνδεσμο, δεν θα έχει πρόσβαση.
Πώς να μοιραστείτε με συγκεκριμένα άτομα στο Google Docs:
Βήμα 1: Στο Google Docs, κάντε κλικ στο κουμπί "Κοινή χρήση" πάνω δεξιά.
Βήμα 2: Στο παράθυρο κοινής χρήσης, πληκτρολογήστε το email του ατόμου με το οποίο θέλετε να μοιραστείτε το έγγραφο.
Βήμα 3: Επιλέξτε το επίπεδο πρόσβασης για αυτό το email ή λίστα email: "Θεατής", "Σχολιαστής", ή "Συντάκτης".
Βήμα 4: Μπορείτε να προσθέσετε και ένα μήνυμα με οδηγίες ή σχόλια για το έγγραφο.
Βήμα 5: Αφού ορίσετε την πρόσβαση, κάντε κλικ στο εικονίδιο "Σύνδεσμος" για να αντιγράψετε τον σύνδεσμο ή στο "Αποστολή" για να σταλεί άμεσα μέσω email.
Αποτροπή Εκτύπωσης, Επεξεργασίας & Αντιγραφής (3 επίπεδα πρόσβασης)
Η κοινή χρήση μέσω του Google Docs σου επιτρέπει να ορίσεις συγκεκριμένους περιορισμούς για το πώς μπορούν άλλοι να έχουν πρόσβαση στα αρχεία σου. Πάμε να δούμε πώς μπορείς να ρυθμίσεις αυτά τα επίπεδα πρόσβασης πριν μοιραστείς τα έγγραφά σου:
Βήμα 1: Πάτα το κουμπί «Κοινή χρήση» που βρίσκεται πάνω δεξιά στην οθόνη για να ανοίξεις τις επιλογές κοινής χρήσης του Google Docs.
Βήμα 2: Στην ενότητα «Γενική πρόσβαση», πάτα το αναδυόμενο μενού για να διαλέξεις ανάμεσα σε δύο επιλογές:
Περιορισμένη πρόσβαση: Αυτό σου δίνει πλήρη έλεγχο στο έγγραφο και η κοινοποίηση του συνδέσμου σε άλλους δεν τους δίνει καθόλου πρόσβαση.
Όποιος έχει τον σύνδεσμο: Με αυτή την επιλογή, μπορείς να επιλέξεις ποιο επίπεδο πρόσβασης θες να δώσεις στους άλλους.
Βήμα 3: Αν επιλέξεις «Όποιος έχει τον σύνδεσμο», πάτα στο αναδυόμενο μενού για να διαλέξεις το επίπεδο πρόσβασης που θες να δώσεις:
Θεατής: Οι άλλοι μπορούν μόνο να δουν το περιεχόμενο του εγγράφου.
Συντάκτης: Δίνει πλήρη δικαιώματα σε όποιον έχει τον σύνδεσμο να κάνει αλλαγές στο έγγραφο.
Σχολιαστής: Επιτρέπει στους άλλους να αφήνουν σχόλια στο έγγραφό σου, κάτι χρήσιμο π.χ. όταν παίρνεις σχόλια για μια εργασία.
Βήμα 4: Αφού ορίσεις το επίπεδο πρόσβασης, πάτα το εικονίδιο «Ρυθμίσεις» για να βάλεις επιπλέον περιορισμούς.
Βήμα 5: Στις ρυθμίσεις του Google Docs, έχεις δύο επιπλέον επιλογές:
Επιλογή 1: Επιτρέπει σε άλλους που έχουν πρόσβαση ως «Συντάκτες» να διαχειρίζονται τα δικαιώματα κοινής χρήσης.
Επιλογή 2: Επιτρέπει σε όσους έχουν πρόσβαση ως «Θεατές» ή «Σχολιαστές» να κάνουν λήψη, εκτύπωση ή αντιγραφή του εγγράφου.
Βήμα 6: Μόλις αποφασίσεις ποιο επίπεδο πρόσβασης θέλεις, απλώς πάτα «Αντιγραφή συνδέσμου» για να τον στείλεις ή «Τέλος» για να κλείσεις το παράθυρο κοινής χρήσης.
Προσθήκη ημερομηνίας λήξης
Κατά την κοινή χρήση αρχείων με συγκεκριμένα email, μπορείτε επίσης να ορίσετε μια ημερομηνία λήξης για να περιορίσετε τον χρόνο πρόσβασης στο Google Έγγραφό σας. Αυτή η δυνατότητα μπορεί να είναι πολύ χρήσιμη, αλλά προς το παρόν, το Google Docs την προσφέρει μόνο για κατάλληλους εργασιακούς ή σχολικούς λογαριασμούς. Άρα, αν έχετε λογαριασμό εργασίας ή σχολείου, μπορείτε να ορίσετε ημερομηνία λήξης ακολουθώντας τα παρακάτω βήματα:
Βήμα 1: Στο παράθυρο διαλόγου κοινής χρήσης, εισαγάγετε τη διεύθυνση email του ατόμου με το οποίο θέλετε να μοιραστείτε το έγγραφό σας.
Βήμα 2: Τώρα απλώς κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο μενού και επιλέξτε την επιλογή "Προσθήκη ημερομηνίας λήξης".
Βήμα 3: Θα δείτε μια ημερομηνία και ώρα να εμφανίζονται κάτω από το πεδίο του email. Αλλάξτε την ημερομηνία και την ώρα ανάλογα με το χρονικό διάστημα που θέλετε να παραχωρήσετε πρόσβαση.
Βήμα 4: Τώρα απλώς κάντε κλικ στην επιλογή "Αποστολή" για να μοιραστείτε το έγγραφο μέσω email ή κάντε κλικ στο "Αντιγραφή συνδέσμου" για να το μοιραστείτε μέσω συνδέσμου.
Το Google Docs είναι το εργαλείο επεξεργασίας κειμένου που χρησιμοποιώ πιο συχνά για κοινή χρήση αρχείων με άλλους. Ωστόσο, ενώ προσφέρει την ευκολία πρόσβασης στα έγγραφά μου από οπουδήποτε, έχει και μερικούς περιορισμούς, όπως η απουσία κρυπτογράφησης και το ότι ορισμένες δυνατότητες, όπως οι ημερομηνίες λήξης, είναι διαθέσιμες μόνο για συγκεκριμένους τύπους λογαριασμών.
Χρησιμοποίησε λογισμικό DRM για να βελτιώσεις την ασφάλεια
Το Google Docs έχει θέματα ασφαλείας γιατί δεν προσφέρει μια πλήρη λύση για κοινή χρήση εγγράφων· μπορούν εύκολα να προωθηθούν σε άτομα που δεν θέλεις. Ένας πιο ασφαλής τρόπος για να μοιράζεσαι τα έγγραφά σου είναι να χρησιμοποιείς λογισμικό DRM όπως το Locklizard Safeguard. Το Safeguard είναι μια λύση ψηφιακής διαχείρισης δικαιωμάτων (DRM) που χρησιμοποιεί κρυπτογράφηση, ελέγχους εγγράφων και μια ασφαλή εφαρμογή προβολής για να αποτρέπει κάθε μορφή μη εξουσιοδοτημένης κοινοποίησης. Ο λόγος που βρίσκω το λογισμικό Locklizard Safeguard χρήσιμο είναι τα προηγμένα χαρακτηριστικά ασφαλείας του, που επιτρέπουν πιο ασφαλή κοινή χρήση εγγράφων.
Χρησιμοποίησε το Locklizard Safeguard για προστασία
Η πρώτη μέθοδος του Locklizard Safeguard για να δώσεις πρόσβαση σε άλλους περιλαμβάνει την αποθήκευση και μεταφόρτωση ενός αρχείου μέσα στο σύστημα Locklizard Safeguard. Μόλις αποθηκεύσεις το έγγραφό σου, μπορείς να το μοιραστείς με άλλους. Δες πώς δουλεύει:
Το προστατευμένο αρχείο PDF σου αποθηκεύεται στον δίσκο σου και δημιουργείται μια αντίστοιχη εγγραφή στο Σύστημα Διαχειριστή.
Για κάθε άτομο που χρειάζεται πρόσβαση στο προστατευμένο PDF σου, θα δημιουργήσεις έναν λογαριασμό χρήστη.
Ένα link για την Εφαρμογή Προβολής, μαζί με το αρχείο άδειας χρήσης του, θα σταλεί αυτόματα με email στον χρήστη.
Αφού εγκατασταθεί η Εφαρμογή Προβολής και ενεργοποιηθεί το αρχείο άδειας (απλά με ένα κλικ), συνδέεται μόνιμα με αυτή τη συσκευή και δεν μπορεί να χρησιμοποιηθεί αλλού, εκτός κι αν του δώσεις άδεια.
Έχεις απόλυτο έλεγχο σε ποια προστατευμένα έγγραφα μπορεί να έχει πρόσβαση κάθε χρήστης, μέσω του Συστήματος Διαχειριστή.
Έπειτα, μπορείς να μοιραστείς τα έγγραφά σου με προστασία DRM μέσω Google Docs.
Βήμα 1: Άνοιξε το έγγραφό σου στο Google Docs και κάνε κλικ στο μενού Αρχείο πάνω αριστερά.
Βήμα 2: Μετά, πάτα την επιλογή "Λήψη" και διάλεξε "Έγγραφο PDF (.pdf)" για να κατεβάσεις το Google Doc ως PDF.
Βήμα 3: Εντόπισε το αρχείο PDF που κατέβηκε, κάνε δεξί κλικ πάνω του και διάλεξε "Make Secure PDF" από τις επιλογές.
Βήμα 4: Στη συνέχεια, διάλεξε τα DRM χαρακτηριστικά που θέλεις να εφαρμόσεις μέσω του Safeguard Writer.
Σημείωση: Αν θες επιπλέον προστασία, μπορείς να προσθέσεις ένα δυναμικό υδατογράφημα που δείχνει το όνομα του χρήστη — αυτό αποθαρρύνει να τραβήξει κάποιος φωτογραφία από την οθόνη με άλλη συσκευή.
Βήμα 5: Πάτα "Δημοσίευση" για να αποθηκευτεί το προστατευμένο PDF στον υπολογιστή σου. Αυτό θα κρυπτογραφήσει το αρχείο και θα δημιουργήσει αυτόματα μια εγγραφή στο Σύστημα Διαχειριστή.
Βήμα 6: Δημιούργησε έναν λογαριασμό χρήστη για κάθε άτομο που θέλεις να δει το προστατευμένο PDF. Πήγαινε στην καρτέλα "Πελάτες" στο σύστημα διαχείρισης και κάνε κλικ στο "Προσθήκη".
Βήμα 7: Δώσε πρόσβαση στον πελάτη σου επιλέγοντας το έγγραφο στο σύστημα διαχειριστή και ορίζοντας τα δικαιώματα που θες να έχει.
Βήμα 8: Για να μοιραστείς το PDF, ανέβασέ το στο Google Drive και κάνε κλικ στο εικονίδιο κοινοποίησης.
Προβολή Εγγράφων Προστατευμένων με Locklizard στον Περιηγητή
Η έκδοση για υπολογιστές του Locklizard Safeguard είναι ασφαλής αλλά χρονοβόρα, και ο σκοπός της είναι να προστατεύει πολύ ευαίσθητα έγγραφα. Όμως, αν θέλεις να μοιραστείς τα έγγραφά σου με λιγότερη ασφάλεια αλλά με καλύτερο έλεγχο από το Google Docs, το Locklizard προσφέρει και μια λύση που βασίζεται στον ιστό. Δες πώς λειτουργεί:
Βήμα 1: Για να ενεργοποιήσεις τον διαδικτυακό προβολέα του Locklizard Safeguard αφού ασφαλίσεις το έγγραφο, απλώς επίλεξε “Protect to WEB…” από το παράθυρο “Protection status”.
Βήμα 2: Εναλλακτικά, άνοιξε την εφαρμογή έκδοσης για τον ιστό, διάλεξε τα έγγραφα που θέλεις να ανεβάσεις στον διαδικτυακό προβολέα που βασίζεται στο cloud και μετά κάνε κλικ στο “Publish All”.
Βήμα 3: Για να δώσεις πρόσβαση προβολής μέσω ιστού σε έναν πελάτη, επίλεξε τα βελάκια περισσότερων λεπτομερειών δίπλα στο όνομά του στην καρτέλα Πελάτες της διαχειριστικής πλατφόρμας σου.
Βήμα 4: Μετά, τσέκαρε το “Enabled” κάτω από το “Web Viewer” και στείλε του τα στοιχεία σύνδεσής του.
Μετατροπή σε PDF με Περιορισμούς
Ένας άλλος τρόπος να μοιραστείς έγγραφα με ασφάλεια είναι να τα μετατρέψεις σε PDF. Τα PDF γενικά θεωρούνται πιο ασφαλή από τα έγγραφα Word, με ένα βασικό χαρακτηριστικό να είναι η προστασία με κωδικό, που βοηθάει να αποτρέψεις μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση.
Η δική μου αγαπημένη επιλογή για αυτή τη δουλειά είναι το WPS Office, γιατί κάνει τη μετατροπή των εγγράφων Word σε PDF πανεύκολη. Επιπλέον, διαθέτει έναν ισχυρό επεξεργαστή PDF που σου δίνει περισσότερο έλεγχο στα αρχεία σου. Πάμε να δούμε από κοντά τι μπορεί να κάνει το WPS Office με τα PDF και πώς σε βοηθάει να μοιράζεσαι αρχεία με ασφάλεια.
Εξαγωγή ως PDF
Μπορείς να εξάγεις το αρχείο σου σε μορφή PDF, που είναι ένας καταπληκτικός τρόπος να μοιραστείς τα έγγραφά σου, αφού μειώνει πολύ τις πιθανότητες για μη εξουσιοδοτημένες αλλαγές. Παρ’ όλα αυτά, η ασφάλεια μπορεί να παραμένει ανησυχία. Το WPS Office προσφέρει σιγουριά με πλήρεις δυνατότητες ασφάλειας, πέρα από την απλή κοινοποίηση. Δες πώς μπορείς εύκολα να εξάγεις το έγγραφό σου ως PDF:
Βήμα 1: Πρώτα, άνοιξε το έγγραφο Word χρησιμοποιώντας το WPS Office.
Βήμα 2: Τώρα, κάνε κλικ στο κουμπί "Μενού" που θα το βρεις πάνω αριστερά στην επιφάνεια του WPS Writer, και επίλεξε την επιλογή "Εξαγωγή σε PDF" από το μενού.
Βήμα 3: Θα ανοίξει το παράθυρο διαλόγου "Εξαγωγή σε PDF", όπου μπορείς να ρυθμίσεις την τοποθεσία του αρχείου και το εύρος των σελίδων πριν προχωρήσεις.
Βήμα 4: Αφού ρυθμίσεις ό,τι χρειάζεται, κάνε κλικ στο "Εξαγωγή" για να ολοκληρώσεις τη μετατροπή.
Αφού το έγγραφο μετατραπεί σε PDF, μπορείς να το μοιραστείς με αυξημένη ασφάλεια. Όμως, αν θέλεις να ενισχύσεις ακόμα περισσότερο την ασφάλεια του εγγράφου σου, σου προτείνω να χρησιμοποιήσεις το WPS PDF, που σου επιτρέπει να κρυπτογραφήσεις το PDF και να ορίσεις έναν κωδικό για να περιορίσεις την πρόσβαση, προσφέροντας έτσι ακόμα καλύτερη προστασία.
Μπορείς να χρησιμοποιήσεις τη λειτουργία προστασίας με κωδικό στο WPS PDF, για να βάλεις στην ουσία ένα λουκέτο στο PDF, διασφαλίζοντας ότι μόνο εξουσιοδοτημένα άτομα έχουν πρόσβαση. Αυτό το ισχυρό εργαλείο σου επιτρέπει να ορίσεις διαφορετικά επίπεδα ασφαλείας. Μπορείς να βάλεις έναν κωδικό για προβολή του εγγράφου και έναν διαφορετικό για επεξεργασία.
Βήμα 1: Άνοιξε το PDF που μόλις μετέτρεψες χρησιμοποιώντας το WPS PDF.
Βήμα 2: Στο WPS PDF, πήγαινε στην καρτέλα "Προστασία", μετά επίλεξε "Κρυπτογράφηση" από την κορδέλα Προστασίας.
Βήμα 3: Στο παράθυρο Κρυπτογράφησης, θα βρεις δύο επιλογές για να ρυθμίσεις κωδικό:
Ρύθμιση κωδικού ανοίγματος: Αυτό προστατεύει το PDF από μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση. Όποιος λάβει το PDF θα χρειαστεί τον κωδικό για να δει το περιεχόμενο.
Ρύθμιση κωδικού για επεξεργασία και εξαγωγή: Αυτό περιορίζει λειτουργίες όπως η εκτύπωση ή η αντιγραφή. Με τον κωδικό, μπορείς να αποτρέψεις τη διάδοση του περιεχομένου.
Βήμα 4: Μόλις ρυθμίσεις τον κωδικό, κάνε κλικ στο κουμπί "Επιβεβαίωση" για να εφαρμόσεις την κρυπτογράφηση.
Σημείωση: Φρόντισε να κρατήσεις τον κωδικό σε ασφαλές μέρος και να κάνεις αντίγραφα, γιατί μόλις τον ορίσεις, δεν μπορεί να ανακτηθεί, καθώς το WPS Office δεν αποθηκεύει κωδικούς για μεγαλύτερη ασφάλεια.
Βήμα 5: Τώρα, απλώς κλείσε και ξαναδοκίμασε να ανοίξεις το PDF, και θα δεις ότι ζητείται κωδικός για πρόσβαση.
Με αυτή τη μέθοδο, μπορείς επίσης να περιορίσεις συγκεκριμένες λειτουργίες, όπως να αποτρέψεις κάποιον να εκτυπώσει ή να αντιγράψει το περιεχόμενο. Έτσι έχεις τον απόλυτο έλεγχο στο πώς θα μοιραστεί και θα χρησιμοποιηθεί το έγγραφό σου, προσφέροντας πλήρη σιγουριά.
Χρήση Υδατοσήμων
Η προσθήκη υδατοσήμου στο PDF σου για ασφάλεια στο WPS Office πηγαίνει την προστασία εγγράφου σε εντελώς άλλο επίπεδο. Ενώ η προστασία με κωδικό εξασφαλίζει ότι κανείς δεν μπορεί να αντιγράψει ή να εκτυπώσει το PDF σου, η προσθήκη υδατοσήμου προσθέτει ένα ακόμα επίπεδο άμυνας. Τα υδατοσήματα λειτουργούν σαν ορατή προειδοποίηση, αποθαρρύνοντας οποιονδήποτε από το να βγάλει screenshot ή φωτογραφία του περιεχομένου σου.
Βήμα 1: Άνοιξε το PDF σου στο WPS PDF και πήγαινε στην καρτέλα "Επεξεργασία".
Βήμα 2: Τώρα, απλώς κάνε κλικ στο κουμπί "Υδατοσήμανση" στη γραμμή εργαλείων Επεξεργασία για να δεις τις διαθέσιμες επιλογές υδατοσήμων.
Βήμα 3: Διάλεξε από τις προκαθορισμένες επιλογές υδατοσήμων για να προσθέσεις απευθείας ένα υδατοσήμο στο PDF σου.
Βήμα 4: Το WPS PDF προσφέρει επίσης την επιλογή να προσθέσεις ένα προσαρμοσμένο υδατοσήμο. Απλώς κάνε κλικ στο "Προσθήκη" για να δημιουργήσεις ένα υδατοσήμο ειδικά για το PDF σου.
Βήμα 5: Στο παράθυρο "Εισαγωγή Υδατοσήμου", φτιάξε το δικό σου υδατοσήμο ορίζοντας γραμματοσειρά, χρώμα, διαφάνεια και άλλες ρυθμίσεις.
Βήμα 6: Μόλις δημιουργήσεις το υδατοσήμο σου, κάνε κλικ στο "OK" για να το προσθέσεις στο PDF σου.
Με ένα υδατοσήμο μπορείς να δηλώσεις την ιδιοκτησία και να διατηρήσεις τον έλεγχο του εγγράφου σου, ακόμα και αν κάποιος προσπαθήσει να παρακάμψει άλλα μέτρα ασφαλείας. Αυτό το επιπλέον βήμα εξασφαλίζει ότι το περιεχόμενό σου μένει ασφαλές και ξεκάθαρα δικό σου.
Συχνές Ερωτήσεις (FAQs)
1. Είναι ιδιωτικά τα Google Docs？
Τα Google Docs μπορούν να παραμείνουν ιδιωτικά από άλλους χρήστες όσο δεν τα κοινοποιείς και έχεις ισχυρή ασφάλεια λογαριασμού. Όμως, επειδή δεν έχουν κρυπτογράφηση από άκρη σε άκρη, η Google μπορεί να έχει πρόσβαση στα έγγραφά σου και ίσως να τα παραδώσει στις αρχές αν ζητηθεί. Επιπλέον, η Google συλλέγει δεδομένα για βελτίωση υπηρεσιών και ανάλυση, κάτι που μπορεί να επηρεάσει το απόρρητό σου.
2. Μπορώ να χρησιμοποιώ VPN για να προστατεύω τα δεδομένα μου?
Ναι, η χρήση VPN είναι ένας αποτελεσματικός τρόπος για να προστατεύεις τα δεδομένα σου. Με την αύξηση της απομακρυσμένης εργασίας, είναι πολύ σημαντικό να διασφαλίζεις ευαίσθητες πληροφορίες από μη ασφαλή δημόσια δίκτυα. Όταν οι εργαζόμενοι χρησιμοποιούν VPN για να έχουν πρόσβαση στα αρχεία του οργανισμού, τα δεδομένα προστατεύονται από πιθανές απειλές. Αυτή η μέθοδος προσφέρει επιπλέον επίπεδο κρυπτογράφησης, ενισχύοντας την ιδιωτικότητα και δημιουργώντας ασφαλές περιβάλλον εργασίας.
3. Πώς μετατρέπω αρχεία Docs σε PDF?
Μπορείς εύκολα να μετατρέψεις τα αρχεία σου σε έγγραφα PDF χρησιμοποιώντας τη λειτουργία "Εξαγωγή σε PDF" του WPS Office. Ακολούθησε αυτά τα βήματα:
Βήμα 1: Άνοιξε το αρχείο Word με το WPS Office.
Βήμα 2: Κάνε κλικ στο κουμπί "Μενού" πάνω αριστερά στη σελίδα του WPS Writer και μετά διάλεξε την επιλογή "Εξαγωγή σε PDF".
Βήμα 3: Θα ανοίξει το παράθυρο "Εξαγωγή σε PDF", όπου μπορείς να ρυθμίσεις πού θα αποθηκευτεί το αρχείο και ποιες σελίδες θα συμπεριληφθούν.
Βήμα 4: Αφού ρυθμίσεις όλα όπως θες, πάτα "Εξαγωγή" για να ολοκληρώσεις τη μετατροπή.
Ασφάλεια Εγγράφων Χωρίς Ανταγωνισμό με το WPS Office
Όταν πρόκειται να μάθεις πώς να μοιράζεσαι έγγραφα με ασφάλεια, γίνεται αμέσως κάτι πάρα πολύ σημαντικό. Ακόμα κι αν έχεις διάφορους τρόπους στη διάθεσή σου, συχνά νιώθεις πως απλώς αγγίζεις την επιφάνεια όσων μπορείς να κάνεις για να προστατέψεις πραγματικά τα αρχεία σου. Εκεί έρχεται το WPS Office, προσφέροντας ένα σχέδιο ασφάλειας χωρίς συμβιβασμούς.
Με ενσωματωμένες λειτουργίες όπως κρυπτογράφηση εγγράφων, προστασία με κωδικό, και επιλογές ασφαλείας τόσο εκτός σύνδεσης όσο και online—όλα εντελώς δωρεάν—το WPS Office πάει την προστασία εγγράφων πολύ παραπέρα. Καμία άλλη σουίτα γραφείου δεν προσφέρει αυτό το επίπεδο ολοκληρωμένης ασφάλειας χωρίς έξτρα κόστος, δίνοντάς σου κάθε λόγο να επιλέξεις το WPS Office για την ασφάλεια των εγγράφων σου.
