3 bästa AI-kontorssviterna— Välj din kontorsassistent

Kontorssviter har utvecklats från enkla verktyg till kraftfulla produktivitetsmotorer som tjänar ett brett spektrum av behov utöver bara kontorsarbete. Idag är de oumbärliga för personliga projekt, akademisk forskning med mera. Integreringen av AI i dessa sviter har revolutionerat hur vi arbetar och spelar, och introducerat funktioner som en gång verkade som science fiction.

Bland de ledande kontorssviterna som har anammat AI-integration är WPS Office, Microsoft Office, och Tvillingarna. Var och en av dessa plattformar erbjuder unika funktioner som skiljer dem åt i riket av AI-förbättrad produktivitet. I den här artikeln kommer jag att utforska de specifika AI-drivna funktionerna som erbjuds av dessa toppkontorssviter och förklara vad som får dem att sticka ut.

WPS AI

WPS Office är inte bara ytterligare en kontorssvit; det är ett kraftfullt allt-i-ett-verktyg utformat för att hantera alla dina produktivitetsbehov. Med verktygen Writer, Presentation, Spreadsheet och PDF integrerade i en enda plattform ger WPS Office en sömlös användarupplevelse som förenklar ditt arbetsflöde. Även om själva sviten är tillgänglig gratis, kommer dess premiumfunktioner till ett mycket överkomligt pris, vilket gör den till ett toppval för både studenter och proffs. Integrationen av avancerade AI-funktioner höjer dess funktionalitet ytterligare och erbjuder verktyg som gör uppgifter enklare och effektivare.

Stavningskontroll

AI-stavningskontroll i WPS Office är utformad för att gå långt utöver grundläggande stavningskontrollfunktioner. Den använder avancerade algoritmer för att identifiera inte bara vanliga stavfel utan också missbrukade ord, som homofoner eller ord som är kontextuellt olämpliga. Detta innebär att verktyget kan fånga upp fel som traditionella stavningskontroller kan missa. Till exempel, om du av misstag skriver "deras" istället för "där", kan AI-stavningskontroll flagga detta fel och föreslå korrekt användning.

Den ger förslag för att förbättra din skrivstil, som att rekommendera alternativa ordval eller förbättringar av fraser. Detta säkerställer att ditt dokument inte bara är fritt från stavfel utan också snyggt och professionellt. Detta besparar dig besväret med att använda tredjepartsverktyg för grammatikkorrigering, vilket sparar tid och behovet av att gå fram och tillbaka till en annan programvara. Du besparar dig också från de formateringsproblem som du måste gå igenom när du klistrar in text från en textrad på skrivverktyget.

Fördelar:

1. Förbättrad noggrannhet: Fångar upp kontextspecifika fel som grundläggande stavningskontroller missar.

2. Tidsbesparande: Inget behov av att byta verktyg; allt hanteras inom WPS Office.

3. Konsekvent formatering: Undviker formateringsproblem när du arbetar inom samma plattform.

4. Förbättrat skrivande: Föreslår bättre ordval och frasering, vilket förbättrar ditt innehåll utan extra verktyg.

AI-författare

Jag personligen krediterar AI-författare för att hjälpa till att hantera writer's block och förbättra innehållsutvecklingen. Det hjälper användare att brainstorma idéer, strukturera innehåll och förfina sitt skrivande. Oavsett om du utarbetar en artikel, en rapport eller någon annan form av innehåll, ger AI Writer förslag för att förbättra tydlighet, sammanhållning och engagemang. Det kan hjälpa till att generera nya idéer baserat på din första input, ge relevanta innehållsförslag och till och med föreslå ändringar för att förbättra den övergripande kvaliteten på ditt skrivande.

Genom att erbjuda dessa stödmekanismer hjälper AI Writer till att säkerställa att du håller deadlines och upprätthåller höga skrivstandarder. Det gör processen för att skapa innehåll mer effektiv genom att tillhandahålla riktad hjälp, vilket kan vara särskilt fördelaktigt för att övervinna kreativa hinder och säkerställa leverans av välarbetat, polerat innehåll.

AI Slides

AI Slides är utformad för att effektivisera processen för att skapa professionella presentationer. Den använder intelligenta algoritmer för att analysera dina meddelanden eller befintliga dokument och väljer lämpliga mallar, bilder och innehåll baserat på sammanhanget. Detta minskar tiden och ansträngningen som krävs för att designa diabilder manuellt.

Funktioner som ändrade temafärger och försköning av bilden är inbyggda, vilket möjliggör enkel anpassning av presentationer för att passa din önskade estetik. Oavsett om du förbereder en företagspitch, ett skolprojekt eller en personlig presentation, hjälper AI Slides att se till att dina bilder är visuellt tilltalande och välorganiserade. Det förenklar designprocessen och förbättrar den övergripande effektiviteten av dina presentationer genom att tillhandahålla designelement av hög kvalitet och innehållsorganisation.

Chatt pdf

Chatt pdf är ett verktyg utformat för att effektivt hantera och undersöka stora dokument. Det hjälper till genom att generera strukturerade konturer, spåra informationskällor och ge en översikt över nyckelpunkter i en PDF. Den använder maskininlärning så att den fortsätter att spåra tillbaka till äldre konversationer för att hjälpa till att skapa bättre och mer anpassade resultat för dina problem.

Den strukturerade översikten och källspårningsfunktionerna förenklar forskningsprocessen, vilket gör det lättare att navigera genom stora mängder information och lokalisera relevant data effektivt. Detta kan avsevärt öka produktiviteten, särskilt när man hanterar komplexa eller långa dokument som kräver detaljerad analys och referens.

Parallell översättning

Parallell översättning erbjuder en robust lösning för hantering av flerspråkiga dokument. Denna funktion ger sida vid sida jämförelser av originaltexten och dess översättning inom samma dokumentfönster. Den här layouten är särskilt användbar för att bibehålla sammanhanget och säkerställa översättningarnas noggrannhet, eftersom du enkelt kan korshänvisa till käll- och måltexterna.

Genom att hålla båda versionerna synliga hjälper Parallel Translate dig att identifiera eventuella avvikelser eller områden som behöver förbättras i översättningen. Det är särskilt fördelaktigt för översättning av komplexa dokument där sammanhang och nyanser är avgörande, såsom juridiska texter, akademiska artiklar eller detaljerade rapporter.

Fotoredigerare

Fotoredigeraren integrerat i WPS Office erbjuder en uppsättning funktioner för fotoförbättring direkt i dina dokument. Detta innebär också att du direkt kan öppna fotoredigeraren på dokument samt öppna den separat på WPS Office.

Verktyg som AI Enhancer förbättrar bildkvaliteten genom att justera ljusstyrka, kontrast och skärpa. Med Bakgrundsborttagning kan du isolera motiv genom att ta bort oönskade bakgrunder, vilket är användbart för att skapa rena och fokuserade bilder. AI Eraser-verktyget kan ta bort specifika element från ett foto, medan Watermarking hjälper till att skydda dina bilder genom att lägga till identifierbara märken.

Dessa redigeringsmöjligheter säkerställer att du kan förfina och anpassa bilder efter behov utan att lämna WPS Office-miljön, vilket förbättrar både produktiviteten och kvaliteten på det visuella innehållet i dina dokument.

Microsoft Copilot

Microsofts Copilot, en omdöpt AI-chatbot integrerad i Bing, prisas för sin mångsidighet. Den fungerar på GPT-4 och GPT-4 Turbo, och erbjuder tre lägen: balanserad, exakt och kreativ. Detta gör att den kan generera svar som är korrekta, uppdaterade och kreativt syntetiserade, vilket gör den till en stark konkurrent på AI-chatbotmarknaden.

Copilots nyckelfunktioner inkluderar röstigenkänning, bildgenerering och internetanslutning, vilket gör att den kan tillhandahålla detaljerad och relevant information inom olika ämnen, som shopping, forskning, recept, resor och att skriva e-post. Det har dock begränsningar, som att undvika kontroversiella ämnen och behovet av att byta läge för olika uppgifter.

Ord

Copilot för Word är otroligt lik hur WPS AI integreras med WPS Writer. Det förbättrar i princip skrivprocessen genom att erbjuda avancerad AI-driven assistans på samma sätt som WPS AI gör för skrivverktyget. Undantaget här är att WPS AI också erbjuder verktyg som ger mer detaljerade resultat som "skapa och redigera med AI" jämfört med "utkast och skriv om med Copilot".

Copilot erbjuder förslag i realtid för att förfina ditt skrivande, vilket säkerställer tydlighet och stil. Om du har fastnat för hur man formulerar något eller behöver utöka en idé, kan Copilot generera text baserat på dina uppmaningar, vilket ger dig en solid utgångspunkt. Det hjälper till och med att sammanfatta långa dokument eller föreslå alternativa fraser för att hålla ditt innehåll engagerande och effektivt. Oavsett om du utarbetar en rapport, en roman eller ett enkelt memo, förbättrar Copilot din skrivupplevelse genom att göra den smidigare och effektivare.

Excel

Med Copilots intelligenta assistans behöver du inte manuellt sålla igenom rader med data eller brottas med intrikata formler. Det förenklar uppgifter som att skapa pivottabeller och datakonsolidering, och förvandlar data till ett välorganiserat, handlingsbart format. Oavsett om du hanterar budgetar, spårar prestandastatistik eller skapar insiktsfulla rapporter, ökar Copilot din produktivitet genom att ta det tunga lyftet.

Detta gör att du kan fokusera på att fatta välgrundade beslut och strategiska rörelser och utnyttja kraften i din data utan att fastna i detaljerna. De viktigaste funktionerna i Copilot i Excel är som:

• Dataanalys: Copilots analytiska skicklighet spelar in när den snabbt analyserar din data och automatiserar komplexa beräkningar som annars skulle ta timmar att slutföra. Behöver du upptäcka mönster eller trender? Copilot kan generera sofistikerade diagram och grafer, vilket gör det enkelt att visualisera och tolka dina data. Det erbjuder också prediktiv analys, förutsäger framtida trender baserat på historiska data, vilket kan vara ovärderligt för strategisk planering.

• Datatransformation: Copilot handlar inte bara om att analysera; det utmärker sig när det gäller att omvandla din data till praktiska insikter. Den kan föreslå formler och funktioner som är skräddarsydda efter dina behov, oavsett om du summerar försäljningssiffror, beräknar medelvärden eller utför komplexa finansiella modeller. Copilot hjälper också till att rengöra och organisera dina data genom att markera inkonsekvenser eller fel, vilket säkerställer att din datauppsättning är korrekt och tillförlitlig.

PowerPoint

Att skapa presentationer kan vara en känslig balans mellan design och innehåll. Microsoft Copilot förenklar denna process genom att erbjuda intelligenta designförslag och innehållsgenerering.

• Smart design: Copilot ger layout- och designrekommendationer för att säkerställa att dina bilder är både visuellt tilltalande och effektiva. Det hjälper till att välja färger, typsnitt och arrangemang och bibehåller ett professionellt utseende.

• Innehållsgenerering: Mata in dina huvudidéer så kan Copilot skapa bilder med relevant innehåll och effektivisera skapelseprocessen. Det hjälper också att skissera och organisera din presentation, vilket säkerställer ett logiskt flöde av information.

• Effektiv bildskapande: Copilot hjälper till att generera bilder baserat på din disposition, vilket gör processen snabbare och mer effektiv. Detta gör att du kan fokusera på att leverera ditt budskap utan att fastna i designdetaljer.

Andra

• Måla: Kreativiteten vet inga gränser med Microsoft Copilot i Paint. Om du arbetar med en bild eller ett konstverk kan Copilot erbjuda automatiska färgpaletter, förbättra dina konstverk med smarta verktyg och till och med generera kreativa element för att komplettera dina designs. Det hjälper dig att fokusera på din konstnärliga vision samtidigt som du tar hand om de tekniska detaljerna.

• Syn: E-posthantering kan bli överväldigande, men Copilot i Outlook är som att ha en personlig e-postassistent. Det föreslår snabba svar, hjälper dig att organisera din inkorg genom att sammanfatta e-posttrådar och hanterar till och med din kalender genom att schemalägga möten och ställa in påminnelser. Med Copilot blir din e-postkommunikation mer strömlinjeformad och hanterbar, vilket gör att du kan fokusera på kärnaspekterna av ditt arbete.

• Lag: Samarbete är kärnan i Microsoft Teams, och Copilot gör det ännu mer effektivt. Den hjälper till med att organisera möten genom att föreslå agendor, ge sammanfattningar av diskussioner och spåra åtgärdspunkter. Copilot ser till att alla är på samma sida, vilket hjälper till att driva produktiva och välorganiserade teaminteraktioner.

Gemini för Google Workspace

Googles Gemini är en AI-chatbot integrerad i webbläsaren Chrome och Google Workspace, designad för att hjälpa till med produktivitetsuppgifter. Den kan sammanfatta dokument, organisera filer, spåra relevant information och interagera med e-post. Det har dock för närvarande begränsningar, som svårigheter att förstå och arbeta med Google Sheets, och enstaka felaktigheter i behandlingen av information. Google förväntas ta itu med dessa problem i framtida uppdateringar. Geminis integrering i Google Workspace gör att den kan komma åt och interagera med din Google Drive och Gmail, vilket ger skräddarsydd hjälp baserat på dina dokument och e-postmeddelanden.

AI Dokument

Med Gemini integrerat i Google Dokument blir skrivprocessen mycket mer intuitiv och produktiv. Funktionen "Hjälp mig att skriva" är ett enastående verktyg, designat för att hjälpa dig både att skapa och redigera dokument. När du startar ett nytt dokument kan du använda Gemini för att skapa innehåll från grunden baserat på dina uppmaningar, vilket gör det lättare att övervinna skribents blockering eller snabbt skapa rutinkommunikation. När ditt utkast är klart låter Geminis redigeringsfunktioner dig förfina texten genom att justera dess ton, sammanfatta avsnitt eller markera nyckelpunkter. Denna sömlösa integration innebär att du kan fokusera på att förfina dina idéer istället för att fastna i formatering och innehållsskapande.

AI-ark

I Google Sheets tar Gemini besväret med att skapa kalkylark. Det låter dig skapa tabeller från början med en enkel uppmaning, som är perfekt för att organisera information som budgetar eller evenemangsplanerare. Även om den för närvarande inte stöder avancerade funktioner som formelgenerering eller komplex dataanalys, utmärker den sig i att skapa mallar och organisera grundläggande data. Om du till exempel behöver en budgetspårare eller en projektplan kan Gemini snabbt utarbeta en strukturerad mall åt dig. Detta sparar tid och säkerställer att dina kalkylblad är välorganiserade från början.

AI Slides

Geminis roll i Google Slides är fokuserad på design snarare än att skapa innehåll. Det kan generera bilder baserat på dina uppmaningar, vilket kan vara en enorm tidsbesparing när du behöver bilder för dina bilder. Men till skillnad från vissa avancerade AI-verktyg som WPS AI for Presentation och Copilot för PowerPoint, erbjuder Gemini för närvarande inte funktionalitet för att skapa hela presentationer eller organisera bildinnehåll. Dess främsta styrka ligger i att tillhandahålla färdiga bilder som förstärker det visuella tilltalande av dina presentationer, så att du kan fokusera på att skapa ditt budskap utan att gå vilse i designdetaljer.

Gmail

Att hantera en fullsatt inkorg kan vara överväldigande, men Gemini hjälper till att effektivisera denna process i Gmail. Den kan sammanfatta långa e-postmeddelanden för att snabbt extrahera nyckelpunkter, vilket gör det lättare att hålla koll på viktig information. När du svarar på e-postmeddelanden kan Gemini skapa svar baserat på konversationens kontext, som du sedan kan redigera och skicka. Den här funktionen hjälper till att minska tiden som spenderas på e-postkorrespondens, vilket gör att du kan hantera din kommunikation mer effektivt.

Andra

Gemini förbättrar din upplevelse med Google Drive genom att hjälpa dig att navigera och hantera dina filer mer effektivt. Du kan ställa frågor till Gemini om innehållet i dina filer eller begära sammanfattningar av dokument utan att öppna dem. Dessutom, om du behöver jämföra olika versioner av ett dokument, kan Gemini hjälpa till med det, även om den här funktionen fortfarande är under utveckling. Denna integration möjliggör en mer strömlinjeformad filhanteringsprocess, vilket säkerställer att du snabbt kan hitta och organisera dina dokument.

• Google Meet:

Även om Geminis integration med Google Meet för närvarande är begränsad, ger den användbara funktioner som livetextning och översättning. Dessa verktyg kan hjälpa till att göra möten mer tillgängliga och inkluderande, särskilt för deltagare som talar olika språk eller behöver hjälp efter konversationen. Även om det ännu inte erbjuder avancerat mötesstöd, representerar dessa funktioner ett steg mot mer omfattande förbättringar av virtuella möten.

• Google Chat:

I Google Chat kan Gemini hjälpa dig att hålla dig uppdaterad genom att sammanfatta konversationer och viktiga meddelanden som du kanske har missat. Den här funktionen säkerställer att du alltid är informerad, även om du inte kunde hänga med i varje chatttråd i realtid. Det hjälper dig att hålla dig engagerad i pågående diskussioner och ger snabba sammanfattningar för att hålla dig uppdaterad.

Jämförelse av de tre bästa kontorssviterna

För att ge dig ett bättre perspektiv på de olika erbjudandena av dessa tre bästa AI Office-sviter, har jag jämfört de viktigaste funktionerna i varje verktyg som:

Prissättning:

Här är en snabb översikt över de olika prissättningsalternativen du har för varje AI-integrerat Office Suite-verktyg:

Säkerhet:

Jag har nämnt den viktigaste informationen du behöver vara medveten om för varje AI-integrerad Office Suite för att hjälpa dig att fatta ett mer välgrundat beslut om vilken Office Suite som passar dig bäst:

Microsoft Copilot:

• Robust integritetsskydd: Microsoft Copilot är byggt med integritetsåtgärder i företagsklass, vilket gör det till ett pålitligt val för stora organisationer som kräver strikt dataskydd.

• Avancerade säkerhetsverktyg: Den innehåller sofistikerade säkerhetsfunktioner som kryptering, hotdetektion och efterlevnadshantering för att säkerställa att dina data skyddas.

• Granulär åtkomstkontroll: Användare har detaljerad kontroll över vem som kan komma åt, redigera och dela dokument, vilket möjliggör säkert samarbete inom team.

WPS Office AI:

• Pålitlig sekretess: WPS Office AI ger ett gediget integritetsskydd, särskilt väl lämpat för privat och småföretagsanvändning. Det säkerställer att dina dokument förblir konfidentiella.

• Viktiga säkerhetsfunktioner: Plattformen erbjuder grundläggande säkerhetsåtgärder som lösenordsskydd och filkryptering, som täcker vardagliga dokumentsäkerhetsbehov utan att vara alltför komplicerade.

• Enkla delningsalternativ: Även om det är enkelt och bekvämt att dela dokument, innehåller WPS Office AI också grundläggande åtkomstkontroller, så att du kan hantera vem som kan se eller redigera dina filer.

Google Gemini:

• Integrerad sekretess med Googles tjänster: Google Gemini drar nytta av Googles omfattande integritetsramverk, vilket säkerställer att din data skyddas inom deras ekosystem.

• Stark inbyggd säkerhet: Den innehåller avancerade säkerhetsfunktioner som tvåfaktorsautentisering, kryptering och regelbundna säkerhetsuppdateringar för att skydda din information.

• Flexibel åtkomstkontroll: Det är enkelt att hantera vem som kan komma åt och samarbeta med dina dokument, med intuitiva verktyg för att styra delning och behörigheter.

Vanliga frågor

1. Hur laddar jag ner och aktiverar WPS AI?

Här är stegen för att få din WPS AI-assistent för alla dina produktivitetsuppgifter:

Steg 1: Gå först till tjänstemannen WPS Office webbplats med din föredragna webbläsare.

Steg 2: Leta sedan upp det framträdande "Gratis nedladdning" knappen i mitten av sidan och klicka på den för att starta nedladdningen.

Steg 3: När nedladdningen är klar, hitta "wps_wid.cid" filen i mappen Nedladdningar och kör den som administratör för att starta installationsguiden.

Steg 4: Under installationen kommer du att se ett fönster som beskriver användarvillkoren. Det är en bra idé att granska dem noggrant. När du godkänner villkoren väljer du "Installera nu" att fortsätta.

Steg 5: Installationen kan ta en stund. Medan du väntar kan du utforska WPS blogg för ytterligare handledning och resurser.

Steg 6: När installationen är klar öppnas WPS Office och du är redo att utforska sviten.

Med WPS Office installerat är det enkelt att aktivera och använda dess AI-funktion. Skriv bara "@AI" och tryck på enter i valfri WPS Office-applikation, som WPS Writer, för att aktivera WPS AI.

Men om du vill aktivera WPS AI:s andra funktioner, som att använda AI för att redigera dina dokument i WPS Writer, skapa en PowerPoint-presentation med AI i WPS Presentation, eller helt enkelt chatta med WPS PDF AI, klicka bara på widgeten "WPS AI" i verktygsfältet.

2. Hur laddar jag ner Microsoft Copilot och aktiverar den?

Steg 1: Besök Microsofts officiella webbplats eller hitta Copilot-sidan genom menyalternativen.

Steg 2: Välj den version av Copilot som matchar ditt operativsystem och klicka på "Ladda ner" knappen för att hämta installationsfilen.

Steg 3: När nedladdningen är klar öppnar du installationsfilen och följer installationsinstruktionerna för att ställa in Microsoft Copilot.

Steg 4: När du har installerat, aktivera Microsoft Copilot genom att komma åt relevanta inställningar i dina applikationer. Till exempel, i Microsoft 365-program, gå till "Appar" avsnitt och välj "Microsoft Copilot för Microsoft 365" för att aktivera det.

3. Hur aktiverar man Google Gemini i Workspace?

Så här kan användare aktivera och börja använda gratisversionen av Gemini Google Workspace som individ:

Steg 1: Navigera till i din webbläsare Gemini AI.

Steg 2: På den vänstra panelen klickar du på "Inställningar" alternativ.

Steg 3: Från pop-out-menyn, klicka på "Förlängning" alternativ.

Steg 4: Du kommer att se tilläggen som kan integreras med Google. Se till att "Google Workspace" tillägg väljs med växlingsknappen.

Steg 5: För att aktivera Gemini Google Workspace, gå tillbaka till Geminis gränssnitt. Skriv helt enkelt i chattrutan "@" för att öppna alla tillgängliga alternativ.

Steg 6: Om du vill arbeta med ett Google-dokument väljer du "Google Dokument" från listan och skriv in ett kommando.

Att välja den bästa AI Office Suite för dina behov

AI har verkligen tagit världen med storm, och dess inverkan på våra dagliga liv blir alltmer uppenbar. Med dess integration i kontorssviter är möjligheterna verkligen fenomenala. Det finns tre stora kontorssviter som erbjuder AI-integration, var och en med unika funktioner skräddarsydda för olika behov. Om du letar efter ett kostnadseffektivt verktyg som ger premiumresultat för din produktivitet, överväg att ladda ner WPS Office i dag.